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在Outlook中快速删除,移动或分类重复的电子邮件

不幸的是,当您想要一次删除所有重复的电子邮件时,Outlook 不提供内置解决方案。通常,您必须手动将它们一一删除或寻找有用的加载项来协助完成此任务。 Kutools for Outlook 是一个有价值的插件,旨在提高您在 Outlook 中的工作效率。和 Kutools for Outlook's 重复的实用程序,管理重复电子邮件轻而易举,让您可以快速批量删除、移动或分类它们。


删除选定电子邮件中的重复电子邮件

要删除所选电子邮件中的重复电子邮件, 选定的电子邮件 的特点 Kutools for Outlook 可以帮助您轻松完成。 请按以下步骤操作。

1. 打开电子邮件文件夹并选择要删除其中重复项的电子邮件。

  • 持有 按Ctrl 键,您可以通过在邮件列表中逐一单击来选择多封不相邻的电子邮件。
  • 持有 转移 键,您可以通过单击邮件列表中的第一封电子邮件和最后一封电子邮件来选择多封相邻的电子邮件。

2。 选择 库工具 > 复制 > 选定的电子邮件.

3.然后 复制 将弹出对话框,列出所选电子邮件中的所有重复项。 然后您可以单击 删除 按钮开始删除所有重复的电子邮件。

Tips::默认检查所有重复的电子邮件。 如果不想删除所有重复项,可以展开重复项组,仅选中需要删除的重复项。

4。 “ 重复邮件 – Kutools 然后会弹出对话框提醒您已删除了多少重复电子邮件。 点击 OK 关闭此对话框。

5. 现在,所有重复的电子邮件已被删除,只剩下一份(电子邮件图标右下角显示红点的电子邮件)。 您可以单击 完成 按钮关闭对话框。

:
  • 要删除特定的重复项,只需在 重复的电子邮件列表 框,然后单击 删除 按钮。
  • 如果主题、正文和附件名称相同,则电子邮件被视为重复。 电子邮件必须满足所有三个条件才能被归类为重复邮件。

从指定文件夹中删除重复的电子邮件

在上一节中,我描述了如何从选定的电子邮件中删除重复的电子邮件,在这里,我将描述如何使用 删除文件夹中的重复电子邮件 的特点 Kutools for Outlook.

1. 安装 Kutools for Outlook 后,选择 库工具 > 复制 > 文件夹电子邮件.

2.在 重复电子邮件 – 选择文件夹 对话框,您需要配置如下。

2.1) 选择您要删除重复项的电子邮件文件夹。
2.2)点击 OK 继续。
Tips:
  • 如果您想在选定的文件夹中查找重复的电子邮件,请选中 跨文件过滤 盒子。 否则,重复电子邮件的搜索将仅限于单个文件夹。
  • 右键菜单中有更多操作可以帮助您快速选择文件夹。 看截图:

3.然后 邮件重复 将弹出对话框,列出所选电子邮件中的所有重复项。 然后您可以单击 删除 按钮开始删除所有重复的电子邮件。

Tips:
  • 默认情况下会检查所有重复的电子邮件。 如果不想删除所有重复项,可以展开重复项组,仅选中需要删除的重复项。
  • 右键单击重复项列表将打开右键单击菜单,您可以通过单击适当的选项轻松展开和折叠列表。

4.然后 重复邮件 – Kutools 将弹出对话框提醒您已删除了多少重复电子邮件。 点击 OK 关闭此对话框。

5. 现在,所有重复的电子邮件已被删除,只剩下一份(电子邮件图标右下角显示红点的电子邮件)。 删除完成后,关闭对话框。

:
  • 要删除特定的重复项,只需在 重复的电子邮件列表 框,然后单击 删除 按钮。
  • 如果主题、正文和附件名称相同,则电子邮件被视为重复。 电子邮件必须满足所有三个条件才能被归类为重复邮件。

删除、移动或分类指定文件夹中的重复电子邮件

除了以上两个特点外, Kutools for Outlook 还提供了一个称为 高级重复。 此功能不仅仅是根据您设置的过滤器删除指定文件夹中的重复电子邮件; 它还可以对这些重复项进行移动和分类。

1. 安装 Kutools for Outlook 后,选择 库工具 > 复制 > 高级复制.

2.在 重复电子邮件 – 第 1 步 向导,您需要进行如下配置。

2.1) 选择您要删除重复项的电子邮件文件夹。
2.2)点击 下一步:选择字段以过滤重复的电子邮件 按钮继续。
Tips:
  • 右键点击 文件夹名称 列表中,您可以根据需要使用右键单击选项轻松选中、取消选中、选择、取消选择、展开或折叠所有文件夹。
  • 所选文件夹列在向导的右侧,上层文件夹中的邮件将优先保留。
  • 您可以选择其中一个文件夹,然后单击任一移动图标 根据需要重新排列选定的文件夹。
  • 您可以通过选择文件夹并单击 删除 按钮。

3.现在您进入 重复电子邮件 – 第 2 步 向导。 在此向导中,您需要指定确定重复电子邮件的条件,然后单击 下一步:选择要在结果中列出的字段 按钮。

Tips:
  • Body, 附件联系原因 默认情况下会检查字段。 仅当这三个条件全部匹配时,电子邮件才会被视为重复。 如果需要,您可以指定自己的字段。
  • 如果您想在选定的文件夹中查找重复的电子邮件,请选中 跨文件夹搜索重复邮件 盒子。 否则,重复电子邮件的搜索将仅限于单个文件夹。

4.在 重复电子邮件 – 第 3 步 向导中,选择一种结果显示模式,然后单击 开始过滤 按钮。

Tips:
  • 默认 默认情况下选择该选项,这意味着 文件路径, 主题身体 字段将在过滤结果中列出。
  • 您可以指定需要在过滤结果中显示的字段。 只需选择 定制版 选项,然后检查您需要的字段 重复邮件-设置 对话框并保存设置
  • 如果选择 选定的重复条件 选项,过滤结果将列出您在步骤 3 中指定的条件字段。

5.在 重复电子邮件 – 第 4 步 巫师,一个 Kutools for Outlook 首先会弹出对话框提醒您过滤完成,点击 OK 按钮。 然后,所选文件夹中的所有重复电子邮件都会在向导中列出。 然后,您可以按如下方式删除、移动或分类重复的电子邮件。

删除所有重复的电子邮件

要删除所有重复的电子邮件,请在 重复电子邮件 - 步骤 4 向导。

  1. 点击 处理重复电子邮件的方法 下拉列表中,选择 删除(移至“已删除邮件”文件夹) 选项,然后单击 立即申请 按钮。
  2. 这将产生一个 Kutools for Outlook 对话框告诉您已删除了多少重复电子邮件,请单击 OK 关闭对话框。 您将看到向导中列出的重复电子邮件,但保留的电子邮件(电子邮件图标右下角显示一个红点的电子邮件)除外,并添加了删除线。
    Tips::这些带有删除线的电子邮件已从指定文件夹中删除。
  3. 点击 完成 按钮关闭向导。
移动所有重复的电子邮件

如果您需要将所有重复电子邮件移动到指定文件夹而不是删除它们,您可以执行以下操作:

  1. 点击 处理重复电子邮件的方法 下拉列表中,选择 移动重复项(保留除外) or 移动所有重复项(包括保留项) 选项,然后单击 立即申请 按钮。
    Tips::保留的电子邮件是电子邮件图标右下角显示红点的电子邮件。
  2. A 请选择文件夹 弹出对话框,您需要选择或创建一个文件夹来保存重复项,然后单击 OK 按钮。
  3. 然后a Kutools for Outlook 弹出对话框告诉您已移动了多少重复电子邮件,单击 OK 关闭对话框。 您将看到向导中列出的重复电子邮件,并添加了删除线。
    Tips::这些带有删除线的电子邮件已移至指定文件夹。
  4. 点击 完成 按钮关闭向导。
对所有重复的电子邮件进行分类

要对所有重复的电子邮件进行分类,您需要执行以下操作:

  1. 点击 处理重复电子邮件的方法 下拉列表中,选择 添加类别(包括保留) 选项,然后单击 立即申请 按钮。
    Tips::保留的电子邮件是电子邮件图标右下角显示红点的电子邮件。
  2. 在开幕 颜色分类 对话框中,根据需要勾选一个或多个类别,然后单击 OK.
    备注:如果这是您第一次使用这些类别, 重命名类别 将打开对话框,您可以根据需要选择是否重命名所选类别。
  3. 然后a Kutools for Outlook 弹出对话框告诉您有多少重复电子邮件已被分类,单击 OK 关闭对话框。 您将看到向导中列出的重复电子邮件,并添加了删除线。
    Tips::所有列出的重复项(包括保留的重复项)均已添加指定类别。
  4. 点击 完成 按钮关闭向导。
:

除了删除、移动或分类向导中列出的所有重复电子邮件之外,您还可以使用右键单击菜单来管理您选择的特定项目。

删除、移动或分类重复组中的所有重复项

如果您想处理某个重复组中的所有重复项,请右键单击该组名称,然后选择您需要的选项。

  1. 选择右键菜单中的任意选项都会弹出确认操作的提示框,点击 继续 如果您想继续,请单击按钮,或者单击 取消.
  2. 接下来您需要注意以下事项
    • 如果您选择 对当前组中所有选中的项目进行分类,确认操作后, 颜色分类 然后会弹出对话框供您指定颜色类别。
    • 如果您选择 移动当前组中所有选中的项目,确认操作后, 请选择文件夹 然后会弹出对话框供您选择目标文件夹。
    • 如果您选择 删除当前组中所有选中的项目,确认操作后,除预留邮箱外的所有重复邮件将立即删除。

删除、移动或分类重复组中的某个重复项

如果您只想处理重复组中的某个重复电子邮件,请右键单击该重复电子邮件,然后选择您需要的选项。 看截图:

  1. 选择右键菜单中的任何选项(设置为保留电子邮件选项除外)都会弹出确认操作的提示框,单击 继续 如果您想继续,请单击按钮,或者单击 取消.
  2. 接下来您需要注意以下事项
    • 如果您选择 移动该项目,确认操作后, 请选择文件夹 然后会弹出对话框供您选择目标文件夹。
    • 如果您选择 将此项目分类,确认操作后, 颜色分类 然后会弹出对话框供您指定颜色类别。
    • 如果您选择 删除该项目,确认操作后,除预留邮箱外的所有重复邮件将立即删除。

更改预留邮箱

如果您需要更改保留电子邮件,请右键单击要设置为新保留电子邮件的重复电子邮件,然后从上下文菜单中选择设置为保留电子邮件选项。

下次搜索重复电子邮件时轻松使用相同的设置

应用高级重复功能后,它将保留最后的配置,使您下次搜索重复电子邮件时可以轻松使用相同的设置。 为此,只需选择 库工具 > 复制 > 高级复制 并且,在 重复电子邮件 – 第 1 步 向导中,单击 开始过滤 按钮。


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