在Outlook中接收时自动转发所有或特定邮件
Kutools for Outlook
当您外出度假时,可能会有一些需要在假期期间及时回复的邮件。高效的做法是将这些邮件自动转发给其他人,并让他们代为回复,这样您的假期就不会被这些烦人的邮件打扰。使用Outlook内置的功能,您需要设置一个耗时的规则来在接收邮件时自动转发它们。但现在,借助Kutools for Outlook的自动转发工具,自动转发不再是问题。您不仅可以轻松地在接收所有邮件时自动转发,还可以根据特定条件自动转发某些邮件。
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- 通过规则实现自动抄送密送、自动转发;无需 Exchange 服务器即可发送自动答复(外出)...
- 当您在密件抄送列表中回复所有人时,获得诸如答复的邮件为 BCC 时提醒等提示,并在忘记附件时收到提醒...
- 通过带附件回复(全部)、自动添加问候语或日期时间至签名或主题、批量回复邮件等功能提高邮件效率...
- 通过撤回邮件、附件工具(压缩所有附件、自动保存所有附件...)、删除重复邮件以及快速报告等功能简化邮件操作...
在Outlook中接收时自动转发所有邮件
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借助Kutools for Outlook的自动转发工具,所有到达的邮件都会按照以下方式自动转发给指定的人。
1. 请通过点击 Kutools Plus > 转发 > 启用自动转发 来启用自动转发工具。参见截图:
注意:如果已经存在自动转发规则,请首先通过点击 Kutools > 转发 > 启用自动转发 来激活自动转发工具,然后通过点击 Kutools > 转发 > 规则管理 打开自动转发设置对话框。
2. 接着会弹出一个自动转发设置对话框。请点击新建按钮。注意:如果是第一次使用该功能,您可以在对话框中看到一些示例供参考,您可以删除它们。
3. 在规则向导对话框的第一个界面中,保持所有复选框未选中状态,点击下一步,随后会弹出一个对话框提醒您这将适用于每封收到的邮件。参见截图:
4. 在下一个界面中,同样保持所有复选框未选中状态,然后点击下一步。参见截图:
5. 在最后一步,为规则命名并添加描述,点击 收件人选择或指定要转发到的电子邮件地址,然后在 设置规则选项中选择所需的选项。注意:如果您留空 规则备注,规则列表中将显示部分信息作为备注。
6. 点击确定,您可以看到新规则已在自动转发设置中创建,点击确定保存设置。
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在Outlook中按接收账户自动转发特定邮件
除了在接收所有邮件时自动转发外,您还可以在Outlook中按接收账户自动转发特定邮件。
例如,您的Outlook中有两个或多个电子邮件账户,而您不希望自动转发功能应用于所有账户,您可以配置它仅针对某个特定的接收账户进行自动转发。
1. 请通过点击 Kutools Plus > 转发 > 启用自动转发 来启用自动转发工具。参见截图:
注意:如果已经存在自动转发规则,请首先通过点击 Kutools > 转发 > 启用自动转发 来激活自动转发工具,然后通过点击 Kutools > 转发 > 规则管理 打开自动转发设置对话框。
2. 在 自动转发设置对话框中,请点击新建按钮。
3. 在第一个弹出界面中,勾选通过指定账户复选框,然后在编辑规则描述部分,点击指定以显示文本包含对话框,并选择您希望基于其进行自动转发的一个账户。
4. 点击确定 > 下一步进入规则向导的下一个界面,在此步骤中,您可以设置例外规则,直接点击下一步即可。
5. 在向导的最后一步,为规则命名并添加描述,点击收件人选择或指定要转发到的电子邮件地址,然后在设置规则选项中选择所需的选项。注意:如果您留空 规则备注,规则列表中将显示部分信息作为备注。
6. 点击确定 > 确定完成规则设置。
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通过自定义规则自动转发特定邮件
借助此工具,您还可以在Outlook中通过自定义规则自动转发特定邮件。例如,您可以根据主题、附件名称等自动转发邮件。
要根据主题自动转发邮件,请按照以下步骤操作。
1. 请通过点击 Kutools Plus > 转发 > 启用自动转发 来启用自动转发工具。参见截图:
注意:如果已经存在自动转发规则,请首先通过点击 Kutools > 转发 > 启用自动转发 来激活自动转发工具,然后通过点击 Kutools > 转发 > 规则管理 打开自动转发设置对话框。
2. 在自动转发设置对话框中,请点击新建按钮。
3. 在第一个界面中,勾选主题包含特定词语复选框,然后在编辑规则描述部分,点击特定词语打开文本包含对话框,点击新建以在搜索文本对话框中添加所需包含的文本。
4. 点击确定添加文本,在一个文本规则中,多个文本之间的关系为“和”,如果您希望文本规则之间的关系为“或”,点击新建添加新的文本。
5. 点击确定返回 规则向导,点击下一步进入第二个界面。在此步骤中,您可以设置例外情况,例如这里设置正文包含“笑话”时不转发邮件。
6. 点击下一步并在向导的最后一步设置规则名称、备注、收件人和选项,点击确定 > 确定完成设置。注意: 规则备注 如果您留空规则备注,规则列表中将显示部分信息作为备注。
从现在开始,如果到达的邮件符合您在规则中设置的条件,自动转发功能将生效。
注意事项:
1. 如果不需要自动转发工具,您可以将其关闭。您可以通过下方截图查看开启和关闭状态。
启用自动转发规则:
禁用自动转发规则:
当您启用或禁用自动转发工具时,会弹出一个对话框提醒您。
2. 如果规则描述部分中的条件过长无法在自动转发设置对话框中显示,您可以勾选规则描述换行显示复选框,这样描述将会自动换行。
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3. 您可以轻松通过点击 Kutools > 转发 > 规则管理 进入自动转发设置对话框来管理已创建的规则。
4. 要批量删除或复制列出的规则 自动转发设置 对话框,您可以首先借助 Shift 和/或 Ctrl 键选择规则,右键单击所选内容以调出如下所示的菜单,然后选择所需的选项。
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