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组织文档组-通过在Word中使用组来管理文档

Kutools for Word的 组织文件组 作为我们的文档管理器,可以有效,轻松地帮助我们管理文档组中所有已分组的文档。 随着 组织文件组 工具,我们可以轻松地创建新的文档组,拖放以在不同组之间移动文档,重命名文档和文档组等等。

在树状视图中列出所有文档组

轻松创建新的文档组

在不同组之间移动文档

重命名文档组和文档

删除文件组和文件

清除文档组中的错误


单击 库工具 > 收藏 > 组织文件组。 看截图:

拍摄整理文档组1


在树状视图中列出所有文档组

1.如果要组织添加到组中的文档,请单击 库工具 > 收藏 > 组织文件组 启用该实用程序。

2.您将看到所有文档组和与之分组的文档 收藏 在列出 组织文件组 对话框。 看截图:

备注。 要选择列表中的任何文档,您可以看到此文档的保存路径显示在列表框下方的窗格中。


轻松创建新的文档组

1。 点击 全新 对话框右侧的按钮创建新组。 查看截图。

2.单击后 全新 按钮,它将显示一个对话框,如以下屏幕截图所示。 请为这个新组分配一个名称,然后单击 OK 按钮。 新创建的文档组也会在树形结构中列出。


在不同组之间移动文档

如果要将文档从一个组移动到另一个文档组,可以执行以下操作。

1.选择要移动到另一个文档组的文档,然后单击“确定”。 移动 对话框中的按钮。 看截图:

2.然后会显示一个 选择文件组 对话。 在此对话框中,可以通过选择组将其移动到任何现有文档组,然后单击 OK。 或点击 全新 按钮。 您还可以拖放文档以在中的不同文档组之间移动 组织文件组 名单。


重命名文档组和文档

使用此实用程序,您可以重命名文档组和文档。

1.选择要重命名的文档组或文档,然后单击 重命名 按钮,则文档组或文档的名称将在树结构中变为可编辑状态,然后输入新名称。

备注: 这个 重命名 功能只会更改组中文档的指示名称,也不会更改文档名称。 例如,如果您有一个名为“文件.doc”(已添加到组中,并且已重命名为“文件2.doc”使用 重命名 的功能 组织文件组。 重命名文档后,当您转到该文档的文件夹时,您会发现该文档的名称仍为“文件2.doc”。 所以 重命名 的功能 组织文件组 仅更改要在组中指示的文档名称。


删除文件组和文件

如果要删除文档组或文档组中的文档,只需在树形结构中选择文档组或要删除的文档,然后单击 删除 在对话框中。 看截图:

请注意: 练习 删除 功能仅从组中删除文档,您的计算机中仍存在这些文档


清除文档组中的错误

有时可能会导致 收藏 按以下原因分组:

该文档已保存在一个组中,并且您已更改了该文档的保存路径(已移至另一个文件夹,已在文件夹中重命名或已从PC删除)。

1.例如,在将文档添加到文档组后,将该文档移动到计算机中的另一个文件夹时, 收藏 群组上会显示一个断开的链接。 看截图:

2.现在,您不能直接从组中打开此文档。 你需要去 组织文件组 对话框,然后单击 清除错误 按钮清除文档组中的错误

3。 点击后 清除错误,您将看到如下屏幕截图所示的结果:


 

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