专业规则创建攻略：用 Kutools 高级规则玩转 Outlook 邮件管理

Author Zhoumandy Last modified 2025-08-22

在快节奏的职场沟通中，高效管理收件箱与制定战略决策同样重要。Microsoft Outlook 在众多企业中是处理邮件的常用工具，而通过 Kutools for Outlook 的高级规则，用户可突破常规限制，进一步优化邮件处理流程。本指南将深入介绍高级规则相比标准 Outlook规则的独特优势、设置方法，并探讨多项实用场景，助您高效掌控邮件环境。

Kutools 高级规则 VS Outlook规则

在 Outlook 中使用高级规则创建邮件规则的示例

示例1：自动将邮件移动到指定文件夹
示例2：为高优先级沟通设置提醒
示例3：自动回复常见咨询邮件

Kutools 高级规则 VS Outlook规则

虽然 Microsoft Outlook 的原生规则为邮件管理提供了基础能力，但 Kutools for Outlook 的 高级规则 功能能将您的生产力提升到新高度。高级规则 功能相较于标准 Outlook规则 具备多项明显优势。以下将详细介绍这些优点：

🌐 多账号应用：

与 Outlook 原生规则仅适用于设置时所选的邮箱账号不同，Kutools 高级规则可跨多个 Outlook 邮箱账号应用。此功能让用户轻松地将一条规则应用到全部或 指定邮件账号 ，简化流程，并确保多账号间邮件规则一致性。

🚀规则创建条件更丰富：

Kutools 高级规则提供了更广泛的条件选项。例如，用户可根据邮件语言 、附件名称中是否包含特定词汇 或附件类型 等进行条件设置。新增的这些条件极大提升了收件箱的归类与管理效率。

⚙️ 强大的自定义能力：

Outlook规则受限于预设的操作与条件，Kutools 高级规则则支持更丰富的自定义选项，允许嵌套条件并建立复杂规则。例如，Outlook规则仅能检测主题或正文是否包含特定词汇，而高级规则可进一步细化条件，如“包含 ”“不包含 ”“是(精确地) ”“不是 ”“开头是 ”“开头不是 ”“结尾是 ”“结尾不是 ”。此外，针对特定词汇的判断，Outlook规则只能用“或 ”关系（满足任意条件即触发规则），高级规则则能实现“与 ”（须全部满足）和“或 ”逻辑组合，实现更灵活精确的邮件筛选。

📂 条件分类更明确：

设置规则时，Outlook规则会将各条件混合显示；而 Kutools 高级规则则把条件按不同类型清晰分类，极大简化设置流程，提升管理效率。

🔍规则一览更清晰：

高级规则功能可对所有规则提供全面一览，让每条规则将要执行的操作一目了然。例如，若某规则设定了邮件满足条件时“移动到 ”指定文件夹，界面会明确展示“移动到”这一操作。如此直观的管理方式大大简化了规则维护和后期排查。

🌟友好的用户界面：

Outlook规则界面对新用户来说可能较为复杂，而 高级规则则拥有直观易懂的操作界面，规则设置和管理都变得更加便捷。

🤝 无缝集成：

Kutools 高级规则可与 Outlook 无缝集成，确保您现有所有邮件与设置的兼容，并可继续顺畅使用 Outlook，无需中断。

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在 Outlook 中用高级规则创建邮件规则示例

设置和管理邮件规则无需再感到繁琐。Kutools for Outlook 的高级规则功能以强大又直观的界面，既适合初学者，也满足高级用户需求。在本节，我们将演示如何通过高级规则优化邮件处理流程，并选取三种常用规则进行展示。

注意： 若要使用 Kutools for Outlook 的 高级规则 功能，您需先下载安装 Kutools for Outlook。

示例1：自动将邮件移动到指定文件夹
示例2：为高优先级沟通设置提醒
示例3：自动回复常见咨询邮件

示例1：自动将邮件移动到指定文件夹

对于需处理大量来自不同来源的邮件的用户而言，此规则极为实用。它可自动将邮件归类到特定文件夹，帮助用户更有针对性地优先处理与回复。例如，含有特定关键词的邮件会被移动至对应文件夹，使收件箱保持清爽有序，便于高效查找与项目或主题相关的邮件，无需在杂乱邮件中逐一筛选。

步骤1. 启用高级规则功能，开始创建新规则

1.进入 Kutools选项卡并点击高级规则。

2. 在 高级规则 对话框中，点击新建按钮，开始创建新规则。

步骤2：设置规则条件

本实例目标是，将主题或正文包含“Kutools for Outlook”和“sales”或“KTO”和“sales”的邮件，移动到指定的文件夹。

1. 在“新建规则 – 第1 步共4 步 ”对话框中，勾选“主题或正文包含特定文本”选项。

2. 弹出 文本包含 对话框。点击新建按钮。

3. 在“搜索文本”对话框中，按如下操作。

3.1 在“新的搜索关键字”文本框输入“Kutools for Outlook”和“sales”。

3.2 点击“添加”。

3.3 点击“确定”。

按此操作，即指定邮件必须同时包含两个词。

4. 返回到 文本包含 对话框。若要添加其他组合短语，请再次点击新建按钮。

5. 在“搜索文本”对话框中重复上述操作。

5.1 在“新的搜索关键字 ”文本框输入“KTO”和“sales”。

5.2 点击“添加”。

5.3 点击“确定”。

6. 此时条件已设置完成，该条件会匹配主题或正文中同时包含“Kutools for Outlook”与“sales”，或“KTO”与“sales”的邮件。点击“确定”。

7. 点击“下一步”进入操作设置。

提示：

除了检测主题或正文是否“包含 ”特定词汇外， 高级规则 还可指定诸如“不包含 ', '是(精确地) ', '不是 ', '开头是 ', '开头不是 ', '结尾是 ”“和“结尾不是 '.
只需点击“新建规则 – 第1 步共4 步”对话框中下划线的“包含”文本，并在弹窗下拉菜单中选择即可。 新建规则 – 第1 步共4 步 对话框， 新建规则 对话框中选择。

步骤3：设置规则操作

1. 在“新建规则 – 第2 步共4 步 ”对话框中，勾选“移动到指定文件夹 ”选项。

2. 在弹出的“选择文件夹”对话框中，选取目标文件夹。

3. 点击“确定”。

4. 点击“下一步”进入例外设置。

步骤4：设置规则例外

在“新建规则 – 第3 步共4 步 ”对话框指定例外条件。本例无例外，直接点击“下一步”。

步骤5：完成规则设置

1. 在“新建规则 – 第4 步共4 步 ”对话框，“规则名称 ”文本框中输入名称。

2. （可选）在“规则备注” 文本框输入规则备注。

3. 点击“确定”。

提示：

如需仅应用到特定账号而非全部账号，请在“规则范围”下拉列表中选取对应账号。
默认情况下，“启用此规则 ”复选框是勾选的。如不希望立即生效，可取消勾选。

结果

规则现已成功创建。点击“确定”结束设置。此后，凡是主题或正文包含“Kutools for Outlook”和“sales”或“KTO”和“sales”的新邮件都将自动移动到指定文件夹。

示例2：为高优先级沟通设置提醒

对如管理者等用户而言，确保对上级或重要客户邮件的及时响应，有助于高效决策和客户满意。为达此目的，可设置规则：主题包含“urgent”或“ASAP”时触发桌面提醒。这样一来，管理者可第一时间知晓重要邮件，及时处理关键事务，保持高响应和专业形象。