像专业人士一样创建规则：使用 Outlook 中的 Kutools 高级规则掌握电子邮件管理

添加一名作者最后修改时间：2024-11-05

在繁忙的专业通信世界中，有效管理收件箱与任何战略决策一样重要。Microsoft Outlook 是许多企业处理电子邮件的主要工具，但借助 Kutools for Outlook 的高级规则，用户可以超越典型的限制并优化其电子邮件流程。本指南深入探讨了高级规则相对于标准 Outlook 规则的独特优势，演示了如何设置它们，并探讨了可以帮助您有效掌握电子邮件环境的实用应用程序。

Kutools 高级规则 VS Outlook 规则

使用 Outlook 中的高级规则创建规则的示例

示例 1：自动将电子邮件移动到特定文件夹
示例 2：为高优先级通信设置警报
示例 3：自动响应常见询问

Kutools 高级规则 VS Outlook 规则

虽然 Microsoft Outlook 的本机规则提供了基础的电子邮件管理功能， Kutools for Outlook's 进阶规则 功能可将您的工作效率提升到一个新的水平。 进阶规则 功能提供了几种不同的优点超出标准 展望规则。下面详细介绍这些好处：

🌐 多账户应用程序：

与 Outlook 的原生规则（仅适用于设置的电子邮件账户）不同， Kutools 高级规则 可以应用于 Outlook 中的多个电子邮件帐户。此功能允许用户轻松实施单个规则来所有 or 指明帐户 ，简化流程并确保各种电子邮件通信的一致性。

🚀 更多规则创建条件：

Kutools 高级规则 提供更广泛的条件选项。例如，用户可以根据 电子邮件的语言 , 附件名称是否包含特定词语 或 附件类型 这些新添加的条件大大增强了您收件箱的组织和管理。

⚙️ 增强定制：

而 展望规则 仅限于预定义的动作和条件， Kutools 高级规则 提供广泛的自定义选项，允许使用嵌套条件制定复杂规则。例如， 展望规则 只能检查主题或正文包含特定词语。相比之下， 进阶规则 可以指定类似“包含 '，'不含 '，'是（完全） '，'是不是 '，'开始于 '，'不以 '，'以。。结束 '，和 '不以 '。此外，在处理特定单词的文本时， 展望规则 只能使用 ' 来组合条件or '（表示任何一个条件都可以触发该规则）， 进阶规则 通过同时启用'允许更复杂的逻辑和 '（必须满足所有条件）和'or ' 文本条件之间的关系。这允许更精确地过滤电子邮件。

📂 分类类别：

设置条件时， 展望规则 将所有条件混合在一起。相比之下， Kutools 高级规则 通过将条件整齐地分类为不同的规则类型来增强组织，简化设置过程。

🔍更清晰的概述：

这款 进阶规则 功能提供了所有规则的全面概述，让您清楚地了解每条规则将执行的操作。例如，如果规则设置为在满足某些条件时将电子邮件移动到特定文件夹，则界面将清楚地显示该操作为“移动 '。这种清晰度不仅简化了规则管理，而且对故障排除也有很大帮助。

🌟 用户友好界面：

而 展望规则 对于新用户来说，界面可能比较复杂，但直观的界面 进阶规则 可以轻松设置和管理规则。

🤝无缝集成：

Kutools 高级规则 与 Outlook 无缝集成，确保您的所有现有电子邮件和设置兼容，并且您可以继续使用 Outlook 而不会受到任何干扰。

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使用 Outlook 中的高级规则创建规则的示例

创建和管理电子邮件规则并不一定很困难。 Kutools for Outlook's 进阶规则 功能通过强大而直观的界面简化了此过程，可满足新手用户和高级用户的需求。在本节中，我们将探讨如何利用 进阶规则 简化您的电子邮件工作流程，展示 Outlook 中三个流行的规则示例。

请注意： 要应用 进阶规则 实用程序 Kutools for Outlook，首先，您应该下载并安装 Kutools for Outlook.

示例 1：自动将电子邮件移动到特定文件夹
示例 2：为高优先级通信设置警报
示例 3：自动响应常见询问

示例 1：自动将电子邮件移动到特定文件夹

对于处理来自各种来源的大量电子邮件的用户来说，此规则至关重要。它会自动将电子邮件分类到指定的文件夹中，使用户能够确定优先级并更有效地做出响应。例如，包含特定关键字的电子邮件将移动到相应的文件夹中。这种组织有助于保持收件箱的整洁有序，使用户能够快速找到与特定主题或项目相关的电子邮件，而无需在杂乱的收件箱中筛选。

步骤 1. 启用高级规则功能并开始创建新规则

1。去 库工具 选项卡并单击 进阶规则.

2.在 进阶规则 对话框中，单击全新按钮开始创建新规则。

步骤 2：设置规则条件

在这种情况下，我们的目标是移动包含短语“Kutools for Outlook'和'销售' 要么 '韩国旅游发展局'和'销售' 在主题或正文中，发送到指定文件夹。

1.在 创建新规则 – 第 1 步（共 4 步） 对话框，检查 主题或正文包含特定词语 选项。

2. 文本包含 弹出对话框。点击新按钮。

3.在 搜寻文字 对话框，请执行以下操作。

3.1 类型 'Kutools for Outlook'和'销售' 在里面 新搜寻文字 文本框。

3.2点击添加.

3.3点击 OK.

通过这样做，它指定了电子邮件必须包含这两个词的条件。

4.然后它回到 文本包含 对话框中。要添加一组备选短语，请单击全新再次按钮。

5.在 搜寻文字 对话框，重复该例程。

5.1 类型 '韩国旅游发展局'和'销售' 在里面 新搜寻文字 文本框。

5.2点击添加.

5.3点击 OK.

6. 现在条件已成功设置。此条件将应用于包含以下任一内容的电子邮件：Kutools for Outlook'和'销售' 要么 '韩国旅游发展局'和'销售'。点击 OK.

7。点击 点击下一页 移动到操作设置。

提示：

除了检查主题或正文是否包含 ' 特定的词语， 进阶规则 还可以指定类似“不含 '，'是（完全） '，'是不是 '，'开始于 '，'不以 '，'以。。结束 '，和 '不以 '.
只需单击下划线的包含文本 创建新规则 – 第 1 步（共 4 步） 对话框并从弹出的下拉菜单中选择 建立新规则 对话框。

步骤 3：设置规则的操作

1.在 创建新规则 – 第 2 步（共 4 步） 对话框，检查 移至指定文件夹 选项。

2.在弹出窗口中 选择“文件夹” 对话框中，选择指定的文件夹。

3。点击 OK.

4。点击 点击下一页 搬到例外设置。

步骤 4：设置规则的例外情况

在 创建新规则 – 第 3 步（共 4 步） 对话框中，指定例外情况。在此示例中，我们没有例外情况，因此我们单击 点击下一页.

步骤 5：完成规则设置

1.在 创建新规则 – 第 4 步（共 4 步） 对话框中，输入规则的名称 规则名称 文本框。

2. （可选）在 规则备注 文本框。

3。点击 OK.

提示：

如果您想将此规则应用于特定帐户，而不是所有帐户，请从 规则范围 下拉列表。
默认情况下， 启用此规则 复选框已选中。如果您不想启用该规则，请取消选中该复选框。

结果

现在规则已成功创建。点击 OK 完成设置。从现在起，如果收到的电子邮件包含以下字词“Kutools for Outlook'和'销售' 要么 '韩国旅游发展局'和'销售'，无论是在主题还是正文中，它们都将被移动到指定的文件夹。

示例 2：为高优先级通信设置警报

对于管理人员等用户来说，及时回复来自高层管理人员或关键客户的通信至关重要，以确保有效决策和客户满意度。为了实现这一点，他们可以配置一条规则，每当收到主题行中包含“紧急”或“尽快”等字样的电子邮件时，就会触发桌面警报。实施此规则可确保管理人员立即收到重要电子邮件的通知，使他们能够迅速解决关键问题并保持高水平的响应能力和专业性。