提升 Word 文档：使用 Kutools AI 在保留格式的同时优化内容

在当今快节奏的数字世界中，确保您的 Word 文档经过精心打磨并以专业的形式呈现至关重要，但往往耗时较长。借助 Kutools AI 的“保持格式润色”功能，您可以在轻松保留原始格式的同时优化文档内容，从而提升文档质量。本文将探讨为什么“保持格式润色”功能是一项颠覆性工具，如何激活它，以及如何掌握其功能来增强您的文档工作流程。

为什么要使用保持格式润色？

• 🔍 原文与润色后内容的清晰对比
  
  提供原文和润色后文本之间的清晰对比，让您能够查看润色过程中所做的更改！
• 🛠️ 便捷工具栏实现快速操作
  
  提供的工具栏可以让您快速将润色结果替换或插入到原文中，并迅速重新润色任何不符合您要求的内容！
• 📐 保留格式
  
  与其他可能破坏文档布局的润色工具不同，“超级润色”功能确保所有格式保持不变。无论是加粗的标题、斜体的引文还是带下划线的关键点，您的原始设计完整性都得以保留。
• 🎨 多种写作风格选项
  此功能并非一刀切，而是提供了多种写作风格供您选择。无论您需要正式的商务文档风格，还是更轻松的博客或文章风格，都可以选择最适合您需求的选项。
• 🎯 应用的多功能性
  通过针对文档中的特定区域（无论是选中的文本、当前段落、整页还是整个文档），该功能提供了无与伦比的灵活性。这种选择性润色使您可以精准地集中精力于所需之处，从而提高整体效率。
• 🖱️ 用户友好的界面
  “ 保持格式润色 ”功能拥有清晰直观的界面，即使对技术不熟悉的用户也能轻松上手。只需几次点击，您就可以完成文档的转换，节省时间和精力。
• ✨ 内容质量的提升
  通过优化和润色文档内容，此功能有助于提高可读性和影响力。使用的高级算法可以提升文本的语言和结构，确保最终成果既令人印象深刻又高效实用。
• ⏱️ 效率与速度
  对于忙碌的专业人士来说，这款工具显著减少了手动编辑所花费的时间。您可以在比平常少得多的时间内获得一份经过润色、看起来专业的文档。

使用 OpenAI API 密钥激活保持格式润色

要开始使用 Kutools AI 提升您的文档，激活“保持格式润色”功能需要一个 OpenAI API 密钥。

1. 转到 Kutools 选项卡并选择 保持格式润色 按钮。
    提示：您还可以在 KUTOOLS AI 选项卡下激活此功能。
   
2. 在对该功能进行简短介绍后，您将进入 AI 设置 对话框：
   1. 在 AI 提供商部分，根据需要选择 KutoolsAI、OpenAI、GoogleAI、DeepSeek 或 OtherAI（其他云端模型）作为您的提供商。
   2. 复制并将您的 API 密钥粘贴到 API 密钥 文本框中。
       提示：

      • 要获取 ChatGPT API 密钥，请访问此链接：https://platform.openai.com/api-keys；
      • 要获取 GoogleAI API 密钥，请访问此链接：https://aistudio.google.com/app/apikey。
   3. 从模型下拉列表中选择您希望使用的 AI 模型。
   4. 单击保存以完成设置。
      

掌握保持格式润色功能

充分利用“保持格式润色”功能的潜力，可以彻底改变您处理文档编辑的方式。无论您是想提升单个段落还是整个文档，该工具都提供了各种自定义选项以满足您的需求。本节将演示如何掌握此功能，以简化您的编辑过程，在节省时间的同时提高文档质量。

1. 选择 Kutools > 保持格式润色以激活此功能。
2. 在 保持格式润色 对话框中，您需要按如下方式配置。
   1. 从写作风格下拉列表中选择所需的写作风格。
   2. 在“您需要润色哪些内容”部分中选择所需的选项。
   3. 点击 确定 以开始润色内容。
      
      注意：

      • 文档中选择的内容：选择此选项后，手动选择要润色的内容。
      • 当前段落内容：自动润色光标所在的段落。
      • 当前页面内容：自动润色光标所在页面的内容。
      • 整个文档内容：润色整个文档。
       提示：如果您对润色内容有额外要求，只需点击 更多 按钮以自定义您的偏好设置。
      
3. 内容润色完成后，将生成一个新文档，并与原始文档并排显示，如下面的屏幕截图所示。在此视图中，您可以轻松逐行比较原始版本和润色后的版本。
   
4. 当您点击润色文档中的某个段落时，原始文档中的对应段落将自动突出显示。上下文工具栏提供了替换、插入下方、更改样式、重新润色和标记为已完成等选项，方便您审查和应用更改。
   
   此工具栏使您可以：
   • 替换：用润色后的内容替换原始段落。高亮显示段落后，点击按钮即可完成替换。
   • 插入下方：将润色后的内容插入到原始段落下方。高亮显示段落后，点击按钮即可完成插入。
   • 使用不同的写作风格重新润色：从样式下拉列表中选择一种新的写作风格，然后点击重新润色按钮以使用不同的风格润色段落。
   • 完成：关闭工具栏。
   • 固定：默认情况下，工具栏会随选择移动。要将其固定在特定位置，请将工具栏移动到目标位置并点击固定按钮。
   • 设置：在 设置 窗口中，您可以选择是否在工具栏上显示原文、润色后文本或两者同时显示。
     
5. 完成润色后，根据需要关闭新生成的文档或将它另存为副本。

Kutools AI 的保持格式润色功能是一款重要的工具，适用于任何希望提升 Word 文档质量的人士。通过保留原始格式并增强文本质量，它将 AI 驱动的效率无缝集成到您的日常文档管理任务中。使用此功能，不仅能让您的文档看起来专业，还能让它们更加清晰、更具沟通效果。