Outlook AI句子扩展器：轻松提升您的邮件撰写能力
在当今快节奏的工作环境中，电子邮件沟通在专业互动中扮演着至关重要的角色。然而，撰写一封措辞得体的邮件需要耗费时间和精力。这正是AI句子扩展器的用武之地。这些工具利用人工智能技术，能够迅速将简短、简单的句子扩展为更加详细、专业且经过润色的内容。在本教程中，我们将探讨如何利用基于AI的句子扩展工具（包括Kutools for Outlook的AI扩展器）来提高您的邮件撰写效率。
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Kutools for Outlook的AI扩展器工具 🎞️
什么是AI句子扩展器
AI句子扩展器是一种通过添加细节、提升清晰度和增强专业性来丰富简单或简短句子的工具。使用这种工具，您无需手动重写或添加上下文，AI扩展器会在几秒钟内为您完成工作。
AI句子扩展器的主要优势：
- ✅ 添加更多细节：通过提供额外的上下文和相关信息来丰富简单的陈述句。
- ✅ 提升专业语气：确保您的邮件语气显得经过润色，适合专业场合。
- ✅ 明确主要观点：添加描述性细节有助于读者更快理解邮件的关键信息。
- ✅ 明确主要观点：添加描述性细节有助于读者更快理解邮件的关键信息。
在线AI句子扩展器
目前有许多在线AI写作工具可用于扩展句子。大多数此类工具运行在网页平台上，需要手动复制粘贴操作。
示例：使用GPT（ChatGPT）进行句子扩展
分步操作流程：
步骤1. 在Outlook中打开您的邮件草稿，并复制您想扩展的句子。
步骤2. 将其粘贴到ChatGPT界面中。
步骤3. 输入具体的扩展请求，例如，“请以专业方式扩展上述句子”，然后发送指令。
步骤4. 从ChatGPT中复制扩展后的内容并将其粘贴回Outlook邮件中。
在线AI扩展器的优缺点：
- ✅ 部分模型提供免费访问权限
- ✅ 灵活适用于创意任务
- ✅ 可定制语气和风格
- ✅ 无需安装软件
- ❌ 需要手动复制粘贴
- ❌ 速度可能因流量而变慢
- ❌ 潜在隐私问题（外部平台）
- ❌ 无法在一个视图中直接比较原始内容与扩展后内容
其他在线AI扩展器：
- QuillBot：提供多种改写模式，但也需要复制粘贴操作。
- Grammarly：主要用于语法检查，但可以改善句子的清晰度。
所有这些工具都存在同样的缺点——由于跨平台切换导致工作流中断。
Kutools for Outlook的AI扩展器工具
与在线解决方案不同，Kutools for Outlook提供了一个内置的AI扩展器，专门用于在Outlook内增强邮件撰写功能——无需在应用程序之间切换。
Kutools AI扩展器的主要优势：
- 无缝集成：在Outlook界面内流畅运行。
- 多语言支持：可从40多种语言中选择进行句子扩展。
- 部分或全文扩展：扩展选定句子或整个邮件正文，同时保持一致的语气。
- 并排比较：在专用导航窗格中轻松比较原始内容与AI扩展版本。
- 可自定义设置：调整AI语气、扩展深度或创建个性化扩展配置文件。
如何使用Kutools for Outlook的AI扩展器：
步骤1. 安装Kutools for Outlook并打开Outlook，打开您想要扩展句子的邮件草稿。
步骤2. 单击Kutools AI > AI以激活Kutools AI窗格。
如果您是首次在Outlook中使用Kutools的AI功能，将会弹出一个AI设置对话框，提示您选择AI提供商（例如OpenAI、Google Gemini、Baidu）并输入您的AI密钥。
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步骤3. 选择您想扩展的句子，然后单击AI窗格中的“扩展”选项卡并按下生成按钮。AI会立即生成扩展建议。
注意：要扩展邮件的全部内容，请不要选择任何内容，只需单击生成按钮即可。
步骤4. 查看窗格中显示的扩展建议。
- 如果您对扩展后的内容满意，请单击插入按钮
以直接替换原始句子。 - 如果扩展结果不符合您的预期，请再次单击生成按钮以创建新版本。
以直接替换原始句子。选项
选择您偏好的显示语言。
选择最适合您需求的扩展选项。
自定义您的扩展设置
单击技能库管理按钮 
，然后在管理对话框中进入扩展选项卡：
- 定义AI角色（例如客户服务代理、销售主管）以实现特定情境下的扩展。
- 调整扩展深度以实现详细或简略的阐述。
- 创建个性化的扩展语气（例如正式、友好、技术性）。
视频：如何使用Kutools for Outlook的AI扩展器工具
Kutools for Outlook的AI扩展器工具
除了句子扩展外，Kutools for Outlook还提供了其他基于AI的写作增强功能：
AI邮件完成功能：根据上下文自动补全未完成的邮件。
AI内容润色器：通过可定制的润色级别改进邮件语气、语法和风格。
AI语法检查器：在Outlook中即时检测并纠正语法问题。
AI摘要生成器：总结长邮件线程以便快速理解。
结论
尽管在线AI扩展器提供了强大的语言处理能力，但在无缝集成Outlook邮件方面仍显不足。它们需要跨平台复制粘贴，这可能会中断工作流并带来隐私风险。
相比之下，Kutools for Outlook的AI扩展器提供了一个完全集成、安全且高度可定制的解决方案。它支持实时句子扩展、多语言支持，并且无需离开Outlook即可直接应用。
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