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Word 修订功能：开启、查看、自定义、移除及隐藏

作者Amanda Li修改日期

视频：Word 中的修订功能

启用修订功能

在“审阅”选项卡的“修订”组中，点击“修订”按钮即可启用该功能。

功能区上的修订按钮
启用修订时：
  • “修订”按钮已处于激活状态。
    深色背景表示已启用修订
  • 删除内容将以删除线显示，新增内容将以下划线标记，编辑内容一目了然。不同作者的更改将以不同颜色进行区分。
    对原始文本所做的更改

注意：

  • 如需通过密码防止他人关闭修订功能，请依次点击“审阅”>“修订”>“锁定跟踪”。
  • 您的修订显示效果可能会因标记设置而有所不同。如需自定义颜色或样式，请点击“跟踪”组右下角的选项启动器选项启动器图标，然后选择“高级选项”。

关闭修订功能

开启修订功能后，请切换至“审阅”选项卡，在“修订”组中点击高亮显示的“修订”按钮，即可关闭该功能。

功能区上的修订按钮
禁用修订时：
  • “修订”按钮已恢复为未按下状态。
    深色背景表示已启用修订
  • 后续对文档的任何编辑都将不会被跟踪。
  • 之前的修订记录会一直保留在文档中，直到您选择接受或拒绝这些更改。

添加批注以增强文档审阅

添加批注不仅可以用于解释说明、提出疑问、给出建议、突出问题，还能实现协作反馈，助力文档审阅流程更加高效。

  1. 选择您希望添加批注的文本。
  2. 在“审阅”选项卡的“批注”组中，点击“新建批注”。
  3. 在输入框中填写您的批注。
  4. 点击“发送”按钮，或按下 Ctrl + Enter 即可。
    在 Word 中添加批注

以列表视图查看全部更改

以列表形式查看所有更改，让您全面掌控文档的编辑历史。

  1. 在“审阅”选项卡中，点击“修订窗格”按钮旁的下拉箭头。
  2. 选择“垂直修订窗格”或“水平修订窗格”，即可全面查看文档中所有更改的详细列表。
    打开审阅窗格
在“修订窗格”中，您可以：
  • 以列表形式查看所有被跟踪的更改，包括插入、删除、格式调整和批注。
  • 在“修订窗格”中点击任意更改，即可直接定位到文档中的相应编辑位置。
  • 点击“修订窗格”中的任意编辑项，即可在文档中直接进行修改，并自动同步至修订记录。
  • 右键单击任意修订内容，即可选择接受或拒绝该更改。
  • 右键单击批注，即可进行回复、删除或标记为已解决。

备注：“修订窗格”主要用于查看和导航更改，而非编辑。若需编辑文档（如删除文本或批注），请直接在文档中操作，所有更改将在“修订窗格”中同步显示。

掌控修订内容的跟踪与显示方式

无论是多人协作编辑、独立撰写草稿，还是审阅他人修改，灵活掌控修订的跟踪与显示方式都至关重要。

选择要跟踪哪些人的更改

多人协作编辑文档时，您可以根据需求选择跟踪所有人的更改，或仅记录自己的修改。具体操作如下：

  1. 在“审阅”选项卡的“修订”组中，点击“修订”下拉箭头。
    修订下拉箭头
  2. 在下拉菜单中选择：
    • 所有作者工具可用于跟踪所有作者的更改。
    • 仅本人仅跟踪您个人的更改。
      “全部人员”和“仅限本人”选项

注意：如需通过密码防止他人关闭修订功能，请依次点击“审阅”>“修订”>“锁定跟踪”。

调整修订内容的显示方式

如果修订内容较多，浏览文档时可能会受到干扰。本节将为您介绍如何调整修订内容在文档中的可见性和显示方式。

在“审阅”选项卡的“修订”组，点击“显示以供审阅”下拉菜单，并选择您喜欢的显示方式：

  • 简单标记：将文档显示为所有更改已被接受的状态，并在左侧用竖线清晰标示更改位置。
  • 所有标记：展示文档中的所有修订内容，包括插入、删除和格式更改。
  • 无标记：让文档以所有更改均已接受的状态显示。
  • 原始文档：展示文档未更改前的原始状态。

选择修订内容的显示布局（嵌入文本或右边中）

修订内容的呈现方式将直接影响您与他人的审阅体验。您可以选择将修订内容直接嵌入正文，或以气泡形式显示在页面右侧。

在“审阅”选项卡的“修订”组，点击“显示标记”>“气泡”，并选择以下任一选项：

  • 以气泡形式显示修订：
    • 删除操作和格式更改的详细信息将以气泡形式显示在右侧。
    • 格式更改将直接反映在文档正文中。
    • 插入的内容将在文本中以内嵌形式展示。
布局：在气泡中显示修订
  • 所有修订直接在正文中显示：
    • 插入、删除和格式更改将直接在正文中实时展现。
布局：所有修订内嵌显示
  • 仅格式更改以气泡形式显示：
    • 仅涉及格式更改的详细信息将以气泡形式显示在右侧。
    • 格式更改将直接反映在文档正文中。
    • 插入和删除的内容将直接在正文中呈现。
布局：仅格式更改在气泡中显示

注意：如需在气泡中查看修订内容，请确保当前处于“打印版式”或“网页版式”视图。

选择要显示哪些类型的更改

筛选显示的更改类型有助于您专注于特定的修改内容，比如文本编辑或格式变更，使审核流程更加高效易控：

  1. 在“审阅”选项卡的“修订”组中，点击“显示标记”。此时，已显示的更改类型旁会出现勾选标记。
  2. 点击任意类型以取消勾选，轻松隐藏该类别的更改。
    显示标记选项

注意：每次关闭并重新打开文档后，隐藏的标记会自动重新显示。

选择要显示哪些人的更改

如果您的文档由多人审阅，查看特定人员所做的更改，有助于更清晰地了解他们的贡献。

  1. 在“审阅”选项卡的“修订”组中，点击“显示标记”>“特定人员”>“所有审阅者”，即可取消选中所有审阅者。
    选择所有审阅者
  2. 再次点击“显示标记”>“特定人员”，只需勾选您希望显示的审阅者即可。
    选择特定人员仅显示其标记

注意：如果您的文档只有两位审阅者，只需选择另一位，取消勾选其姓名，即可隐藏其编辑内容，让您专注于特定审阅者。

移除修订内容：接受或拒绝

本部分将为您详细介绍如何单独或批量接受或拒绝更改，轻松去除文档中的修订痕迹。

逐条接受或拒绝修订内容

当您需要在做出决策前对每一处更改进行细致审查时，此方法是您的理想选择。它能够帮助您全面核查每项修改，确保其准确无误且恰当适用。

  1. 在文档中选择一个需要更改的项目。
  2. 在“审阅”选项卡的“更改”组，点击以下任一按钮：
    • 接受：保留此更改，并自动跳转至下一个编辑项。
    • 拒绝：放弃此更改，直接进入下一个编辑项。
      接受和拒绝按钮

注意：

  • 在您单击“接受”或“拒绝”后，Word 会自动跳转到下一个编辑项，请持续点击相应按钮，直到所有更改处理完毕。
  • 如果您只需删除某条编辑内容且不希望跳转到下一项，请右键点击该编辑项，并在快捷菜单中选择“接受”或“拒绝”。
    接受和拒绝选项

一键接受或拒绝全部修订内容

如果您已经准备好定稿，可一键接受或拒绝所有修订。此方法适用于无需逐条审核的大批量编辑内容，高效便捷。

  1. 在“审阅”选项卡的“更改”组，点击以下任一下拉箭头：
    接受和拒绝下拉按钮
  2. 在下拉菜单中，选择“接受所有更改”或“拒绝所有更改”。（下图展示了点击“接受”下拉箭头后出现的菜单。）
    全部接受更改选项

注意：移除所有修订内容后，如需关闭修订功能，请选择“接受所有更改并停止修订”或“拒绝所有更改并停止修订”，即可轻松完成操作。

打印时隐藏修订内容和批注

有时，您可能需要打印一份没有修订痕迹和批注的文档。采用此方法，能够确保打印效果整洁专业，不含任何审阅标记。

  1. 在文档中，依次点击“文件”菜单，然后选择“打印”。
  2. 在“设置”中，点击“打印所有页面”下拉菜单。
  3. 在“文档信息”下，选择“打印标记”并取消勾选。
    打印设置

注意：这样操作后，您即可打印一份不显示修订内容和批注的干净文档。但除非您接受或拒绝这些更改，修订内容仍会保留在文档中。

以上就是关于修订模式在 Microsoft Word 中的全部内容。希望本教程对您有所帮助。如果您想了解更多 Word 技巧与方法，请点击这里，获取我们丰富全面的教程合集，助您轻松提升办公效率！