轻松写邮件：在 Outlook 中利用 AI 工具

撰写邮件常常耗费大量时间，尤其是在需要专业表达或快速回复时。幸运的是，AI 驱动的工具让邮件写作变得前所未有的轻松。本指南将为您介绍三种在 Outlook 中利用 AI 简化邮件处理的高效方法。

在 Outlook 中使用内置 AI 功能（Copilot 仅限 365 订阅用户）

使用 Kutools for Outlook 的 AI 写作功能

使用第三方 AI 工具（ChatGPT、Grammarly）

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在 Outlook 中使用内置 AI 功能（Copilot 仅限 365 订阅用户）

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Outlook 内置了 AI 功能（如 Copilot），为您高效草拟邮件提供智能支持。但请注意，这些功能仅对 Microsoft 365 订阅用户开放，并需额外付费。

操作步骤：

步骤 1. 打开 Outlook，在新建邮件窗口中开始撰写邮件。

步骤 2. 点击 Copilot 选项卡，然后选择 Draft with Copilot。

步骤 3. 在 Draft with Copilot 输入框中，简要输入您需要的邮件内容（例如：“给客户发送项目进展的跟进邮件”），然后点击生成按钮。

步骤 4. 查看 AI 生成的草稿，根据需要进行修改。满意后，点击“保留”按钮；如不满意，可点击“重试”按钮生成新草稿。

步骤 5. 发送邮件。

功能亮点

• ✅无需额外安装插件。
• ✅操作便捷，已无缝集成至 Outlook。
• ❌仅限 Microsoft 365 订阅用户专享。
• ❌可能需要企业授权，使用门槛相对较高。
• ❌需要额外支付月度订阅费用。

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使用 Kutools for Outlook 的 AI 写作功能

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Kutools for Outlook 是一款强大的插件，集成了 AI 写作功能，助您高效快捷地撰写邮件。

操作步骤：

步骤 1. 安装 Kutools for Outlook，启动应用程序，并打开新建邮件窗口。

步骤 2. 切换到 KUTOOLS AI 选项卡，点击 AI，即可激活 KUTOOLS AI 窗格。

步骤 3. 在 Kutools 功能窗格中，切换至“写作”选项卡，输入您的邮件需求。

1. 从 40 多种支持的语言中，选择您偏好的语言。

2. 选择邮件风格，例如正式、休闲或详细。

3. 输入邮件的关键信息后，点击“生成”按钮。

步骤 4. 检查 AI 生成的草稿。如果您对内容满意，请点击“插入”按钮，将草稿直接插入当前邮件；如果不满意，可点击“生成”按钮，反复生成新的草稿，直到获得理想结果。

选项

多语言支持：支持使用多种语言撰写邮件，满足您的多样化需求。

邮件风格选择：支持正式、休闲及自定义风格，满足您的多样需求。

自定义风格：根据个人需求自定义邮件语气和偏好。点击“技能库管理”按钮，进入“写作”选项卡，即可自定义角色、命令及选项内容。

功能亮点

• ✅支持多语言及多样化邮件风格。
• ✅邮件风格可实现全面自定义。
• ✅只需输入您的 OpenAI API 密钥，即可免费畅享使用。
• ❌无需安装任何额外插件。

其他 AI 邮件写作功能

Kutools 还提供以下功能：

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使用第三方 AI 工具（ChatGPT、Grammarly）

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许多第三方 AI 工具可以通过浏览器扩展或独立应用与 Outlook 集成。例如 ChatGPT 和 GrammarlyGO 等工具，为您带来强大功能，助力高效生成和优化邮件内容。

操作步骤：

示例：ChatGPT

步骤 1. 在浏览器或 App 中打开 ChatGPT。

步骤 2. 请输入您的邮件需求提示（例如：“撰写一封会议跟进邮件”），然后点击发送按钮。

ChatGPT 将为您自动生成邮件内容。

步骤 3. 将生成的草稿复制并粘贴到 Outlook 中。

功能亮点

• ✅高度灵活，兼容多种语言与风格。
• ✅可独立于 Outlook 运行，跨平台使用更加灵活。
• ❌无需在不同应用之间来回切换。
• ❌在与第三方工具共享邮件内容时，可能会存在数据隐私风险。

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结论

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无论您选择使用 Outlook 自带功能、第三方工具，还是像 Kutools for Outlook 这样的专业插件，AI 工具都能大幅提升您的邮件写作效率。虽然内置功能为 Microsoft 365 订阅用户带来了极大便利，但 Kutools for Outlook 则为所有用户提供了更加灵活且可自定义的解决方案。

准备好提升您的邮件写作效率了吗？下载 Kutools for outlook 今日，体验 AI 驱动的邮件写作强大功能！