在Outlook中发送邮件时自动抄送或密送
Kutools for Outlook
如果您在Outlook中发送邮件时总是需要抄送或密送一份邮件,那么每次都需要手动进行密送(Blind Carbon Copy)或抄送(Carbon Copy)。在Outlook中发送邮件时,没有简便的方法可以自动抄送或密送邮件。但借助Kutools for Outlook的自动抄送/密送工具,您可以轻松为所有发出的邮件设置自动抄送或密送,或者自定义规则来管理Outlook中的抄送或密送邮件。
为所有发出的邮件自动抄送或密送
您可以轻松为自己或特定人员抄送或密送所有发出邮件的副本,具体操作如下:
1. 请通过点击 Kutools Plus > 抄送 / 密送 > 规则管理 来应用该工具。
2. 在“自动抄送密送管理”对话框中,点击“新建”按钮以创建新的抄送/密送规则。
3. 在第一个规则向导中,直接点击“下一步”按钮而不选择任何条件。然后会弹出一个Kutools for Outlook对话框,提醒您该规则将应用于所有正在发送的邮件,点击“是”按钮。
4. 在第二个 规则向导中,不选择任何例外情况,直接点击“下一步”按钮。
5. 在最后一个规则向导对话框中,您需要按以下步骤进行配置:
注意:在 设置规则选项部分,如果勾选了立即对“收件箱”中已有的邮件运行此规则选项,则创建的规则将立即在收件箱文件夹中执行;默认情况下,启用此规则选项已被勾选,如果您不想立即启用此规则,请取消勾选它。
注意:点击收件人按钮后,会弹出一个选择姓名对话框,请点击选择一个或多个联系人,点击抄送或密送按钮将所选联系人添加到抄送或密送字段,然后点击确定按钮。
6. 当返回到自动抄送密送管理器时,您可以看到刚刚创建的规则已列出其中,点击确定以保存规则。提示:您可以创建多条规则,如果您取消勾选某些规则,这些未勾选的规则将不会生效。
7. 现在您需要通过点击 Kutools Plus > 抄送 / 密送 > 启用自动抄送密送 来启用此功能,使该规则生效。
注意:您可以轻松启用或禁用自动抄送密送功能,具体操作如下:
自动抄送密送已启用:
自动抄送密送已禁用:
轻松自定义控制发送邮件时抄送或密送的规则
您可以在自动抄送密送管理器中轻松自定义控制发送邮件时抄送/密送的规则。您可以:创建一条抄送/密送规则,在从特定账户发送邮件时自动抄送/密送;创建一条抄送/密送规则,在发送邮件的主题包含特定关键字时自动抄送/密送;创建一条抄送/密送规则,在发送邮件的附件名称包含特定关键字时自动抄送/密送;创建一条抄送/密送规则,在向特定人员发送邮件时自动抄送/密送等。
无论抄送/密送规则简单还是复杂,您都可以在自动抄送密送管理器中轻松创建它们。
1. 请通过点击 Kutools Plus > 抄送 / 密送 > 规则管理 来应用该工具。
2. 在“ 自动抄送密送管理”对话框中,点击“新建”按钮以创建新的抄送/密送规则。
3. 在第一个规则向导中,选择并指定所需的条件,然后点击“下一步”按钮。
4. 在第二个规则向导中,根据需要选择例外情况,然后点击“下一步”按钮。注意:当规则中的项目发生冲突时,例外条件优先于条件。
5. 在最后一个 规则向导对话框中,请按以下步骤进行配置:
注意:
6. 当返回到自动抄送密送管理器时,点击确定按钮以保存规则。
7. 点击 Kutools > 抄送 / 密送 > 启用自动抄送密送 以启用此功能。
注意:
1. 为自动抄送/密送规则指定电子邮件账户
这里演示如何为自动抄送/密送规则指定电子邮件账户。
2. 在创建或编辑自定义自动抄送/密送规则时添加多个关键字
在创建或编辑自定义自动抄送/密送规则时,您可以添加多个关键字以过滤主题、附件名称、“收件人:”地址或正文。这里我将以主题关键字为例。
(6) 现在您回到文本包含对话框。如果已经存在一些关键字项,您可以看到关键字项之间的关系为“OR”。点击确定 按钮以保存设置。
3. 在自定义自动抄送/密送规则中,当阻止条件与永不阻止条件发生冲突时,将首先执行永不阻止条件。
4. 在自动抄送密送管理器中,工具栏上有按钮。
:点击此按钮以创建新的自动抄送/密送规则。
:选择一个自动抄送/密送规则,然后点击此按钮以编辑它。
:选择一个自动抄送/密送规则,然后点击此按钮以复制它。
:选择一个自动抄送/密送规则,然后点击此按钮以删除它。
:选择一个自动抄送/密送规则,然后点击此按钮将其上移。
:选择一个自动抄送/密送规则,然后点击此按钮将其下移。
:点击此按钮以导出所有自动抄送/密送规则。
:点击此按钮以将自动抄送/密送规则导入管理器。
:点击此按钮以查看操作
:如果您勾选此选项,上述 规则描述 框中的内容将根据管理器宽度自动换行。
5. 勾选启用旁边的复选框以启用所有规则。
6. 它支持使用Ctrl或Shift键选择多个规则,并使用右键菜单批量复制或删除所选规则。
7. 如果您在向导的最后一步未编辑备注,则在规则列表中会显示部分规则,但实际上备注仍为空。
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