Outlook 邮件的 AI 摘要功能

Author: Sun Last Modified: 2025-07-31

在当今快节奏的工作环境中，电子邮件沟通至关重要。快速提取邮件中的关键信息可以提高效率，并避免遗漏重要细节。

例如：

当收到长篇邮件时，阅读所有内容可能会耗费太多时间。快速摘要可以帮助您更快地掌握要点。
在管理与某个项目相关的多封邮件时，逐个阅读每封邮件可能非常耗时，并且容易错过关键更新。将所有相关邮件汇总成一个清晰的概览可以显著提升效率。

本教程将指导您如何使用 AI 高效地对单封和多封邮件进行摘要处理。

单封邮件摘要

方法 1：在线 AI 解决方案
方法 2：Kutools for Outlook 内置的 AI 窗格

批量邮件摘要

Kutools for Outlook 的高级 AI 摘要工具

单封邮件摘要

对单封邮件进行摘要是常见的任务，大多数 AI 工具都能轻松完成。以下是两种推荐的方法：

方法 1：在线 AI 解决方案

有许多在线 AI 工具可以快速生成内容摘要。以下是如何使用最受欢迎的工具之一 ChatGPT 为例：

步骤 1. 在 Outlook 中打开邮件，选择文本并复制（快捷键：“Ctrl” + “C”）。

步骤 2. 转到 ChatGPT 或类似的 AI 工具，粘贴邮件内容，并输入提示语如“总结以下内容：”。然后点击“发送”按钮。 .

AI 将生成简洁的摘要。根据需要复制并使用它。

如果您对提供的摘要不满意，可以添加您的要求并请求重新生成一个新的摘要。

优缺点

✔️优点

大多数在线 AI 工具免费使用。
无需安装任何软件，可立即使用。

❌缺点

手动复制和粘贴每封邮件可能很繁琐，尤其是处理多封邮件时。
存在隐私风险，因为将邮件内容粘贴到第三方 AI 工具可能导致数据泄露。

方法 2：Kutools for Outlook 内置的 AI 窗格

“Kutools for Outlook” 提供了一个“AI 窗格”，可以自动摘要邮件内容，而无需复制粘贴。

使用Kutools for Outlook解锁无与伦比的邮件处理效率！永久免费获取 70 项强大功能。立即下载免费版本！

步骤 1. 安装 Kutools for Outlook，打开 Outlook，点击“Kutools” > “AI”以激活“Kutools AI 窗格”。

注意事项:

如果您是首次在 Outlook 中使用 Kutools 的 AI 功能，会弹出一个“AI 设置”对话框，提示您选择“AI 提供商”（例如 OpenAI、Google Gemini、Baidu）并输入您的“AI 密钥”。
如果您还没有 AI 密钥，我建议您申请 Kutools AI 密钥，该密钥允许您免费使用 Kutools AI 功能 100 次。如何获取 Kutools AI 密钥？

现在 Kutools AI 窗格已激活。点击“摘要”选项卡，它将自动生成当前邮件的摘要。当您切换到下一封邮件时，系统会自动创建新的摘要。

如果您希望手动生成摘要，只需禁用“自动模式”并切换到“手动模式”，此时只有在点击“生成”按钮时才会生成摘要。

步骤 3. 如果对内容不满意，点击“重新生成”按钮让 AI 为您提取新的关键信息。如果对内容满意，点击“复制”按钮复制提取的内容，并将其粘贴到您需要的地方。

自定义设置

选择摘要语言：选择您希望使用的摘要语言。支持超过 40 种语言，您可以生成最适合您需求的语言版本。
选择摘要风格：默认提供四种预定义的摘要风格供您选择。
自定义或添加更多摘要风格：用户可以个性化自己的摘要偏好。
点击“技能库管理”按钮，找到摘要技能，点击“添加选项”按钮输入您的自定义需求。保存您的偏好设置以定制摘要输出。

优缺点

✔️优点

自动化摘要，无需手动复制粘贴。
直接集成到 Outlook，无需在不同平台之间切换。
支持多种语言，更方便理解外文邮件。
允许自定义摘要风格和包含的关键信息。

❌缺点

需要安装 Kutools for Outlook。

批量邮件摘要

虽然您可以使用在线 AI 工具逐一摘要多封邮件，但这一过程效率低下。Kutools for Outlook 的“AI 摘要工具”正是为此目的设计的。

Kutools for Outlook 的高级 AI 摘要工具

使用Kutools for Outlook解锁无与伦比的邮件处理效率！永久免费获取 70 项强大功能。立即下载免费版本！

步骤 1. 安装 Kutools for Outlook，打开 Outlook，点击“Kutools” > “AI 摘要”以激活 Kutools AI 摘要功能。

注意事项:

如果您是首次在 Outlook 中使用 Kutools 的 AI 功能，会弹出一个“AI 设置”对话框，提示您选择“AI 提供商”（例如 OpenAI、Google Gemini、Baidu）并输入您的“AI 密钥”。
如果您还没有 AI 密钥，我建议您申请 Kutools AI 密钥，该密钥允许您免费使用 Kutools AI 功能 100 次。 如何获取 Kutools AI 密钥？

步骤 2. 在“AI 工作总结第 1 步”对话框中，选择用于摘要邮件的“所需日期范围”，并选择包含要摘要邮件的“文件夹”。然后点击“下一步”按钮。

doc-ai-summary-select-date-rarnge-and-folder

步骤 3. 所选文件夹中指定日期范围内的所有邮件将以列表形式显示。您可以通过勾选特定邮件手动优化选择，以生成更精确的摘要。然后选择“语言”和“摘要风格”。点击“开始总结”。

现在摘要已生成。

如果对摘要不满意，点击“再次总结”以获得新的摘要。

如果您对摘要满意，点击“复制”将其粘贴到您需要的地方。或者点击“导出”将摘要保存为 TXT 或 PDF 文件。您还可以点击“新建邮件”打开新邮件窗口，摘要将自动插入到邮件正文中。

优缺点

✔️优点

批量摘要多封邮件，节省大量时间。
可自定义摘要风格和语言。
生成多个摘要版本以便比较。
可编辑的摘要，支持导出为 PDF 和文本文件。

❌缺点

需要安装 Kutools for Outlook。

对比表：选择哪种方法？

功能	在线 AI 工具	Kutools AI 窗格	Kutools AI 摘要
使用场景	单封邮件	单封邮件	多封邮件
自动化	❌否，需手动复制	✅是	✅是
多语言支持	取决于 AI 工具	✅是	✅是
自定义摘要风格	❌仅基础功能	✅是	✅是
批量摘要	❌否	❌否	✅是
集成到 Outlook	❌否	✅是	✅是
隐私与安全	❌存在数据泄露风险	✅安全	✅安全