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探索新的、 免费版 今天就使用 Kutools for Outlook！

Microsoft Word 的 AI：重写、撰写、翻译、总结等。

作者：阿曼达·李 最后修改时间：2024-08-15

Kutools AI Assistant 是一款尖端工具，旨在改变用户在 Microsoft Word 中编写和编辑的方式。从报告和电子邮件到手稿，它提供了先进的 重写能力 以匹配您喜欢的风格。此外，这个基于人工智能的助手 擅长内容创作 直接根据您的提示或关键字，轻松掌握您的需求，生成与您的目标完美契合的内容。

除了基本的写作支持外，Kutools AI 还提供 翻译能力，使您能够快速将文档翻译成多种语言，帮助您克服语言障碍，轻松进行国际交流。

此外，Kutools AI 在文档处理方面表现出色，具有高效 长文档摘要, 内容延续以扩展未完成的段落及 综合文件评估 根据预先设定的标准。

除了重写、撰写、翻译和总结之外，Kutools AI 还通过其交互功能增强了 Word 文档， 回答问题并提供澄清 基于文档内容。本教程将向您展示这些功能如何使您的写作过程更加高效、富有创意和智能。

为什么使用 Kutools AI Assistant 而不是 ChatGPT 或其他 AI 工具？

  1. 💼 与 Microsoft Word 集成：Kutools AI Assistant 专为 Microsoft Word 设计，提供无缝集成，允许用户直接在文档编辑工作流程中利用 AI 功能。这种集成提供了便利和效率，无需在单独的应用程序或平台之间切换即可访问人工智能驱动的写作帮助。
  2. ➡️ 直接插入生成的内容：使用 Kutools AI Assistant，用户只需点击几下即可将 AI 生成的内容直接插入到他们的 Word 文档中。与从外部 ChatGPT 界面复制和粘贴内容相比，此功能简化了合并新文本的过程，节省了时间和精力。
  3. 🛠️ 文档编辑的定制功能：Kutools AI Assistant 提供专为 Word 用户经常遇到的任务而设计的功能，例如润色文本以使其清晰和专业，生成根据特定需求定制的内容以及总结冗长的文档。这些功能针对文档创建和编辑进行了优化，确保用户拥有适合各种写作任务的工具。
  4. 💬 互动支持：Kutools AI Assistant 通过交互功能丰富您的 Word 文档，能够总结文本、回答查询并直接从您的内容中提供说明。
  5. 🗂️ 友好的用户界面：Kutools AI Assistant 的界面结构巧妙，具有三个不同的选项卡。这一设计原则优先考虑可访问性，允许用户随时轻松识别和应用他们需要的特定功能，从而促进更流畅、更高效的写作体验，而无需不必要的复杂性。
  6. ???? 轻松激活：使用 OpenAI API 密钥激活 Kutools AI Assistant 是一个简单的过程，可以释放该工具在 Word 中的全部潜力。

在Microsoft Word中找到Kutools AI助手

On 库工具 标签，点击 AI助理. 你会看到 Kutools 人工智能助手 窗格出现在 Microsoft Word 界面的右侧。

kutools ai助手

使用 OpenAI API 密钥激活 Kutools AI Assistant

释放全部潜力 Kutools 人工智能助手 在 Microsoft Word 中，您需要使用 OpenAI API 密钥激活它：

  1. 选择齿轮图标 kutools 齿轮图标 字幕可视电话用于 Kutools 人工智能助手 窗格。
  2. 在 Kutools AI设置 对话框中 人工智能提供商 部分，选择 OpenAI（ChatGPT） or 谷歌人工智能 如你所需。
    kutools ai 指定AI提供商
  3. 仍然在 Kutools AI设置 对话框：
提示：
  1. 激活后，您的设置将被安全存储，保证在所有后续项目中无缝访问 AI Assistant，即使在重新启动 Word 后也是如此。
  2. 如果你的系统设置为中文，或者你使用的是中文版Office，那么你不仅会看到OpenAI（ChatGPT）和Google AI，还会看到智扑AI和阿里巴巴的统一千文模型。
    中国的人工智能提供商

利用Kutools AI助手

在本节中，我们深入研究 Kutools AI Assistant 的实际应用。无论您的目标是提高写作的清晰度、生成内容、将大量信息压缩为简洁的摘要，还是在文档中寻找答案，本指南都将引导您完成每个步骤。

文档问答：简化文档任务（总结、分析、评估、继续写作等）

Kutools AI 提供基于当前文档内容的一系列智能处理功能，包括摘要、分析、翻译、评估和内容延续。无论您需要提取关键信息、深入分析文档结构、进行精准翻译还是扩展内容，Kutools AI 都可以帮助您高效管理文档内容并提高文档的整体质量。

kutools ai 文档 qa 窗格

  • 总结文档内容：此功能可让您快速生成文档的简洁摘要。
  • 翻译文档内容：此功能使您能够快速准确地将文档翻译成您指定的语言。
  • 分析文档内容：此功能可让您对文档进行深入分析，识别隐藏的见解、逻辑不一致之处以及需要改进的领域。
  • 评估文档内容：此功能使您能够根据预定义的标准评估您的文档，并提供有关结构、语言风格和内容准确性的详细反馈。
  • 继续撰写文档内容：此功能使您能够通过生成与您已经编写的内容自然契合的新文本来轻松扩展您的文档。
提示：
  • 文档 QA 模式根据当前文档的内容进行操作。
  • 如果您选择特定文本，QA 将重点关注所选内容；如果没有选择文本，QA 将应用于整个文档。

在这里，我将使用总结、继续写作和提问功能作为示例。

示例 1：总结文档内容

Kutools AI 引入了 Summarize 功能，旨在简化这些任务，使消化大量信息和提取见解变得比以往任何时候都更容易，而无需手动梳理每个细节。以下是您可以如何利用此功能：

  1. 在 文档质量保证 的选项卡 Kutools 人工智能助手 窗格中，您可以选择要总结的特定内容，或保留文本不选择以总结整个文档。然后，单击 总结文档内容 命令。
    kutools ai 设置选项来总结文档内容
  2. 经过Kutools AI分析后，立即生成文档摘要。
  3. 然后，您可以点击 复制  复制按钮 图标复制摘要并粘贴到任意位置，或点击 插页  插入按钮 图标将其放置在光标的位置。
    kutools ai 总结文档内容
 

示例 2：继续编写文档内容

此功能可让您通过生成与现有文本一致的内容来无缝扩展文档。无论您是完成一个段落、扩展一个想法还是添加新章节，助手都会智能地继续叙述，确保整个文档的一致性和连贯性。

  1. 在 文档质量保证 的选项卡 Kutools 人工智能助手 窗格中，您可以选择要总结的特定内容，或保留文本不选择以总结整个文档。然后，单击 继续撰写文档内容 命令。
  2. 经过 Kutools AI 分析后，它将自动生成无缝延续文档中断处的附加内容。
    kutools ai 设置选项以继续编写文档
  3. 然后，您可以点击 复制  复制按钮 图标复制摘要并粘贴到任意位置，或点击 插页  插入按钮 图标将其放置在光标的位置。
    kutools ai 继续编写文档
 

示例 3：针对你的文档提出问题

在聊天框中输入您的具体问题，然后点击 提交 按钮。Kutools AI 将根据您文档的内容及时提供答案。完成后，响应框将显示来源；单击相邻的数字将直接带您到相应的内容。请参阅下面的演示：

提示：
  • 1.编辑更改名称及提示文字：
    点击 编辑  编辑按钮 命令项的图标，在弹出的 編輯提示 对话框，更改 姓名 和 提示 文本以更好地满足您的特定需求或文档上下文。见屏幕截图：
    kutools ai 编辑和更改提示
  • 2.重新编辑提示并重新发送：
    如果您对生成的内容不满意，可以点击重新编辑并重新发送图标来调整提示并生成新的内容。
    kutools ai 重新编辑
  • 3.选择命令并从聊天框修改提示：
    您也可以直接从聊天框中选择命令并调整提示文字。点击提示库，然后选择命令项，提示文字就会显示在聊天框中，您可以根据需要进行修改。见截图：
    kutools ai 修改聊天框提示
聊天：回答任何问题或调用 Kutools 功能

此功能不仅可以回答您的问题，还可以根据您的查询确定任何 Kutools 功能是否可以解决您的问题，并直接调用相关工具来解决它们。

  1. 在 在线聊天 的选项卡 Kutools 人工智能助手 窗格中，在聊天框中输入您的问题（按 Shift + Enter 键开始新行），见截图：
    kutools ai 在聊天窗格中设置选项
  2. 然后点击 提交 按钮或按下 输入 关键是，Kutools AI 将处理您的查询并提供答案。
  3. 然后，您可以点击 复制  复制按钮 图标复制摘要并粘贴到任意位置，或点击 插页  插入按钮 图标将其放置在光标的位置。
    kutools ai 插入内容
提示：

调用Kutools功能（100多个方便的功能）：

如果Kutools能够满足你的需求，AI助手就会精准激活相关功能，帮助你实现目标。

例如，如果您想从当前 Word 文档中删除所有图像，Kutools AI 将建议使用“删除所有图片”功能。

在聊天框中输入您的问题（按 Shift + Enter 键开始新行），然后点击 提交 按钮或按下 输入 键。Kutools AI 会分析您的请求并识别适当的 Kutools 功能以满足您的需求。然后，点击 执行 按钮来调用该功能或​​点击 放弃 按钮可生成一份根据您的需要而定制的详细分步指南。见屏幕截图：
kutools ai 调用 Kutools 功能

重写并润色内容，使其更清晰、更专业。

发现如何 改写 的特点 Kutools 人工智能助手 可以改变您的文档。无论是完善草稿还是完成演示文稿，此工具都能确保您的内容简洁、引人入胜且无错误。只需点击几下，即可让您的写作大放异彩。

  1. 在 Kutools 人工智能助手 窗格中，选择 改写 标签。
  2. 选择您想要 Kutools AI Assistant 重新措辞的文本。
  3. 从以下选项中选择您想要的写作风格 写作风格 下拉列表（提供 21种写作风格).
  4. 点击 提交 按钮启动改写过程。
  5. 点击 插页 将选定的原始文本替换为在中生成的改写版本 产生 盒子。或者，您可以选择 复制 复制精炼文本并将其粘贴到您喜欢的任何位置。
    kutools ai 重写
提示：
  • 如果改写的内容不符合您的期望，只需点击 提交 再次对所选文本重新应用改写过程。
  • 使用以下命令浏览重写的文本 上一页 和 点击下一页 按钮，方便比较。
  • 通过单击访问您的改写的全面历史记录 发展历程 按钮，允许您重新访问并从过去的迭代中进行选择。

文体应用场景

  • 正式风格：适合正式商业信函、报告和学术论文。它强调准确性和专业性，使用正式的语言和结构。
  • 简洁直接：用于时事通讯、社交媒体更新等，注重高效、简洁地传递信息。
  • 休闲风格：非常适合博客文章、社交媒体帖子和非正式电子邮件。这种风格使用简单、直接的语言和幽默来创造愉快的阅读体验。
  • 商务专业：适用于商业提案、电子邮件通信、市场分析等，强调清晰、专业的沟通。
  • 描述风格：用于记叙文、游记、小说等，注重细节，语言生动，帮助读者更好地形象化、体验所描写的内容。
  • 说服风格：非常适合营销内容、观点文章和演讲。这种风格旨在使用强有力的论据和有影响力的语言说服读者。
  • 叙事风格：适合故事、叙事文章和个人经历分享。这种风格注重通过生动的描述和情节发展讲述连贯的故事。
  • 技术风格：用于技术文章、用户手册和专业报告。这种风格强调精确和清晰，使用技术术语和详细解释。
  • 教学风格：针对教程、手册、常见问题解答等，提供清晰的分步指导。
  • 学术风格：适用于学术论文、研究报告和学术出版物。它强调准确的数据、严谨的分析和遵守学术标准。
  • 科幻风格：适用于科幻小说、未来场景预测等，探索技术进步对社会和个人的影响。
  • 创意风格：用于小说、诗歌和创意写作。这种风格鼓励独特的表达方式和创新的语言使用，强调个人风格和创造性思维。
  • 历史回顾：用于历史文章、传记等，注重时间的流逝和历史的深度。
  • 文化分析：适用于文化评论、影评、书评等，探讨文化现象或艺术作品背后的意义。
  • 批评评论：用于艺术评论、产品评论等，通过分析和评估提供建设性的反馈。
  • 论文与评论：适合个人博客、杂志专栏等，体现作者个性和见解。
  • 访谈对话：用于采访记录、播客脚本等，通过对话呈现信息和观点。
  • 情感丰富：适合个人日记、情感专栏等，强调情感的表达和共鸣。
  • “大众科学”：适用于科普文章、博客等，以通俗易懂的方式呈现复杂的科学知识。
  • 鼓舞人心、激励人心：适用于励志文章、演讲等，提供正能量，鼓励人们追求自己的目标。
  • 新闻报道：用于新闻稿、新闻报道等，强调客观性、及时性和准确的信息传递。
 

 

 

生成定制内容以满足您的需求

探索如何生成完全适合您需求的内容 Kutools 人工智能助手's 撰写 特征。本部分将指导您创建符合您的特定主题、语气和风格偏好的自定义内容。我们将演示如何有效地使用此功能来创建符合您目标的内容，非常适合克服作家障碍或增强内容创建工作流程。

  1. 在 Kutools 人工智能助手 窗格中，选择 撰写 标签。
  2. 在提供的 提示 文本框，描述您要创建的内容。
    提示： 尽可能具体地说明主题、语气、风格以及您想要包含的任何要点。您的描述越详细，生成的内容就越能满足您的需求。
  3. 点击 产生 按钮让 Kutools AI Assistant 根据您的详细说明制作内容。
  4. 点击 插页 快速插入来自 产生 内容 框插入文档中光标所在的位置。（在这里，您可以插入带格式的内容或纯文本。）或者，选择 复制 如果您希望手动将内容粘贴到文档或其他应用程序中的其他位置。
    kutools ai 撰写内容
提示：
  • 如果预设的主题不符合您的需求，您也可以输入自己想要的主题。然后点击 生成提示示例 生成提示文本。
  • 您可以随意编辑提示 提示 框来微调您的请求。
  • 点击 图标以从下拉列表中删除任何不需要的提示类型。
  • 如果初始内容生成与您的期望不符，请按 产生 再次产生新的内容。
  • 利用 上一页 和 点击下一页 按钮可顺利浏览生成内容的各种迭代，从而促进直接比较。
  • 点击即可 发展历程 按钮，您可以访问内容生成尝试的详细日志，从而可以轻松查看并从以前的输出中进行选择。

增强成果的策略：

  • 尝试描述：人工智能的输出很大程度上取决于您如何描述您的内容需求。尝试不同的描述可以帮助您发现将您的需求传达给人工智能的最有效方法。
  • 利用重写功能：如果生成的内容几近完美但需要微调，请考虑使用 改写 功能可以进一步完善它，而无需从头开始。
 

将句子或整个文档翻译成任何语言

Kutools AI 提供强大的翻译功能，可以快速准确地将任何内容（从单个句子到整个文档）翻译成多种语言。此功能对于需要在全球范围内协作的用户特别有用，使跨语言交流更加顺畅。使用 Kutools AI，您可以轻松克服语言障碍并实现高效的国际交流。

  1. 在 Kutools 人工智能助手 窗格中，选择 翻译 标签。
  2. 选择要翻译的文档内容，它将自动填充 翻译内容 框。（或者，你可以复制并粘贴任何你想翻译的内容到 翻译内容 框。）
  3. 从 T 中选择要翻译成的语言目标语言 下拉列表;
  4. 点击 提交 按钮;
  5. 翻译完成后，您可以点击 插页 按钮将翻译的内容放置在光标位置，或点击 复制 按钮将翻译的内容复制到另一个位置。
    kutools ai 翻译内容
提示：
  • 利用 上一页 和 点击下一页 按钮可以浏览历史记录，从而更轻松地查看和管理以前的内容。
  • 点击即可 发展历程 按钮后，您可以访问内容翻译尝试的详细日志，从而轻松查看和选择以前的输出。

常见问题及其解决方法

本节致力于阐明用户在使用 Kutools AI Assistant 时可能遇到的常见问题，并提供简单的解决方案来克服这些问题。

AI助手未显示在Kutools选项卡中

确保您的计算机上正确安装了 Kutools for Word，并且您使用的是 12.0 或更高版本。如果您使用的版本不正确，请考虑更新以访问 AI Assistant 功能。对于最新版本的 Kutools for Word， 点击这里下载并安装.

卡在“正在处理，请稍候……”
  • 互联网连接检查：确保您的设备已连接到互联网。 Kutools AI Assistant 需要有效的互联网连接才能访问 OpenAI 的服务。
  • AI设置配置：导致此问题的另一个潜在原因可能是 AI 设置配置不当。要解决此问题，请确保您已正确 通过输入有效的 OpenAI API 密钥来设置您的 AI 设置.
Kutools AI 助手未按预期工作
  • 选择不同的AI模型：重新访问 AI 设置以确保所选的 AI 模型符合您的需求。不同的模型被设计来产生截然不同的结果。
  • 尝试输入：有时，人工智能在更多上下文或不同结构的输入下表现更好。尝试输入的长度和细节。