革新数据分析：将ChatGPT集成到Excel中以获得更智能的洞察

在当今快节奏的数据驱动世界中，数据分析的效率和创新至关重要。朝这个方向迈出的重要一步是将AI工具与传统数据处理应用程序（如Microsoft Excel）集成。Kutools AI 助手在这种集成中处于前沿，提供了一种将ChatGPT的分析能力与Excel的多功能性无缝结合的方法。本指南深入探讨了什么是Kutools AI 助手、它相对于标准ChatGPT的优势，以及如何利用它在Excel中获得更智能的数据洞察的全面指南。

什么是Kutools AI 助手？

为什么使用Kutools AI 助手而不是ChatGPT？

如何在Excel中使用Kutools AI 助手？

• 步骤1：安装Kutools AI 助手
• 步骤2：激活Kutools AI 助手
• 步骤3：配置Kutools AI 助手的选项
• 步骤4：在Excel中使用Kutools AI 助手

使用Kutools AI 助手的一些示例

• 示例1：智能执行计算并获得结果
• 示例2：生成自定义公式
• 示例3：创建用户定义函数
• 示例4：创建VBA代码
• 示例5：分析数据并生成图表
• 示例6：调用增强函数（300多个实用功能）
• 其他常见需求（语言翻译、函数解析等）

使用Kutools AI 助手的实用技巧

视频：将ChatGPT集成到Excel中以获得更智能的洞察 - Kutools AI 助手

什么是Kutools AI 助手？

Kutools AI 助手，由ExtendOffice精心打造，是 Kutools for Excel的300多个高级功能之一。它将人工智能的能力，特别是OpenAI的ChatGPT，直接集成到Microsoft Excel中。它充当尖端AI语言模型与Excel电子表格环境之间的桥梁，使用户能够使用自然语言处理执行复杂的数据分析、生成代码、创建自定义公式等。

为什么使用Kutools AI 助手而不是ChatGPT？

ChatGPT提供了一个引人入胜的聊天机器人界面，非常适合学习和探索GPT的功能。然而，您的大多数工作可能是在像Excel这样的真实文档编辑器中展开的，您的数据就在那里。通过Kutools AI 助手，解锁Excel工作流程的全部潜力变得无缝。这种强大的集成不仅简化了您在Microsoft Excel中的数据操作，还带来了一系列旨在提高生产力和协作的优势：

如何在Excel中使用Kutools AI 助手？

以下是设置和使用Kutools AI 助手以增强您在Excel中的数据分析任务的分步指南：

步骤1：安装Kutools AI 助手

前往下载页面以下载Kutools for Excel，然后运行安装文件并按照提示安装Kutools for Excel。

步骤2：激活Kutools AI 助手

1. 安装Kutools for Excel后，功能区上会显示三个新选项卡——Kutools、Kutools Plus和Kutools AI。
2. 然后，点击 Kutools AI > AI 助手，请参见截图：
   
3. 一个 Kutools AI 助手 窗格显示在Excel文件的右侧。
   • 窗格中有四个命令，如您所见。
   • 在底部，有一个聊天框，您可以在其中输入您想要询问的任何问题。
   • 

备注：点击 关闭此标签 选项将关闭 Kutools AI 选项卡，并且它将来不会出现。在这种情况下，要激活 Kutools AI 助手 功能，请点击 Kutools > AI 助手，请参见截图：

步骤3：配置Kutools AI 助手的选项

在 Kutools AI 助手 窗格中，点击 图标以打开 设置 Kutools AI 助手 对话框：

1. 复制并粘贴您的OpenAI API密钥到文本框中；
2. 然后，选择您需要的gpt模型(gpt-4-turbo，gpt-3.5-turbo)。在这里，我们建议使用gpt-4-turbo；(GPT-4，具备广泛的通用知识和专业技能，能够理解自然语言给出的复杂指令并准确解决难题。)
3. 最后，点击 确定 按钮。
   
4. 然后，一个 Kutools for Excel 提示框弹出，提醒您API密钥已成功设置。然后，点击 确定 按钮。请参见截图：
   

步骤4：在Excel中使用Kutools AI 助手

设置API密钥后，现在您可以开始与AI互动以执行各种任务。例如，在这里，我将用浅蓝色选中项的背景色每隔一行。

1. 选择您要使用Kutools AI 助手分析或操作的数据区域，然后在聊天框中输入您的需求，并点击 按钮或按 回车 键发送问题。请参见截图：
   
2. 分析后，点击 执行 按钮运行。Kutools AI 助手将使用AI处理您的请求，并直接在Excel中返回结果。请参见下面的演示：
   

使用Kutools AI 助手的一些示例

Kutools AI 助手提供了广泛的功能来增强您的Excel体验，使复杂的任务更简单、更高效。以下是一些如何使用Kutools AI 助手的详细示例：

示例1：智能执行计算并获得结果

Kutools AI 助手可以在Excel中自动化并智能地执行计算。例如，您可以要求它汇总大型数据集、寻找相关性或识别趋势，它将处理请求并为您提供简明的结果，节省您手动分析的时间和精力。

例如，我想识别并选中项的背景色两列数据之间的相差。

1. 在聊天框中，请输入以下文本：“Please identify and highlight the differences between the data in A2:A16 and C2:C10:”
2. 然后，点击 发送 按钮或按 回车 键。分析后，点击 执行 按钮继续。Kutools AI 助手将使用AI处理您的请求，并直接在Excel中提供结果。请参见下面的演示：
   

示例2：生成自定义公式

创建自定义公式可能是一项繁琐的任务，尤其是对于复杂的计算。使用Kutools AI 助手，您可以轻松生成这些公式。只需描述所需的计算，Kutools AI 助手将为您生成适当的Excel公式，准备在您的工作表中使用。

例如，我想根据年利率、贷款总额和贷款期限计算每月的付款。

1. 在聊天框中，请按照以下文本显示的内容澄清您的问题：“Cell B1 contains the annual interest rate, cell B2 the loan term, and cell B3 the total loan amount. Please help me create a formula to calculate the payment amount per month:”
2. 然后，点击 发送 按钮或按 回车 键。分析后，将给定的公式复制到您希望显示每月付款的单元格中。然后按 回车 键以获得结果：
   

示例3：创建用户定义函数

Excel中的用户定义函数（UDF）允许用户创建可以执行特定计算或任务的自定义函数，以满足他们的独特需求。使用Kutools AI 助手，创建这些UDF的过程大大简化，使用户能够利用AI的力量来自动化和简化他们的Excel任务。以下是如何使用Kutools AI 助手创建UDF的详细说明。

例如，在这里，我将通过使用用户定义函数来计算红色字体的单元格数量。

1. 在聊天框中，请按照以下文本显示的内容澄清您的问题：“Please create a user defined function to count the number of cells with red font in range A1:E10:”
2. 然后，点击 发送 按钮或按 回车 键。分析后，Kutools AI 助手将解释您的请求并生成相应的VBA代码用于UDF，提供详细的实施步骤。
   
3. 接下来，您只需按照Kutools AI 助手提供的说明即可实现所需结果。

示例4：创建VBA代码

对于需要在Excel中自动化任务但缺乏编程技能的人，Kutools AI 助手可以根据描述性指令生成VBA代码。此功能弥合了非程序员与Excel高级自动化功能之间的差距，允许实现自定义自动化解决方案。

例如，我想在工作表中获取目录中文件名的列表。

1. 在聊天框中，请按照以下文本显示的内容澄清您的问题：“Please create a VBA code to list all file names from a folder into a worksheet”
2. 然后，点击 发送 按钮或按 回车 键。分析后，Kutools AI 助手将解释您的请求并生成相应的VBA代码，提供详细的实施步骤。
   
3. 接下来，您只需按照Kutools AI 助手提供的说明即可实现所需结果。

示例5：分析数据并生成图表

Kutools AI 助手通过不仅分析数据集还生成综合图表，将数据分析提升到一个新的水平。这种双重功能提供了数据的可视化表示，使其更易于解释和有效地呈现结果。

例如，我想分析数据区域并生成相应的图表。

1. 选择您要分析并创建图表的数据区域。然后输入分析请求，如以下文本所示：“Analyze the selected data and create a chart:”
2. 然后，点击 发送 按钮或按 回车 键。分析后，点击 执行 按钮继续。Kutools AI 助手将根据您的请求处理数据，执行分析，并自动创建图表，请参见下面的演示：
   

示例6：调用增强函数（300多个实用功能）

Kutools for Excel包含300多个实用功能，使用Kutools AI 助手，用户可以轻松访问和利用这些功能。这种集成允许更动态和智能地使用Kutools的广泛工具包，增强Excel的整体功能。

如果Kutools可以满足您的需求，AI助手将准确激活相关功能以帮助您实现目标。

例如，如果您需要加密特定单元格，Kutools AI 助手将建议使用加密单元格功能，利用Kutools中的现有功能。

1. 选择您要加密的数据区域。然后输入以下文本所示：“Encrypt the selected cells:”
2. 然后，点击 发送 按钮或按 回车 键。Kutools AI 助手分析您的请求并识别满足您需求的相应Kutools功能。然后，点击 执行 按钮调用该功能。请参见下面的演示：
   <

其他常见需求（如语言翻译、函数解析）

Kutools AI 助手还满足翻译和函数解析等常见需求。这使其成为一个适应各种用户需求的多功能工具，促进更高效和全面地使用Excel。

例如，如果我需要将一些文本翻译成法语。

1. 在聊天框中，请输入翻译命令，然后输入您希望翻译的文本。“Please translate the following content into French:(your content)”
2. 然后，点击 发送 按钮或按 回车 键。Kutools AI 助手将根据您的需要将文本翻译成法语。请参见下面的演示：
   
3. 然后，您可以将翻译后的文本复制并粘贴到您需要的任何地方。

使用Kutools AI 助手的实用技巧

有效使用Kutools AI 助手可以极大地提高您在Excel中的生产力。以下是一些有用的技巧，帮助您充分利用这个强大的工具：

• 🎯 明确请求：
• 与Kutools AI 助手互动时，请明确和具体说明您的需求。详细的提示将产生更准确和有用的响应。
• 📚 使用正确的术语：
• 在提到Excel功能或特性时使用正确的术语。这种精确性确保您的查询被正确理解，并且提供的解决方案是准确的。
• 🚀 探索高级功能：
• 不要仅限于基本功能。探索Kutools AI 助手如何帮助完成更高级的Excel任务，例如创建自定义公式、分析数据或生成综合报表。
• 🔨 分解复杂任务：
• 如果您正在处理复杂的Excel任务，请考虑将其分解为较小的、可管理的子任务。这种方法可以简化问题解决过程，并使每个部分更容易有效地处理。
• 💾 定期备份：
• 在实施重大更改之前，尤其是那些由AI工具建议的更改，请始终保存并备份您的Excel文件。这种做法可以保护您的数据免受丢失或错误的影响。
• 🔄 定期更新：
• 保持Kutools和AI 助手更新到最新版本。新更新通常包括增强的AI功能、附加功能和性能改进。
• ✅ 验证AI建议：
• 虽然Kutools AI 助手可以提供有价值的帮助，但在处理Excel中的关键或敏感数据时，请始终验证其建议的准确性。确保提供的解决方案的可靠性对于有效的数据管理至关重要。
• 🤹‍♂️ 练习和耐心：
• 像任何工具一样，熟练使用Kutools AI 助手需要练习。尝试不同的功能和功能，以建立您的信心和专业知识。