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如何在Outlook中的功能区中向模板添加快捷方式?

作者:凯莉 最后修改时间:2013-12-02

当您经常发送具有相同文本,布局或特殊格式样式的电子邮件时,应用模板是省时的技巧。 但是,令您烦恼的是,您可能找不到模板在哪里,或者花很多时间来找出它们。 实际上,有一些省时的技巧可以在Microsoft Outlook 2010和2013中的Ribbon中向模板添加快捷方式,并使您可以一键式应用模板。

通过创建快速步骤将快捷方式添加到Ribbon中的模板

通过在QAT中添加“选择表单”,向Ribbon中的模板添加快捷方式

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箭头蓝色右气泡通过创建快速步骤将快捷方式添加到Ribbon中的模板

如果通常发送带有某些特殊文本的电子邮件,则可以创建带有特殊文本的模板,并将其添加到 快速步骤 框。

步骤1:点击 创建新 ,在 快速步骤 组下 主页 标签。

步骤2:在“编辑快速步骤”对话框中,

  1. 在页面中输入新模板的名称 名称: 框;
  2. 点击 选择一个动作 框,然后选择 新讯息 在下拉列表中。

步骤3:点击 显示选项 下面 至… 框。

步骤4:在新模板中添加信息,如下所示:

  1. 在以下位置输入收件人的电子邮件地址 至…
  2. 在输入主题信息 主题:
  3. 预设标志和重要性
  4. 在输入特殊文字 文本: 框。

步骤5:点击 完成 按钮。

到目前为止,新模板已添加到“快速步骤”框中,显示为您在步骤2中键入的名称。

请注意: 快捷键无法应用于此快速步骤操作。
  由于Microsoft Outlook 2007主界面以经典外观显示,因此此方法在Microsoft Outlook 2007中无效。

箭头蓝色右气泡通过在QAT中添加“选择表单”,向Ribbon中的模板添加快捷方式

在大多数情况下,您不仅可以发送特殊文本,还可以发送具有特殊布局和格式样式的电子邮件。 此方法将帮助您打开模板库,并让您快速选择和应用模板。

第1步:通过点击打开模板库 新东西 > 更多项目 > 选择表格;

顺便说一句,在Outlook 2007中,您可以单击 文件 > 全新 > 选择表格 直。

第2步:在“选择表单”对话框中,选择 标准模板 ,在 在看: 框,或单击 浏览器 按键 找出模板。

实际上,您可以添加 选择表单 命令添加到Microsoft Outlook 2010和2013中的快速访问工具栏中。有两种方法可以实现它。

方法A:

步骤1:点击 新东西 > 更多项目.

步骤2:右键点击 选择表单 项目。

步骤3:在右键菜单中,选择 添加到快速访问工具栏 项目。

然后选择表单命令 立即添加到快速访问工具栏中。

方法B:

步骤1:点击 文件 > 附加选项.

步骤2:在“ Outlook选项”对话框中,单击 快速访问工具栏 在左侧栏中。

步骤3: 从以下命令中选择: 框,单击按钮并选择 所有的命令 从下拉列表中。

步骤5:选择并突出显示 选择表单 命令框中的项目。

步骤6:点击 添加 按钮。

步骤7:点击 OK 按钮。

现在,“选择表单”命令立即出现在快速访问工具栏中。

备注:Microsoft Outlook 2007的主界面中没有功能区,因此这些方法在Microsoft Outlook 2007中无效。


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Comments (22)
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Easy, select the template file in Windows Explorer and drag and drop it in the task bar, you'll be indicated that it has been pinned in Outlook, then, to use it, just right click Outlook in the task bar and you'll be able to select the template directly. Let me know if you need any screen shots for that.

Thanks,

JL
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could you please share screenshots? I'm not sure what you mean by drag into the task bar
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This method is amazing thanks!
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I've got an alternative 'outside of the box' suggestion - Use signature process for your templates instead.

Construct your email with the necessary formatting. Copy the full email. Create a new signature - template 1 for example and then paste the full email in.

Then when you want to use the template open a blank email and select Insert - Signature - Template 1


The only disadvantage this has over the traditional template is you can't preload the To: CC: and subject field etc. but it is quite easy to select your templates
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@DavidJackson
Thank you...Thank you. After trying a little bit of everything, this worked for me :). I'll can use the quick steps above to create a preloaded email w/ To:, CC:, & Subject, and then use your suggestion to complete the body of the email. It's a 2 step process, but it works for me......beats the alternative :).
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I'd like to add several template emails in the Quick Step area from which several other employees can access as well. Is this possible?
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On my laptop, I can go into the choose form which opens the dialogue box to pick my template. I then push the end button which takes me to location of where my templates are stored. Works great for me, but on my desktop, I can't get this option to work. All the file locations for the templates have been setup, but the end button keeps taking me to a different location. It takes me to looking inside one of my mailboxes. Any help with this would be greatly appreciated.
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Wim, you saved me tons of time! Thanks!
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