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如何在打印Excel工作表时为页眉或页脚添加背景色？

Author Sun Last modified

在使用Excel时，添加页眉或页脚可以通过包含页码、文件名或公司标志等重要信息来增强打印文档的专业外观。尽管Excel的内置功能允许您插入文本和图片到页眉和页脚中，并在打印时显示，但您可能会发现为了提高可读性或品牌效果，需要使用背景色来突出这些部分。然而，Excel目前不提供直接选项为打印输出中的页眉或页脚区域应用背景色。如果您希望在打印时将这些部分与数据区分开，这可能会令人感到沮丧。下面，我们将介绍一些实用的解决方法，以在Excel打印输出中模拟带有颜色的页眉或页脚，满足不同的需求和技术熟练度。

通过填充颜色为页眉或页脚添加背景色

通过VBA为页眉和页脚添加背景色

通过填充颜色为页眉或页脚添加背景色

此方法涉及格式化工作表单元格，以视觉上模仿彩色页眉或页脚。由于通过页面布局创建的实际页眉和页脚不支持背景色，因此格式化顶部和/或底部行提供了一个有效的替代方案。当您的主要目标是增强打印表格的视觉分隔或品牌形象，并且页眉/页脚内容可以显示在工作表行而不是真正的打印页眉/页脚中时，这种方法最为适用。

此方法的局限性包括无法使用动态页眉/页脚字段（如页码），以及需要为每个工作表手动重复这些步骤。

1. 点击 页面布局 > 页面设置.

在继续操作之前，重要的是将所有边距设置为0，以最大化可用的工作表空间，并确保彩色区域在每页的顶部和/或底部对齐。这有助于在打印文档时营造出真实页眉或页脚背景的错觉。

2. 在 页面设置 对话框中，转到 边距 选项卡并输入 0 在 上边距, 页眉, 下边距，以及 页脚 文本框中。这确保了为Excel内置的页眉和页脚预留的空间为零，并将您的工作表内容定位在打印页面的最顶部和底部。
A screenshot showing Page Setup dialog to adjust margins in Excel

3. 点击 确定 以应用边距更改。选择工作表的第一行（此行将充当页眉），然后转到 开始 > 合并居中 将该行中的所有列合并为一个单元格。这为您的页眉文本和背景色提供了大面积的空间。
A screenshot of Merge and Center option

提示：对于多列文档，请确保选择并合并正确的单元格范围以覆盖整个数据区域。

4. 选中合并后的单元格，点击 填充颜色 按钮（油漆桶图标）在 开始 选项卡中，从调色板中选择您想要的背景色。这将在工作表顶部添加一条明显的色带，模拟页眉背景。
A screenshot of selecting fill color for Excel header

5. 如果您还希望添加彩色页脚，滚动到打印范围的最后一行，选择它，并重复合并和填充颜色的步骤，在页面底部创建一个彩色区域。

为了获得最佳效果，请考虑将自定义页眉或页脚文本直接添加到这些已着色和合并的单元格中。您可以根据打印要求调整字体大小、对齐方式或格式。请记住，此方法仅在可见的工作表区域内定义页眉和页脚。如果您的文档跨越多个页面，您可能需要为每个打印页面手动重复这些格式化步骤，或者仅针对页眉使用页面设置中的“顶端标题行”功能。

现在，当您转到 文件 > 打印 或按 Ctrl + P时，您应该会在预览页面的顶部（和/或底部）看到一条彩色条带，作为页眉或页脚的模拟背景。
A screenshot showing Excel worksheet with header and footer color

如果颜色在打印预览中没有按预期显示，请仔细检查您的打印机设置和工作表范围是否一致，并确认打印区域覆盖了格式化的行。

通过VBA为页眉和页脚添加背景色

对于更复杂的工作表，或者当处理多页并希望以更自动化的方式在每页打印输出中创建彩色页眉和页脚区域时，您可以使用VBA宏快速在整个工作表中添加这些效果。此VBA解决方案在每个页面范围的起始和结尾处插入预定义的彩色行，模拟打印输出中彩色页眉和页脚的外观。

此方法特别适用于大型工作表、传统报告或需要跨多页统一风格的情况。但是，它需要启用宏功能，并具备一定的VBA界面经验。请注意，这仍不会影响实际的Excel页眉/页脚，而是通过直接修改工作表内容来进行打印模拟。

1. 按 Alt + F11 打开 Microsoft Visual Basic for Applications 编辑器窗口。如果是第一次使用VBA，您可能需要先启用开发工具选项卡。

2. 在VBA窗口中，点击 插入 > 模块。在新模块的代码区域中，复制并粘贴以下代码：

VBA：为页眉和页脚添加背景色

Sub FakeHeaderFooter()
'UpdatebyExtendoffice20180628 Dim I, J As Long Dim xRg As Range Dim xRow, xCol As Long Dim xRows, xCols As Long Dim xDivRow, xDivCol As Long Dim xTopArr, xButtArr As Variant Dim PageSize1, PageSize2 As Integer On Error Resume Next xTopArr = Array("Top Left", "", "", "Top Center", "", "", "", "")
 xButtArr = Array("Bottom Left", "", "", "Bottom Center", "", "", "", "")
 PageSize1 =46 PageSize2 =8 With ActiveSheet.PageSetup .TopMargin = Application.InchesToPoints(0)
 .BottomMargin = Application.InchesToPoints(0)
 .HeaderMargin = Application.InchesToPoints(0)
 .FooterMargin = Application.InchesToPoints(0)
 .BlackAndWhite = False End With Set xRg = ActiveSheet.UsedRange If xRg Is Nothing Then Exit Sub xRows = xRg(xRg.Count).Row xCols = xRg(xRg.Count).Column If xRows <46 Then xRows =46 If xCol <8 Then xCol =8 xDivRow = Int(xRows / PageSize1)
 xDivCol = Int(xCols / PageSize2)
 If ((xRows Mod PageSize1) >0) And (xDivRow <>0) Then xDivRow = xDivRow +1 If ((xCols Mod PageSize2) >0) And (xDivCol <>0) Then xDivCol = xDivCol +1 If xDivRow =0 Then xDivRow =1 If xDivCol =0 Then xDivCol =1 Set xRg = Range("A1").Resize(xDivRow * PageSize1, xDivCol * PageSize2)
 xRow =1 xCol =1 Cells.PageBreak = xlPageBreakNone For I =1 To xDivRow * PageSize1 Step PageSize1 +1 For J =1 To xDivCol * PageSize2 Step PageSize2 Cells(I, J).Resize(1, PageSize2) = xTopArr Cells(I, J).Resize(1, PageSize2).Interior.ColorIndex =34 Cells(I + PageSize1, J).Resize(1, PageSize2) = xButtArr Cells(I + PageSize1, J).Resize(1, PageSize2).Interior.ColorIndex =34 Rows(I + PageSize1 +1).PageBreak = xlManual Columns(J + PageSize2).PageBreak = xlManual Next NextEnd Sub

A screenshot showing VBA code pasted in a module

3. 按 F5 或点击 运行 VBA工具栏中的按钮执行代码。该宏将自动在每个页面范围的顶部和底部插入彩色行，由设定的 PageSize1 （每页的行数）和 PageSize2 （每页的列数）决定。每个“页面”的第一行和第47行将被填充指定的颜色和预定义文本，它们一起将在打印预览或打印工作表时显示为“假”页眉和页脚。
A screenshot of VBA-applied header and footer color in Excel

您可以进一步定制此宏以满足您的需求。例如，要更改页眉或页脚的内容，请调整以下行中的文本：

xTopArr = Array("左上", "", "", "居中", "", "", "", "")

xButtArr = Array("左下", "", "", "居中", "", "", "", "")

如果您希望使用不同的背景色，请在此处修改ColorIndex值：

Cells(I, J).Resize(1, PageSize2).Interior.ColorIndex =34

Cells(I + PageSize1, J).Resize(1, PageSize2).Interior.ColorIndex =34

该宏使用标准的Excel颜色索引。要预览不同的颜色，请查阅微软的ColorIndex参考或使用Excel的颜色选择器识别符合您品牌或设计偏好的值。

注意：在运行VBA宏之前保存您的工作，因为标准的撤销功能无法撤销操作。此外，由于此宏会更改工作表内容，请确认您的打印区域正确，并根据具体的纸张和布局需求调整PageSize1和PageSize2参数。此方法将添加额外的行，可能会将现有数据向下移动，因此在运行宏后请检查布局。

如果在打印时遇到彩色区域未按预期显示的问题（如颜色缺失或裁剪），请验证打印机的高级设置中是否启用了背景色打印，并确保工作表的打印区域已正确设置。填充颜色和VBA方法都需要注意合并单元格和打印范围设置，因为设置不当可能导致对齐错误或部分着色。

选择最适合您的Excel版本、页面布局、页眉/页脚需求复杂度以及自动化或设计控制更重要性的解决方案。当实际的页眉/页脚字段不需要跨页面动态更新时，页眉/页脚着色最适合用于演示文稿、封面或品牌打印件。

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