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Kutools for Office — 一套工具，五种功能。事半功倍。

使用AI在Outlook中总结多封邮件并生成报告

Author Sun Last modified

Kutools for Outlook

如果您的日常工作经常涉及交换记录您工作的电子邮件，那么对这些邮件进行一段时间的总结就显得尤为重要。手动打开每封邮件并将信息合并到报告中既耗时又容易出错。为了解决这一需求，Kutools for Outlook 推出了 AI 工作总结 功能。该工具通过使用AI快速总结多封邮件，并直接在Outlook中生成详细的报告，从而帮助简化您的工作流程，使任务更加高效和准确。

AI 工作总结功能亮点：

  • 利用先进的AI技术快速总结多封邮件的内容。
  • 根据您的需要选择不同的时间段进行邮件总结，例如今天、昨天、本周、本月或自定义时间范围。
  • 提供三种总结风格：精确、简洁和聚焦重点。并且允许您自定义需求。
  • 总结报告可以翻译成40种语言。
  • 支持同时生成多个总结，您可以编辑当前总结以生成一个更符合您需求的新总结。
  • 生成的总结可以复制、导出为文本或PDF文件，或者直接用作新邮件的正文。

这些功能使得邮件总结过程更加高效和灵活。

AI 工作总结功能的使用方法

让我们仔细看看如何有效地使用AI 工作总结功能。

步骤 1. 启动Outlook。
步骤 2. 点击 Kutools AI 标签并选择 AI 工作总结 功能。
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步骤 3. 在工作总结窗口的第1步中：

  1. 首先，选择您想要总结邮件的时间段。有两种方式可以指定时间段：

    从下拉菜单中快速选择一个时间段。

    shot summary 2

    根据需要自定义时间段。

    注意：您需要先从下拉菜单中选择“自定义”，以启用自定义日期选项。
    shot summary 3

  2. 接下来，选中您希望从中编译总结的文件夹。

    shot summary 4

    3. 点击下一步进入工作总结窗口的第2步。

步骤 4. 在工作总结窗口的第2步中：

  1. 首先，选择您要总结的邮件。

  2. 然后，选择总结样式和语言。

    doc summary 5
步骤 5. 开始总结

点击 开始总结 按钮 shot start summary button，AI将总结列出的邮件。

shot summary 6

如果您对当前总结不满意，可以点击 再次总结 按钮获取修订版本。

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或者，您可以通过添加或删除内容来编辑第一个总结，然后点击 再次总结 以基于您的更改生成改进版本。您可以继续调整，直到达到您期望的总结。

步骤 6. 使用总结

  • 点击 复制 按钮 shot copy button 将总结复制到剪贴板，然后粘贴到您想要的任何地方。

  • 点击 导出 并指定将当前总结导出到文件夹作为文本文件或PDF文件。

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  • 点击 新建邮件 按钮 shot new email button ，一个新的消息窗口将打开，并且总结已预先填入正文中。您只需编辑发件人、收件人和主题，然后点击 发送 即可发送总结后的邮件。

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注意事项

  • 点击 返回 按钮重置上一步中的选项。

  • 如果是您第一次使用AI功能，则需要在应用总结功能之前配置AI设置。

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  • 如果 Kutools AI 标签关闭，您可以在 Kutools > 更多 中找到 AI 工作总结 功能。

    • shot-kutools-select-ai-summary-under-kutools-tab

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