利用超级收件人提升 Outlook 联系人管理

管理电子邮件收件人可能是一项繁琐的任务，尤其是在跨多个帐户工作或处理庞大的联系人列表时。Kutools for Outlook 推出了超级收件人功能，彻底改变了您管理电子邮件收件人的方式，提供超越 Outlook 本地功能的增强能力。通过跨帐户联系人访问、高级搜索、轻松的排序和筛选、可自定义的显示选项以及直观的视觉指示器，超级收件人确保您的电子邮件通信无缝且高效。本指南将探讨为什么超级收件人是一个不可或缺的工具，如何激活它，以及如何充分利用其强大的功能。

为何选择超级收件人

高效管理收件人对于提高生产力至关重要，特别是在处理多个帐户或大型联系人列表时。Outlook 的内置工具在这些情况下可能会显得不足，但超级收件人通过更强大的控制和简便的操作增强了收件人管理功能。以下是该功能的主要优势：

📂 无缝多帐户联系人管理
超级收件人使您可以无缝访问 Outlook 中所有电子邮件帐户的联系人，既可以同时查看所有帐户的联系人，也可以专注于某个特定帐户。这种灵活性消除了在帐户之间切换的麻烦，确保您始终能够快速找到所需的联系人。

🔍 高级快速搜索和筛选功能
通过超级收件人，您可以轻松地利用多个字段（包括姓名、邮件地址、公司或电话号码）来搜索庞大的联系人列表。高级搜索和筛选功能使您即使在管理大型和复杂的联系人数据库时也能快速找到确切的联系人。通过细化结果，此功能帮助您在给特定个人或群组发送邮件时节省宝贵时间。

↕️ 多样化且灵活的排序选项
超级收件人提供了多种排序选项，以帮助您更有效地组织联系人。您可以按各种字段（如姓名、邮箱域名、公司或自定义标准）进行升序、降序甚至随机排序。这种灵活的排序方式确保您可以根据最适合自己的工作流程快速浏览联系人，从而更容易管理大型联系人列表而不会感到不知所措。

⚙️ 可自定义的联系人显示以实现最大效率
超级收件人使您可以完全掌控联系人信息的显示方式。在超级收件人窗口的左窗格中，您可以自定义哪些字段（如姓名、称谓、公司或邮件地址）可见，从而帮助您专注于当前任务最相关的细节。这种个性化视图减少了杂乱无章的信息并提高了生产力，只显示您需要的数据。在右窗格中，会显示所有选定联系人的非空字段，包括姓名、称谓、公司、电话号码和邮件地址。

✅ 通过视觉标记实现无错误的收件人处理
超级收件人的突出功能之一是使用了颜色编码的视觉标记，当您将联系人添加到“收件人”、“抄送”或“密件抄送”字段时，这些标记会自动应用。这些标记帮助您立即看到已经添加了哪些收件人，防止重复输入，并确保您的收件人列表准确且井然有序。

⏱️ 简化界面以实现省时高效的运作
超级收件人的直观且易于导航的界面减少了管理收件人所需的时间，使您可以更多地专注于撰写邮件，而不是处理添加联系人的后勤问题。凭借其简化的设计，这一功能提高了生产力并简化了电子邮件收件人管理。

如何在 Kutools for Outlook 中激活超级收件人功能

每次发送电子邮件时都使用超级收件人：

步骤 1. 点击“Kutools”选项卡。点击“超级收件人”旁边的箭头。

步骤 2. 选择“超级收件人”。

首次使用超级收件人时，会出现欢迎窗口

• 点击“是”以启用（这将替换 Outlook 的默认收件人窗口）
• 点击“否”继续使用 Outlook 的默认窗口。
• 勾选“下次不再显示此窗口”以跳过未来的欢迎消息。

仅在当前电子邮件中使用超级收件人：

步骤 1. 点击“Kutools”选项卡。点击“超级收件人”旁边的箭头。

步骤 2. 选择“立即使用超级收件人发送一封邮件”。

如何使用超级收件人功能

步骤 1: 选择“Kutools”>“超级收件人”以激活此功能。

步骤 2: 点击“主页”选项卡下的“新建邮件”开始撰写新邮件。

步骤 3: 在邮件撰写窗口中，点击“收件人”、“抄送”或“密件抄送”按钮打开超级收件人窗口。

步骤 4: 在超级收件人窗口中添加收件人

1. 从“通讯簿”下拉列表中选择要添加收件人的联系人文件夹。
2. 双击一个联系人，该联系人将被添加到“收件人”、“抄送”或“密件抄送”字段中。如果您想将其添加到另一个字段，例如“抄送”字段，请将光标放在“抄送”字段上，然后在超级收件人窗口中双击一个联系人。该联系人将自动添加到“抄送”字段中。一个显著的视觉标记（颜色指示器）将出现在已添加的联系人旁边，帮助您避免意外或重复的选择。
3. 选择一个联系人，然后点击“收件人”、“抄送”或“密件抄送”按钮，将收件人添加到相应的字段中。一个显著的视觉标记（颜色指示器）将出现在已添加的联系人旁边，帮助您避免意外或重复的选择。
4. 点击“确定”。

高级用法

• 要快速找到所需的联系人，请在“搜索”文本框中输入关键字。它支持在所有联系人字段中进行搜索，并且匹配的联系人将以黄色高亮显示。

  

• 要对联系人进行排序或筛选，请点击您想要排序或筛选的列顶部的筛选按钮。您可以按姓名、邮件地址、邮箱域名、公司和其他字段进行升序、降序或随机排序。

  您还可以筛选显示的列。如果您想基于某种特定标准筛选联系人，例如筛选名称包含“m”的联系人，点击筛选按钮以显示筛选菜单，然后在“搜索”框中输入“m”。筛选结果将在筛选菜单中显示，点击“确定”。只有名称包含“m”的联系人才会被显示。

  

  或者，您可以通过在筛选菜单中勾选需要的项目直接在字段中筛选联系人，然后点击“确定”。

  

• 如果您想从联系人组中添加特定联系人，

  1. 点击联系人组
  2. 转到右侧部分中的详细信息列表，并双击将特定成员的邮件添加到所需的字段中。

  

禁用超级收件人功能

步骤 1. 点击“Kutools”选项卡。点击“超级收件人”旁边的箭头。

步骤 2. 选择“超级收件人”。

步骤 3. 当确认对话框出现时，点击“确定”以禁用该功能

这将恢复为 Outlook 的默认收件人选择窗口。

Demo: Comprehensive Guide to Smart Recipients Feature