Outlook 邮件的 AI 摘要功能
在当今快节奏的工作环境中，电子邮件沟通至关重要。快速提取邮件中的关键信息可以提高效率，并避免遗漏重要细节。
例如：
- 当收到长篇邮件时，阅读所有内容可能会耗费太多时间。快速摘要可以帮助您更快地掌握要点。
- 在管理与某个项目相关的多封邮件时，逐个阅读每封邮件可能非常耗时，并且容易错过关键更新。将所有相关邮件汇总成一个清晰的概览可以显著提升效率。
本教程将指导您如何使用 AI 高效地对单封和多封邮件进行摘要处理。
单封邮件摘要
对单封邮件进行摘要是常见的任务，大多数 AI 工具都能轻松完成。以下是两种推荐的方法：
方法 1：在线 AI 解决方案
有许多在线 AI 工具可以快速生成内容摘要。以下是如何使用最受欢迎的工具之一 ChatGPT 为例：
步骤 1. 在 Outlook 中打开邮件，选择文本并复制（快捷键：“Ctrl” + “C”）。
步骤 2. 转到 ChatGPT 或类似的 AI 工具，粘贴邮件内容，并输入提示语如“总结以下内容：”。然后点击“发送”按钮。 
.
AI 将生成简洁的摘要。根据需要复制并使用它。
如果您对提供的摘要不满意，可以添加您的要求并请求重新生成一个新的摘要。
优缺点
✔️优点
- 大多数在线 AI 工具免费使用。
- 无需安装任何软件，可立即使用。
❌缺点
- 手动复制和粘贴每封邮件可能很繁琐，尤其是处理多封邮件时。
- 存在隐私风险，因为将邮件内容粘贴到第三方 AI 工具可能导致数据泄露。
方法 2：Kutools for Outlook 内置的 AI 窗格
“Kutools for Outlook” 提供了一个“AI 窗格”，可以自动摘要邮件内容，而无需复制粘贴。
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步骤 1. 安装 Kutools for Outlook，打开 Outlook，点击“Kutools” > “AI”以激活“Kutools AI 窗格”。
如果您是首次在 Outlook 中使用 Kutools 的 AI 功能，会弹出一个“AI 设置”对话框，提示您选择“AI 提供商”（例如 OpenAI、Google Gemini、Baidu）并输入您的“AI 密钥”。
如果您还没有 AI 密钥，我建议您申请 Kutools AI 密钥，该密钥允许您免费使用 Kutools AI 功能 100 次。如何获取 Kutools AI 密钥？
现在 Kutools AI 窗格已激活。点击“摘要”选项卡，它将自动生成当前邮件的摘要。当您切换到下一封邮件时，系统会自动创建新的摘要。
如果您希望手动生成摘要，只需禁用“自动模式”并切换到“手动模式”，此时只有在点击“生成”按钮时才会生成摘要。
步骤 3. 如果对内容不满意，点击“重新生成”按钮 
让 AI 为您提取新的关键信息。如果对内容满意，点击“复制”按钮 
复制提取的内容，并将其粘贴到您需要的地方。
自定义设置
选择摘要语言：选择您希望使用的摘要语言。支持超过 40 种语言，您可以生成最适合您需求的语言版本。
选择摘要风格：默认提供四种预定义的摘要风格供您选择。
自定义或添加更多摘要风格：用户可以个性化自己的摘要偏好。
点击“技能库管理”按钮
，找到摘要技能，点击“添加选项”按钮输入您的自定义需求。保存您的偏好设置以定制摘要输出。
，找到摘要技能，点击“添加选项”按钮输入您的自定义需求。保存您的偏好设置以定制摘要输出。
优缺点
✔️优点
- 自动化摘要，无需手动复制粘贴。
- 直接集成到 Outlook，无需在不同平台之间切换。
- 支持多种语言，更方便理解外文邮件。
- 允许自定义摘要风格和包含的关键信息。
❌缺点
- 需要安装 Kutools for Outlook。
批量邮件摘要
虽然您可以使用在线 AI 工具逐一摘要多封邮件，但这一过程效率低下。Kutools for Outlook 的“AI 摘要工具”正是为此目的设计的。
Kutools for Outlook 的高级 AI 摘要工具
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步骤 1. 安装 Kutools for Outlook，打开 Outlook，点击“Kutools” > “AI 摘要”以激活 Kutools AI 摘要功能。
如果您是首次在 Outlook 中使用 Kutools 的 AI 功能，会弹出一个“AI 设置”对话框，提示您选择“AI 提供商”（例如 OpenAI、Google Gemini、Baidu）并输入您的“AI 密钥”。
如果您还没有 AI 密钥，我建议您申请 Kutools AI 密钥，该密钥允许您免费使用 Kutools AI 功能 100 次。 如何获取 Kutools AI 密钥？
步骤 2. 在“AI 工作总结第 1 步”对话框中，选择用于摘要邮件的“所需日期范围”，并选择包含要摘要邮件的“文件夹”。然后点击“下一步”按钮。
步骤 3. 所选文件夹中指定日期范围内的所有邮件将以列表形式显示。您可以通过勾选特定邮件手动优化选择，以生成更精确的摘要。然后选择“语言”和“摘要风格”。点击“开始总结”。
现在摘要已生成。
如果对摘要不满意，点击“再次总结”以获得新的摘要。
如果您对摘要满意，点击“复制”将其粘贴到您需要的地方。或者点击“导出”将摘要保存为 TXT 或 PDF 文件。您还可以点击“新建邮件”打开新邮件窗口，摘要将自动插入到邮件正文中。
优缺点
✔️优点
- 批量摘要多封邮件，节省大量时间。
- 可自定义摘要风格和语言。
- 生成多个摘要版本以便比较。
- 可编辑的摘要，支持导出为 PDF 和文本文件。
❌缺点
- 需要安装 Kutools for Outlook。
对比表：选择哪种方法？
| 功能 | 在线 AI 工具 | Kutools AI 窗格 | Kutools AI 摘要 |
| 使用场景 | 单封邮件 | 单封邮件 | 多封邮件 |
| 自动化 | ❌否，需手动复制 | ✅是 | ✅是 |
| 多语言支持 | 取决于 AI 工具 | ✅是 | ✅是 |
| 自定义摘要风格 | ❌仅基础功能 | ✅是 | ✅是 |
| 批量摘要 | ❌否 | ❌否 | ✅是 |
| 集成到 Outlook | ❌否 | ✅是 | ✅是 |
| 隐私与安全 | ❌存在数据泄露风险 | ✅安全 | ✅安全 |
结论
- 如果您只需要对单封邮件进行摘要，Kutools AI 窗格是最高效的选择——它可以自动摘要邮件，无需复制粘贴。
- 如果您需要对多封邮件进行摘要，Kutools AI 摘要是最佳选择——它可以一次性处理多封邮件，为您节省时间。
- 如果您不想安装插件，在线 AI 工具也可以使用，但需要手动操作来完成任务。
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