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Outlook教程–电子邮件模板

我们可以轻松地在Word中创建和应用文档模板。 同样,我们可以在Outlook中快速创建和应用电子邮件模板吗? 是的,本教程将指导您轻松地在Outlook中创建,编辑和应用电子邮件模板。

表的内容

备注注意:此页面上介绍的方法适用于Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根据Microsoft Outlook版本和Windows环境的不同,说明可能会有所不同或略有不同。


1.创建电子邮件模板

您可以按照以下步骤在Outlook中轻松创建新的电子邮件模板:

1。 在邮件视图中,单击 首页 > 新邮件 创建一个新的电子邮件。

小贴士:或者,您也可以按 按Ctrl + N 创建新电子邮件的键。

2。 现在将打开一个新的撰写消息窗口。 添加收件人,键入主题,添加电子邮件标签,附加附件并根据需要编写邮件正文。

3。 点击 文件 > 另存为.

4。 在“另存为”对话框中,在 文件名 框中选择 Outlook模板(* .oft) 来自 保存类型 下拉列表,然后点击 优惠 按钮。

提示: 默认情况下,新的电子邮件模板将保存到Outlook模板文件夹中。 如果需要将模板保存到另一个文件夹,则需要在另存为对话框中打开该文件夹,然后单击 优惠 按钮。

这是默认的Outlook模板文件夹路径: %AppData%\ Microsoft \ Templates

5。 现在,将创建新的电子邮件模板。 请关闭新的撰写消息窗口而不保存。


2.从模板创建新电子邮件

2.1通过“选择表单”功能从模板创建新电子邮件

要从Outlook中的现有模板创建新电子邮件,您可以执行以下操作:

1.在邮件视图中,单击 首页 > 新东西 > 选择表单.

2。 在“选择表单”对话框中:
(1)选择 文件系统中的用户模板 低至 在看 下拉列表;
(2)单击以选择指定的模板,您将从中创建电子邮件(小贴士:如果您的电子邮件模板未在对话框中列出,则可以单击 浏览 按钮以在另一个文件夹中查找并选择它。);
(3)点击 可选 按钮。

然后根据指定的模板创建新的电子邮件。 继续撰写并根据需要发送。

2.2通过直接打开模板文件从模板创建新电子邮件

我们可以打开电子邮件模板以直接从中创建新电子邮件。

1。 打开包含电子邮件模板的文件夹。
小贴士:如果电子邮件模板存储在默认模板文件夹中,则可以通过以下文件夹路径打开该文件夹: %AppData%\ Microsoft \ Templates

2。 双击电子邮件模板以将其打开。

然后根据指定的模板创建新的电子邮件。 您可以根据需要撰写和发送新电子邮件。


3.编辑电子邮件模板

众所周知,电子邮件模板无法直接打开和编辑。 但是,我们可以通过一种about回的方式解决此工作:从模板创建新电子邮件,然后将电子邮件另存为相同名称的模板以覆盖原始模板。

1.在Outlook中,单击 首页 > 新东西 > 选择表单.

2。 在“选择表单”对话框中:
(1)选择 文件系统中的用户模板 低至 在看 下拉列表;
(2)单击以选择指定的模板,您将从中创建电子邮件(小贴士:如果找不到指定的模板,请单击 浏览 按钮来查找并从另一个文件夹中选择它);
(3)点击 可选 按钮。

3。 现在,从指定的模板创建了一封新电子邮件。 根据需要在新电子邮件中进行更改。

4。 在撰写消息窗口中,单击 文件 > 另存为.

5。 在另存为对话框中:
(1)选择 Outlook模板(* .oft) 来自 保存类型 下拉列表;
(2)打开包含原始电子邮件模板的文件夹;
(3)在 文件名 框中,确保文件名与原始电子邮件模板的文件名绝对相同;
(4)点击 优惠 按钮。

6。 现在,弹出确认另存为对话框。 请点击 按钮覆盖原始模板。

到目前为止,我们已经以round回旋的方式编辑了电子邮件模板。 而且,您可以不保存就关闭新电子邮件。


4.(自动)带模板回复

我们可以通过电子邮件模板轻松地创建新电子邮件 选择表单 功能,但是如何在Outlook中使用模板回复电子邮件? 我们可以创建一条规则来解决此问题。

1。 准备您要回复的电子邮件模板。 (点击查看 如何创建电子邮件模板.)

2。 在邮件视图中,单击 首页 > 规则 > 管理规则和警报.

3。 在“规则和警报”对话框中,单击 新规则 创造新规则。

4。 在规则向导中,单击以突出显示 对我收到的消息应用规则 选项,然后单击 下一页 按钮。

5。 在第二个“规则向导”对话框中,指定回复电子邮件的条件,然后单击“ 下一页 按钮。
就我而言,我在 只寄给我 选项。

6。 在第三个“规则向导”对话框中,勾选 使用特定模板回复 在选项 步骤 部分,然后单击链接的文本“指定的模板“ 在里面 步骤 部分。

7。 现在,在“选择答复模板”对话框中,选择 文件系统中的用户模板 来自 在看 下拉列表,单击以选择指定的模板,然后单击 可选 按钮。

小贴士:如果您无法在对话框中找到指定的模板,请单击 浏览 按钮从其他文件夹中选择它。

8。 现在,它返回到第三个规则向导,然后单击 下一页 按钮继续。

9。 在第四个“规则向导”中,根据需要指定例外,然后单击 下一页 按钮。

10。 在最后一个“规则向导”中,在 步骤 框中,根据需要在选项中打勾 步骤 部分,然后单击 按钮。

小贴士:要立即在“收件箱”文件夹中回复电子邮件,请选中 现在在“收件箱”中已有的邮件上运行此规则 选项。

11。 它返回“规则和警报”对话框,单击 OK 按钮关闭它。

小贴士:
(1)要自动回复所有传入的电子邮件,您需要始终保持Outlook运行。
(2)如果要自动回复Exchange帐户中的电子邮件,可以单击 文件 > 详细信息 > 自动回覆 启用“自动回复”功能,然后指定自动回复设置和文本,如下图所示:


5.使用模板(纯文本)答复或转发

如果答复或转发内容仅是模板中的纯文字,则可以应用快速步骤来实现对模板的答复或转发。

1。 在邮件视图中,单击 首页 > 创建新 在里面 快速步骤 组)。

2在“编辑快速步骤”对话框中,命名新的快速步骤,将操作指定为 回复 or 全部回复 or 向前,单击“ 显示选项 要展开选项部分,请输入回复或转发内容,然后单击 按钮。

到目前为止,已经创建了新的快速步骤。 您可以通过单击轻松应用快速步骤。

3。 如果您需要通过此快速步骤回复电子邮件,请选择电子邮件,然后在 快速步骤 组。

4。 然后将打开带有预设内容的回复或转发消息窗口。 根据需要进行更改,然后单击 发送 按钮。


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