在Outlook中使用AI总结多封邮件并生成报告
如果您的日常工作经常涉及通过电子邮件交换工作记录，那么对特定时间段内的这些邮件进行总结就显得尤为重要。手动打开每封邮件并将信息整合到报告中既耗时又容易出错。为了解决这一需求，Kutools for Outlook 推出了 AI 工作总结 功能。此工具通过使用人工智能快速总结多封邮件，并直接在Outlook内生成详细报告，从而帮助简化您的工作流程，使任务更加高效和准确。
AI 工作总结 功能亮点：
- 利用先进的AI技术快速总结多封邮件的内容。
- 根据需要选择不同的时间段进行邮件总结，例如今天、昨天、本周、本月或自定义时间范围。
- 提供三种总结样式：精确型、简洁型和重点突出型，还允许您自定义需求。
- 总结报告可以翻译成40种语言。
- 支持同时生成多个总结，您可以编辑当前总结以生成更符合需求的新总结。
- 生成的总结可以复制、导出为文本或PDF文件，或者直接用作新邮件的正文。
这些功能使得邮件总结过程更加高效和灵活。
AI 工作总结 功能的使用方法
让我们仔细看看如何有效使用 AI 工作总结 功能。
步骤 1. 启动Outlook。
步骤 2. 点击 Kutools AI 标签并选择工作总结功能。
步骤 3. 在工作总结窗口的第1步中：
首先，选择所需的邮件总结时间段。有两种方式指定时间段：
从下拉菜单中快速选择一个时间段。
根据需要自定义时间段。
注意：您需要先从下拉菜单中选择“自定义”以启用自定义日期选项。
接下来，勾选您希望从中编译总结的文件夹。
点击下一步进入工作总结窗口的第2步。
步骤 4. 在工作总结窗口的第2步中：
首先，选择要总结的邮件。
然后，选择总结样式和语言。
步骤 5. 开始总结
点击 开始总结 按钮 
，AI将总结列出的邮件。
如果您对当前总结不满意，可以点击 再次总结按钮获取修订版本。
或者，您可以通过添加或删除内容来编辑第一个总结，然后点击再次总结以基于您的更改生成改进版本。您可以继续调整，直到获得理想的总结。
步骤 6. 使用总结
点击 复制 按钮
将总结复制到剪贴板，然后粘贴到任何您想要的地方。点击导出并指定将当前总结导出到文件夹作为文本文件或PDF文件。
点击 新建邮件 按钮
，将打开一个新邮件窗口，总结已预先填入正文。您只需编辑发件人、收件人和主题，然后点击 发送 即可发送总结后的邮件。
将总结复制到剪贴板，然后粘贴到任何您想要的地方。
，将打开一个新邮件窗口，总结已预先填入正文。您只需编辑发件人、收件人和主题，然后点击 发送 即可发送总结后的邮件。
点击返回按钮以重置上一步中的选项。
如果是您第一次使用AI功能，则需要在应用总结功能之前配置AI设置。
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