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在Outlook中发送邮件时自动抄送或密送

Author: Siluvia Last Modified: 2025-05-07

如果您在Outlook中发送邮件时总是需要抄送或密送一份邮件,那么每次都需要手动进行密送(Blind Carbon Copy)或抄送(Carbon Copy)。在Outlook中发送邮件时,没有简便的方法可以自动抄送或密送邮件。但借助Kutools for Outlook的自动抄送/密送工具,您可以轻松为所有发出的邮件设置自动抄送或密送,或者自定义规则来管理Outlook中的抄送或密送邮件。

为所有发出的邮件自动抄送或密送

轻松自定义控制发送邮件时抄送或密送的规则


为所有发出的邮件自动抄送或密送

您可以轻松为自己或特定人员抄送或密送所有发出邮件的副本,具体操作如下:

1. 请通过点击 Kutools Plus > 抄送 / 密送 > 规则管理 来应用该工具。

click Rule Manager feature

2. 在“自动抄送密送管理”对话框中,点击“新建”按钮以创建新的抄送/密送规则。

click the New button to create a new cc/bcc rule

3. 在第一个规则向导中,直接点击“下一步”按钮而不选择任何条件。然后会弹出一个Kutools for Outlook对话框,提醒您该规则将应用于所有正在发送的邮件,点击“”按钮。

click the Next button directly without selecting any conditions

4. 在第二个 规则向导中,不选择任何例外情况,直接点击“下一步”按钮。

click the Next button without selecting any exceptions

5. 在最后一个规则向导对话框中,您需要按以下步骤进行配置:

5.1) 在规则名称框中,输入规则的名称;
5.2) 在 规则备注框中,为规则输入简要说明;
5.3) 点击收件人按钮以指定抄送或密送的收件人;
5.4) 点击确定按钮。

注意:在 设置规则选项部分,如果勾选了立即对“收件箱”中已有的邮件运行此规则选项,则创建的规则将立即在收件箱文件夹中执行;默认情况下,启用此规则选项已被勾选,如果您不想立即启用此规则,请取消勾选它。

configure the operations in the dialog box

注意:点击收件人按钮后,会弹出一个选择姓名对话框,请点击选择一个或多个联系人,点击抄送密送按钮将所选联系人添加到抄送或密送字段,然后点击确定按钮。

click to select one or multiple contacts to add them to the CC or BCC fields

6. 当返回到自动抄送密送管理器时,您可以看到刚刚创建的规则已列出其中,点击确定以保存规则。提示:您可以创建多条规则,如果您取消勾选某些规则,这些未勾选的规则将不会生效。

the rule you created just now is listed inside

7. 现在您需要通过点击 Kutools  Plus > 抄送 / 密送 > 启用自动抄送密送 来启用此功能,使该规则生效。

注意:您可以轻松启用或禁用自动抄送密送功能,具体操作如下:

自动抄送密送已启用:
Auto CC / BCC is enabled

自动抄送密送已禁用:
Auto CC / BCC is disabled


轻松自定义控制发送邮件时抄送或密送的规则

您可以在自动抄送密送管理器中轻松自定义控制发送邮件时抄送/密送的规则。您可以:创建一条抄送/密送规则,在从特定账户发送邮件时自动抄送/密送;创建一条抄送/密送规则,在发送邮件的主题包含特定关键字时自动抄送/密送;创建一条抄送/密送规则,在发送邮件的附件名称包含特定关键字时自动抄送/密送;创建一条抄送/密送规则,在向特定人员发送邮件时自动抄送/密送等。

无论抄送/密送规则简单还是复杂,您都可以在自动抄送密送管理器中轻松创建它们。

1. 请通过点击 Kutools Plus > 抄送 / 密送 > 规则管理 来应用该工具。

click Rule Manager

2. 在“ 自动抄送密送管理”对话框中,点击“新建”按钮以创建新的抄送/密送规则。

click the New button to create a new cc/bcc rule

3. 在第一个规则向导中,选择并指定所需的条件,然后点击“下一步”按钮。

select and specify the conditions

4. 在第二个规则向导中,根据需要选择例外情况,然后点击“下一步”按钮。注意:当规则中的项目发生冲突时,例外条件优先于条件。

select the exceptions

5. 在最后一个 规则向导对话框中,请按以下步骤进行配置:

5.1) 在规则名称框中,输入规则的名称;
5.2) 在规则备注框中,为规则输入简要说明;
5.3) 点击收件人按钮以指定抄送或密送的收件人;
5.4) 点击确定按钮。

configure the operations

注意:

1) 在 设置规则选项部分,如果勾选了立即对“收件箱”中已有的邮件运行此规则选项,则创建的规则将立即在收件箱文件夹中执行;默认情况下,启用此规则选项已被勾选,如果您不想立即启用此规则,请取消勾选它。
2) 在步骤2框中,您可以直接点击带下划线的文本以根据需要修改规则条件。

6. 当返回到自动抄送密送管理器时,点击确定按钮以保存规则。

click OK button to save the rule

7. 点击 Kutools > 抄送 / 密送 > 启用自动抄送密送 以启用此功能。

注意:

1. 为自动抄送/密送规则指定电子邮件账户

这里演示如何为自动抄送/密送规则指定电子邮件账户。

(1) 在第一个规则向导(对于指定永不阻止的电子邮件账户,请转到第二个 规则向导),勾选 通过指定账户条件,并点击带下划线的值;
(3) 在打开的文本包含对话框中,勾选您需要的电子邮件账户,然后点击确定按钮。参见截图:

Specify email accounts for auto CC / BCC rules

2. 在创建或编辑自定义自动抄送/密送规则时添加多个关键字

在创建或编辑自定义自动抄送/密送规则时,您可以添加多个关键字以过滤主题、附件名称、“收件人:”地址或正文。这里我将以主题关键字为例。

(1) 在规则向导中,勾选主题包含特定单词框,然后点击带下划线的文本
(2) 在文本包含对话框中,点击新建按钮;
(3) 在 搜索文本对话框中,输入一个关键字,并点击添加 按钮。如有必要,您可以重复此操作以添加多个关键字,这些关键字之间的关系为“AND。然后点击确定按钮以保存新添加的关键字。

 Add multiple keywords when creating or editing custom auto cc/bcc rule

(6) 现在您回到文本包含对话框。如果已经存在一些关键字项,您可以看到关键字项之间的关系为“OR。点击确定 按钮以保存设置。

or and criteria are added

3. 在自定义自动抄送/密送规则中,当阻止条件与永不阻止条件发生冲突时,将首先执行永不阻止条件。
4. 在自动抄送密送管理器中,工具栏上有按钮。
  • new button:点击此按钮以创建新的自动抄送/密送规则。
  • edit button:选择一个自动抄送/密送规则,然后点击此按钮以编辑它。
  • copy button:选择一个自动抄送/密送规则,然后点击此按钮以复制它。
  • delete button:选择一个自动抄送/密送规则,然后点击此按钮以删除它。
  • move up button:选择一个自动抄送/密送规则,然后点击此按钮将其上移。
  • move down button:选择一个自动抄送/密送规则,然后点击此按钮将其下移。
  • export button:点击此按钮以导出所有自动抄送/密送规则。
  • import button:点击此按钮以将自动抄送/密送规则导入管理器。
  •  log button:点击此按钮以查看操作
  • dispaly rule in multiple lines:如果您勾选此选项,上述 规则描述 框中的内容将根据管理器宽度自动换行。

more options in the dialog box

5. 勾选启用旁边的复选框以启用所有规则。

Check the checkbox beside Enable to enable all rules

6. 它支持使用Ctrl或Shift键选择多个规则,并使用右键菜单批量复制或删除所选规则。

Ctrl or Shift keys to select multiple rules for copying or deleting

7. 如果您在向导的最后一步未编辑备注,则在规则列表中会显示部分规则,但实际上备注仍为空。