简化邮件撰写：轻松在Outlook中使用AI

Author: Sun Last Modified: 2025-05-08

撰写电子邮件可能是一项耗时且耗费精力的任务。然而，随着人工智能技术的进步，我们现在可以利用AI工具来协助撰写邮件。AI不仅能够丰富内容并确保表达准确，还能消除语法和拼写错误，使您的邮件显得更加专业和精致。此外，它通过简化邮件撰写流程显著提升了工作效率。在本教程中，我们将探讨如何在Outlook中使用AI来简化邮件撰写，并特别关注Kutools for Outlook的AI Writer功能。

常见的AI邮件撰写工具

Kutools for Outlook的AI Writer：您的终极邮件助手

Kutools AI支持哪些版本的Outlook和账户？
Kutools AI支持哪些版本的Outlook和账户？
除了撰写邮件，Kutools AI还可以润色、扩展和续写邮件

常见的AI邮件撰写工具

有几种AI工具可以帮助撰写电子邮件，每种工具都有其独特的优势和局限性：

Outlook插件

示例：ChatGPT for Outlook, Microsoft Editor。

工作原理：这些插件允许您输入草稿并通过选择不同的风格、长度和语言对其进行优化。

局限性：许多此类插件仅适用于特定版本的Outlook和邮箱账户，获取和集成它们的过程可能较为复杂。

基于Web的AI工具

示例：ChatGPT, Gemini。

工作原理：这些工具要求您将邮件内容复制粘贴到网页界面以获得AI的帮助。

局限性：这一过程并不顺畅，因为它需要在Outlook和浏览器之间来回切换。

尽管这些工具有所帮助，但Kutools for Outlook的AI Writer提供了一个更集成且用户友好的解决方案。它兼容各种Outlook版本和账户，您只需输入一个粗略的草稿即可生成高质量的邮件。

Kutools for Outlook的AI Writer：您的终极邮件助手

Kutools for Outlook提供了一个强大的AI写作助手，可简化邮件创建。以下是您需要了解的所有内容：

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Kutools AI支持哪些版本的Outlook和账户？

支持的Outlook版本：Kutools AI兼容Outlook 2010、2013、2016、2019、2021以及Microsoft 365。

支持的账户类型：它适用于所有类型的Outlook账户，包括Exchange、Office 365、IMAP和POP3。

API密钥：用户可以集成自己的API密钥（包括Open AI、Google AI），或者使用Kutools提供的免费API密钥，在注册后可享受100次免费使用。

如何获取免费的Kutools AI密钥

Kutools AI是如何工作的

在使用Kutools for Outlook的AI之前，请先下载并安装Kutools for Outlook。

步骤1. 打开Outlook并在“主页”选项卡下点击新建邮件。

步骤2. 在邮件撰写窗口中，点击Kutools > AI，Kutools AI窗格将出现在右侧。

注意：如果您是首次使用Kutools AI，将会弹出AI配置窗口。选择您偏好的AI提供商，输入API密钥并点击保存。保存后，Kutools AI窗格将显示出来。

步骤3. 在Kutools AI窗格的撰写选项卡下：

输入简单的邮件内容：输入简短的描述或邮件草稿。
选择语言：选择您希望邮件使用的语言。
选择风格和语气：选择所需的写作风格（例如正式、随意）和语气（例如专业、友好）。
点击生成：使用生成按钮根据您的输入创建邮件内容。
检查内容：查看AI生成的邮件，确保其符合您的需求。
重新生成或插入：如果不满意，点击再次生成；如果对结果满意，点击插入将内容添加到您的邮件中。

然后生成的内容将被插入到邮件正文中。

除了撰写邮件，Kutools AI还可以润色、扩展和续写邮件

Kutools AI的功能不仅限于撰写邮件，它还提供了以下功能：

润色：通过改进语法、语气和清晰度来完善您的邮件。

扩展：为您的邮件添加更多细节，使其更加全面。

继续撰写：如果您在撰写邮件中途卡住了，AI可以帮助您无缝完成思路。

在Outlook中使用AI撰写邮件已不再是未来概念，而是能够节省时间并改善沟通的现实。虽然市面上有多种AI工具，但Kutools for Outlook的AI Writer凭借其兼容性、易用性以及润色、扩展和续写邮件等附加功能脱颖而出。无论您是忙碌的专业人士还是希望提升邮件撰写技能的人，Kutools AI都是简化您工作流程的理想助手。