解锁邮件的未来：通过 Kutools AI 提升 Outlook 效率

在快节奏的数字通信世界中，效率是关键，有效管理您的邮件可以为您节省大量时间和精力。引入 Kutools AI for Outlook，这是一款强大的工具，旨在通过引入智能技能来简化您的工作流程，从而提升您的邮件体验。无论您是在撰写邮件、翻译内容还是回复邮件，Kutools AI 提供了一系列功能，可以改变您与邮件的互动方式。在本教程中，您将了解 Kutools AI for Outlook，为什么它是必备工具，如何设置以及如何将其集成到您的日常邮件例程中以实现最大生产力。

• 使用 Kutools AI 的示例 接收的 邮件：
  • 邮件概要
  • 快速答复
• 使用 Kutools AI 的示例 发送的 邮件：
  • 邮件撰写
  • 继续撰写

• 自定义并添加技能以实现个性化使用
• 根据邮件历史记录定制答复
• 控制手动/自动模式并自定义显示偏好

• 在 Kutools AI 窗格中快速控制和访问
• 在技能框中管理生成的内容
• 使用 Kutools AI 的最佳实践

什么是 Kutools AI for Outlook？

Kutools AI for Outlook 是由 ExtendOffice 开发的高级功能，将 OpenAI 和 GoogleAI 等领先模型的 AI 技术无缝集成到您的日常邮件例程中。作为 Kutools for Outlook 中 超过100 个工具的综合套件的一部分，它改变了您管理和处理邮件的方式。凭借其直观的界面，Kutools AI 提供强大的功能来提升您在邮件阅读和撰写方面的生产力。

阅读窗格中的技能（用于分析和响应接收的邮件）

• 概要：获取简明的概要，以快速了解冗长邮件的要点。
• 答复：利用 AI 高效且详细地回复邮件。 （支持从已发送邮件中提取相关信息。）
• 快速答复：提供不同的答复选项，并根据您选择的方向生成响应。 （支持从已发送邮件中提取相关信息。）
• 感谢答复：生成简洁的感谢信，帮助您快速表达感谢。
• 翻译：即时将接收的邮件翻译成您偏好的语言，确保无缝沟通。
• 分析：分析邮件内容的情感倾向，帮助您判断情感是积极、消极还是中性。
• 提取：从邮件中提取结构化信息，如姓名、地点、日期和金额，帮助您快速了解内容中的关键数据。
• 自定义技能：通过自定义角色提示、命令提示和添加其他选项来创建您自己的技能，以满足您独特的邮件管理需求。

撰写窗格中的技能（用于撰写和完善发送的邮件）

• 撰写：使用 AI 辅助加速邮件撰写过程，提供定制化建议。
• 润色：自动增强您的邮件草稿的语法、语气和风格，确保专业的完成。
• 继续撰写：让 AI 提供基于上下文的建议和补全，帮助您继续撰写草稿。
• 翻译：轻松将您的邮件草稿翻译成其他语言，为全球受众做好准备。
• 检查：检查并纠正邮件中的拼写和语法错误，以确保语言准确性。
• 扩展：扩展邮件的关键信息，并提供详细解释，以获得更全面的内容。
• 建议：通过逻辑分析或内容审查，提供逻辑改进或敏感内容的建议。
• 自定义技能：通过自定义角色提示、命令提示和添加其他选项来创建您自己的技能，以满足您独特的邮件管理需求。

为什么选择 Kutools AI 来优化您的 Outlook？

在当今快节奏的数字世界中，有效沟通是关键。Kutools AI 利用尖端的 AI 技术，确保您的邮件不仅被阅读，还被感受、理解和欣赏。这是关于提升您的邮件水平，让每次互动更有意义和影响力。无论您是在管理每日邮件洪流，还是专注于那一封关键邮件，Kutools AI 是您的战略伙伴，确保您在沟通游戏中保持领先。以下是 Kutools AI 提供的一些关键优势：

⏰ 节省时间的自动化：自动化例行邮件任务，如邮件概要和快速答复，释放您的时间用于更重要的任务，提高整体生产力。

🌐 多功能 AI 集成：Kutools AI 支持广泛的 AI 平台，包括 OpenAI、GoogleAI、ZhipuAI、DashScopeAI、BaiduAI 和 SenseNovaAI，为您提供灵活性，以选择最佳 AI 模型进行准确高效的邮件管理。

🖥️ 用户友好的界面：具有直观且易于导航的界面，使所有技术水平的用户都能轻松提升邮件管理和沟通。

🌓 双模式功能：Kutools AI 提供手动模式和自动模式。在自动模式下，任务如邮件概要和快速答复会自动生成。模式切换无缝，只需单击一下，让您根据工作流程自定义工具。

💡 自定义技能：通过创建您自己的技能来定制 Kutools AI以满足您的特定邮件管理需求。自定义角色提示、命令提示和其他选项，确保 AI 按照您的意愿工作，允许最大限度的灵活性和效率来处理您的邮件。

📚 邮件历史学习：在生成答复时，Kutools AI 使用您过去的邮件互动（在您添加历史邮件后）提供上下文感知的答复，基于先前的讨论提供准确的答案。随着时间的推移，答复变得更加准确，并根据您的沟通风格进行个性化互动。

🌍语言翻译能力：通过复杂的模型实现准确翻译，打破语言障碍，使全球沟通变得轻松自如。

⚙️ 与 Outlook 的无缝集成：专为 Outlook设计，在熟悉的环境中提升您的邮件体验，确保直观高效的工作流程。

✏️ 增强的清晰度和专业性：利用先进的语言模型优化您的邮件，保证您发送的每条信息的清晰度和专业性。

🔐 增强的隐私和安全性：使用最新的加密和安全协议，确保您的邮件数据受到保护，让您在通信安全方面安心无忧。

如何设置 Kutools AI for Outlook以提高邮件效率？

使用 Kutools AI 改变您的邮件体验只需几个步骤。在这里，我们为您展示如何在 Outlook 中设置 Kutools AI 的分步指南。

步骤1：安装 Kutools AI

导航到下载页面以下载并安装Kutools for Outlook以获取Kutools AI。

步骤2：激活 Kutools AI

1. 安装 Kutools for Outlook 后，转到 Kutools选项卡，然后单击 AI。

2. Kutools AI 指南 对话框弹出。它介绍了Kutools AI提供的技能。单击下一步按钮继续。

3. 使用前须知将出现。点击下一步。

4.现在，您可以通过选择 AI 提供商并输入相应的 API 密钥来激活 Kutools AI。完成后，单击确定。

单击确定后，Kutools AI 窗格将出现在 Outlook 窗口的右侧，如下所示。继续阅读以了解如何使用它的示例！

在您的工作流程中使用 Kutools AI 的示例

邮件概要：提取冗长邮件的要点

您刚打开收件箱，发现一封来自客户的长邮件，概述了各种项目更新和请求。无需在密集的文本中摸索，您可以依靠 Kutools AI 的概要技能。当您打开邮件时，AI 会迅速生成简明的概要，突出最重要的信息。这使您能够快速掌握要点并优先考虑下一步，节省宝贵时间，确保您不会错过任何重要细节。

1. 在 Kutools AI 窗格中，确保您处于阅读窗格中。
2. 选择您要总结的邮件。

概要框会自动生成邮件要点的简明概要，如下所示：

快速答复：生成即时、上下文感知的答复

无需从头开始撰写答复，Kutools AI 的快速答复技能帮助您分析邮件的上下文，并建议几个答复基础以进行详细答复。

1. 在 Kutools AI 窗格中，确保您处于阅读窗格中。
2. 选择您要回复的邮件。 快速答复 技能将自动生成几个答复基础，如下所示。

   

   注意事项:

   • 如果您在邮件中选择了文本，它将回复所选内容。否则，它将回复整个邮件。
   • 如果没有合适的答复基础，您可以单击“是否不合适？”链接并输入您想要的基础。

3. 选择一个答复基础以生成答复。

4. 单击 答复 按钮。响应将插入到邮件草稿中，准备供您审阅、编辑和发送。

   

邮件撰写：在 AI 指导下撰写初始消息

当您需要在会议后跟进客户但不确定如何开始时，Kutools AI 的 撰写技能会介入，提供基于上下文的建议，帮助您撰写消息。一旦您向 Kutools AI 提供关键点，它会建议符合您需求的短语和结构，让您快速撰写出专业且清晰的邮件。

1. 在 Kutools AI 窗格中，确保您处于撰写窗格中。
2. 在撰写框中输入关键点，然后单击生成按钮。
3. 单击插入以将生成的草稿添加到邮件正文中。

继续撰写邮件：从中断处继续

您开始撰写一封详细的邮件，但中途被打断，不得不留下未完成的邮件。当您返回时，Kutools AI 的继续撰写技能准备好帮助您从中断处继续。AI 会审查您未完成草稿的上下文，并提供继续和完成消息的建议。

继续撰写技能的工作方式如下：当您在收件箱中启动邮件答复时，阅读窗格会自动切换到撰写窗格。当您开始撰写答复时，继续撰写技能会自动为您继续草稿。内容生成后，单击插入按钮即可快速将其插入到草稿中。

将 Kutools AI 转变为您的个人助理

通过添加和个性化技能，使 AI 从您的邮件历史中学习，您可以优化 Kutools AI 成为您的个人助理。通过这些功能，您将获得更准确、上下文感知的答复，并能够微调 AI 的技能以满足您的特定需求。

• 自定义并添加技能以实现个性化使用
• 根据邮件历史记录定制答复
• 控制手动/自动模式并自定义显示偏好

自定义并添加技能以实现个性化使用

在 Kutools AI 窗格的底部，有一个 技能库管理按钮，单击时会打开 技能库管理对话框。

在技能库管理对话框中，您可以配置阅读窗格和撰写窗格的技能：

1. 选择阅读窗格或撰写窗格以管理该窗格中的技能。
2. 勾选技能旁边的框以激活它并在 Kutools AI 窗格中显示。取消勾选框以禁用技能并将其从窗格中隐藏。
3. 选择一个技能以自定义其设置，包括：
   • 角色提示：指导 AI采用特定的行为和风格。
   • 命令提示：指示 AI 执行特定任务。
   • 其他选项：允许进一步自定义，并可以使用添加选项按钮添加更多设置。
4. 通过单击添加技能按钮添加新技能，以创建一个符合您特定需求的技能。

根据邮件历史记录定制答复

Kutools AI 中的答复技能支持从历史邮件对话中学习。通过创建存储过去邮件数据的本地数据库，AI 可以分析先前的通信，增强其答复的准确性和上下文相关性，以获得更精确、上下文感知的答复。

您可以手动将历史邮件添加到邮件学习中。或者 启用自动添加功能 ，以便邮件在发送后立即添加到邮件学习中，帮助 Al 系统更好地学习和适应。

手动添加

1. 单击 Kutools AI 窗格中的答复或快速答复框中的邮件学习按钮。

2. 单击手动添加按钮。

3. 在弹出的手动添加对话框中，选择您要学习的邮件并单击确定。

• 要选择一个账号的所有邮件，请选中账号前的复选框。
• 要逐一选择邮件，请选中邮件前的复选框。
• 要选择最近一个月的邮件，请单击“上个月的邮件”链接。
• 要选择最近一年的邮件，请单击“去年的邮件”链接。

4. 弹出一个对话框提醒您需要学习的邮件数量。点击是。

5.另一个对话框弹出，提醒您已成功学习的邮件数量。点击确定。

自动添加

单击 Kutools AI 窗格中的答复或快速答复框中的邮件学习按钮，然后按以下步骤操作。

1. 选中自动添加复选框。
2. 通过标记每个地址旁边的复选框来选择邮件账号，以便从这些账号发送的邮件将自动添加到邮件学习中。
3. 单击保存按钮。

控制手动/自动模式并自定义显示偏好

Kutools AI允许您自定义其操作和视觉界面，以适应您的个人偏好和工作流程：

• 某些技能最初设置为 自动模式，而其他技能在 手动模式下操作。要为特定技能在手动和自动模式之间切换，只需单击 切换 按钮，位于技能框的右上角。
  

  以下是阅读窗格和撰写窗格中自动化技能的区别：

  • 阅读窗格：设置为自动模式的技能将在每次切换到新邮件时自动运行。
  • 撰写窗格：在自动模式下的技能将在草稿选择更改时自动运行，除了“继续撰写”技能，它仅在内容本身更改时运行。
  注意事项：

  在将技能切换到手动模式后，单击生成按钮以获取结果。如果在邮件中选择了文本，技能将仅处理所选内容；否则，它将处理整个邮件。 在自动模式下，技能将在您选择邮件后处理整个邮件。如果您只想处理邮件的一部分，请突出显示所需部分，然后单击左下角的重新生成图标。

• 您可以通过选择 单页视图 来个性化显示，以一次查看 Kutools AI 窗格中的所有技能，或 Kutools AI 窗格，或 标签视图 将技能组织到单独的选项卡中。
  

最大化 Kutools AI 效率的技巧

以下是在 Outlook 中使用 Kutools AI 的一些技巧和窍门：

您可以在 Kutools AI 窗格中快速控制和访问的内容

要在阅读窗格和撰写窗格之间切换，请切换阅读/撰写窗格按钮。 要在单页视图和标签视图之间切换，请切换单页/标签视图按钮。 要在 Kutools AI 窗格中轻松切换不同的 AI 提供商和模型，请单击使用的 AI 模型下拉菜单，并从列表中选择您偏好的选项。 要为特定技能在手动和自动模式之间切换，只需单击 切换 按钮，在该技能框中。 如有需要，单击展开内容按钮以查看结果的完整内容。 技能使用的语言将默认匹配您的 Outlook 设置。您可以通过在技能框中选择语言下拉菜单来更改它。 通过展开其他选项下拉菜单，您可以选择一个选项来指导 AI生成更具体的结果。 AI生成的内容可能不正确，请考虑验证重要信息。

您可以在技能框中对生成的内容进行的操作