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Kutools for Office — 一套工具,五种功能。事半功倍。

管理文档组 - 在 Word 中通过组来管理文档

Author Kelly Last modified

Kutools for Word 的 管理文档组 功能就像一个文档管理器,允许您高效地组织、分组和管理常用的 Word 文档。使用此工具,您可以创建新组、在组之间移动文档、重命名项目、清除损坏的链接等。

轻松创建新的文档组

在不同组之间移动文档

重命名文档组和文档

删除文档组和文档

清除文档组中的错误

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功能位置:Kutools Plus > 收藏夹 > 管理文档组

Organize Document Group option in Word ribbon and the Organize Document Group dialog box

轻松创建新的文档组

  1. 在“管理文档组”对话框中,您可以通过以下方式创建新组:
    • 点击对话框右侧的“新建”按钮。
    • 右键单击对话框中的任意位置,并选择“新建类别”。
      Creating a document group in the Organize Document Group dialog
  2. 在弹出的“收藏夹”对话框中,为新组命名并点击“确定”。
    Favorites dialog

在不同组之间移动文档

  1. 选择要移动的文档并点击“移动”按钮。
  2. 在“选择文档组”对话框中:
    • 选择现有的组作为目标文件夹,然后点击“确定”。
    • 或者点击“新建”以创建新组,为其命名,然后将文档移动到新创建的组中。
      Select Document Group dialog showing move options

注意:您还可以选择一个文档,然后右键单击并选择“剪切”或“复制”。之后,右键单击另一个组并选择“粘贴”以移动或复制该文档。


重命名文档组和文档

  1. 选择要重命名的组或文档,然后点击“重命名”。
  2. 输入新名称。
    Renaming a document group in the Organize Document Group dialog

注意事项:

  • 此操作仅更改组中显示的标签,不会重命名本地模型上的实际文件。
  • 您也可以右键单击列表中的文档或组,并选择“重命名”以对其进行重命名。

删除文档组和文档

  1. 在“管理文档组”对话框中,选择要清除所有内容的文档或组。
  2. 要删除它,请执行以下操作之一:
    • 点击右侧面板上的“删除”按钮。
    • 右键单击所选项并选择 删除 从上下文菜单中。
      Removing a document or group in Organize Document Group

注意:这只会从组列表中移除条目,原始文档仍会保留在您的电脑上。


清除文档组中的错误

如果某个文件在被添加到组后已在您的电脑上移动、重命名或删除,则组中的链接将变为无效。要从文档组中移除这些损坏或无法访问的条目,请使用“清除错误”功能。

  1. 在“管理文档组”对话框中,点击“清除错误”按钮。
  2. 该工具将自动检测并移除任何损坏或无效的文档条目。
    Clear Errors button in the Organize Document Group dialog

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