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管理 Outlook 中的重复联系人:删除、合并、移动、分类

添加一名作者 最后修改时间:2024-06-21

当您从 Excel 电子表格或其他软件将联系人导入 Outlook 时,有可能会在联系人文件夹中创建重复条目。 此类重复项可能会使您的“联系人”文件夹变得混乱,从而占用 Outlook 中不必要的空间。 对于简化的解决方案,我们建议 重复的联系人 实用程序 Kutools for Outlook。此功能使您可以轻松删除、合并、移动甚至对所选联系人文件夹中各个电子邮件帐户中的重复联系人进行分类。


Kutools for Outlook重复联系人的优点

    • 🔄 灵活的重复处理选项:Kutools for Outlook 通过提供满足各种用户需求和偏好的多功能选项套件来提高重复联系人的管理:
    • 🗑️ 暂时或永久删除重复项:用户可以选择将重复项临时移动到“已删除邮件”文件夹,以便在需要时进行恢复,或者永久删除它们以简化其联系人列表,在保护联系人和维护干净的数据库之间取得平衡。
    • 🔗 将重复信息合并到单个联系人中:合并重复项时,Kutools 合并所有选定重复联系人的信息,确保不会丢失数据。
    • 📂 灵活地移动重复项:用户可以有选择地将所有重复项(包括第一个实例)或仅将其他重复项移动到指定文件夹。此功能对于希望稍后查看重复项或出于不同目的维护单独列表的用户特别有用。
    • 🏷️ 对重复项进行分类,以便以后轻松识别:通过允许用户对重复项进行分类,Kutools 有助于更好的联系人管理和组织。此功能对于管理大型联系人数据库特别有用,其中有效的分类可以节省时间并改进工作流程。
  • 🌐 跨账户和文件夹重复管理:Kutools 的亮点在于它能够同时管理多个电子邮件帐户和联系人文件夹中的重复项。此功能简化了 Outlook 原生工具的繁琐且耗时的过程,为用户提供了一种统一的方法来处理重复的联系人,无论他们在 Outlook 中的位置如何。
  • 🔍 可定制的重复检测:与 Outlook 的基本重复检测不同,Kutools 允许用户选择特定的联系人字段进行比较,从而在识别重复项方面进行详细的自定义。这确保了根据与用户最相关的标准更精确地检测重复项。
  • 🧭 节省时间的重新过滤:Kutools 会记住所选文件夹和联系人字段的先前设置,使用户能够快速重新过滤重复项,而无需重新配置设置。此功能显着减少了管理重复项所花费的时间,特别是对于定期执行此任务的用户而言。
  • 👥 重复联系人组管理:该实用程序将其重复管理扩展到联系人组,提供根据组名称、成员名称或成员电子邮件地址管理重复联系人组的选项。

在 Outlook 中快速删除、合并、移动或分类重复的联系人

以下是如何应用 重复的联系人 删除、合并、移动或分类 Outlook 中重复联系人的功能。

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  1. 点击 Kutools 加 选项卡,单击 删除重复的联系人.

  2. 联系人重复-第1步(共5步):指定数据文件 向导中,选择您想要删除、合并、移动或分类重复联系人的数据文件。选择后,单击 下一步:指定联系人文件夹 按钮。

    请注意: 如果您的 Outlook 中有多个电子邮件帐户且具有相当大的联系人文件夹,则会弹出一个加载联系人文件夹窗口,如下图所示。您可以选择单击 跳过当前正在加载的电子邮件帐户 按钮,或者只需等待所有联系人文件夹完成加载。

  3. 联系人文件夹加载完成后,所有联系人文件夹将显示在左侧框中。 重复联系人 – 第 2 步(共 5 步) 窗户。选择包含您要处理的重复联系人的联系人文件夹,然后单击 下一步:选择联系人字段以进行重复比较 按钮。

    提示:
    • 如需更多快速选项,例如 选择所有 要选择文件夹,请右键单击文件夹列表。
    • 所有选定的文件夹将显示在右侧框中。您可以根据需要删除或排序它们。管理重复项时,将优先保留顶部列出的文件夹中的联系人。
    • 如果您以前使用过此工具并建立了过滤条件,则只需单击 开始过滤 按钮应用这些现有条件来过滤掉重复的联系人。
  4. 重复联系人 – 第 3 步(共 5 步) 向导中,请选择联系人字段以识别重复项(如果这些字段中的信息完全匹配,则联系人被视为重复项) 请选择联系人字段以进行重复比较 框,然后单击 下一步:选择要在结果中列出的字段 按钮。

    提示:
    1. 上图中显示的所选字段代表 Kutools 提供的默认设置。您可以通过单击轻松选择这些默认值 默认字段 按钮。
    2. 如果您检查 搜索所选联系人文件夹中的所有重复项 选项,该实用程序将在您选择的所有文件夹中查找重复的联系人。 如果您不选择此选项,系统将在每个单独的联系人文件夹中单独搜索重复项。
  5. 重复联系人 – 第 4 步(共 5 步) 向导中,选择一个选项来指定要在结果框中列出的字段,然后单击 开始过滤 按钮。

    提示:
    • 默认:该选项选择预设字段,分别是 联系人组名称(联系人组), 成员姓名(联系组), 成员的电子邮件地址(联系人组)姓名.
    • 定制:此选项激活 自定义内容 按钮,允许您选择要在结果中显示的字段。
    • 选定字段:此选项选择您在上一步中选择的字段。
  6. 所有重复的联系人将显示在 联系人列表/重复联系人列表 (左框)的 重复联系人 – 第 5 步(共 5 步) 向导,显示您选择显示的字段。在此向导中,您可以:
    1. 展开重复项,然后选择或取消选择联系人,以决定是否将其包含在处理重复项的过程中或将其排除。 提示:您可以通过单击组来展开该组。然后,选择重复的联系人以在列表中查看其详细信息 联系信息预览 框。
    2. 来自 如何处理重复的联系人? 下拉列表中,选择要应用于所选重复项的操作。
      • 删除(移至“已删除邮件”文件夹):这会将重复项移至“已删除邮件”文件夹,但不会永久删除它们。
      • 永久删除:这将永久删除所有选定的重复项。
      • 合并:这将合并所有选定的重复联系人,合并他们的信息。
      • 移动所有重复的联系人(第一个除外):这会将重复项(不包括其第一个实例)传输到指定文件夹。
      • 移动所有重复的联系人(包括第一个):这会将所有重复项实例移至指定文件夹。
      • 添加类别:这会用指定类别标记所有选定的重复联系人,以便以后更容易识别。
    3. 点击 立即申请 根据您选择的操作处理重复项。

该过程完成后,所有已处理的重复联系人将在栏中显示,并带有删除线。 联系人列表/重复联系人列表。 请关闭 重复的联系人 向导来完成该过程。


使用 Kutools for Outlook 重复联系人功能的其他提示

  1. 处理特定的重复联系人
    您可以通过右键单击联系人并从上下文菜单中选择所需的选项来对单个重复联系人进行分类、移动、删除或永久删除。

  2. 处理组中所有已检查的重复项
    您可以通过右键单击组并从上下文菜单中选择所需的选项来对组中所有选中的重复项目进行分类、移动、合并、删除或永久删除。

  3. 轻松重新过滤重复联系人
    我们推荐使用 重复的联系人 实用程序保留您以前的设置,包括选择的文件夹和联系人字段。 下次使用此功能时,只需按 开始过滤 按钮在 重复联系人 – 第 2 步(共 5 步) 向导。 这将直接过滤重复项,而不需要您重新配置联系人字段。

  4. 如果没有找到重复的联系人怎么办
    如果没有找到重复的联系人,您可以选择重新选择字段来识别重复的联系人或根据需要结束该过程。
  5. 管理重复的联系人组
    如果您选择的文件夹中存在重复的联系人组,您可以有效地解决它们。 在里面 重复联系人 - 第 3 步(共 5 步) 向导中,只需选择所需的标准 - 无论是 联系人组名称(联系人组), 成员姓名(联系组) or 成员的电子邮件地址(联系人组)。 根据您的需要选择来管理这些重复的组。


演示:在Outlook中删除或移动重复的联系人

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