管理Outlook中的重复联系人：删除、合并、移动、分类
Kutools for Outlook
当您从Excel电子表格或其他软件导入联系人到Outlook时，可能会在联系人文件夹中创建重复条目。这些重复项会弄乱您的联系人文件夹，占用Outlook中不必要的空间。为了更简化的解决方案，我们推荐使用Kutools for Outlook的重复联系人工具。此功能允许您轻松删除、合并、移动甚至跨多个电子邮件账户中的选定联系人文件夹对重复联系人进行分类。
Kutools for Outlook的重复联系人优势
- 🔄 灵活的重复处理选项：Kutools for Outlook通过提供一系列多功能选项提升了重复联系人的管理，满足不同用户的需求和偏好：
- 🗑️ 临时或永久删除重复项：用户可以选择将重复项暂时移到“已删除邮件”文件夹，以便需要时可以恢复，或者永久删除它们以简化联系人列表，在保护联系人和维护干净的数据库之间取得平衡。
- 🔗 将重复项的信息合并为单个联系人：在合并重复项时，Kutools会合并所有选定重复联系人的信息，确保不会丢失任何数据。
- 📂 灵活移动重复项：用户可以选择性地移动所有重复项，包括第一个实例，或将仅额外的重复项移动到指定文件夹。此功能对于希望稍后查看重复项或为不同目的维护单独列表的用户特别有用。
- 🏷️ 分类重复项以便日后识别：通过允许用户分类重复项，Kutools促进了更好的联系人管理和组织。此功能对于管理大型联系人数据库特别有用，高效的分类可以节省时间并提高工作流程。
- 🌐 跨账户及文件夹重复管理：Kutools擅长同时管理多个电子邮件账户和联系人文件夹中的重复项。这种能力简化了原本使用Outlook原生工具时繁琐且耗时的过程，为用户提供了一种统一的方法来处理Outlook中任何位置的重复联系人。
- 🔍 可定制的重复检测：与Outlook基本的重复检测不同，Kutools允许详细定制识别重复项的方式，让用户选择特定的联系人字段进行比较。这确保了基于最相关标准的更精确的重复检测。
- 🧭 节省时间的重新过滤：Kutools记住之前为所选文件夹和联系人字段设置的参数，使用户能够快速重新过滤重复项而无需重新配置设置。此功能显著减少了管理重复项所需的时间，特别是对于经常执行此任务的用户。
- 👥 重复联系人组管理：该工具将其重复管理扩展到联系人组，提供根据组名、成员名或成员电子邮件地址管理重复联系人组的选项。
快速删除、合并、移动或分类Outlook中的重复联系人
以下是应用重复联系人功能删除、合并、移动或分类Outlook中重复联系人的方法。
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- 在Kutools Plus选项卡上，点击删除组中的重复联系人。
- 在 重复联系人 - 第一步（共五步）：指定数据文件 向导中，选择要移除、合并、移动或分类重复联系人的数据文件。选择完成后，点击 下一步：指定联系人文件夹 按钮。
注意：如果您在Outlook中有多个带有大量联系人文件夹的电子邮件账户，将会弹出一个加载联系人文件夹窗口，如下图所示。您可以选择点击跳过当前正在加载的邮箱账户按钮，或者等待所有联系人文件夹完成加载。
- 一旦联系人文件夹完成加载，所有联系人文件夹将显示在 重复联系人 – 第二步（共五步） 窗口的左侧框中。选择包含想要处理的重复联系人的联系人文件夹，然后点击 下一步：选择用于重复比较的联系人字段 按钮。
提示：- 对于更多快速选项，如全选文件夹，请右键点击文件夹列表。
- 所有选定的文件夹将出现在右侧框中。您可以根据需要删除或排序它们。位于列表顶部的文件夹中的联系人在管理重复项时会被优先保留。
- 如果您之前使用过此工具并建立了筛选条件，只需点击开始筛选按钮即可应用这些现有条件筛选出重复联系人。
- 在 重复联系人 – 第三步（共五步） 向导中，请选择用于识别重复联系人的联系人字段（如果这些字段中的信息完全匹配，则认为是重复联系人），在 请选择用于重复比较的联系人字段 框中，然后点击 下一步：选择要在结果中列出的字段 按钮。
提示：- 上面图像中显示的选定字段代表Kutools提供的默认设置。您可以通过点击默认字段按钮轻松选择这些默认值。
- 如果您勾选了在所有选定联系人文件夹中搜索所有重复项选项，该工具将在所有选定的文件夹中查找重复联系人。如果不选择此选项，将会分别在每个单独的联系人文件夹中搜索重复项。
- 在 重复联系人 – 第四步（共五步） 向导中，选择一个选项以指定要在结果框中列出的字段，然后点击 开始筛选 按钮。
提示：- 默认：此选项选择预设字段，即联系人组名称（联系人组）、组内成员名称（联系人组）、成员的电子邮件地址（联系人组）和全名。
- 自定义：此选项激活自定义内容按钮，允许您选择要在结果中显示的字段。
- 选定字段：此选项选择您在上一步中选择的字段。
- 所有重复联系人将出现在 联系人列表/重复联系人列表 （左框）的 重复联系人 – 第五步（共五步） 向导中，显示您选择要显示的字段。在此向导中，您可以：
- 展开重复项，并选择或取消选择联系人以决定是否将其包含或排除在处理重复项的过程中。提示：您可以通过点击组来展开它。然后，选择一个重复联系人以在联系人信息预览框中查看其详细信息。
- 从 如何处理重复联系人？ 下拉列表中，选择要应用于选定重复项的操作。
- 删除（移动到“已删除邮件”文件夹）：这将把重复项移动到“已删除邮件”文件夹，但不会永久删除它们。
- 永久删除：这将永久删除所有选定的重复项。
- 合并：这将合并所有选定的重复联系人，合并他们的信息。
- 移动所有重复联系人（除了第一个）：这将把重复项（不包括其第一次出现）转移到指定文件夹。
- 移动所有重复联系人（包括第一个）：这将把所有重复项实例移动到指定文件夹。
- 添加类别：这将为所有选定的重复联系人标记指定类别，以便日后更容易识别。
- 点击立即应用以根据您选择的操作处理重复项。
处理完成后，所有处理过的重复联系人将显示在联系人列表/重复联系人列表中，并带有删除线。请关闭重复联系人向导以完成过程。
使用Kutools for Outlook的重复联系人功能的更多提示
- 处理特定的重复联系人 您可以通过右键点击联系人并从上下文菜单中选择所需的选项来分类、移动、删除或永久删除单个重复联系人。
- 处理组中所有已检查的重复项 您可以通过右键点击组并从上下文菜单中选择所需的选项来分类、移动、合并、删除或永久删除组中所有已检查的重复项。
- 轻松重新过滤重复联系人 重复联系人工具保留您之前的设置，包括选定的文件夹和联系人字段。下次使用此功能时，只需按 重复联系人 – 第二步（共五步）向导中的开始筛选按钮。这将直接过滤重复项而无需重新配置联系人字段。
- 如果没有找到重复联系人怎么办 如果没有找到重复联系人，您可以选择重新选择用于识别重复项的字段或根据需要结束过程。
- 管理重复联系人组如果在您选定的文件夹中有重复联系人组，您可以高效地处理它们。在重复联系人 - 第三步（共五步）向导中，只需选择所需的标准——无论是联系人组名称（联系人组）、组内成员名称（联系人组）还是成员的电子邮件地址（联系人组）。根据您的需求选择以管理这些重复组。
演示：在Outlook中删除或移动重复联系人
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