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Kutools for Office — 一套工具,五种功能。事半功倍。

在Outlook中快速创建外出时的自动回复

Author Siluvia Last modified

每隔一段时间,您需要离开办公室或休假,但在您离开期间仍需通过Outlook接收邮件。收到邮件时回复对方是一种礼貌的做法。因此,通常情况下,您需要在Outlook中设置“外出时的自动回复”。一般来说,在Outlook中设置自动回复非常复杂且令人烦恼。但使用Kutools for Outlook自动答复工具,您可以轻松为每个帐户设置自动回复模板,即使您不在办公室也能通过Outlook进行设置。

在Outlook中创建外出时的自动回复


在Outlook中不使用Exchange服务器创建外出时的自动回复

您可以按照以下步骤轻松在Outlook中设置外出时的自动回复。

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1. 请通过单击 Kutools Plus > 答复 > 启用自动答复来启用自动答复工具,参见截图:

click auto reply feature

2. 在弹出的自动答复窗口中,配置以下操作:

  • 检查帐户窗格中,点击以选择要设置自动答复的帐户;
  • 主题前缀文本框中输入主题前缀,此文本将附加到回复邮件的主题之前;
  • 文本编辑框中编写电子邮件内容;(默认情况下,文本编辑框中已提供一条自动答复消息。但是,您可以根据需要创建自己的消息。)
  • 最后,点击应用以保存此模板。

configure the operations in the dialog box

3. 现在,已经成功为指定帐户创建了电子邮件模板。

4. 如果您的Outlook中有其他需要设置自动回复的电子邮件帐户,请按照步骤2继续为其他帐户配置电子邮件模板。

提示:如果您的Outlook中有多个电子邮件帐户,可以使用右键菜单快速选择特定帐户。
more options in the right click menu
  • 全选:选择Outlook中的所有帐户。
  • 全部不选:取消选择Outlook中的所有帐户。
  • 反向选择:反转当前选择的状态。例如,如果一个帐户当前已被选中,点击反向选择将导致取消选中该帐户并选中所有其他帐户。
  • 选择上面:选择当前选定帐户上方的帐户(包括当前帐户)。
  • 选择下面:选择当前选定帐户下方的帐户(包括当前帐户)。

5. 设置完每个帐户的电子邮件模板后,点击确定。然后会弹出一个提示框,请点击按钮以启用此自动回复功能。

click the Yes button to enable this Auto Reply feature

现在,当启用了自动回复的帐户收到电子邮件时,它将根据预设模板自动回复。

提示:

导入模板:

如果您想将另一个电子邮件模板导入到 模板 框中,选择一个帐户,然后点击 重要模板 import button 从顶部功能区的 模板 部分开始。在 选择文件 窗口中,选择要导入的电子邮件模板,然后点击打开 按钮,参见截图:
select the template to import

现在,您指定的电子邮件模板(包括主题前缀和正文)已导入到所选帐户中,参见截图:
the email template is imported into the selected account

导出模板:

为了将来使用,您可以根据需要导出并保存模板。点击 导出模板 export button模板 部分开始。在 选择文件 窗口中,选择放置导出电子邮件模板的位置,并在 文件名称 文本框中输入文件名,然后点击保存 按钮以保存当前电子邮件模板。参见截图:
choose a folder to export the template

然后,弹出一个提示框通知您模板已成功导出。如果您想打开包含导出模板的文件夹,请点击 确定;否则,请点击 取消。参见截图:
a prompt box to remind if to open the folder or not

应用于:

如果您希望将当前电子邮件模板应用于其他帐户,请点击 应用于 apply to button模板 部分开始。在 应用于 对话框中,勾选您希望应用模板的电子邮件帐户。然后点击 确定 按钮,参见截图:
apply the teplate to other accounts

弹出一个提示框提醒您当前模板已成功应用于其他帐户。参见截图:
A prompt box popped out to remind the current template has been applied to other accounts successfully

注意:
  1. 当有人在同一天持续给您发送多封邮件时,Kutools for Outlook答复工具会选择仅对第一封邮件进行回复。这意味着无论您收到该人多少封邮件,他们只会收到一封自动回复邮件。
  2. 如果您想关闭此 自动 答复 功能,请点击 Kutools Plus > 答复 > 启用自动答复 再次,将弹出一个提示框提醒您该工具将关闭,点击 按钮。参见截图:
    shot auto reply 02

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