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附件管理器:在Outlook中保存/删除/压缩/分离所有或搜索的附件

Kutools for Outlook 发布了强大的 附件管理器 特征。 使用此实用程序,您可以轻松地保存,删除,压缩或分离多封电子邮件中的所有选定附件。 该管理器还能够自动压缩传入和传出电子邮件中的所有附件。


根据主题,附件名称等在附件管理器中搜索特定的附件

附件管理器 窗口中,您可以搜索和过滤特定的附件,然后根据需要保存,删除或分离它们。

1。 点击 库工具 > 经理,请参见屏幕截图:

2.在下面 Kutools for Outlook 对话框中,选择要管理附件的文件夹,请参见屏幕截图:

Tips::在这个界面上,它支持右键菜单,提供一些选项供您快速选择。

3.然后,单击 Ok 按钮,所有附件都已列在 附件管理器 窗户,在这 附件管理器 窗口中,您可以根据附件名称,邮件主题,附件大小,电子邮件的接收时间和来自特定发件人的电子邮件来搜索和过滤附件。 看截图:

提示:

1. 要根据附件名称搜索附件,请选择 附件名称 来自 搜索范围 下拉列表,然后输入要搜索的关键字并按 输入 key,并列出了相应的附件,如下图所示:

射击附件管理器 1

2. 要根据电子邮件主题搜索所有附件,请选择 联系原因 来自 搜索范围 下拉列表,然后输入要搜索的关键字并按 输入 键,匹配的附件已列出,如下图所示:

射击附件管理器 1

3.根据附件大小搜索附件,请选择 尺寸 来自 搜索范围 下拉列表,然后从下拉列表中选择您喜欢的条件 等于 下拉菜单,然后输入您要搜索的附件尺寸的值并按 输入 键,请参见屏幕截图:

射击附件管理器 1

4.根据接收时间搜索附件,请选择 收到时间 来自 搜索范围 下拉列表,然后从下拉列表中选择您喜欢的条件 等于 下拉菜单,然后输入要搜索的附件大小的日期时间,然后按 输入 键,请参见屏幕截图:

射击附件管理器 1

5.要根据特定发件人搜索附件,请选择 寄件人 来自 搜索范围 下拉列表,然后输入要搜索的发件人姓名的关键字并按 输入 key,匹配的附件已列出,如下图所示:

射击附件管理器 1


将电子邮件中的多个或所有附件保存到特定文件夹

附件管理器 窗口中,您可以轻松地将多个电子邮件中的多个选定附件一次性保存到某个文件夹。 请执行以下操作:

1.在 附件管理器 窗口中,检查要保存的附件,然后单击 保存 按钮。 看截图:

2.在弹出 保存设置 对话框:

(1.)点击 按钮选择一个文件夹来保存选中的附件;

(2.)指定附件保存样式,如下所示:

  • 单向阀 将附件保存为以下样式 复选框。
    您可以将附件保存在特定的子文件夹中,请检查 以以下样式创建子文件夹 选项,然后选择所需的一种样式;
    您还可以重命名保存的附件,检查 重命名以下样式的已保存附件,然后指定要使用的名称样式。
  • 取消选中 将附件保存为以下样式 复选框,所有选定的附件将保存到您直接设置的特定文件夹中。

备注:如果您检查 在当前的Outlook会话中不再显示此对话框 选项, 保存设置 应用时,对话框不会出现 全部保存 功能或 保存 在选项 附件管理器 在当前的Outlook启动时间中,下次启动Outlook时,默认情况下不会选中此选项。

Tips: 在里面 保存设置 对话框中,您还可以设置一些高级条件来保存特定附件,请单击 先进 选项按钮,在展开的对话框中,指定所需的条件,如下图所示:

3.然后,单击 Ok,现在出现一个对话框,告诉您已保存了多少个附件,如下图所示。 并且所有选中的附件或满足您创建条件的附件都将保存到特定文件夹中。 您可以点击 打开这个文件夹 超链接文本以转到保存附件的文件夹。

4。 点击 Ok 关闭对话框。 然后点击 关闭 按钮关闭 附件管理器 对话框。


重命名所选附件文件中的附件

附件管理器 功能支持直接在 附件管理器 对话框。

1。 去 附件管理器 对话框,请单击箭头以展开包含附件的指定电子邮件,单击以选择要重命名的附件,然后单击 重命名 按钮。 看截图:

或者,您可以右键单击要重命名的附件名称,然后在右键菜单中选择“重命名当前”。

2.现在附件名称可以编辑了,请输入新名称,然后按 输入 键。

3.然后单击 关闭 按钮关闭 附件管理器 对话框。


从电子邮件中删除多个或所有附件

如果您需要从多个Outlook电子邮件中批量删除已过滤或所有附件,请执行以下操作:

1.在 附件管理器 对话框,请搜索或检查要删除的附件,然后单击 删除 按钮。 看截图:

2.出现一个警告对话框,要求您确认。 请点击 按钮继续。

3.现在出现一个对话框,告诉您已删除了多少个附件,如下图所示。 请点击 OK 按钮。

4.然后单击 关闭 按钮关闭 附件管理器 对话框。


压缩电子邮件中的多个或所有附件

要压缩多个Outlook电子邮件中的多个或所有选定的附件,请执行以下操作:

1。 去 附件管理器 对话框,请搜索或检查您要压缩的附件,然后单击 压缩 按钮。 看截图:

2.和一个 压缩设定 弹出对话框,选择您需要的一项操作,如下图所示:

(1.)选择 压缩所有附件 选项,所有选中的附件将被压缩;

(2.)选择 压缩符合以下条件的附件 选项,然后指定你想要的条件,只有符合条件的附件才会被压缩。

备注:如果您检查 在当前的Outlook会话中不再显示此对话框 选项, 压缩设定 应用时,对话框不会出现 全部压缩 功能或 压缩 在选项 附件管理器 在当前的Outlook启动时间中,下次启动Outlook时,默认情况下不会选中此选项。

3.然后,单击 OK 按钮,然后出现一个对话框,显示压缩了多少个附件。 请点击 OK 按钮关闭此对话框。

4.然后单击 关闭 按钮关闭 附件管理器 对话框。


发送电子邮件之前自动压缩所有附件

如果您需要在 Outlook 中发送邮件时自动压缩所有附件,请在“附件管理器”对话框中进行如下配置:

1。 去 附件管理器 对话框,然后单击 附加选项 按钮。 看截图:
Tips:你也可以点击 库工具 > 附加选项 在里面 附件 组)直接在Outlook功能区中。

2.在 附件选项 对话框中,单击 压缩 标签,然后检查 发送电子邮件之前自动压缩附件 选项,然后单击 Ok 按钮。

3。 点击 关闭 按钮关闭 附件管理器 对话框。 现在,当您发送带有某些附件的电子邮件时,所有附件将在发送前被压缩。


从电子邮件中分离多个或所有附件

如果要将电子邮件中的多个附件保存到某个文件夹,并同时删除这些附件,但仍保留指向相应电子邮件中已保存附件的超链接,则可以在“附件管理器”窗口中分离附件。

1。 去 附件管理器 对话框,请检查您将分离的附件,然后单击 分离 按钮。 看截图:

2.在 分离设置 对话框,

(1.)点击 按钮选择一个文件夹来保存分离的附件;

(2.)指定分离的附件保存样式,如下所示:

  • 单向阀 拆下以下样式的附件 复选框。
    您可以将分离的附件保存在特定的子文件夹中,请检查 以以下样式创建子文件夹 选项,然后选择所需的一种样式;
    您还可以重命名分离的附件,检查 用以下样式重命名分离的附件,然后指定要使用的名称样式。
  • 取消选中 拆下以下样式的附件 复选框,所有分离的附件将保存到您直接设置的特定文件夹中。

(3.)检查 附件图标仍保留在电子邮件中 如果您想将附件图标保留在电子邮件中,请选择该选项。

备注:如果您检查 在当前的Outlook会话中不再显示此对话框 选项, 分离设置 应用时,对话框不会出现 全部分离 功能或 分离 在选项 附件管理器 在当前的Outlook启动时间中,下次启动Outlook时,默认情况下不会选中此选项。

Tips: 在里面 分离设置 对话框中,您还可以设置一些用于分离特定附件的高级条件,请单击 高级选项 按钮,在展开的对话框中,指定所需的条件,如下图所示:

3.然后,单击 Ok,现在出现一个对话框,告诉您已分离了多少个附件,如下图所示。 并且所有选中的附件或满足您创建条件的附件都将被删除,只有超链接会显示在原始电子邮件中。 您可以点击 打开这个文件夹 超链接文本以转到保存分离的附件的文件夹。

4.然后,单击 关闭 按钮关闭“附件管理器”对话框。


附件选项–默认情况下,设置一些用于保存,分离,压缩附件的设置

附件选项 对话框中,您可以为这些附件工具默认指定一些设置。

附件选项 通过点击 附加选项 按钮在 附件管理器 窗口,或单击 库工具 > 附加选项 在里面 附件 组)直接在Outlook功能区中。

1.在“附件选项”对话框的“常规”选项卡下:

答:如果您要处理图片附件,请检查 过程画面附件 框。
单向阀 从纯文本消息中分离附件e框中,分离附件时,纯文本电子邮件将转换为HTML格式。

B:检查或重新选择Outlook文件夹进行管理。


2.在“附件选项”对话框的“分离”选项卡下:

答:点击 按钮指定文件夹,您将保存分离的附件;

B:指定分离的附件保存样式,如下所示:

  • 单向阀 拆下以下样式的附件 复选框。
    您可以将分离的附件保存在特定的子文件夹中,请检查 以以下样式创建子文件夹 选项,然后选择所需的一种样式;
    您还可以重命名分离的附件,检查 用以下样式重命名分离的附件,然后指定要使用的名称样式。
  • 取消选中 拆下以下样式的附件 复选框,所有分离的附件将保存到您直接设置的特定文件夹中。

C:检查 附件图标仍保留在电子邮件中 如果您想将附件图标保留在电子邮件中,请选择该选项。

D:如果您检查 在当前的Outlook会话中不要再显示此“分离设置”对话框 选项, 分离设置 应用时,对话框不会出现 全部分离 功能或 分离 在选项 附件管理器 在当前的Outlook启动时间中,下次启动Outlook时,默认情况下不会选中此选项。


3.在“附件选项”对话框的“自动分离”选项卡下:

设置用于查找分离附件的特定文件夹。 指定是为每个附件创建子文件夹还是创建文件夹来保存邮件的所有附件,并根据条件定义文件夹命名规则。


4.在“附件选项”对话框中的“保存”选项卡下:

答:点击 按钮指定文件夹,您将保存附件;

B:指定附件的保存样式,如下所示:

  • 单向阀 将附件保存为以下样式 复选框。
    您可以将附件保存在特定的子文件夹中,请检查 以以下样式创建子文件夹 选项,然后选择所需的一种样式;
    您还可以重命名分离的附件,检查 重命名以下样式的已保存附件,然后指定要使用的名称样式。
  • 取消选中 将附件保存为以下样式 复选框,所有附件将保存到您直接设置的特定文件夹中。

C:如果您检查 在当前的Outlook会话中不再显示此“保存设置”对话框 选项, 保存设置 应用时,对话框不会出现 全部保存 功能或 保存 在选项 附件管理器 在当前的Outlook启动时间中,下次启动Outlook时,默认情况下不会选中此选项。


5.在附件选项对话框的自动保存选项卡下:

设置用于查找附件的特定文件夹。 指定是为每个附件创建子文件夹还是创建文件夹来保存邮件的所有附件,并根据条件定义文件夹命名规则。


6.在“附件选项”对话框的“压缩”选项卡上:

答:检查 发送电子邮件之前自动压缩附件 选项将帮助您在自动发送电子邮件之前压缩附件。

B:指定压缩附件的文件扩展名;

C:根据指定的附件文件扩展名或附件大小设置压缩排除;

D:如果您检查 在当前的Outlook会话中不要再显示此“压缩设置”对话框 选项, 压缩设定 应用时,对话框不会出现 全部压缩 功能或 压缩 在选项 附件管理器 在当前的Outlook启动时间中,下次启动Outlook时,默认情况下不会选中此选项。


7.在“附件选项”对话框的“自动压缩”选项卡下:

指定启用文件扩展名时所需的文件扩展名 自动压缩所有收到的附件 功能。


8.在“附件选项”对话框的“复制”选项卡下:

如果保存、自动保存、分离或自动分离附件时出现重复或同名附件,您可以通过以下方式处理重复附件:


备注: 在里面 附件管理器 窗口,您还可以通过右键单击附件项目来处理单个附件,然后选择所需的一项操作,请参见屏幕截图:


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Comments (7)
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Hello, I am receiving the error below when attempting to open the Attachment manager. Any help would be much appreciated. Thank you

Access violation at address 0000000005E84877 in module
'OutlookKutoolsAddins2.dll', Read of address 000000000000010.
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Hello, could you please give this beta version a try?
https://download.extendoffice.com/downloads/Kutools-for-Outlook/Beta/OutlookKutoolsSetup.exe

If the issue persists, kindly send us the KutoolsDebug file located in this directory.
https://www.extendoffice.com/images/stories/comments/ljy-picture/kutoolsdebug.png

Amanda
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Hello,

Thanks for your feedback. We are currently investigating the issue, and it will require some time to resolve. Thanks again for bringing this to our attention.

Amanda
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Is it possible to automatic zip attachment with pre-set password before sending email
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Hi there,

Do you mean you want to have a dialog box popping up before sending email, in which you will enter the password to zip attachments and then send the email?
If yes, the answer would be no. 😢
But thanks for your message. I will send the request to our development team. Please make sure you have subscribed our website, so that you will receive emails about our new version once it's released (not sure if they will develop the feature for now though).

Amanda
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Good morning.I am looking for a solution where for a certain inbox all attached UNREAD pdf:s should be copied to a certain folder and the mail should be marked as read so avoid multipe copies.
Is that possible? (I haven't found it so far)Best regards Rickard Olsson
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Compress Multiple/All Attachments In Outlook Emails ··· what it gives me, what's the advantage??
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