在Outlook中快速创建外出时的自动回复

Author: Siluvia Last Modified: 2025-07-31

Kutools for Outlook

每隔一段时间，您需要离开办公室或休假，但在您离开期间仍然需要通过Outlook接收邮件。收到邮件后礼貌地回复发件人是很重要的。因此，通常情况下，您需要在Outlook中设置外出时的自动回复。一般来说，在Outlook中设置自动回复既复杂又麻烦。但使用Kutools for Outlook的自动答复工具，您可以轻松为每个帐户设置自动响应模板，即使您不在办公室也能通过Outlook进行操作。

在Outlook中创建外出时的自动回复

在Outlook中创建无Exchange服务器的外出自动回复

您可以按照以下步骤轻松设置Outlook中的外出自动回复。

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1. 请通过点击 Kutools Plus > 答复 > 开启自动答复来启用自动答复功能，见截图：

click auto reply feature

2. 在弹出的自动答复窗口中，配置以下操作：

在 检查帐户窗格中，单击以选中要为其设置自动回复的一个帐户；
在主题前缀文本框中输入主题前缀，该文本将附加到回复消息的主题之前；
在文本编辑框中撰写电子邮件内容；（默认情况下，文本编辑框中已提供一条自动回复消息。不过，您可以根据需要创建自己的消息。）
最后，单击应用以保存此模板。

configure the operations in the dialog box

3. 现在，已成功为指定帐户创建了电子邮件模板。

4. 如果您的Outlook中有其他需要设置自动回复的电子邮件帐户，请按照步骤2继续为其他帐户配置电子邮件模板。

提示：如果您的Outlook中有多个电子邮件帐户，可以使用右键菜单快速选择特定帐户。

全选：选择Outlook中的所有帐户。
全部不选：取消选择Outlook中的所有帐户。
反向选择：反转当前选择的状态。例如，如果当前选中了一个帐户，单击反向选择将导致取消选中该帐户并选中所有其他帐户。
选择上面：选择当前选中帐户上方的帐户（包括当前帐户）。
选择下面：选择当前选中帐户下方的帐户（包括当前帐户）。

5. 为每个帐户设置电子邮件模板后，单击确定。然后会弹出一个提示框，请单击是按钮以启用此自动回复功能。

click the Yes button to enable this Auto Reply feature

现在，当启用了自动回复的帐户收到电子邮件时，它将根据预设模板自动响应。

提示：

导入模板：

如果您想将另一个电子邮件模板导入到模板框中，请选择一个帐户，然后单击 重要模板 从顶部功能区中的模板部分。在 选择文件 窗口中，选择要导入的电子邮件模板，然后单击打开按钮，见截图：
select the template to import

现在，您指定的电子邮件模板（包括主题前缀和正文）已导入到所选帐户中，见截图：
the email template is imported into the selected account

导出模板：

为了将来使用，您可以按需导出并保存模板。单击 导出模板 从模板部分。在 选择文件 窗口中，选择放置导出电子邮件模板的位置，并在 文件名称 文本框中输入文件名，然后单击保存按钮以保存当前电子邮件模板。见截图：
choose a folder to export the template

然后，弹出一个提示框告知您模板已成功导出。如果您想打开包含导出模板的文件夹，请单击确定；否则，单击取消。见截图：
a prompt box to remind if to open the folder or not

应用于：

如果您想将当前电子邮件模板应用于其他帐户，请单击 应用于 从模板部分。在 应用于 对话框中，勾选要应用模板的电子邮件帐户。然后单击确定按钮，见截图：
apply the teplate to other accounts

弹出一个提示框提醒您当前模板已成功应用于其他帐户。见截图：
A prompt box popped out to remind the current template has been applied to other accounts successfully

注意：

当有人在同一天内持续向您发送多封电子邮件时，Kutools for Outlook的答复工具会选择仅回复第一封邮件。这意味着无论您收到多少封来自该人的邮件，他们只会收到一封自动回复邮件。
如果您想关闭此自动答复功能，请单击 Kutools Plus > 答复 > 开启自动答复 再次，将弹出一个提示框提醒您该功能将关闭，单击是按钮。见截图：