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Kutools for Office — 一套工具，五种功能。事半功倍。

如何使用 AI 翻译 Word 文档

Author: Amanda Li Last Modified: 2025-08-22

在当今全球化的世界中，高效翻译文档的能力对于跨语言交流至关重要。AI驱动的翻译工具提供了一种快速且准确的文本转换方式，同时保持上下文和可读性。AI驱动的翻译工具提供了一种无缝的方式，在不同语言之间转换文本，同时保留意义和上下文。Microsoft Word 和第三方 AI 解决方案（如 Kutools for Word）提供了内置的翻译功能，简化了这一过程。本指南将探讨 AI 驱动的翻译方法，帮助用户轻松翻译文档。

使用 Microsoft Word 内置的 AI 翻译器翻译 Word 文档

Microsoft Word 的重写建议功能包含一个由 Azure AI 服务支持的 AI 驱动翻译工具 Translator，允许用户无缝翻译整个文档或文档中的选定文本。

注意：此功能适用于 Microsoft 365 订阅者以及使用 Word 版本 1710 或更高版本的 Office 2021 或 2019 用户。您还必须连接到互联网，并启用 Office 联网体验才能使用 Translator。

  1. 启动 Microsoft Word 并打开要翻译的文档。
  2. 导航至 审阅 > 翻译 并选择 翻译选中内容 （针对部分文本）或 翻译文档 （针对整个文档）。
    A screenshot showing the Translate options in Microsoft Word's Review tab
  3. 从可用选项中选择目标语言。
    A screenshot displaying the available language options
  4. 查看翻译后的文本。如果需要，点击 插入 以翻译后的内容替换原始文本。
    A screenshot displaying the Insert button in the Translator pane

注意事项：

  • 如果您选择“翻译选中内容”选项，翻译后的文本将显示在现有文档中，如上图所示。如果您选择“翻译文档”选项，翻译后的文档将在单独的窗口中打开。
  • 此功能与 Kutools 的超级翻译都能保留格式。然而，超级翻译方法还提供了额外的功能，例如选择翻译样式、生成回译文以进行验证，并提供并排比较文档以便于参考原文和译文。

使用 Kutools for Word 的超级翻译翻译 Word 文档

Kutools for Word 的超级翻译功能提供 AI 驱动的翻译，同时保留文档格式。它擅长处理结构化布局、表格和样式文本。除了标准翻译外，它还允许用户选择翻译样式，通过回译验证准确性，并通过并排文档视图比较文本以便于参考。

Kutools for Word，搭载 AI 🤖，提供超过 100 项实用功能，简化您的任务。
  1. 在 Microsoft Word 中打开文档并选择要翻译的内容。
  2. 选择 超级翻译 从 Kutools 选项卡。 Kutools 提供的所有 AI 功能对所有用户完全免费。
    A screenshot of the Super Translate option in the Kutools tab on the Ribbon in Microsoft Word
  3. 在弹出的 超级翻译 对话框中：
    1. 选择目标语言。
    2. 选择要翻译的文档部分。
    3. 指定翻译样式。
    4. 决定是否生成回译文以验证准确性。
      A screenshot of the Super Translate dialog box in Microsoft Word
  4. 点击 确定。翻译后的文档将被创建并与原始文档并排显示。
使用此并排视图可以做什么

借助超级翻译的并排视图，审查和比较翻译内容与原始文档变得轻而易举。此功能允许您分析差异并轻松进行必要的调整：

  1. 点击翻译后的段落会自动突出显示原始文档中的对应段落。
  2. 每个翻译段落下方的工具栏提供以下选项：
    • 替换：用翻译版本替换原始段落。
    • 插入到下方：将翻译文本直接添加到原始文本下方。
    • 更改翻译样式：选择不同的翻译样式并点击重新翻译以获得改进版本。
    • 重新翻译：如果初始结果需要改进，生成新的翻译。
    • 完成：完成后关闭工具栏；一旦点击按钮，当前文档会话中将永久关闭该工具栏。
  3. 完成翻译后，您可以根据需要将文档保存为单独的文件或关闭它。

使用 Kutools for Word 的实时助手翻译 Word 文档

Kutools for Word 的实时助手提供 AI 驱动的实时翻译协助，允许用户在编写或编辑时动态优化文本。此功能使用户能够自定义 AI 的角色提示并设置附加条件，例如保留原始语气和风格。通过提供准确且上下文感知的翻译，它确保高质量的结果符合用户偏好和文档要求。

Kutools for Word，搭载 AI 🤖，提供超过 100 项实用功能，简化您的任务。
  1. 启动 Microsoft Word 并打开要翻译的文档。
  2. 在 Kutools 选项卡中，选择 实时助手 > 翻译。Kutools 提供的所有 AI 功能对所有用户完全免费。
    A screenshot of the Real-Time Assistant options in the Kutools tab on the Ribbon in Microsoft Word
  3. 这 实时助手 窗格将出现在 Word 文档的右侧。选择要翻译的内容并按如下操作：
    1. 选择翻译的目标语言。
    2. 如有需要，选择附加条件。
    3. 点击 生成 按钮。
      A screenshot showing the Real-Time Assistant pane in Microsoft Word, with translation displayed in the Real-Time Translation box
  4. 生成翻译后，您可以选择如何应用它：
    1. 复制特定内容：选择翻译后的文本，右键单击并选择复制，然后将其粘贴到所需位置。
    2. 复制整个翻译：点击复制按钮以复制完整的翻译内容。
    3. 插入：在原始内容之后添加翻译文本以供参考。
    4. 替换：直接用翻译版本覆盖原始文本。
      A screenshot showing options to apply translated text, such as Replace, Insert, or Copy, from the Translation box in the Real-Time Assistant pane in Microsoft Word

注意事项：

  • 默认情况下，翻译功能以 手动模式运行，要求您选择文本并点击 生成 进行翻译。
    • 如果您更喜欢自动翻译，请切换自动按钮（见下图中的标记 1）。
    • 启用后，自动模式会在您输入、编辑、高亮内容或将光标置于段落内时自动翻译文本。
  • 要自定义翻译样式和焦点，或修改 AI 角色提示，请选择 编辑 从 附加条件 下拉菜单（见 标记 2）以访问设置。
    A screenshot of the Translation box in the Kutools Real-Time Assistant pane and the Settings dialog box

使用在线 AI 翻译工具翻译 Word 文档

在线 AI 翻译工具（如 ChatGPT、DeepL 和 Google Translate）提供先进的翻译功能，能够快速且高精度地在语言之间转换文本。然而，这些工具未集成到 Word 中，因此相比 Microsoft 的内置翻译器或 Kutools for Word，它们的使用体验不够流畅。

使用在线 AI 翻译工具的步骤：

  1. 从您的 Word 文档中复制文本。
  2. 打开一个 AI 翻译工具（例如 Google Translate、DeepL、ChatGPT）。
  3. 将文本粘贴到输入字段中。
  4. 选择源语言和目标语言。
  5. 点击翻译以生成翻译后的文本。
  6. 将翻译后的文本复制并粘贴回您的 Word 文档中。
  7. 根据需要调整格式。

借助 AI 增强的 Kutools for Word，在更短时间内完成更多工作

Kutools for Word 不仅仅是一套工具——它是一个旨在提升您生产力的智能解决方案。通过人工智能驱动的功能和最核心的特性，Kutools 帮助您在更短的时间内完成更多任务：

  • 轻松创建、优化、翻译、总结和保护文档。
  • 实时改进语法、清晰度和语气。
  • 重述和翻译内容，无需更改布局或格式。
  • 询问如何完成某项任务——例如删除分节符——AI 将引导您完成操作，甚至为您代劳。
  • 所有工具均可在 Word 内无缝运行，随时可用。
了解更多关于 Kutools for Word 的信息 立即下载
Kutools for Word features

提升 AI 翻译结果的技巧

AI 驱动的翻译工具提供了便利性和速度，但为了获得最佳结果，请遵循以下最佳实践：

确保翻译语气适合上下文

一些 AI 翻译工具允许用户在正式和非正式语气之间进行选择。如果您正在使用像 ChatGPT 这样的 AI 聊天机器人，您可以通过说“将以下文本翻译成 [语言]，使用正式语气”来指定您的偏好。始终选择与您的受众和文档目的相匹配的语气：

  • 对于专业或学术文档，选择正式翻译以保持可信度和清晰度。
  • 在翻译非正式对话、电子邮件或社交媒体帖子时，非正式语气可能更适合，以保持语言自然且引人入胜。
  • 如果工具允许调整，尝试不同的风格以找到最适合您内容的版本。
校对并优化 AI 生成的翻译

虽然 AI 提供了高质量的翻译，但它可能无法完美捕捉细微的意义或文化背景。始终检查并编辑输出以确保清晰和准确性。

使用多个 AI 工具交叉检查翻译

不同的 AI 工具具有独特的算法和数据库。使用多种服务（如 Google Translate、DeepL 和 ChatGPT）交叉检查翻译，以获得最准确的结果。

通过自定义增强 AI 翻译（如果可用）
  • 一些 AI 驱动的翻译工具允许用户自定义 AI 的角色提示以满足特定的沟通需求。例如，在 Kutools for Word 的实时助手中，您可以修改 AI 的角色以表现得像客户服务代表，确保翻译反映礼貌且专业的语气。像“将以下文本翻译成法语，同时保持友好且正式的客户服务风格”的提示有助于使翻译与您的品牌声音和客户参与策略保持一致。
  • 一些 AI 模型提供定制选项以确保术语一致性，尤其是在技术、法律和医学领域，精确性至关重要。例如，实时助手可以配置为始终将“合同终止”翻译为“résiliation du contrat”，从而提高法律文档的准确性和翻译一致性。
  • 如果软件提供用户反馈选项，定期纠正翻译可以帮助 AI 在未来的翻译中改进。
结论

AI 驱动的翻译工具使得准确高效地翻译 Word 文档变得容易。无论是使用 Microsoft Word 的内置 AI 翻译器、Kutools for Word 的高级功能，还是在线 AI 翻译服务，选择合适的方法取决于您的需求。通过遵循上述最佳实践，您可以确保高质量的翻译，同时保持文档的完整性和格式。

以上是使用 AI 翻译 Word 文档的所有相关内容。希望本教程对您有所帮助。如果您想探索更多 Word 技巧，请点击这里访问我们广泛的教程集合。