数据分析新革命：将 ChatGPT 集成到 Excel，实现更智能的洞察
在当今快节奏、数据驱动的世界中，提高数据分析的效率与创新至关重要。将 AI 工具与传统数据处理应用（如 Microsoft Excel）相结合，是在这方面的重要突破。Kutools AI 助手正处于这一集成的前沿，能够轻松将 ChatGPT 的分析能力与 Excel 的多样性有机结合。本文将深入介绍什么是 Kutools AI 助手，其相较标准 ChatGPT 的优势，以及如何在 Excel 中高效利用它获取更智能的数据洞察的完整指南。
视频：将 ChatGPT 集成到 Excel，实现更智能的洞察 - Kutools AI 助手
什么是 Kutools AI 助手？
Kutools for Excel
为 Excel 增添 300 多种
强大功能
Kutools AI 助手，由 ExtendOffice 精心打造，是 Kutools for Excel的300 多种高级功能之一。它将人工智能的强大功能，尤其是 OpenAI 的 ChatGPT，直接集成到 Microsoft Excel 中。Kutools AI 助手为前沿的 AI语言模型与 Excel 工作表环境之间搭起了桥梁，让用户能够通过自然语言处理来进行复杂的数据分析、生成代码、创建自定义公式等多项操作，极大扩展了 Excel 的应用场景。
为什么使用 Kutools AI 助手而不是 ChatGPT？
ChatGPT 本身提供了一个交互式对话界面，非常适合学习和探索 GPT 的能力。然而，大多数实际工作都需要在 Excel 等真实文档编辑器中进行，并直接处理你的数据。Kutools AI 助手突破了传统 ChatGPT 界面的局限，将 AI 助手无缝集成到 Excel 工作流中。这项强大的集成不仅简化了 Microsof tExcel 内的数据处理操作，还带来了一系列专为提升工作效率与协作设计的优势：
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如何在 Excel 中使用 Kutools AI 助手？
以下是配置和使用 Kutools AI 助手加强 Excel 数据分析任务的详细步骤指南：
前往下载页面下载 Kutools for Excel，然后运行安装文件，并根据提示完成安装。
- 安装 Kutools for Excel 后，功能区上会新增三个选项卡——Kutools、Kutools Plus 和 Kutools AI。
- 然后，点击 Kutools AI > AI 助手，如图所示：
- A Kutools AI 助手 窗格会在 Excel 文件右侧显示。
- 你会看到窗格内包含四个指令。
- 在窗格底部有一个聊天框，你可以在此输入任何想要提出的问题。
在 Kutools AI 助手 窗格中，点击 
图标，打开 设置 KUTOOLS AI 助手 对话框：
- 复制并粘贴你的 OpenAI API 密钥至文本框；
- 然后，选择所需的 GPT 模型（gpt-4-turbo、gpt-3.5-turbo）。这里推荐使用 gpt-4-turbo；（GPT-4 拥有广泛的通用知识和专业能力，能够理解复杂的自然语言指令并准确解决挑战性问题。）
- 最后，点击 确定 按钮。
- 随后，会有一个 Kutools for Excel 提示框，提示 API 密钥设置成功。然后点击 确定 按钮。如下图：
- 如果你还没有 OpenAI API 密钥，可以访问此网站创建并获取相应的密钥：
https://platform.openai.com/api-keys - 如需了解详细获取 OpenAI API 密钥的步骤，请参阅此链接：
https://www.extendoffice.com/documents/excel/7435-get-openai-api-key.html - 关于像 GPT-4 或 gpt-3.5-turbo 等 AI 模型在 ChatGPT 中的定价建议，建议访问 OpenAI 网站的 AI 模型定价页面，获取详细的费用信息和对应模型的选项。
https://openai.com/pricing
第4 步：在 Excel 中使用 Kutools AI 助手
设置好 API 密钥后，你即可开始与 AI交互，执行各类任务。例如，这里将为选定区域的每隔一行添加淡蓝色高亮。
- 选择你希望分析或操作的数据区域，然后在聊天框中输入需求，再点击
按钮或按下 Enter 键以发送问题。如图：
- 分析完成后，请点击 执行 按钮运行。Kutools AI 助手会利用 AI处理你的请求，并将结果直接反馈到 Excel 中。如下演示：
按钮或按下 Enter 键以发送问题。如图：
- 如果结果未达到你的预期，只需点击 不符合预期 按钮。Kutools AI 助手将为你生成详细的分步操作指引。如图所示：
- 收到分析结果后，如果决定不再继续，请点击“放弃执行”来终止当前对话。
：点击此图标可显示搜索历史。你可以点击 清除历史记录 来删除已列出的历史。
：点击此图标即可返回本次 Kutools AI 助手窗格的首页。
：点击该图标将打开设置 KUTOOLS AI 助手对话框，你可在此修改 Kutools AI 助手的相关选项。
：点击此图标可显示搜索历史。你可以点击 清除历史记录 来删除已列出的历史。
：点击此图标即可返回本次 Kutools AI 助手窗格的首页。Kutools AI 助手的部分实用示例
Kutools AI 助手为 Excel体验带来了丰富多样的功能，让复杂任务变得更简单高效。以下是你可以利用 Kutools AI 助手的部分详细示例：
示例1：智能执行操作并获取结果
Kutools for Excel
为 Excel 增添 300 多种
强大功能
Kutools AI 助手能自动化并智能执行 Excel 内部的各类运算。例如，用户可以让其汇总大量数据、查找相关性或识别趋势，并会获得简明的分析结果，节省大量手动分析的时间与精力。
例如，我要找出并高亮两列数据的不同之处。
- 在聊天框中，请输入以下内容：
“请找出 A2:A16 与 C2:C10 区域数据之间的不同并高亮显示：” - 随后，点击 发送 按钮或按下 Enter 键。分析完成后，点击 执行 按钮继续。Kutools AI 助手会利用 AI处理你的请求，并将结果直接反馈到 Excel。见下演示：
示例2：生成自定义公式
创建自定义公式通常十分繁琐，尤其针对复杂计算。但通过 Kutools AI 助手，仅需描述计算需求，即可自动生成合适的 Excel公式，直接用于你的工作表。
例如，我要根据表格内的年利率、贷款总额与期限来计算每月还款金额。
- 在聊天框中，请按照如下方式清晰阐述问题：
“单元格 B1 为年利率，单元格 B2 为贷款期限，单元格 B3 为贷款总额。请帮我创建每月还款额的公式：” - 随后，点击 发送 按钮或按下 Enter 键。分析完成后，将生成的公式复制到需显示月还款额的单元格，然后按 Enter 键即可获取结果：
示例3：创建用户自定义函数
Excel 的用户自定义函数（UDF）允许用户根据自身需求创建特殊运算或任务的自定义函数。借助 Kutools AI 助手，打造 UDF 的流程将大大简化，能够充分利用 AI 的智能力量，实现 Excel任务的自动化。以下以实例介绍如何用 Kutools AI 助手创建 UDF。
例如，这里我要通过用户自定义函数统计红色字体的单元格数量。
- 在聊天框中，请按照如下内容阐述你的问题：
“请创建一个用户自定义函数，用于统计 A1:E10 区域内红色字体单元格的数量：” - 随后，点击 发送 按钮或按下 Enter 键。分析后，Kutools AI 助手会根据你的需求自动生成相应 UDF 的 VBA代码，并提供详细实现步骤。
- 接下来，只需按照 Kutools AI 助手的指引操作，即可获得所需效果。
示例4：创建 VBA代码
对于需要在 Excel 中实现自动化但不具备编程经验的用户，Kutools AI 助手能根据你描述的需求生成 VBA代码。此功能为非程序员与 Excel 的高级自动化之间架起了桥梁，助你获得定制化的自动化解决方案。
例如，我需要将一个文件夹中的所有文件名列出到工作表中。
- 在聊天框中，请按照如下内容阐述你的问题：
“请生成 VBA代码，将一个文件夹内的所有文件名列入工作表” - 随后，点击 发送 按钮或按下 Enter 键。分析后，Kutools AI 助手将理解你的需求并生成相应的 VBA代码，同时提供详细的实现步骤。
- 接下来，只需按照 Kutools AI 助手所给指引操作即可实现目标。
示例5：分析数据并生成图表
Kutools AI 助手的数据分析不仅能够自动化分析数据集，还可同步生成详细的图表。这样，既能可视化展现数据，又能提升解读和展示结果的效率。
例如，我想分析一组数据区间并生成相应的图表。
- 选择需分析并生成图表的数据区域，然后输入如下分析请求：
“请分析所选数据，并生成一个图表：” - 随后，点击 发送 按钮或按下 Enter 键。分析完成后，点击 执行 按钮继续。Kutools AI 助手将依照你的需求处理并分析数据，并自动生成相应图表。见下演示：
示例6：调用增强函数（300 多种便捷功能）
Kutools for Excel 内置300 多项实用功能，结合 Kutools AI 助手，用户可灵活调用这些增强函数，实现更加智能与动态的 Excel 操作，提升整体工作效率。
只要 Kutools 能满足你的需求，AI 助手便会为你准确激活相关增强函数，助你轻松达成目标。
例如，如果你需要加密指定单元格，Kutools AI 助手会推荐“加密单元格”功能，直接利用 Kutools 已有能力实现需求。
- 选择你想加密的数据区域，然后输入以下内容：
“请加密所选单元格：” - 随后，点击 发送 按钮或按下 Enter 键。Kutools AI 助手会分析你的请求并识别最合适的 Kutools 功能以满足需求。然后点击 执行 按钮调用该功能。演示如下：
其它常见需求（如翻译、函数解析等）
Kutools AI 助手同样支持常见需求，如翻译、函数解析等，使其成为一款高度多样化的助手，满足不同用户的 Excel 使用场景，让数据处理更加高效全面。
例如，我需要将一段文本翻译为法语。
- 在聊天框中，请输入翻译指令和需要翻译的内容。
"请将以下内容翻译为法语：（你的内容）” - 随后，点击 发送 按钮或按下 Enter 键。Kutools AI 助手会将文本翻译成你需要的法语。参考以下演示：
- 然后，你可以将翻译好的文本复制粘贴到需要的位置。
Kutools AI 助手使用技巧
高效使用 Kutools AI 助手可以大幅提升你在 Excel 中的生产力。这里有一些实用技巧，助你充分发挥这一强大工具的价值：
- 🎯 明确表达需求：
- 与 Kutools AI 助手互动时，务必将需求表达清楚且具体。越详细的提示，输出结果越精准、越有参考价值。
- 📚 正确使用术语：
- 提出问题时请使用正确的 Excel术语和名称。术语精准才能确保 AI 理解你的需求，进而给出准确的解决方案。
- 🚀 深入探索高级功能：
- 别局限于基础操作。试试让 Kutools AI 助手协助完成更多高级任务，如创建自定义公式、分析数据或生成详细报表。
- 🔨 拆分复杂任务：
- 如果遇到复杂的 Excel 问题，建议拆解成更小的子任务逐步解决，这样更易理清思路，也便于高效完成每一步操作。
- 💾 定期备份：
- 在实施 AI 工具建议的重大更改前，请务必保存并备份 Excel 文件，这一习惯有助于防止数据丢失或出错。
- 🔄 及时更新版本：
- 请确保 Kutools及 AI 助手保持最新版本。新版本往往包含增强的 AI 能力、新功能及性能优化。
- ✅ 验证 AI 建议：
- 虽然 Kutools AI 助手能提供强大帮助，但对于关键或敏感数据，务必对 AI 的建议进行核实，确保最终解决方案的可靠性，保障数据安全。
- 🤹♂️ 多练习多耐心：
- 任何工具的熟练运用都需练习。多尝试 Kutools AI 助手的不同功能，逐步提升你的操作水平和信心。
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