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解锁电子邮件的未来:使用 Kutools 的 AI 邮件助手提高 Outlook 效率

与您一起踏上变革之旅 库工具' 人工智能邮件助手,您的 Outlook 不再只是一个电子邮件客户端,而是一个高效、清晰和洞察力的灯塔。这一开创性的工具超越了传统的电子邮件管理,提供了复杂性和简单性的结合,重新定义了您的通信。通过利用 GPT-3.5 和 GPT-4 等先进 AI 模型的强大功能,AI 邮件助手全面提升了您的电子邮件体验。它带来了四个关键特征: 回复电子邮件,反应如此细致入微,让人感觉是您亲自设计的; 优化电子邮件,完善您的信息以获得最大影响; 电子邮件摘要,将复杂的线索提炼成简洁的概述;和 翻译电子邮件,毫不费力地打破语言障碍。这不仅是对您的电子邮件例行程序的增强;这是一次彻底的检修。

Kutools for Outlook 中的 AI 邮件助手是什么?

为什么为您的 Outlook 选择 AI 邮件助手?

如何设置AI邮件助手以提高邮件效率?

在您的工作流程中使用 AI 邮件助手并举例

最大化AI邮件助手效率的技巧


Kutools for Outlook 中的 AI 邮件助手是什么?

库工具' 人工智能邮件助手,其中脱颖而出 100+ 的高级功能 Kutools for Outlook,是精心打造的杰作 扩展办公室。它代表了电子邮件创新的顶峰,将 GPT-3.5 和 GPT-4 等 AI 模型的功能与 Outlook 用户的日常需求相融合。这 人工智能邮件助手 通过四个关键功能改变您的 Outlook 体验:

  • 回复电子邮件:精心设计的回复能够反映您的个人风格和语气,得益于其深度学习功能,每条回复都仿佛直接来自您。
  • 优化电子邮件:增强您的电子邮件以确保清晰度和专业性,应用先进的语言模型来完善和润色您的消息。
  • 电子邮件摘要:对冗长的电子邮件线索进行简洁摘要,采用自然语言处理来提取和呈现要点,节省您的时间和精力。
  • 翻译电子邮件:通过将电子邮件翻译成多种语言,使用复杂的语言模型进行准确且与上下文相关的翻译,从而消除语言障碍。

通过将这些功能集成到您的日常电子邮件例程中, 人工智能邮件助手 不仅简化您的工作流程,还丰富您的沟通,确保您发送或接收的每封电子邮件都符合效率和效果的最高标准。

升级您的电子邮件体验 Kutools for Outlook!释放收件箱的潜力 超过100种方便的工具 旨在简化您的电子邮件日常工作,满足基本和高级需求。探索所有功能,无需承担任何风险,即可获得变革性的电子邮件体验。 立即下载并简化您的电子邮件任务!

为什么为您的 Outlook 选择 AI 邮件助手?

在当今快节奏的数字世界中,有效的沟通是关键。这 人工智能邮件助手 利用尖端的人工智能技术,确保您的电子邮件不仅被阅读,而且被感受、理解和欣赏。这是为了提升您的电子邮件游戏,让每次互动都更有意义、更有影响力。无论您是管理大量的日常电子邮件还是专注于一条关键消息,AI 邮件助手都是您的战略合作伙伴,确保您在通信游戏中保持领先地位。以下是一些 主要好处 此功能提供:

⚙️ 与 Outlook 无缝集成: 它专为 Outlook 设计,可在熟悉的环境中增强您的电子邮件体验,确保直观高效的工作流程。

📧 个性化电子邮件回复: 它利用 GPT-3.5、GPT-4 和 Gemini 等人工智能模型,制作反映您独特风格和语气的回复,确保每封电子邮件都感觉是您亲自撰写的。

✏️ 增强清晰度和专业性: 利用先进的语言模型来优化您的电子邮件,保证您发送的每条消息的清晰度和专业性。

📄 高效的电子邮件摘要: 采用自然语言处理来提供冗长电子邮件线程的简明摘要,仅提取和呈现基本信息。

???? 语言翻译能力: 通过复杂的模型打破语言障碍,实现准确翻译,让全球沟通变得轻松。

🔄 适应性学习: 不断了解您的电子邮件行为和偏好,以更好地满足您的需求,随着时间的推移改进其帮助,在使用回复电子邮件功能时提供更加个性化的支持。该系统会根据您的交互模式进行调整,以提高您回复的准确性,确保回复更加准确并适合您的沟通风格,最终带来更高效、更有效的电子邮件管理体验。

节省时间的自动化: 自动执行日常电子邮件任务,例如组织电子邮件和安排后续行动,从而腾出时间来处理更重要的任务并提高整体工作效率。

🖥️ 用户友好界面: 具有直观且易于导航的界面,使所有技术水平的用户都能轻松增强电子邮件管理和沟通。

🔐 增强的隐私和安全性: 使用最新的加密和安全协议来确保您的电子邮件数据受到保护,让您在通信安全方面高枕无忧。


如何设置AI邮件助手以提高邮件效率?

改变您的电子邮件体验 人工智能邮件助手 距离酒店仅几步之遥。在这里,我们向您展示如何设置的分步指南 人工智能邮件助手 在您的 Outlook 中。

步骤一:安装AI邮件助手

导航到 下载页面 下载并安装 Kutools for Outlook.


第二步:开启AI邮件助手功能

1.安装后 Kutools for Outlook,转到 库工具 选项卡,然后单击 人工智能邮件助手.

2. 人工智能邮件助手 窗格显示在 Outlook 窗口的右侧。

3. 同时, AI邮件助手使用指南 弹出对话框。介绍了AI邮件助手的四大功能。点击 下一页 按钮继续。

备注:该弹框仅在您首次启动AI邮件助手时才会出现。如果您以后想再次访问本指南,只需单击 按钮。

4.另一个 AI邮件助手使用指南 弹出对话框。它介绍了 使用条款 这个工具的。点击 OK 关闭对话框。或点击 返回 返回上一个 AI Mail Assistant 指南对话框。

Tips:
  • 目前我们不提供中间AI服务器服务,也不提供定制的AI模型 ExtendOffice。要使用 Al Mail Assistant,您需要注册一个帐户并从我们支持的 Al 提供商处获取 API 密钥。
  • 我们提供三种人工智能提供商:
    OpenAI (受到推崇的), 谷歌人工智能 (免费),以及 蔚蓝人工智能.
    如果您不知道如何获取每个 AI 提供商的 API 密钥,请单击 学习如何 上面对话框中的链接可转到教程页面。
    或者如果您想快速获取API密钥,您可以点击 立即获取您的API密钥 上面对话框中 OpenAI 和 GoogleAI 的链接可直接创建您的 API 密钥。
  • 隐私和安全:
    ExtendOffice 严格保护您的个人隐私,不收集您的私人数据。您的敏感信息(例如 API 密钥)将被加密并仅存储在您的计算机上。与 Al 的所有数据交换仅限于 Al 提供商和您的计算机之间,并且绝不会发送至 ExtendOffice.

步骤 3:配置 AI Mail Assistant 设置以供个性化使用

在AI邮件助手面板中,请点击 人工智能配置 图标打开 人工智能设置 对话框。您可以从三个方面进行设置: 人工智能配置, 操作知识库.

AI配置设置

人工智能配置 选项​​卡中 人工智能设置 对话框,请按照以下步骤操作:

1. 选择AI提供商(OpenAI, 谷歌人工智能蔚蓝人工智能)从 人工智能提供商 下拉列表。

2. 将您的 API 密钥复制并粘贴到 API密钥 文本框。

:
  • 默认情况下,API 密钥在粘贴后将被隐藏。单击并按住 图标来显示它。
  • 如果您不知道如何创建API密钥,请点击相应的 如何在 OpenAI/GoogleAI/AzureAI 中创建 API 密钥 对话框中的链接。

3. 选择型号(GPT-3.5-涡轮, gpt-4-turbo-预览GPT-4)从 型号 下拉列表。

备注:本 gpt-4-turbo-预览 model 支持回复冗长的电子邮件,而 gpt-3.5-turbo 可能不支持。

4.最后,单击 保存 按钮。

Tips::
  • 如果您不配置 人工智能提供商 信息,当您使用 人工智能邮件助手 实用程序,一个警告对话框 Kutools for Outlook 会弹出。 点击 人工智能设置 AI提供程序配置界面,以便您可以正常使用该实用程序。或者您可以点击 没有 暂时不要设置。
操作设置

AI提供商信息配置完成后,进入 操作 选项卡来定义模型的角色,并指定它应在该角色中执行的任务。

操作 部分,有四个选项卡: 回复电子邮件, 优化电子邮件, 电子邮件摘要翻译电子邮件。导航到每个选项卡以自定义 角色提示命令提示符 根据您的喜好。

备注:为了您的方便,角色提示符和命令提示符的默认设置已预先配置。请随意修改这些或创建新的以更好地满足您的需求。

动作配置示例

例如,我想将电子邮件翻译成法语。您可以执行以下操作:

  1. 导航到 翻译电子邮件 ,在 操作 部分。
  2. 修改 命令提示符 在文本框中。
    在这里,更改文本“请将以下内容翻译成 中文:” 到正文“请将以下内容翻译成 法国总部办公室:”。
  3. 点击 保存 按钮。

备注: 如果你想使用默认的 角色提示命令提示符 再次单击 重设 按钮。
Tips::如果您不知道角色提示符和命令提示符的含义,让我们将它们分解为更简单的术语。
  • 角色提示:这就像告诉 AI 戴什么帽子或穿什么鞋走路。如果你说,“成为一名客户服务代理”,AI 就会戴上客户服务帽子,像客户服务代理一样说话和思考。它使用客户服务人员会使用的语言和建议。
  • 命令提示符:这就像给人工智能一项特定的工作或任务。例如,如果您说“对此电子邮件写一封友好的回复”,您就是在告诉人工智能您需要它做什么。然后,人工智能会专注于以友好的方式撰写回复,就像您所要求的那样。

总之,角色提示设置了人工智能假装的身份,命令提示则告诉它在扮演该角色时要做什么。

知识设置

要提高 AI 回复的准确性和上下文相关性,请访问 知识库 选项卡添加历史电子邮件。

知识的作用是什么?

知识库 充当集中式本地数据库,存储历史电子邮件数据。它通过分析和学习过去的电子邮件通信来提高人工智能响应的准确性和上下文相关性。

知识的运用

您还可以 手动将历史电子邮件添加到知识库。 或 启用自动添加功能 使得邮件发送后立即添加到知识库中,帮助AI系统更好地学习和适应。

手动添加

1。 点击 手动添加 按钮。

2.在弹出窗口中 手动添加 对话框中,选择您想要了解的电子邮件并单击 OK.

  • 选择 帐户的所有电子邮件,勾选账户前的复选框
  • 选择 一封一封的电子邮件,选中电子邮件前的复选框。
  • 选择 最近一个月的电子邮件,点击 最近一个月的电子邮件 链接;
    或者选择 最近一年的电子邮件,点击 最近一年的电子邮件 链接。

3. 弹出对话框提醒您需要学习的电子邮件数量。点击 .

4. 弹出另一个对话框,提醒您已成功学习的电子邮件数量。点击 OK.

备注:如果该邮件已经学习过,或者有重复邮件,或者邮件内容过长,系统会自动跳过。
自动添加
  1. 访问 自动添加 复选框。
  2. 通过标记每个地址旁边的复选框来选择您想要添加的电子邮件地址。
  3. 点击 保存 按钮。

Tips:
  • 电子邮件添加到 Knowledge 后,您可以看到 对话次数 总共学过的内容在右上角 知识库 部分 人工智能设置 对话。
  • 无论你是否选择 手动添加 or 自动添加 知识数据库中的电子邮件 人工智能设置 对话框,电子邮件仅来自 发送的邮件 文件夹中。
    它只从对话中学习,这意味着存在来回对话。如果电子邮件只是发送出去而不是回复链的一部分,则它将不会包含在学习过程中。

在您的工作流程中使用 AI 邮件助手并举例

配置完成后 人工智能邮件助手,您现在可以使用AI邮件助手的四大关键功能了。

回复电子邮件:通过分析过去的电子邮件通信来撰写回复

想象一下,您收到了客户发来的一封电子邮件,询问有关您几周前讨论过的项目的详细信息。您无需手动梳理电子邮件,而是使用 人工智能邮件助手's 回复电子邮件 特征。通过分析您过去的电子邮件通信,人工智能会制作出全面且连贯的回复,捕获有关项目的所有必要细节,反映您的个人语气并确保通信的连续性。

1. 选择您要回复的电子邮件或电子邮件中的文本后,单击 回复电子邮件 中的图标 人工智能邮件助手 窗格。

备注:如果您选择电子邮件中的文本,它将回复所选内容。否则,它将回复整封电子邮件。

2。 点击 产生 按钮。

备注:生成过程中,如果您不想生成内容,可以点击 Stop 停止 按钮。

3. 您可以看到生成的回复自动作为草稿插入到电子邮件正文中。

Tips:
  • 你可以点击 复制 按钮复制整个内容。
  • 你可以点击 刷新 按钮重新生成新回复。
  • 它还允许您复制文本的选定部分。突出显示要复制的文本后,只需按 按Ctrl + C 键或右键单击突出显示的部分并选择 复制 Ctrl+C 从上下文菜单。
  • AI生成的内容可能不正确,请在发送回复之前考虑验证重要信息。
  • 点击 附加选项 按钮可以直接访问 操作设置 等加工。为 回复电子邮件 的功能 人工智能设置 页面上发布服务提醒。
    点击 知识库 按钮可以直接访问 知识设置 ,在 人工智能设置 页面上发布服务提醒。

优化电子邮件:重新措辞以使其清晰

在发送一封重要的电子邮件之前,您决定完善其内容以提高清晰度和影响力。通过选择您的草稿并单击 优化电子邮件 图标, 人工智能邮件助手 重新表述您的信息,使其更加简洁、有说服力和专业。这可以确保您的建议不仅得到好评,而且得到充分理解,从而增加您获得积极回应的机会。

1. 选择草稿电子邮件或草稿电子邮件中要改写的文本后,单击 优化电子邮件 中的图标 人工智能邮件助手 窗格。

备注:如果您在电子邮件中选择文本,它将优化所选内容。否则,它将优化整个电子邮件。

2。 点击 产生 按钮。

备注:生成过程中,如果您不想生成内容,可以点击 Stop 停止 按钮。

3. 优化内容生成后,点击 插页 按钮将其插入电子邮件正文中。

Tips:
  • 你可以点击 复制 按钮复制内容。
  • 你可以点击 刷新 按钮重新生成新回复。
  • 它还允许您复制文本的选定部分。突出显示要复制的文本后,只需按 按Ctrl + C 键或右键单击突出显示的部分并选择 复制 Ctrl+C 从上下文菜单。
  • AI生成的内容可能不正确,请在发送回复之前考虑验证重要信息。
  • 点击 附加选项 按钮可以直接访问 操作设置 等加工。为 优化电子邮件 的功能 人工智能设置 页面上发布服务提醒。

电子邮件摘要:总结很长的电子邮件线程以便快速理解

面对包含各种参与者和讨论要点的冗长电子邮件线程,您转向 人工智能邮件助手's 电子邮件摘要 特征。只需单击一下,该工具即可将线索提炼成简洁的摘要,突出显示关键决策和行动项目。此摘要使您能够快速掌握讨论的实质,而无需仔细阅读整封长电子邮件。

1. 选择要摘要的电子邮件或电子邮件中的文本后,单击 电子邮件摘要 中的图标 人工智能邮件助手 窗格。

备注:如果您在电子邮件中选择文本,它将总结所选内容。否则,它将总结整封电子邮件。

2。 点击 产生 按钮。

备注:生成过程中,如果您不想生成内容,可以点击 Stop 停止 按钮。

3. 可以看到邮件摘要已成功生成。

Tips:
  • 你可以点击 复制 按钮复制内容。
  • 你可以点击 刷新 按钮重新生成新回复。
  • 它还允许您复制文本的选定部分。突出显示要复制的文本后,只需按 按Ctrl + C 键或右键单击突出显示的部分并选择 复制 Ctrl+C 从上下文菜单。
  • AI生成的内容可能不正确,请在发送回复之前考虑验证重要信息。
  • 点击 附加选项 按钮可以直接访问 操作设置 等加工。为 电子邮件摘要 的功能 人工智能设置 页面上发布服务提醒。

翻译电子邮件:将外国客户的电子邮件翻译成您的首选语言

收到来自外国客户的重要电子邮件,其语言是您不完全理解的,您可以使用 翻译电子邮件 的特点 人工智能邮件助手。通过选择文本并启动翻译,人工智能可以将准确且与上下文相关的翻译翻译成您的首选语言。这不仅打破了语言障碍,还确保您能够做出适当的反应并保持顺畅的沟通。

1. 选择要翻译的电子邮件或电子邮件中的文本后,单击 翻译电子邮件 中的图标 人工智能邮件助手 窗格。

备注:如果您选择电子邮件中的文本,它将翻译所选内容。否则,它将翻译整个电子邮件。

2。 点击 产生 按钮。

备注:生成过程中,如果您不想生成内容,可以点击 Stop 停止 按钮。

3. 可以看到翻译内容已成功生成。

Tips:
  • 你可以点击 复制 按钮复制内容。
  • 你可以点击 刷新 按钮重新生成新回复。
  • 它还允许您复制文本的选定部分。突出显示要复制的文本后,只需按 按Ctrl + C 键或右键单击突出显示的部分并选择 复制 Ctrl+C 从上下文菜单。
  • AI生成的内容可能不正确,请在发送回复之前考虑验证重要信息。
  • 点击 附加选项 按钮可以直接访问 操作设置 等加工。为 翻译电子邮件 的功能 人工智能设置 页面上发布服务提醒。

最大化AI邮件助手效率的技巧

  • 熟悉所有功能
    花一些时间探索 AI 邮件助手的每个功能,以充分了解其功能以及它如何最好地满足您的需求。
  • 自定义设置供个人使用
    定制每个操作选项卡中的角色提示符和命令提示符设置,以符合您的沟通风格和偏好。这种定制使人工智能能够提供更加个性化和有效的帮助。
  • 定期更新知识库
    无论是手动还是自动,保持您的知识数据库处于最新状态,以增强人工智能对您的沟通风格的理解并提高其响应的相关性。
  • 审查人工智能生成的内容
    在发送人工智能生成的回复、摘要或翻译之前,请务必对其进行审查并可能进行调整。这可以确保准确性并保持通信质量。
  • 随时了解更新
    密切关注AI邮件助手新增的更新和新功能,不断提升您的邮件管理效率。

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