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简化您的收件箱:Kutools for Outlook 删除重复电子邮件功能的强大功能

添加一名作者 最后修改时间:2024-06-21

在 Outlook 中处理电子邮件时,您可能会遇到大量重复的电子邮件。这些重复项可能源于意外复制和粘贴、多次发送-接收周期、电子邮件同步问题等。 重复电子邮件过多可能会使您的邮箱超载,减慢其打开速度并使其难以管理。此时,删除这些重复项就变得至关重要。然而, Outlook中没有内置工具可以批量删除重复的电子邮件,只能手动删除。为了快速轻松地保持我们的收件箱整洁有序,我们依靠 Kutools for Outlook. 此功能 提供三个不同的选项 针对特定用户需求量身定制 从中删除重复项 选定的电子邮件, 指定文件夹应用自定义规则来删除、移动或分类重复项.


使用删除重复电子邮件的优点

 
提高效率:简化收件箱,以便更轻松地导航和管理。
简化收件箱:保持电子邮件环境整洁,让您更轻松地专注于重要的电子邮件。
减少存储:通过删除重复项,它有助于减少 Outlook 帐户的总体存储要求。
易用性:凭借用户友好的界面,它提供了管理重复项的无忧体验。
多种删除选项:无论您是喜欢快速清理选定的电子邮件、彻底扫描特定文件夹,还是需要对重复项应用自定义操作,Kutools for Outlook 都能满足您的需求。
实现安全:确保安全流程,保护您的重要电子邮件,同时消除重复邮件。
全面扫描:执行深度扫描以识别收件箱中的重复项,确保不留下任何冗余。
批量处理能力:与耗时耗力的手动删除不同,此功能允许跨多个文件夹批量删除重复项,从而节省大量时间。
一键删除:一键删除选定邮件中的所有重复邮件,省时省力。
智能识别:可以智能识别重复邮件,无需手动查找。
实时反馈:删除完成后及时反馈删除结果,让用户清楚了解删除结果。
支持添加类别:快速查找所有重复邮件,并支持您为所有重复邮件添加一个或多个类别,以便您轻松识别重复邮件,而无需删除或移动它们。

Kutools for Outlook - 超过 100 个强大的功能来增强您的 Outlook。


如何应用删除重复电子邮件

 

Kutools for Outlook 提供了三个专门功能,旨在满足消除重复电子邮件时的不同需求。继续阅读本指南,了解如何有效利用每个功能来清理收件箱的清晰、分步方法。

🔵删除所选电子邮件中的重复电子邮件

非常适合当您识别出特定电子邮件并希望快速清理时。

专业提示:使用此功能时,如果电子邮件具有相同的主题、正文内容和附件名称,则它们将被识别为重复。
第 1 步:只需选择电子邮件
  • 选择多封连续电子邮件:选择第一封,按住 转移 键,然后选择最后一个。
  • 选择多封不连续的电子邮件:保留 按Ctrl 键,一一选择电子邮件。
步骤 2:应用“从所选内容中删除重复的电子邮件”功能

访问 Kutools 加 选项卡,然后单击 邮件重复 > 从所选中删除重复的电子邮件... 删除您选择中的重复项。

第 3 步:删除重复的电子邮件
  1. 将弹出“重复”对话框,列出所选电子邮件中的所有重复项,单击 删除 按钮开始删除所有重复的电子邮件。

  2. 然后会弹出一个对话框,显示已删除的项目数,单击 OK.

  3. 现在,所有重复的电子邮件已被删除,仅留下一份副本(电子邮件图标右下角显示红点的电子邮件)。您可以单击 完成 按钮关闭对话框。

关于此表面的提示:
  1. 默认情况下,除第一个出现的电子邮件外,每个组中的所有重复电子邮件都会被检查。如果不想删除所有重复项,可以展开重复项组,仅选中需要删除的重复项。
  2. 可以使用右键菜单。 
    • 恢复默认选择:选择此选项可检查每个重复组中除第一个之外的所有重复项目。
    • 选择所有:选择此选项可检查每组中的所有重复项目。
    • 取消所有:选择此选项可取消选中每组中的所有重复项目。
  3. 显示您本次扫描的所有电子邮件的总数。
  4. 显示本次找到的所有重复项的数量。

🔵从指定文件夹中删除重复的电子邮件

当您需要更广泛的清理时,此选项允许您定位整个文件夹。

专业提示:使用此功能时,如果电子邮件具有相同的主题、正文内容和附件名称,则它们将被识别为重复。
第 1 步:应用快速扫描和删除重复电子邮件功能

导航到 Kutools 加 标签,点击 邮件重复 > 快速扫描并删除重复的电子邮件....

步骤 2:检查您要扫描的文件夹并从中删除重复项

关于此表面的提示:
  1. 可以使用右键菜单。
  2. 跨文件过滤:选择此选项将指示工具在所有选定的文件夹中搜索重复项目。如果未选中,它将仅比较和搜索所选单个文件夹中的重复项。
  3. 显示所选文件夹的数量。
第 3 步:删除重复的电子邮件
  1. 邮件重复 将弹出对话框,列出所选文件夹中的所有重复项,单击 删除 按钮开始删除所有重复的电子邮件。

  2. 然后会弹出一个对话框,显示已删除的项目数,单击 OK.

  3. 现在,所有重复的电子邮件已被删除,仅留下一份副本(电子邮件图标右下角显示红点的电子邮件)。您可以单击 关闭 按钮关闭对话框。

关于此表面的提示:
  1. 默认情况下,除第一个出现的电子邮件外,所有重复的电子邮件都会被检查。如果不想删除所有重复项,可以展开重复项组并仅选中需要删除的重复项。
  2. 可以使用右键菜单。
    • 塌陷的节点:选择此选项将显示所有重复组,但不显示每个组中的重复项。
    • 展开全部:选择此选项可展开所有重复组并显示每个组中的所有重复项目。
    • 全部折叠:选择此选项可折叠所有重复的组并仅显示文件夹名称。
    • 恢复默认 选择:选择此选项可检查每个重复组中除第一个之外的所有重复项目。
    • 选择所有:选择此选项可检查每组中的所有重复项目。
    • 取消所有:选择此选项可取消选中每组中的所有重复项目。
  3. 显示本次找到的所有重复项的数量。

🔵删除、移动或分类指定文件夹中的重复电子邮件

步骤 1:应用高级扫描和删除重复电子邮件功能

在下面 Kutools 加 标签,点击 邮件重复 > 高级扫描并删除重复的电子邮件....

步骤 2:选择要删除重复电子邮件的文件夹

在弹出 重复电子邮件 - 步骤 1 窗口,

  1. 检查您要从中搜索重复电子邮件的文件夹名称,

  2. 然后点击 下一步:选择字段以过滤重复的电子邮件 按钮进入下一步。

关于此表面的提示:
  1. 可以使用右键菜单。
    • 选择所有:选择此选项可勾选所有文件夹(包括子文件夹)。
    • 取消所有:选择此选项可取消选中所有文件夹(包括子文件夹)。
    • 选择当前文件夹的所有子文件夹:选择此选项可检查所选文件夹的所有子文件夹。
    • 取消选择当前文件夹的所有子文件夹:选择此选项可取消选中所选文件夹的所有子文件夹。
    • 展开全部:选择此选项可展开所有文件夹,包括每个帐户的子文件夹。
    • 全部折叠:选择此选项可折叠所有文件夹,包括所有帐户的子文件夹。
  2. 此窗格中列出了选定的文件夹,并且将优先保留上层文件夹中的邮件。您可以调整文件夹顺序或从列表中删除文件夹,方法是选择文件夹并单击 , , 按钮。
  3. 显示所选文件夹的数量。
步骤 3:指定过滤条件以识别重复电子邮件

重复电子邮件 – 第 2 步 窗口,

  1. 检查您想要过滤重复电子邮件的条件,

  2. 点击 下一步:选择要在结果中列出的字段 按钮。

关于此表面的提示:
  1. 点击 默认 按钮将自动选择正文、附件和主题作为过滤条件。
  2. 访问 跨文件夹搜索重复邮件 选项将比较和搜索所有选定文件夹中的重复项目。取消选中此选项将比较并查找单个文件夹中的重复项目。
  3. 如果你点击 开始过滤 按钮直接过滤重复电子邮件,结果窗口将显示默认字段。
步骤 4:确定要在结果中列出的字段

重复电子邮件 – 第 3 步 窗口,

  1. 根据需要选择一种显示模式,

  2. 单击开始过滤按钮。

关于此表面的提示
  • 我们推荐使用 默认 默认情况下选择该选项,这意味着文件路径、主题和正文字段将在过滤结果中列出。
  • 我们推荐使用 定制 选项支持您指定需要在过滤结果中显示的字段。
    1. 点击 定制 选项
    2. 点击 用户自定义 按键
    3. 然后在里面勾选你需要的字段 重复邮件-设置 对话框
    4. 保存设置
  • 如果检查 选定的重复条件 选项,过滤结果将列出您在步骤 3 中指定的条件字段。
步骤 5:根据需要删除、移动或分类重复的电子邮件。

重复电子邮件 – 第 4 步 窗口中,您可以看到所有重复的电子邮件均已根据您自定义和列出的条件进行过滤。

拍摄重复的电子邮件 35 1

然后你可以 删除, 移动 or 分类 这些重复的项目。


删除重复的电子邮件(移至“已删除邮件”文件夹)

  1. 点击旁边的下拉列表 处理重复电子邮件的方法, 选择 删除(移至“已删除邮件”文件夹) 选项,然后单击 立即申请 按键

  2. 然后会弹出一个对话框提醒您已删除的项目数,单击 OK 关闭它。

  3. 您可以看到向导中会显示重复的电子邮件,并带有删除线,这些重复的电子邮件已被删除,但保留的电子邮件除外,该电子邮件图标右下角有一个红点表示。点击 完成 退出向导。


将重复的电子邮件移至文件夹

  1. 点击旁边的下拉列表 处理重复电子邮件的方法, 选择 移动所有已检查的电子邮件 选项,然后单击 立即申请 按钮。

    专业提示:默认情况下,将检查除第一封之外的所有重复电子邮件。

  2. 请选择文件夹 对话框中,选择一个文件夹或创建一个新文件夹来放置重复的电子邮件,然后单击 OK.

  3. 然后会弹出一个对话框提醒您移动的项目数量,单击 OK 关闭它。

  4. 您可以看到向导中会显示重复的电子邮件,并带有删除线,这些重复的电子邮件已被删除,但保留的电子邮件除外,该电子邮件图标右下角有一个红点表示。点击 完成 退出向导。


为重复的电子邮件添加类别

  1. 点击旁边的下拉列表 处理重复的方法 电子邮件, 选择 添加类别(包括保留) 选项,然后单击 立即申请 按钮。

  2. 颜色分类 对话框中,根据需要选择一个或多个类别(也可以创建新的颜色类别),然后单击 OK.

  3. 然后会弹出一个对话框提醒您已完成的项目数,单击 OK 关闭它。

  4. 点击 完成 退出向导。

关于重复电子邮件的提示 - 第 4 步:

除了删除、移动或分类向导中列出的所有重复电子邮件之外,您还可以使用右键单击菜单来管理您选择的特定项目。

  • 删除、移动或分类重复组中的所有重复项

    如果您想处理某个重复组中的所有重复项,请右键单击该组名称,然后选择您需要的选项。

    选择右键菜单中的任意选项都会弹出确认操作的提示框,如果要继续则单击“继续”按钮,否则单击“取消”。

    接下来您需要注意以下事项

    • 如果您选择对当前组中所有选中的项目进行分类,则确认操作后,会弹出“颜色类别”对话框供您指定颜色类别。
    • 如果您选择移动当前组中所有选中的项目,则确认操作后,会弹出“请选择文件夹”对话框,供您选择目标文件夹。
    • 如果您选择删除当前组中所有选中的项目,则确认操作后,除保留的电子邮件之外的所有重复项将立即删除。
  • 删除、移动或分类重复组中的某个重复项

    如果您只想处理重复组中的某个重复电子邮件,请右键单击该重复电子邮件,然后选择您需要的选项。

    选择右键菜单中的任何选项(设置为保留电子邮件选项除外)都会弹出确认操作的提示框,如果要继续,请单击“继续”按钮,否则单击“取消”。

    接下来您需要注意以下事项

    • 如果您选择移动此项,确认操作后,会弹出“请选择文件夹”对话框,供您选择目标文件夹。
    • 如果您选择对此项目进行分类,确认操作后,会弹出“颜色类别”对话框供您指定颜色类别。
    • 如果您选择删除此项,确认操作后,除保留电子邮件之外的所有重复项将立即删除。
  • 更改预留邮箱

    如果您需要更改保留电子邮件,请右键单击要设置为新保留电子邮件的重复电子邮件,然后从上下文菜单中选择设置为保留电子邮件选项。


其他技巧:
  • 下次搜索重复电子邮件时轻松使用相同的设置

    应用高级扫描和删除重复电子邮件功能后,它将保留最后的配置,使您下次搜索重复电子邮件时可以轻松使用相同的设置。为此,只需选择 Kutools > 重复电子邮件 > 高级扫描并删除重复电子邮件,然后在 重复电子邮件 – 步骤 1 向导中,单击 开始过滤 按钮。

这就是使用 Kutools for Outlook 删除重复电子邮件功能的分步指南和说明。

如果你有兴趣,你可以 点击下载并尝试一下。

如果您有任何疑问,请随时在下面的评论部分留言。

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There are more effective options than doing it manually. I suggest using the Shoviv Outlook Duplicate Remover Tool, created by Shoviv and widely used to delete duplicate emails from Outlook. This tool lets you remove duplicate emails easily. It can simultaneously delete duplicate emails from multiple Outlook items like emails, calendars, tasks, journals, and notes.

Here's a simple guide on how to use this tool to remove duplicate items from Outlook.

• Firstly, Download and open the Duplicate Remover Tool.
• Click the Add/Search option to add the PST file.
• After adding the file, click on the Next button.
• Now, click the Browse button in the Target folder to choose the desired target location for the resulting PST file anywhere on the disk.
• Then, In Comparison criteria, Click the Duplicate Items Criteria button to compare and detect items across Emails, Contacts, Calendars, Tasks, Notes, and Distribution Lists.
• Click the Next> button after you've selected the target folder and applied the obligation-specific comparison criteria.
• Click the OK button once the "Process Completed Successfully" message box appears.
• To end the process, click on the Finish button.
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