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AI for Microsoft Word：润色、撰写、翻译、总结等。

Author: Amanda Li Last Modified: 2025-07-31

Kutools AI 助手是一款尖端工具，旨在改变用户在 Microsoft Word 中的写作和编辑方式。从报告和电子邮件到手稿，它提供高级的润色功能以匹配您偏好的风格。此外，这款基于 AI 的助手在根据您的提示词或搜索关键字直接生成内容方面表现出色，能够轻松理解您的需求，生成与您的目标完美契合的内容。

除了基本的写作支持外，Kutools AI还提供翻译功能，使您能够快速将文档翻译成多种语言，帮助您克服语言障碍，轻松实现国际交流。

此外，Kutools AI 在文档处理方面表现出色，具有高效总结长文档、扩展未完成段落的续写功能，以及基于预设标准的全面文档评价功能。

除了润色、撰写、翻译和总结之外，Kutools AI还通过其交互功能增强 Word 文档，能够根据文档内容回答问题并提供澄清。本教程将向您展示这些功能如何使您的写作过程更高效、更具创意和智能化。

为什么使用 Kutools AI 助手而不是 ChatGPT 或其他 AI 工具？

  1. 💼 与 Microsoft Word 的集成：Kutools AI 助手专为 Microsoft Word设计，提供无缝集成，使用户能够直接在文档编辑工作流程中利用 AI 功能。这种集成提供了便利和效率，消除了在单独的应用程序或平台之间切换以访问 AI 驱动的写作辅助的需要。
  2. ➡️直接插入生成的内容：使用 Kutools AI 助手，用户可以通过几次点击直接将 AI生成的内容插入到他们的 Word 文档中。此功能简化了新文本的整合过程，节省了与从外部 ChatGPT 界面复制和粘贴内容相比的时间和精力。
  3. 🛠️ 针对文档编辑的定制功能：Kutools AI 助手提供专为 Word 用户经常遇到的任务设计的功能，例如打磨文本以提高清晰度和专业性、生成特定需求的内容以及总结冗长的文档。这些功能针对文档创建和编辑进行了优化，确保用户拥有适合各种写作任务的工具。
  4. 💬互动支持：Kutools AI 助手通过互动功能丰富您的 Word 文档，能够直接从您的内容中总结文本、回答查询并提供澄清。
  5. 🗂️ 用户友好的界面：Kutools AI 助手的界面巧妙地设计了三个不同的选项卡。这一设计原则优先考虑可访问性，使用户能够轻松识别和应用他们在任何时刻需要的特定功能，从而促进更顺畅、更高效的写作体验，而无需不必要的复杂性。
  6. 🔑 简单激活：使用 OpenAI API 密钥激活 Kutools AI 助手是一个简单的过程，可以在 Word 中释放该工具的全部潜力。

在 Microsoft Word 中定位 Kutools AI 助手

在 Kutools选项卡上，点击 AI 助手。您将在 Microsoft Word 界面的右侧看到  Kutools AI 助手窗格出现。

kutools ai assistant

使用 OpenAI API 密钥激活 Kutools AI 助手

要在 Microsoft Word 中释放 Kutools AI 助手的全部潜力，您需要使用您的 OpenAI API 密钥激活它：

  1. 选择齿轮图标 kutools gear icon 在 Kutools AI 助手 窗格内。
  2. 在 Kutools AI 设置 对话框中，在 AI 提供商 部分，选择 OpenAI (ChatGPT) 或 GoogleAI 根据需要。
    kutools ai specify the AI provider
  3. 仍在 Kutools AI 设置 对话框中：
提示：
  1. 激活后，您的设置将被安全存储，确保在所有后续项目中无缝访问 AI 助手，即使在重启 Word 后也是如此。
  2. 如果您的系统设置为中文或您使用的是中文版 Office，您将不仅看到 OpenAI (ChatGPT) 和 Google AI，还会看到智谱 AI 和阿里巴巴的通义千问模型。
    AI provider for china

使用 Kutools AI 助手

在本节中，我们深入探讨 Kutools AI 助手的实际应用。无论您是想提高写作的清晰度、生成内容、将大量信息浓缩成简洁的摘要，还是在文档中寻找答案，本指南将逐步引导您完成每一步。

文档问答：简化文档任务（总结、分析、评价、续写等）

Kutools AI 提供了一系列基于当前文档内容的智能处理功能，包括总结、分析、翻译、评价和内容续写。无论您需要提取关键信息、深入分析文档结构、执行准确的翻译，还是扩展内容，Kutools AI 都可以帮助您高效管理文档内容并提高文档的整体质量。

kutools ai document qa pane

  • 总结文档内容：此功能允许您快速生成文档的简明摘要。
  • 翻译文档内容：此功能使您能够快速准确地将文档翻译成您指定的语言。
  • 分析文档内容：此功能允许您对文档进行深入分析，识别隐藏的见解、逻辑不一致和需要改进的地方。
  • 评价文档内容：此功能使您能够根据预定义的标准评估文档，提供有关结构、语言风格和内容准确性的详细反馈。
  • 续写文档内容：此功能使您能够轻松扩展文档，生成与您已写内容自然契合的新文本。
提示：
  • 文档问答模式基于当前文档的内容运行。
  • 如果您选择了特定文本，问答将集中于所选内容；如果未选择文本，问答将适用于整个文档。

在这里，我将使用总结、续写和提问功能作为示例。

示例1：总结文档内容

Kutools AI 引入了总结功能，旨在简化这些任务，使消化大量信息和提取见解变得比以往更容易，而无需手动逐一梳理每个细节。以下是您可以利用此功能的方法：

  1. 在 文档问答 选项卡中 Kutools AI 助手 窗格中，您可以选择要总结的特定内容，或不选择文本以总结整个文档。然后，点击窗格中的 总结文档内容 命令。
    kutools ai set options to summarize document content
  2. Kutools AI 分析后，文档的摘要会立即生成。
  3. 然后，您可以点击 复制  copy button 图标以复制摘要并将其粘贴到任何地方，或点击 插入  insert button 图标将其放置在光标位置。
    kutools ai summarize document content
 

示例2：续写文档内容

此功能允许您无缝扩展文档，生成与现有文本一致的内容。无论您是在完成段落、扩展想法还是添加新章节，助手都会智能地继续叙述，确保整个文档的一致性和连贯性。

  1. 在 Kutools AI 助手窗格的文档问答选项卡中，您可以选择要总结的特定内容，或不选择文本以总结整个文档。然后，点击窗格中的续写文档内容命令。
  2. Kutools AI 分析后，它将自动生成与您的文档结尾无缝衔接的附加内容。
    kutools ai set options to continue writing document
  3. 然后，您可以点击 复制  copy button 图标以复制摘要并将其粘贴到任何地方，或点击 插入  insert button 图标将其放置在光标位置。
    kutools ai continue writing document
 

示例3：询问有关文档的问题

将您的具体问题输入到聊天框中，然后点击 发送 按钮。Kutools AI 将根据您的文档内容及时提供答案。完成后，响应框将显示来源；点击相邻的数字将直接带您到相应的内容。请参见下面的演示：

提示：
  • 1. 编辑并更改名称和提示词文本：
    点击 编辑  edit button 命令项的图标，在弹出的 编辑提示词 对话框中，更改 名称 和 提示词 文本以更好地符合您的具体需求或文档的上下文。请参见截图：
    kutools ai edit and change prompt
  • 2.重新编辑提示词并重新发送：
    如果您对生成的内容不满意，可以点击重新编辑发送图标以调整提示词并生成新内容。
    kutools ai reedit
  • 3. 从聊天框中选择命令并修改提示词：
    您还可以选择命令并直接从聊天框中调整提示词文本。点击提示词库，然后选择命令项，提示词文本将显示在聊天框中，您可以根据需要进行修改。请参见截图：
    kutools ai modify the prompt from chat box
问答：回答任何问题或调用 Kutools 功能

此功能不仅回答您的问题，还确定是否有任何 Kutools 功能可以根据您的查询解决您的问题，并直接调用相关工具来解决它们。

  1. 在 问答 选项卡中 Kutools AI 助手 窗格中，在聊天框中输入您的问题（按 Shift + Enter 键开始新行），请参见截图：
    kutools ai set option in chat pane
  2. 然后点击发送按钮或按 Enter 键，Kutools AI 将处理您的查询并提供答案。
  3. 然后，您可以点击 复制  copy button 图标以复制摘要并将其粘贴到任何地方，或点击 插入  insert button 图标将其放置在光标位置。
    kutools ai insert the content
提示：

调用 Kutools 功能（100 多个实用功能）：

如果 Kutools 能够满足您的需求，AI 助手将精确激活相关功能以帮助您实现目标。

例如，如果您想从当前 Word 文档中清除所有图片，Kutools AI 将建议使用清除所有图片功能。

在聊天框中输入您的问题（按 Shift + Enter 键开始新行），然后点击 发送 按钮或按 Enter 键。Kutools AI 分析您的请求并识别适当的 Kutools 功能以满足您的需求。然后，点击 执行 按钮以调用该功能或点击 放弃 按钮以生成详细的、量身定制的分步指南。请参见截图：
kutools ai invoke Kutools features

润色和打磨内容以提高清晰度和专业性

了解 Kutools AI 助手的润色功能如何改变您的文档。无论是精炼草稿还是完成演示文稿，此工具都能确保您的内容简洁、有吸引力且无错误。让我们通过几次点击让您的写作闪耀。

  1. 在 Kutools AI 助手窗格中，选择润色选项卡。
  2. 选择您希望 Kutools AI 助手改写的文本。
  3. 从润色风格下拉列表中选择您想要的写作风格（提供21 种写作风格）。
  4. 点击发送按钮以启动改写过程。
  5. 点击 插入 以用生成框中产生的改写版本替换所选的原始文本。或者，您可以选择 生成 框。或者，您可以选择 复制 以复制精炼的文本并将其粘贴到您喜欢的任何地方。
    kutools ai rewrite
提示：
  • 如果改写的内容不符合您的期望，只需再次点击发送即可重新应用改写过程到所选文本。
  • 使用上一个和下一个按钮浏览您的改写文本以便于比较。
  • 通过点击历史记录按钮访问您的改写历史记录，允许您重新访问并从过去的版本中选择。

写作风格的应用场景

  • 正式风格：适用于正式的商务信函、报告和学术论文。它强调准确性和专业性，使用正式的语言和结构。
  • 简洁直白：用于新闻通讯、社交媒体更新等，专注于高效简洁地传递信息。
  • 轻松风格：适用于博客文章、社交媒体帖子和非正式电子邮件。此风格使用简单、直接的语言和幽默，创造愉快的阅读体验。
  • 商务专业：适用于商业提案、电子邮件往来、市场分析等，强调清晰和专业的沟通。
  • 描述性风格：用于描述性文章、旅行日志和小说。它专注于细节和生动的语言，帮助读者更好地想象和体验所描述的内容。
  • 说服性风格：适用于营销内容、观点文章和演讲。此风格旨在通过强有力的论据和有影响力的语言说服读者。
  • 叙述性风格：适用于故事、叙述性文章和个人经验分享。此风格专注于通过生动的描述和情节发展讲述连贯的故事。
  • 技术性风格：用于技术文章、用户手册和专业报告。此风格强调精确性和清晰性，使用技术术语和详细解释。
  • 指导性风格：用于教程、手册、常见问题解答等，提供清晰的分步指导。
  • 学术风格：适用于学术论文、研究报告和学术出版物。它强调准确的数据、严格的分析和遵循学术标准。
  • 科幻风格：适用于科幻小说、未来情景预测等，探索技术进步对社会和个人的影响。
  • 创意风格：用于小说、诗歌和创意写作。此风格鼓励独特的表达和创新的语言使用，强调个人风格和创造性思维。
  • 历史回顾：适用于历史文章、传记等，专注于时间的流逝和历史的深度。
  • 文化分析：适用于文化评论、电影和书籍评论等，深入探讨文化现象或艺术作品背后的意义。
  • 批评评论：用于艺术评论、产品评论等，通过分析和评价提供建设性的反馈。
  • 随笔和评论：适用于个人博客、杂志专栏等，反映作者的个性和见解。
  • 访谈对话：用于访谈记录、播客脚本等，通过对话呈现信息和观点。
  • 情感丰富：适用于个人日记、情感专栏等，强调情感的表达和共鸣。
  • 科普普及：适用于科普文章、博客等，以易于理解的方式呈现复杂的科学知识。
  • 励志激励：适用于励志文章、演讲等，提供正能量，鼓励人们追求目标。
  • 新闻报道：用于新闻稿、新闻报道等，强调客观性、时效性和准确的信息传递。
 

 

 

生成定制内容以满足您的需求

探索如何利用 Kutools AI 助手的撰写功能生成完美契合您需求的内容。本节将指导您创建定制内容，匹配您的特定主题、语气和风格偏好。对于克服写作瓶颈或增强内容创作工作流程非常理想，我们将演示如何有效利用此功能生成与您的目标一致的内容。

  1. 在 Kutools AI 助手窗格中，选择撰写选项卡。
  2. 在提供的 提示词 文本框中，描述您要创建的内容。
    提示：尽可能具体地描述主题、语气、风格以及您希望包含的任何关键点。您的描述越详细，生成的内容就越能满足您的需求。
  3. 点击生成按钮，让 Kutools AI 助手根据您的详细指示制作内容。
  4. 点击 插入 以快速将 AI生成的内容从 生成的 内容 框插入到文档中的光标位置。（在这里，您可以选择带格式或纯文本插入内容。）或者，选择 复制 如果您希望手动将内容粘贴到文档的其他位置或其他应用程序中。
    kutools ai compose content
提示：
  • 如果预设主题不符合您的需求，您还可以输入自己想要的主题。然后点击生成提示词例子以生成提示词文本。
  • 您可以自由编辑提示词框中的提示词以微调您的请求。
  • 点击图标以从下拉列表中清除任何不需要的提示词类型。
  • 如果初始内容生成不符合您的期望，请再次按生成以生成新内容。
  • 使用上一个和下一个按钮顺畅地浏览生成内容的不同版本，方便直接比较。
  • 通过点击历史记录按钮，您可以访问详细的内容生成尝试日志，使您可以轻松查看和选择以前的输出。

增强结果的策略：

  • 尝试不同的描述：AI 的输出在很大程度上取决于您如何描述您的内容需求。尝试不同的描述可以帮助您发现与 AI交流需求的最有效方式。
  • 利用润色功能：如果生成的内容几乎完美但需要进行微调，请考虑使用 润色功能进一步优化，而无需从头开始。
 

将句子或整个文档翻译成任何语言

Kutools AI 提供强大的翻译功能，可以快速准确地将从单个句子到整个文档翻译成多种语言。此功能对于需要在全球范围内协作的用户特别有用，使跨语言交流更加顺畅。通过 Kutools AI，您可以轻松克服语言障碍，实现高效的国际交流。

  1. 在 Kutools AI 助手窗格中，选择翻译选项卡。
  2. 选择您要翻译的文档内容，它将自动填充到需要翻译的内容框中。（或者，您可以复制并粘贴任何其他您希望翻译的内容到需要翻译的内容框中。）
  3. 从目标语言下拉列表中选择您要翻译成的语言；
  4. 点击发送按钮；
  5. 翻译完成后，您可以点击 插入 按钮将翻译后的内容放置在光标位置，或点击 复制 按钮将翻译后的内容复制到其他位置。
    kutools ai translate content
提示：
  • 使用上一个和下一个按钮浏览历史记录，使查看和管理以前的内容更容易。
  • 通过点击历史记录按钮，您可以访问详细的内容翻译尝试日志，使您可以轻松查看和选择以前的输出。

常见问题及解决方法

本节专门介绍用户在使用 Kutools AI 助手时可能遇到的常见问题，并提供简单的解决方案来克服这些问题。

AI 助手未显示在 Kutools选项卡中

确保 Kutools for Word 已正确安装在您的计算机上，并且您使用的是12.0 或更高版本。如果您没有使用正确的版本，请考虑更新以访问 AI 助手功能。有关 Kutools for Word 的最新版本，请点击此处下载并安装。

卡在“正在处理，请稍候...”
  • 互联网连接检查：确保您的设备已连接到互联网。Kutools AI 助手需要活动的互联网连接才能访问 OpenAI 的服务。
  • AI 设置配置：此问题的另一个可能原因可能是 AI 设置配置不当。要解决此问题，请确保您已通过输入有效的 OpenAI API 密钥正确设置 AI 设置。
Kutools AI 助手未按预期工作
  • 选择不同的 AI 模型：重新访问 AI 设置以确保所选的 AI 模型符合您的需求。不同的模型设计用于产生截然不同的结果。
  • 尝试不同的输入：有时，AI 在有更多上下文或不同结构的输入时表现更好。尝试不同长度和细节的输入。