在 Outlook 中回复邮件

在 outlook 中，您可以轻松按如下方式回复邮件：

如果您习惯在阅读窗格中阅读邮件，只需在邮件列表中选择要回复的邮件，然后点击首页> 回复 即可仅回复发件人，或点击首页> 全部回复，即可同时回复发件人及所有收件人。

如果您更喜欢在邮件窗口中阅读邮件，可点击邮件 > 回复 仅回复发件人，或点击邮件 > 全部回复，即可同时回复发件人及所有收件人。

为提升工作效率，不少用户倾向于在 Outlook 中使用键盘快捷键。同样，我们也可以通过快捷键实现快速回复邮件。

在邮件列表中选择邮件或在邮件窗口中打开邮件后，我们可以：
A。按下 Ctrl+R 组合键，即可将所选或打开的邮件仅回复给发件人；
B。按下 Ctrl+Shift+R 组合键，即可将所选或打开的邮件回复给收件人和抄送人。

默认情况下，回复邮件时，回复内容会包含原始邮件且无缩进。但您可以根据实际需求，自主设置回复选项并调整回复设置。

1. 点击文件 > 选项，即可打开 Outlook 选项对话框。

2. 在 Outlook 选项对话框中，点击左侧栏的邮件，进入回复和转发部分，在回复消息时下拉列表中选择所需选项。

3. 点击确定按钮即可。

注意：

（1）如果选择不包含原始邮件，在 Outlook 选项对话框中的回复消息时下拉列表中设置后，回复内容将不会包含任何邮件内容。

（2）如果选择附加原始邮件，在回复消息时，Outlook 选项对话框中的下拉列表将使原始邮件作为附件添加到回复中。

（3）如果选择包含原始邮件文本，在回复消息时下拉列表位于 Outlook 选项对话框中，原始邮件（包括邮件正文和邮件头）即可添加到回复邮件正文中。

（4）在 Outlook 选项对话框中的下拉列表选择包含并缩进原始邮件文本，回复消息时，原始邮件（包括邮件头和内容）会以左缩进的方式添加到回复正文中。<

（5）如果选择为原始邮件每行添加前缀，在回复消息时下拉列表位于 Outlook 选项对话框中，原始邮件（包括邮件头和内容）将被添加到回复正文，并且内容最左侧会自动添加蓝色竖线前缀。

自 Outlook 2013 起，当您在阅读窗格中直接阅读并回复邮件时，回复内容会自动嵌入在阅读窗格内。然而，有些用户希望将回复邮件弹出到新窗口。本文将为您介绍如何将单封或所有回复邮件以新窗口形式弹出。

4.1 弹出单个回复邮件

在阅读窗格中回复时，点击阅读窗格左上角的弹出按钮，即可直接在新邮件窗口中打开回复内容。

4.2 始终弹出所有回复

您还可以通过设置 Outlook 选项，让每次回复都自动在新邮件窗口中弹出显示。

1. 单击文件 > 选项，即可打开 Outlook 选项对话框。

2. 在 Outlook 选项对话框中，点击左侧栏中的邮件，进入回复和转发区域，勾选在新窗口中打开回复和转发选项。

3. 点击确定按钮。

从现在起，所有回复邮件都将自动在新建邮件窗口中打开。

注意：
（1）如果已启用在新窗口中打开回复和转发选项，则所有转发邮件也会自动在新邮件窗口中打开。
（2）如果我们先在邮件窗口中打开一封邮件，再通过单击邮件> 回复 或全部回复进行回复，则回复邮件会直接在新窗口中打开。

有时，为了更好地区分回复邮件与其他邮件（如新邮件或转发邮件），我们希望为回复邮件的正文设置不同的颜色或字体大小。本节将为您提供详细的操作指南。

1. 单击文件 > 选项，即可打开 Outlook 选项对话框。

2. 在 Outlook 选项对话框中，先在左侧栏单击邮件，然后在撰写邮件区域单击信纸和字体按钮。

3. 在“签名和信纸”对话框的回复或转发邮件区域，单击字体按钮。

4. 在字体对话框中，您可根据需求灵活设置字体：
（1）如需调整回复文字大小，只需在字号列表中选择合适的字体大小；
（2）如需更改回复字体颜色，可直接在字体颜色下拉列表中指定；
（3）还可根据需求设置其他字形效果，如加粗、倾斜、下划线、大写、删除线等。

提示：在字体对话框的预览区域，您可以直接预览所有设置效果。

5. 依次点击确定按钮，即可保存更改并关闭所有对话框。

从现在开始，在回复邮件时，您输入的内容将自动应用指定的颜色、字体大小或其他字体样式。请参见下图：

注意：此操作也会更改转发邮件中的字体和字体颜色。

部分 Outlook 用户会发现，在阅读窗格的右侧有一组快速命令，如下图所示。这条垂直工具栏让您能够高效地删除、移动、回复或打开邮件。您还可以启用该垂直栏，轻松实现 Outlook 邮件的快速回复。

1. 在快速访问工具栏上，单击自定义快速访问工具栏箭头，然后选择触控/鼠标模式。

注意：

在部分 Outlook 版本中，触控/鼠标模式命令不会显示在自定义快速访问工具栏下拉菜单中。您可以按照以下步骤将该命令添加到快速访问工具栏：
1. 单击自定义快速访问工具栏上的箭头，选择其他命令；
2. 此时会打开启用快速访问工具栏的 Outlook 选项对话框。请 （1） 在选择命令位置下拉列表中选择所有命令，（2） 在左侧列表框中点击高亮触控/鼠标模式，（3） 点击添加按钮，（4） 单击确定按钮。

2. 然后，触控/鼠标模式命令已成功添加至快速访问工具栏。点击快速访问工具栏上的触控/鼠标模式按钮，在下拉菜单中选择触控。

此时，快速命令组将以垂直方式显示在阅读窗格的右侧。

3. 在邮件列表中，点击选择要回复的邮件，然后点击阅读窗格最右侧的响应按钮，在下拉菜单中选择回复或全部回复。

4. 此时，回复邮件将内嵌显示在阅读窗格中，您可根据需要编辑并发送。

注意：
（1）您可以在快速访问工具栏中点击触控/鼠标模式 > 鼠标模式，即可隐藏阅读窗格右侧的快速命令组。
（2）在此情况下，如需将回复邮件弹出，只需单击“弹出”按钮，即可在邮件窗口中打开。

如果在我们外出时（如休假或午餐期间）有新邮件到达 Outlook，可以启用自动回复功能，及时回应这些邮件。

7.1 使用自动回复功能自动回复

对于 Exchange 账户类型，可启用自动回复功能，轻松实现新邮件的自动回复。

1. 单击文件 > 信息 > 自动回复。

2. 在“自动回复”对话框中，请按以下步骤操作：
（1）勾选发送自动回复选项；
（2）此项为可选。如有需要，勾选仅在此时间范围期间发送选项，并设置开始和结束时间；
（3）在组织内部选项卡下，输入自动回复的消息内容。

注意：如需对所有收到的电子邮件自动回复，可启用组织外部选项卡，并勾选仅限我的联系人或组织外的任何人，然后输入相应的回复内容。

3. 点击 确定（OK）按钮即可。

从现在起，当我们打开指定 Exchange 账户的邮件文件夹时，功能区下方会显示一条横幅提示，提醒我们“该账户正在发送自动回复”。我们还可以点击关闭按钮，立即禁用自动回复；也可点击最右侧的 x 按钮，隐藏该提示。

7.2 通过邮件规则发送自动回复

众所周知，POP 3 或 IMAP 类型的电子邮件帐户在 Outlook 中并不支持自动回复功能。如果您的邮箱类型为 POP 3 或 IMAP，可以通过设置邮件规则，实现 Outlook 的自动回复。

首先，您需要为自动回复规则创建一份邮件模板。

1. 请点击开始页 > 新建邮件，新建一封邮件，并在正文中输入自动答复内容。

2. 在新建邮件窗口中，点击文件，然后选择另存为。

3. 在“另存为”对话框中，为模板输入名称，在指定保存格式下拉列表中选择 Outlook 模板，然后点击 保存（Save）按钮。

现在自动答复模板已成功创建。接下来，我们可以继续设置自动答复规则。

4. 点击开始页 > 规则 > 管理规则和通知。

5. 在“规则和通知”对话框的邮件规则选项卡下，点击新建规则按钮。

6. 在规则向导中，点击高亮显示的对我收到的邮件应用规则选项，然后点击下一步按钮。

7. 在向导的第二步，指定筛选收件条件（例如，我勾选了）仅发送到我的邮件选项），然后点击下一步按钮。

8. 在向导第三步中，于 第 1 步 区域勾选使用特定模板自动回复选项，然后在 第 2 步 区域点击带下划线的特定模板。

9. 在弹出的“选择答复模板”对话框中，选择文件系统中的用户模板，在查找范围下拉列表中，点击我们刚刚创建的自动答复模板，然后点击打开按钮。

10. 此时将返回向导的第三步，点击下一步按钮。

11. 在向导的第四步中，您可根据需要设置例外条件，也可跳过此步，然后点击下一步按钮。

12. 在最后一步规则向导中，于 第 1 步 框内为规则命名，在 第 2 步 区域根据需要勾选运行选项，然后点击 完成（Finish）按钮。

13. 如遇到 Microsoft Outlook 警告对话框，请点击 确定（OK）按钮继续。

14. 此时会返回“规则和通知”对话框。请确保已勾选新创建的自动答复规则，然后点击 确定（OK）按钮关闭对话框。

从现在开始，所有符合指定条件的新邮件都将自动采用预设的回复模板进行回复。

7.3 通过第三方插件发送自动回复

本节将为您介绍一款第三方插件——Kutools for Outlook，可帮助您快速便捷地为一个或多个电子邮件帐户批量启用自动回复，无论帐户类型如何！

1. 在安装 Kutools for Outlook 后，于 Outlook 中点击 Kutools > 回复（Reply） > 管理自动答复。

2. 在管理自动答复对话框中，您可以按照以下步骤操作：
（1）勾选需要启用自动回复的电子邮件账户；
（2）在自动答复删除主题前缀框中，输入自动添加在原始邮件主题前的文字；
（3）在自动答复文本框中，输入自动回复的内容。

3. 点击 确定（OK）按钮，即可为指定电子邮件帐户启用自动答复功能。此后，所有新收到的邮件都会自动回复为您设置的指定内容。【 【TN_496_END】】

注意：只需点击 Kutools > 回复（Reply） > 开启自动答复，即可轻松再次禁用该自动答复功能。

在 Outlook 回复邮件时，原始邮件中的附件默认不会自动添加到回复邮件中。如需保留附件，您可以使用第三方插件或通过复制粘贴的方式实现。

8.1 带附件答复通过复制粘贴实现

在 Outlook 中回复邮件时，如需附带原邮件的所有附件，可先将原邮件中的附件全部复制，然后粘贴到回复邮件中。

1. 在阅读窗格中，点击打开需要回复的邮件。

2. 右键点击任意附件，在右键菜单中选择全选。

3. 请按下 Ctrl+C 键，即可复制所选附件。

4. 请点击开始选项卡下的回复或带附件回复，即可回复邮件。

5. 此时回复邮件窗口已打开。将光标放在邮件正文区域，按下 Ctrl+V 键即可粘贴附件。随后，您会看到所有附件已成功添加到附件栏中。

6. 编辑回复内容，根据实际需求发送邮件。

8.2 使用第三方加载项带附件回复

我们还可以使用第三方加载项 Kutools for Outlook，在 Outlook 中快速回复邮件并自动附上原邮件的所有附件。

1. 选中需要回复的邮件后，点击 Kutools > 回复 > 带附件回复 或带附件全部回复。

2. 此时，打开的回复邮件会自动附带原邮件的所有附件。编辑回复内容后，根据需要发送。

当我们使用全部回复功能回复邮件给发件人和其他收件人时，我的邮箱地址不会被自动添加为回复邮件的收件人。下面为您介绍两种方法，助您在回复所有人时也能将自己包含在内。

9.1 通过邮件规则将我也包含在全部回复中

我们可以在 Outlook 中创建邮件规则，将自己自动抄送到每一封回复邮件中，从而轻松解决这个问题。

1. 请点击开始 > 规则 > 管理规则和通知。

2. 在电子邮件规则选项卡下的规则和通知对话框中，单击新建规则按钮。

3. 在规则向导中，点击高亮显示的对我发送的邮件应用规则选项，然后点击下一步按钮。

4. 在第二个规则向导中，于 步骤 1 部分勾选主题中包含特定词语选项，然后在 步骤 2 部分单击带下划线的特定词语文本。

5. 在弹出的搜索文本对话框中，将 RE:输入到第一个框中，然后点击添加按钮，接着点击确定按钮。参见截图：

6. 返回第二个规则向导，点击下一步按钮。

7. 在第三个规则向导中，于 步骤 1 部分勾选将邮件抄送给人员或公共组选项，然后在 步骤 2 部分单击带下划线的人员或公共组文本。

8. 在弹出的规则地址对话框中，在收件人框内输入我们的邮箱地址，然后点击确定按钮。

提示：
（1）如需抄送回复邮件给多个联系人，请输入这些联系人的邮箱地址，并用分号分隔。
（2）您也可以先单击选择联系人，再单击收件人按钮，即可将这些联系人添加为收件人。

9. 此时会返回到第三个规则向导，点击下一步按钮继续。

10. 在第四个规则向导中，您可根据需要设置例外条件，然后点击下一步按钮。

11. 最后一个规则向导对话框将会打开。您可以按以下步骤操作：
（1）在 步骤 1 框中为新规则输入名称；
（2）在 步骤 2 部分根据需要勾选运行选项；
（3）单击完成按钮。

12. 在弹出的 Microsoft Outlook 警告对话框中，点击确定按钮。

13. 返回规则和通知对话框后，请确保已勾选新建的邮件规则，然后单击确定按钮关闭对话框。

从现在起，您发送的所有回复邮件都将自动抄送至您的邮箱。

注意：
（1）该规则不仅会抄送您回复所有收件人的邮件，还会抄送您仅回复发件人的邮件。
（2）即使您的 Outlook 中有多个电子邮件帐户，规则也无法识别邮件所属的电子邮件帐户，只会将回复抄送到您设定的电子邮件帐户。

9.2 通过强大工具将我也包含在全部回复中

我们也可以使用第三方加载项 Kutools for Outlook，启用在使用全部答复功能时，把我自己加入到收件人中功能，让我的电子邮件帐户始终自动添加为回复邮件的收件人。

1. 在安装 Kutools for Outlook 后，请点击 Kutools > 选项。

2. 此时将弹出选项对话框。请切换到回复选项卡，勾选在使用全部答复功能时，把我自己加入到收件人中选项，并点击确定按钮。

从现在起，选中一封邮件后，点击开始 > 全部回复 时，您的邮箱地址将自动作为收件人添加到回复邮件中。

注意：如果您的 Outlook 中有多个电子邮件帐户，系统只会自动将当前回复邮件所在的电子邮件帐户添加为收件人。

我们经常会收到不同格式的邮件，回复时默认会沿用原邮件的格式。但您可以为某条回复单独更改邮件格式，或始终以固定格式进行回复。相关内容已在其他主题中详细介绍，欢迎点击相应链接了解更多详情：

10.1 更改单个回复邮件的邮件格式：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a 2

10.2 总是以纯文本格式格式回复：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a 5

10.3 总是以 HTML 格式格式回复：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a 6

据我们了解，您可以为电子邮件账户设置不同的签名，并分别为新建邮件和回复/转发邮件指定不同的签名。点击下方超链接，了解更多详细信息：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically