Kutools for Outlook：一款智能且专业的插件

看看 Kutools for Outlook 如何在 Outlook 2024、2021、2019、2016、2013、2010 和 Office 365 中节省您的时间。

这些工具按照它们出现的功能区组别进行组织。

Kutools 标签

常用	视图	邮件	扩展工具	选项

帮助

Kutools Plus 标签

报告	删除	附件	自动	联系人	文件夹	搜索	打印	日历

撰写窗口中的 Kutools 标签

相关组功能

注意：当您在 Outlook 阅读窗格中打开邮件时，Kutools 标签会出现。

阅读窗口中的 Kutools 标签

相关组功能

注意：当在 Outlook 阅读窗格中打开邮件时，Kutools 标签会变得可见。

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热门分组：

AI Mail Assistant：AI Mail Assistant采用最先进的 AI 技术，帮助您高效、精准且智能地回复邮件。此外，AI Mail Assistant 能优化邮件内容、总结邮件信息、翻译多种语言、提取重要信息，并分析邮件内容。同时，您还可以根据特定需求创建新模板，例如识别合同漏洞。

AI Utilities：

• AI Summary：借助 AI 驱动的总结功能优化您的工作流程。可在 Outlook 中即时汇总多封邮件，生成详细报告，让任务处理更加高效准确。
• 显示 Kutools AI 标签：如果您曾隐藏 Kutools AI 标签，点击此处可再次显示。
• 禁用 Kutools 所有 AI 功能：禁用所有 AI 功能，并且未来不再显示。
• AI 配置：配置 AI 提供商、API 密钥和模型。

提示：如果您没有自己的 AI 密钥，可以注册 Kutools AI 密钥，免费享受全部 AI 功能百次使用机会。

Smart Recipients：跨账号联系人访问，支持高级搜索、智能排序和筛选、界面自定义显示选项与直观视觉标识，Smart Recipients让您的邮件沟通更加高效便捷。

Smart Address Book：便捷访问跨账号联系人。可在不同账户间快速切换，支持全字段搜索、展示自定义联系人字段并灵活排序，集于一体的强大通讯管理工具。

批量处理：包含一组用于批量处理邮件的工具

• 一次答复多封邮件：使用预设模板，快速批量答复多封邮件，无需逐个回复或设定复杂规则。教程...
• 转发多封邮件 (以非附件的形式)：Outlook 默认会将所选邮件作为附件合并发送。本功能支持将每封选中邮件单独转发为独立邮件。
• 保存邮件为 PDF及其他格式：可将多封邮件批量或单独保存为 HTML、TXT、Word、PDF、CSV、Excel 等多种格式。

添加联系人：

• 将选中的多封邮件的发件人和多个收件人添加到联系人：一键将所选邮件的所有发件人和收件人添加到您的联系人文件夹，无重复数据。
• 将选中的多封邮件的发件人和多个收件人添加到联系人组：可将所选邮件的多个发件人或收件人直接添加到指定联系人组。

查看分组：

标签栏：在 Outlook 启用多标签界面。所有已打开窗口（邮件、联系人、任务）均在标签栏展示，方便快速切换。

资源窗格：启用后，Outlook右侧将显示一个窗格（在阅读窗格或弹出窗口中），可在邮件中插入表情符号、自动图文集或书签。

• Emoji：可在邮件正文中插入丰富的表情符号，兼容所有 Windows 系统。支持自建表情分组，管理更高效。
• 自动图文集窗格：支持将常用文本、图片或形状保存为自动图文集，写邮件时可快捷插入。
• 书签：与 Word 中类似，可在邮件内容中添加书签，实现快速导航。

悬浮工具栏：启用后在 Outlook 显示浮动的 Emoji 工具栏，邮件编辑时可一键插入表情符号。

更多：启用后，Outlook右侧将弹出一个窗格（阅读窗格或弹窗），可插入表情符号、自动图文集或书签到邮件中。

• 关闭时最小化：点击关闭（X）后，将 Outlook 最小化到系统托盘，而不是完全关闭，从而保持后台运行但不占用任务栏空间。
• 邮件提醒：通过自定义规则，遇到重要邮件及时收到提醒。例如，将“Test”定义为关键字，任何主题、正文、发件人姓名或地址含“Test”的邮件，都会弹窗提醒您。
• 显示发件人时区：显示原始发送时间及发件人时区当前时间，有助于安排答复。
• 邮件头信息：在 Outlook 邮件窗口直接展示邮件头详情及元数据。

邮件分组：

延迟：临时将所选邮件移动到“延迟”文件夹，在预约时间自动放回收件箱。

计划发送：可自定义邮件发送时间，邮件将自动在您设定的时间发送。

定期发送邮件：自定义邮件发送时间，邮件将按照您的设定自动定时发送。

延迟发送邮件：指定时间延迟所有外发邮件。在延迟期间，您可以随意取消或编辑邮件，直至实际发送。

分别发送：将相同邮件分别单独发送给多位收件人，每位邮件含个性化问候语（如“尊敬的张三”、“尊敬的李四”），且不暴露其他收件人地址。教程...

答复带附件：回复邮件时保留原有附件，答复过程中不会丢失附件。

全部答复带附件：回复所有收件人时，将确保原始附件在您的答复中被保留。

响应：

• 答复不包含历史消息：回复时不包含原邮件内容。
• 全部答复不包含历史消息：回复所有收件人，但不包含原邮件正文。
• 撤回邮件：尝试通过 Outlook 撤回已发送邮件。可撤回单一邮件或批量操作，状态窗口会显示已下达撤回命令的邮件，并会就每位收件人向您报告撤回是否成功。
• 撤回邮件历史记录：跟踪邮件的撤回状态，包括撤回成功、失败或状态未知。

扩展工具分组：

高级规则：相较 Outlook 默认规则，提供更多类型和自定义设置，让邮件处理更加灵活可控。

反钓鱼：自动或手动检查邮件中的隐藏链接，并显示真实网址，帮助您防范钓鱼诈骗，保障上网安全。

垃圾邮件：一组全面工具可阻止或解禁指定邮件，减少收件箱不需要的信息。

• 阻止发件人：自动将指定发件人邮件移动至垃圾邮件文件夹。只需选择要屏蔽的邮件，启用本功能，后续该发件人邮件将被自动过滤。
• 阻止发件人的域：屏蔽指定域（如 @gmail.com）所有邮件。选择邮件并启用后，该域邮件将直接进入垃圾邮件文件夹。
• 阻止主题：自动屏蔽主题含指定关键字或短语的邮件。启用后，匹配的邮件将被转入垃圾文件夹。
• 阻止正文：根据邮件正文中指定词语或短语筛选邮件，如屏蔽含“劳力士手表”的邮件，避免垃圾广告进入收件箱。
• 从不阻止发件人：始终接收部分发件人的邮件，无论垃圾邮件规则如何。可将邮箱地址加入白名单。
• 从不阻止发件人的域：将整个域（如 @company.com）加入白名单，确保该域邮件始终送达收件箱。
• 从不阻止主题：确保特定主题的邮件不会标记为垃圾邮件。
• 从不阻止正文：允许含特定词语或关键字的邮件通过，即使有其它规则。
• 管理垃圾邮件：集中式仪表盘，可创建、编辑、删除、启用或禁用所有垃圾邮件规则。
• 立刻执行垃圾邮件规则：手动快速应用所有已配置的垃圾邮件过滤，快速清理垃圾邮件。

选项分组：

新建邮件时在主题中添加日期：写新邮件时自动在主题行插入当前日期。

新建、答复和转发邮件时在签名中自动插入日期。

始终使用默认账号答复：无论邮件是哪个账号收到，均确保答复都用默认账号发送。

新建、答复和转发邮件时自动在正文中插入个性化问候语。

使用“全部答复”时自动包含自己的邮件地址。

答复/全部答复时弹出确认提示（收件人超过一人时）。

答复所有人时如自己的邮箱在密件抄送字段，将弹窗警告。

自动转发邮件时使用默认账号。

显示：将弹出通知，告知 Kutools for Outlook 已为您完成哪些操作。共6 种选项：

• 1. 自动抄送/密送时显示提示窗口。
• 2. 自动转发时显示提示窗口。
• 3. 自动答复时显示提示窗口。
• 4. 定期发送邮件时显示提示窗口。
• 5.计划或延迟发送邮件时显示提示窗口。

启用日志：记录 Kutools for Outlook 所有自动操作（成功与失败）。

更改默认文本缩放：调整阅读、编辑、答复、转发邮件时的默认缩放级别。

启用查询生成器：快速打开 Outlook 隐藏的查询生成器，支持高级搜索功能。

调整最大附件大小：更改附件尺寸限制，以支持更大文件发送。

配置附件类型：解锁或允许访问特定邮件附件扩展名。

更改默认附件保存文件夹：指定邮件附件的默认保存路径。

帮助分组：

日志： 记录 Kutools for Outlook 自动操作的成功与失败结果。

检查更新：检查并安装最新版 Kutools for Outlook。

帮助：

• 反馈：提交建议 / 错误报告。
• 更改授权：输入或更新您的授权信息，激活专业版功能。
• 设置中心：用于启用或关闭 AI 功能及设置界面语言。
• 工具栏模式：选择您喜欢的 Kutools 工具栏布局或显示方式。
• 分享：转发邮件给好友 / 分享到 Facebook / 分享到 Twitter / 分享到 LinkedIn / 分享到微博。
• 关于：查看 Kutools for Outlook 后台进程实时信息。

报告分组：

统计：可按时间段或文件夹快速统计 Outlook 邮件，结果可导出为 Excel 等新文件，是生成邮件活跃度报告的理想工具。

1. 统计每天、每周或每月发送或接收的邮件总数
2. 统计已选邮件数量
3. 同时统计所有文件夹和账号下的邮件数
4. 可将结果导出至 Excel以便报告或分析

报告：

• 快速报告：将所选邮件文件夹的所有消息或任务文件夹的所有任务详细信息一键导出至 Excel。可自定义报告字段以满足需求。
• 分析邮件头：一键查看并分析邮件完整互联网头部，有助于诊断投递异常或钓鱼风险。
• 选中项目统计：该工具包含两类强大的计数器：
  • 未读项目统计器——即时查看全部文件夹未读项目总数
  • 全部项目统计器——显示所有 Outlook 文件夹的已读与未读项目总数

删除分组：

删除重复邮件：可在一个或多个账号下的所选文件夹快速扫描并删除重复邮件，也可选择移动到指定文件夹而不永久删除。

• 删除重复邮件（已选项目）：根据主题、正文及附件名称定位并删除已选邮件中的重复项。
• 快速扫描并删除重复邮件：支持对一个或多个文件夹扫描并移除主题、正文、附件名相同的重复邮件。
• 高级扫描并删除重复邮件：可自定义条件，在选定文件夹内查找并删除重复邮件。

删除重复联系人：一次性删除一个或多个联系人文件夹中的重复联系人，也可选择将重复项移动至其它文件夹。
提示：默认情况下，重复定义为“全名”与“Email1 地址”相同。您可自定义匹配条件。

合并重复联系人：可按指定匹配字段在一个或多个文件夹中合并重复联系人。
便笺：默认重复字段为全名及 Email1 地址，可自定义。

删除重复任务：可在单个文件夹或跨多个文件夹快速清除所有重复任务，只保留唯一副本。

删除主题前缀： 自动去除所选邮件或整个文件夹常见答复/转发前缀（如 RE:、FW:），也支持自定义前缀。

删除：

• 按发件人批量删除邮件：一键删除当前文件夹内与选中邮件发件人一致的所有邮件，可设置日期范围过滤。
• 删除相同主题的邮件：可将当前文件夹内与选中邮件主题相同的所有邮件一键删除，亦可按时间范围过滤。
• 移除卡住的邮件：有时邮件因附件过大或出错滞留在发件箱，使用本功能可一键删除所有卡住的邮件。

附件分组：

附件管理器：集中管理多封邮件的多个附件，可批量保存、删除、压缩或拆离附件，并支持自动化，入站或出站邮件根据规则自动拆离或压缩附件。

附件工具：本分组收集多款便于管理 Outlook 附件的实用工具：

• 压缩所有附件：可将一封或多封选中邮件中的所有附件批量压缩，支持过滤仅压缩特定附件。
• 解压所有附件：可将一封或多封选中邮件中的所有压缩附件一键解压。
• 拆离所有附件：将所选邮件中的所有附件分离存至指定文件夹，支持高级筛选仅处理特定附件。
• 恢复所有附件：将先前拆离的附件恢复到原始邮件。
• 保存所有附件：按高级条件将所选邮件的所有或指定附件保存到目标文件夹。
• 所有改名：可在收/发邮件窗口对选中邮件的所有附件批量改名，无需保存到本地。
• 拷贝名称：一键复制邮件中选定或全部附件名称至剪贴板，便于粘贴使用。
• 修复拆离链接：拆离后附件被移动时，可用此工具批量修复邮件与附件之间的断链。

自动保存附件：所有新邮件到达时自动将附件保存到指定文件夹。可按文件名、发件人、大小、类型等条件设置保存规则。

自动拆离附件：收到新邮件时自动拆离所有附件，并可配置规则控制拆离附件类型。

自动压缩附件：新邮件及发件邮件均可自动压缩附件，支持自定义规则精确控制压缩条件。

附件选项：点击附件分组中的右箭头按钮，打开附件选项设置，能更灵活管理附件保存、拆离和压缩，让流程更高效。

自动分组：

更多分组：

• 延迟发送邮件：点击“发送”后，自动延迟所发邮件指定时间，期间可自由撤销或修改内容。
• 修复答复格式：Outlook 答复时采用原始邮件格式。本工具让您自定义默认答复格式。可选格式包括：
  1) HTML2)纯文本3) RTF（富文本）
• 修复转发格式：Outlook 转发邮件时使用原始格式。此工具支持设定默认转发格式，可选择：
  1) HTML2)纯文本3) RTF（富文本）
• 发送邮件时如缺少附件提醒：可自定义关键字，若邮件正文或主题含指定关键字但无附件，则发送前弹出缺附件提醒。
• 标记为已读：删除的邮件在“已删除邮件”文件夹中通常仍为未读状态。通过此工具可一键将所有未读邮件标记为已读（含子文件夹）。
• 固定答复地址设置：默认答复发送至发件人账号，使用此功能可将所有答复定向至指定账号，无论原邮件由哪个账号发送。

自动答复：轻松为单账号或多账号创建自动答复规则，可自定义主题及内容，适配外出办公或忙碌场景。

自动转发：根据自定义规则自动转发新邮件至指定收件人。示例规则包括：

1. 对指定账号的邮件自动转发。
2. 主题包含关键词的邮件自动转发。
3. 附件名称含关键词的邮件自动转发。
4. 正文含指定短语时自动转发邮件。

自动抄送密送：根据特定规则，发送邮件时自动添加抄送或密送对象。典型场景如：

1. 从指定账号发出邮件时自动抄送/密送。
2. 主题含关键字时自动抄送/密送。
3. 附件名称含关键字时自动抄送/密送。
4. 发给指定收件人时自动抄送/密送。

联系人分组：

剥离到新联系人组：快速将一个联系人组（分发列表）拆分为多个小组，便于管理。

拆散：将联系人组的所有成员转换为通讯录中的单独联系人。

文件夹分组：

文件夹：

• 所有文件夹显示未读项目数量：启用后，Outlook 会为所有文件夹显示未读项目计数。
• 所有文件夹显示项目总数：启用后，Outlook 会为所有文件夹显示（已读+未读）项目总数。
• 整合文件夹：将多个账号内的相同类型文件夹（如收件箱、已发送邮件）合并为一个统一文件夹，支持全部合并或限定时间范围内合并。
• 整合收件箱：将不同账号的多个收件箱邮件分类合并至同一收件箱，支持全部合并及按时间范围合并。
• 整合文件夹到数据文件：将多个账号选中的文件夹批量导入 Outlook 数据文件（*.pst），可选择全部项或按日期范围过滤。
• 打开指定 Outlook 文件夹：按名称快速搜索任何文件夹并直接跳转至 Outlook。
• 临时文件夹：一键打开 Outlook 安全临时文件夹，便于访问嵌入文件或故障排查。

搜索分组：

高级搜索：可在邮件、联系人、任务、约会和会议中按单条或多条件进行跨类别搜索。支持将搜索条件保存为方案，便于重复使用和提升效率。

• 高级搜索邮件：可用发件人、主题、日期等一项或多项条件精准过滤邮件，并可将筛选条件保存为方案，后续快速复用。
• 高级搜索任务：可组合多项条件快速定位任务，并用相同配置保存为搜索方案。
• 高级搜索联系人：可按姓名、公司、类别等多条件筛选联系人，并保存为复用方案。
• 高级搜索约会和会议：可按时间、地点、参与人或关键字快速查找日历条目，并保存搜索策略方便重复执行。

按发件人搜索邮件

• （搜索）含有发件人邮箱的邮件：查找所有提及所选发件人地址的邮件。
• （搜索）来自发件人邮箱的邮件：在所有文件夹中直接查找由所选发件人发送的邮件。
• （搜索）发送给发件人邮箱的邮件：查找您发给所选发件人的邮件。
• （搜索）按发件人邮箱域：查找所有来自所选发件人同一域（如 @company.com）的邮件。
• （搜索）答复收件人为发件人邮箱：查找“答复至”与所选消息发件人一致的邮件。

按收件人搜索邮件：

• （搜索）含有收件人邮箱的邮件：查找正文任意部分包含收件人地址的邮件。
• （搜索）来自收件人邮箱的邮件：查找由选定消息收件人发送的邮件。
• （搜索）发送给收件人邮箱的邮件：查找所有发往相同收件人的邮件。
• （搜索）收件人邮箱域相关的邮件：查找所有与所选收件人域名相关的邮件。
• （搜索）答复收件人为收件人邮箱：查找答复收件人邮箱与选定收件人邮箱一致的消息。

按当前答复收件人搜索邮件：

• （搜索）含有答复收件人邮箱的消息：查找所有包含选中消息“答复至”地址的邮件。
• （搜索）来自答复收件人邮箱的邮件：查找所有来自该答复至地址的邮件。
• （搜索）发给答复收件人邮箱的邮件：查找所有发往该“答复至”地址的邮件。
• （搜索）按答复收件人邮箱域：查找所有含有选定答复至地址域名的邮件。
• （搜索）按答复收件人：查找“答复至”字段与选中消息一致的邮件。

（搜索）按联系人邮箱：一键查找所有包含通讯录中某联系人邮箱的邮件。

清除搜索历史：一键清除 Outlook 全部最近搜索历史。

打印分组：

高级打印：功能丰富的打印工具，为各种 Outlook 项目提供灵活打印选项。

• 打印联系人或联系人组：联系人的备注和联系人组所有成员信息可打印于同一页。
• 打印会议：可打印会议参与者列表及其答复情况。
• 打印邮件：支持带或不带邮件头打印，可选是否打印已发邮件的密送字段。

选取打印：仅打印邮件选中的部分内容，无需整封打印。

日历分组：

删除生日提醒：可一键禁用 Outlook 日历中的所有生日提醒。

恢复生日提醒：可一键重新启用先前取消的所有生日提醒。

写邮件或答复邮件时

重复姓名：一键清除收件人、抄送、密送栏中所有重复邮件地址。

我的姓名：邮件编辑时自动移除收件人、抄送、密送中的本人邮箱地址。

插入历史消息：使用了“答复不包含历史消息”或“全部答复不包含历史消息”后，点击此按钮可将原始邮件内容插回当前答复窗口。

分别发送：同一邮件分别独立发送给多位收件人，并附个性化问候语，不透露其他收件人邮箱。

发送答复至：设定了默认答复地址后，编辑邮件时可单独禁用该选项。

跳过自动抄送/密送：本封邮件可临时忽略自动抄送密送规则，即便已触发条件。

阅读邮件时

选中部分直接答复：邮件答复仅引用选中的部分内容，便于引用或强调。

签名转联系人：一键将发件人的邮件签名内容转为联系人数据。

联系人组窗口中

详细信息：一键统计联系人组成员数量。