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外出时在 Outlook 中快速创建自动回复

添加一名作者 最后修改时间:2023-10-10

每隔一段时间,您需要离开办公室或休假,但在离开期间您必须通过 Outlook 接收电子邮件。 收到人们的电子邮件时进行回复是有礼貌的。 因此,像往常一样,您需要在外出时在 Outlook 中创建自动回复。 通常,在 Outlook 中设置自动回复对您来说过于复杂和烦人。 但与 Kutools for Outlook's 汽车 回复 实用程序,您可以在离开办公室时在 Outlook 中轻松为每个帐户设置自动回复模板。

在 Outlook 中创建外出时自动回复


在Outlook外出时创建无需交换服务的自动回复

您可以在Outlook外出时轻松设置自动回复,如下所示。

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1.请启用 自动回复 通过单击实用程序 库工具 > 回复 > 启用自动回复,请参见屏幕截图:

2.在弹出的 自动回复 窗口中,配置以下操作:

  • 查帐 面板中,点击勾选您要设置自动回复的账户;
  • 将主题前缀输入到 主题前缀 文本框,该文本将附加在回复消息的主题之前;
  • 将电子邮件内容撰写到 文本 编辑框; (默认情况下,已在中提供自动回复消息 文本 编辑框。 但是,您可以根据需要创建自己的消息。)
  • 最后点击 使用 保存此模板。

3. 至此,指定账户的邮件模板已创建成功。

4. 如果您的Outlook中还有其他邮箱账户需要设置自动回复,请按照以下步骤操作: 继续为其他帐户配置电子邮件模板。

Tips:如果您的 Outlook 中有多个电子邮件帐户,您可以使用右键菜单快速选择特定帐户。
  • 选择全部:选择 Outlook 中的所有帐户。
  • 全部取消选择:取消选择 Outlook 中的所有帐户。
  • 逆转:反转当前选择的状态。 例如,如果当前选中了一个帐户,则单击反向将导致取消选中该帐户并检查所有其他帐户。
  • 向上选择:选择当前所选账户上方的账户(包括当前账户)。
  • 选择向下:选择下面的账户,当前选择的账户(包括当前账户)。

5. 为每个帐户设置电子邮件模板后,单击 OK。 然后会弹出一个提示框,请单击 有电 按钮来启用此功能 自动回复 功能。

现在,当启用自动回复的帐户收到电子邮件时,它将根据预设模板自动回复

提示:

导入模板:

如果您想将其他电子邮件模板导入 模板 框,选择一个帐户,然后单击 重要模板 在顶部功能区中 模板 部分。 在里面 选择文件 窗口中,选择要导入的电子邮件模板,然后单击 可选 按钮,请参见屏幕截图:

现在,您指定的电子邮件模板(包括主题前缀和邮件正文)已导入到所选帐户中,请参见截图:

导出模板:

要导出并保存模板以供将来使用,您可以根据需要导出它们。 点击 导出模板 来自 模板 部分。 在里面 选择文件 窗口中,选择放置导出的电子邮件模板的位置,然后在文本框中输入文件名 文件名 文本框,然后单击 保存 按钮保存当前电子邮件模板。 看截图:

然后弹出提示框,提示模板导出成功。 如果要打开包含导出模板的文件夹,请单击 OK; 否则,请单击 取消。 查看截图:

适用于:

如果您想将当前的邮件模板应用到其他账户,请点击 适用于 来自 模板 部分。 在里面 适用于 对话框中,选中您想要应用模板的电子邮件帐户。 然后点击 OK 按钮,请参见屏幕截图:

弹出提示框,提醒您当前模板已成功应用于其他账户。 看截图:

笔记:
  1. 当有人在同一天不断向您发送多封电子邮件时, Kutools for Outlook回复 实用程序将选择仅回复第一封电子邮件。 这意味着无论您从该人那里收到多少封电子邮件,他们都只会收到您的一封自动回复电子邮件。
  2. 如果您想关闭此功能 汽车 回复 功能,请点击 库工具 > 回复 > 启用自动回复 再次弹出提示框提醒您该实用程序将关闭,单击 有电 按钮。 看截图:

演示:使用 Kutools for Outlook 设置外出(自动回复)

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