轻松撰写电子邮件：在Outlook中利用AI工具
撰写电子邮件可能会耗费大量时间，尤其是在追求专业语气或快速撰写回复时。幸运的是，人工智能驱动的工具让电子邮件撰写变得比以往任何时候都更加容易。在本指南中，我们将探讨在Outlook中利用AI来简化电子邮件任务的三种主要方法。
使用Outlook中的内置AI功能（Copilot仅适用于365订阅用户）
使用Outlook中的内置AI功能（Copilot仅适用于365订阅用户）
Outlook提供了诸如Copilot等内置AI功能，以协助撰写电子邮件。然而，这些功能仅限于Microsoft 365订阅用户，并且需要额外付费。
操作步骤：
步骤1. 打开Outlook，在撰写邮件窗口中开始撰写新邮件。
步骤2. 点击Copilot选项卡，然后点击“使用Copilot起草”。
步骤3. 在“使用Copilot起草”文本框中，简要描述您需要的邮件内容（例如，“为客户起草一封关于项目更新的跟进邮件”），然后点击生成按钮。
步骤4. 查看AI生成的草稿并进行必要的编辑。如果对内容满意，点击“保留”按钮；如果不满意，点击“重试”按钮以生成新的草稿。
步骤5. 发送邮件。
功能特点
- ✅无需安装额外插件。
- ✅简单易用，与Outlook无缝集成。
- ❌仅限Microsoft 365订阅用户使用。
- ❌可能需要企业许可，门槛较高。
- ❌需要额外支付月度订阅费用。
使用Kutools for Outlook的AI撰写功能
Kutools for Outlook是一款功能强大的插件，包含一个AI撰写功能，旨在帮助用户快速高效地撰写电子邮件。
操作步骤：
步骤1. 安装Kutools for Outlook，启动应用程序并打开邮件撰写窗口。
步骤2. 导航到Kutools AI选项卡，点击AI，激活Kutools AI窗格。
步骤3. 在Kutools窗格中，进入撰写选项卡并输入您的邮件需求。
从超过40种支持的语言中选择您偏好的语言。
选择邮件风格，如正式、随意或详细。
输入邮件的关键点，然后点击生成按钮。
步骤4. 查看AI生成的草稿。如果对内容满意，点击插入按钮将其直接应用到您的邮件中。如果不满意，点击生成按钮创建新的草稿，直到达到理想效果。
选项
多语言支持：用不同语言撰写邮件。
邮件风格选择：可选择正式、随意或自定义风格。
自定义风格：定义您的邮件语气和偏好。点击技能库管理按钮，进入撰写选项卡，自定义角色、命令和选项。
功能特点
- ✅支持多种语言和邮件风格。
- ✅完全可定制的风格。
- ✅提供您的OpenAI API密钥后即可免费使用。
- ❌需要安装额外的插件。
其他用于撰写邮件的AI功能
Kutools还提供了以下功能：
语法错误检查器：自动识别并建议修正语法问题。
改写邮件：帮助重新措辞您的邮件以提高清晰度或调整语气。
邮件回复：为收到的邮件生成快速回复。
使用第三方AI工具（ChatGPT、Grammarly）
许多第三方AI工具通过浏览器扩展或独立应用程序与Outlook集成。像ChatGPT和GrammarlyGO这样的工具提供了强大的功能，用于生成和优化邮件内容。
操作步骤：
示例：ChatGPT
步骤1. 在浏览器或应用程序中打开ChatGPT。
步骤2. 提供一个描述您所需邮件的提示（例如，“起草一封专业的邮件以跟进会议”）。然后点击发送按钮。
ChatGPT将生成内容。
步骤3. 复制生成的草稿并粘贴到Outlook中。
功能特点
- ✅高度灵活，支持多种语言和风格。
- ✅独立于Outlook运行，提供跨平台的多功能性。
- ❌需要在应用程序之间切换。
- ❌与第三方工具共享邮件内容时可能存在数据隐私问题。
结论
无论您使用Outlook的内置功能、第三方工具还是像Kutools for Outlook这样的专用插件，AI工具都可以显著提升您的邮件撰写过程。虽然内置功能对Microsoft 365订阅用户来说很方便，但Kutools for Outlook为所有用户提供了一个更易访问且可定制的解决方案。
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