解锁邮件新纪元：用 Kutools AI Assistant 提升 Outlook 效率

在快节奏的数字通信时代，高效是关键，合理管理你的邮件能为你节省大量时间和精力。Kutools AI Assistant for Outlook 登场，这是一款强大的工具，通过引入智能技能提升你的邮件体验，让你的工作流程更加流畅。无论是撰写邮件、翻译内容，还是回复邮件，Kutools AI 都具备多种功能，可以彻底改变你与邮件的交互方式。通过本教程，你将了解 Kutools AI Assistant for Outlook 的功能、为何它必不可少、如何进行设置，以及如何将其融入日常邮件处理，从而实现极致效率。

• 在以下场景中使用 Kutools AI 的案例收件邮件：
  • 邮件概要
  • 快速答复
• 在以下场景中使用 Kutools AI 的案例发件邮件：
  • 邮件撰写
  • 续写

• 自定义并添加技能以满足个性化使用
• 结合邮件历史智能优化答复内容
• 灵活切换手动/自动模式，个性化设置显示偏好

• Kutools AI 窗格中的便捷控制与快速访问
• 技能盒内生成内容的管理
• Kutools AI 高效使用最佳实践

Kutools AI for Outlook 是什么？

Kutools AI for Outlook 是由 ExtendOffice 开发的高级功能，将 OpenAI、GoogleAI 等顶尖模型的 AI 技术无缝集成到日常邮件处理过程中。作为 Kutools for Outlook 超过100 款工具组件的一部分，彻底改变你管理和处理邮件的方式。借助直观界面，Kutools AI 为邮件阅读和写作提供强大功能，大幅提升工作效率。

阅读面板技能（用于分析和应答已接收邮件）

• 概要：获取简明扼要的摘要，快速了解冗长邮件的核心内容。
• 答复: 利用 AI 高效生成针对邮件的详细响应。（支持引用已发送邮件，提供相关信息。）
• 快速答复: 展示多样答复选项，并根据你选择的方向生成答复内容。（支持引用已发送邮件，提供相关信息。）
• 感谢答复：快速生成简洁的感谢信，助你高效表达谢意。
• 翻译：即时将收到的邮件翻译为你偏好的语言，实现无障碍沟通。
• 分析：分析邮件内容情绪倾向，帮助你判断情感为正面、负面或中性。
• 提取：从邮件中提取结构化信息，例如姓名、地点、日期及金额，助你快速掌握内容关键数据。
• 自定义技能：通过自定义角色提示、命令提示，并添加更多选项，打造属于你自己的专属技能，以满足个性化邮件管理需求。

写作面板技能（用于撰写和润色外发邮件）

• 撰写：借助 AI 辅助快速起草邮件，并获得个性化建议。
• 润色：自动优化邮件草稿的语法、语气和风格，打造专业表达。
• 续写：AI 根据上下文提供建议和续写内容，帮你顺利完成草稿。
• 翻译：轻松将邮件草稿翻译成其他语言，助力全球沟通。
• 检查：纠正邮件中的拼写与语法错误，确保语言准确无误。
• 扩展：扩充邮件关键信息，提供详细说明，使内容更全面。
• 建议：通过逻辑分析或内容审查，提供逻辑改进或敏感内容的建议。
• 自定义技能：通过自定义角色提示、命令提示，并添加更多选项，打造属于你自己的专属技能，以满足个性化邮件管理需求。

为什么选择 Kutools AI Assistant 搭配你的 Outlook？

在当今快节奏的数字世界，有效沟通至关重要。Kutools AI Assistant 利用前沿 AI 技术，确保你的邮件不仅被阅读，更被感受、理解和认可。这关乎提升你的邮件效率，让每一次交流都更加深刻和有影响力。不论你是应对海量日常邮件，还是专注某封关键信息，Kutools AI 都是你的战略合作伙伴，助你始终领先于沟通赛场。以下是 主要优势：Kutools AI 带来的

⏰ 自动节省时间： 自动化日常邮件任务，如邮件概要和快速答复，为你腾出精力专注更重要的事务，全面提升生产力。

🌐 多平台 AI 集成： Kutools AI 支持多种 AI 平台，包括 OpenAI、GoogleAI、ZhipuAI、DashScopeAI、BaiduAI、SenseNovaAI，让你灵活选择最合适的 AI 模型，实现高效、精准的邮件管理。

🖥️ 用户友好界面： 界面简洁直观，操作便捷，无论技术水平如何，用户都能轻松提升邮件管理与交流体验。

🌓 双模式功能： Kutools AI 提供 手动模式 与 自动模式。在自动模式下，邮件概要和快速答复等任务会自动生成，模式切换只需一键，便于根据实际工作流灵活调整。

💡 自定义技能：你可以根据个人邮件管理需求，打造专属 Kutools AI 技能。自定义角色提示、命令提示及附加选项，确保 AI 按你的设想工作，实现极致灵活与高效。

📚 邮件历史学习：在生成答复时，Kutools AI 会（你已添加历史邮件时）学习你以往的邮件互动，提供更精准的上下文响应。随着使用，答复将更贴合你的沟通风格，实现个性化交流。

🌍语言翻译能力： 借助顶级模型实现精准翻译，无障碍打破语言壁垒，轻松应对全球沟通。

⚙️ 与 Outlook 无缝集成： 专为 Outlook量身定制，直接在熟悉的环境内提升邮件体验，确保操作直观高效。

✏️ 明确并展现专业形象： 采用先进语言模型优化你的邮件，确保每封信都清晰专业。

🔐 增强隐私与安全： 采用最新加密与安全协议，保障你的邮件数据安全，让沟通更安心。

如何设置 Kutools AI Assistant for Outlook，提升邮件效率？

只需几个步骤，即可用 Kutools AI Assistant 改变你的邮件体验。以下为你详细介绍在 Outlook 中设置 Kutools AI 的操作流程。

步骤1：安装 Kutools AI

访问下载页面，下载并安装 Kutools for Outlook，即可获取 Kutools AI。

步骤2：激活 Kutools AI

1. 安装 Kutools for Outlook 后，进入 Kutools选项卡，点击 AI Assistant。

2. Kutools AI 指南 对话框会弹出，介绍Kutools AI提供的技能。点击“下一步”继续。

3. 出现使用前须知 ，请点击 下一步。

4.现在，你只需选择一个 AI 提供商并输入对应的 API 密钥，即可激活 Kutools AI。完成后点击 OK。

点击 OK 后，Kutools AI 窗格会如图在 Outlook右侧显示。继续阅读，了解更多实际应用案例吧！

通过案例在工作流程中灵活运用 Kutools AI Assistant

邮件概要：从冗长邮件中提炼要点

你刚打开收件箱，就收到一封客户详细描述项目进展和新需求的长邮件。不必自己通读冗长内容，你可直接依赖 Kutools AI 的“概要”技能。当你打开邮件，AI 会迅速生成精炼摘要，突出关键信息，帮助你迅速把握核心内容，合理规划后续工作，节省宝贵时间，也避免遗漏重要信息。

1. 在 Kutools AI 窗格中，请确保当前处于阅读面板。
2. 选择你需要总结的邮件。

“概要”区域会自动生成该邮件核心要点的简明概述，如下方所示：

快速答复：即时生成、上下文关联的回复

无需从零开始构思回复，Kutools AI 的“快速答复”技能会分析邮件上下文，智能推荐多个答复方向，便于迅速生成详细的回复。

1. 在 Kutools AI 窗格中，请确认位于阅读面板。
2. 选中你需要回复的邮件。快速答复技能会自动生成多个答复方向，如下：

   

   提示:

   • 如果选中邮件中的部分文本，将只针对所选内容生成回复，否则会以整封邮件为基础生成回复。
   • 如果所有答复方向都不合适，可点击“未找到满意的？”链接，输入你的自定义答复方向。

3. 选择其中一个答复方向，生成回复。

4. 点击“答复”按钮，AI生成的回复会被插入邮件草稿，便于后续查看、编辑与发送。

   

邮件撰写：在 AI 指导下高效起草首封邮件

当你需要会议后跟进客户却不知从何开头时，Kutools AI 的“撰写”技能就能帮你一臂之力。你只需输入关键信息，Kutools AI 即可给出针对需求的短语和结构，快速生成清晰、专业的初稿。

1. 在 Kutools AI 窗格中，请确保处于写作面板。
2. 在“撰写”模块中输入关键要点，点击“生成”按钮即可。
3. 点击“插入”按钮将生成的草稿添加至邮件正文。

续写邮件：轻松接续未完成内容

你本来正在详细起草一封邮件，却因为中途被打断而未能完成。当你回到工作时，Kutools AI 的“续写”技能已准备好协助你继续写作。AI 会自动读取未完成草稿的上下文，智能给出续写和完善建议。

续写技能的工作原理如下：当你在收件箱内回复邮件时，阅读面板会自动切换到写作面板。在你开始起草内容时，“续写”技能会自动继续完善草稿。生成内容后，点击“插入”即可快速补全草稿。

将 Kutools AI 打造成你的个人助理

通过个性化添加与调整技能，并让 AI 学习你的邮件历史，Kutools AI 可进一步优化成你的专属助手。借助这些特性，你将获得更准确、契合上下文的响应，并能针对需求灵活微调 AI 技能。

• 自定义并添加技能，实现个性化使用
• 结合邮件历史智能定制答复
• 灵活掌控手动/自动模式，调整内容显示偏好

自定义并添加技能，实现个性化使用

在 Kutools AI 窗格底部有 “技能库管理”按钮，点击后会弹出 “技能库管理”对话框。

在“技能库管理”对话框中，可对阅读面板及写作面板分别配置技能：

1. 选择“阅读面板”或“写作面板”，管理该面板下的各类技能。
2. 勾选技能前的框即可激活，并在 Kutools AI 窗格中显示；取消勾选即禁用并隐藏该技能。
3. 选择任意技能，即可自定义其详细设置，包括：
   • 角色提示：指示 AI采取特定行为或风格。
   • 命令提示：指示 AI 执行指定操作。
   • 附加选项：可进一步定制，也可借助“添加选项”按钮，扩展其他设置。
4. 点击“添加技能”，即可新增一项专属技能，以满足特殊需求。

结合邮件历史智能定制答复

Kutools AI 的答复技能可逐步学习历史邮件对话。通过本地数据库存储过往邮件数据，AI 能分析历史沟通，提高回复的准确度及上下文相关性，实现更精准、智能的个性化回答。

你可以手动添加历史邮件到邮件学习，或 启用自动添加 ，让邮件发送后即时归入邮件学习，加速 AI 系统的学习与适应。

手动添加

1. 在 Kutools AI 窗格中的 答复 或 快速答复 框内，点击“邮件学习”按钮。

2. 点击“手动添加”按钮。

3. 在弹出的“手动添加”对话框中，选择需要学习的邮件并点击 OK。

• 如需全选 某账号下所有邮件，勾选账号名前的框即可。
• 如需逐一勾选邮件，只需在邮件前勾选即可。
• 如需选择 最近一个月的邮件，请点击“ 上个月的邮件 ”链接。
• 如需选择 最近一年的邮件，请点击“ 去年的邮件 ”链接。

4. 系统会弹窗提示需学习邮件的数量。点击“是”继续。

5.另一弹窗会提示已成功学习的邮件数量。点击 OK。

自动添加

在 Kutools AI 窗格的 答复 或 快速答复 框点击“邮件学习”按钮后，请按如下操作。

1. 勾选“自动添加 ”复选框。
2. 通过勾选邮箱地址旁的复选框，选择需自动添加邮件的账号，发送的邮件将直接归入邮件学习库。
3. 点击保存按钮。

灵活掌控手动/自动模式，调整内容显示偏好

Kutools AI 支持根据个人需求，灵活自定义操作方式及视觉界面，适配你的工作流与习惯：

• 部分技能初始为 自动模式，也有其他技能为 手动模式。如需为某项技能切换手动与自动模式，仅需点击 切换 按钮（位于技能框右上角）。
  

  阅读面板与写作面板的自动化技能区别如下：

  • 阅读面板：设置为自动模式的技能，每次切换新邮件将自动运行。
  • 写作面板：自动模式下，草稿选择项变更会自动运行技能，续写技能除外，仅在内容变更时自动触发。
  提示：

  切换到手动模式后，需点击“生成”以获取结果。若选中部分文本，仅处理所选内容，否则处理整封邮件。 自动模式下，技能会在你选择邮件后，自动处理全部内容。如仅需处理部分内容，请先选中对应区段，再点击左下方的“重新生成”图标。

• 你可通过选择以下展示方式个性化显示： 单页视图 可同时一览 Kutools AI 窗格内的所有技能模块，或选择 Kutools AI ，也可 分页视图 将各技能模块分标签管理。
  

Kutools AI 高效使用技巧

以下是 Kutools AI 在 Outlook 中应用的一些实用技巧：

Kutools AI 窗格中的快捷控制与访问

可通过切换“阅读/写作面板”按钮，便捷切换阅读面板和写作面板。 切换“单页/分页视图”按钮，轻松实现单页视图与分页视图切换。 如需快速切换不同 AI 提供商或模型，请点击 Kutools AI 窗格中的“AI 模型使用”下拉菜单，选取你偏好的选项。 如需为某项技能切换手动与自动模式，只需点击 切换 按钮（位于技能框内）。 如需完整查看结果内容，可点击“展开内容”按钮。 某项技能所用语言默认与 Outlook 设置一致。你可在技能框中选择“语言”下拉，灵活更改。 展开“附加选项”下拉菜单，根据实际需求指定参数，引导 AI生成更定向结果。 AI生成的内容可能不完全准确，请对重要信息谨慎核查。

技能框内，如何处理 AI生成内容