在 Outlook 中答复邮件

在 Outlook 中，您可以轻松地答复邮件，方法如下：

如果您习惯在阅读窗格中阅读邮件，您可以在邮件列表中选择要答复的邮件，然后点击 开始 > 答复 仅答复发件人，或点击 开始 > 全部答复 以同时答复发件人和所有收件人。

如果您更喜欢在邮件窗口中阅读邮件，您可以点击 邮件 > 答复 仅答复发件人，或点击 邮件 > 全部答复 以同时答复发件人和所有收件人。

为了更高效地工作，一些用户喜欢在 Outlook 中使用键盘快捷键。我们也可以使用键盘快捷键快速答复 Outlook 中的邮件。

在邮件列表中选择邮件或在邮件窗口中打开邮件后，我们可以：A. 同时按下 Ctrl + R 键，仅答复选定或打开的邮件给发件人；B. 同时按下 Ctrl + Shift + R 键，答复选定或打开的邮件给发件人和“收件人”和“抄送”字段中的所有收件人。

默认情况下，答复邮件时，答复邮件包含原始邮件且不缩进。然而，我们可以配置答复选项并根据需要更改答复设置。

1. 点击 文件 > 选项 打开 Outlook选项对话框。

2在 Outlook选项对话框中，点击 邮件 在左侧边栏，进入 答复和转发 部分，并从 答复邮件时 下拉列表中选择一个选项。

3. 点击“确定”按钮。

注意：

（1）如果您从 Outlook选项对话框中的“答复邮件时”下拉列表中选择“不包含原始邮件”，则答复邮件将不包含任何邮件内容。

（2）如果您从 Outlook选项对话框中的“答复邮件时”下拉列表中选择“附加原始邮件”，则原始邮件将作为附件添加到答复邮件中。

（3）如果您从 Outlook选项对话框中的“答复邮件时”下拉列表中选择“包含原始邮件文本”，则原始邮件（包括邮件正文和邮件头）将被添加到答复邮件的邮件正文中。

（4）如果您从 Outlook选项对话框中的“答复邮件时”下拉列表中选择“包含并缩进原始邮件文本”，则原始邮件（包括邮件头和邮件内容）将以左缩进的方式添加到答复邮件的邮件正文中。

（5）如果您从 Outlook选项对话框中的“答复邮件时”下拉列表中选择“为原始邮件的每行添加前缀”，则原始邮件（包括邮件头和邮件内容）将被添加到答复邮件的邮件正文中，并且在内容的最左侧还会添加一个前缀蓝色垂直线。

自 Outlook2013以来，当我们直接在阅读窗格中阅读和答复邮件时，答复邮件会自动嵌入在阅读窗格中。一些 Outlook 用户可能需要在新窗口中弹出答复邮件。这里，这一部分将向您展示如何在邮件窗口中弹出一个或所有答复。

4.1 弹出一个答复邮件

当答复邮件嵌入在阅读窗格中时，我们可以点击 弹出 按钮，在阅读窗格的左上角直接在新邮件窗口中打开答复邮件。

4.2 始终弹出所有答复

您还可以配置 Outlook选项，以始终自动在新邮件窗口中弹出答复。

1. 点击 文件 > 选项 打开 Outlook选项对话框。

2在 Outlook选项对话框中，点击 邮件 在左侧栏，进入 答复和转发 部分，并勾选 在新窗口中打开答复和转发 选项。

3. 点击“确定”按钮。

从现在开始，所有答复邮件将在 Outlook 中自动在新邮件窗口中打开。

注意：
（1）如果启用了“在新窗口中打开答复和转发”选项，所有转发邮件也将自动在新邮件窗口中打开。（2）如果我们首先在邮件窗口中打开一封邮件，然后通过点击“邮件”>“答复”或“全部答复”来答复，则答复邮件将直接在新窗口中打开。

有时，为了区分答复与其他邮件，例如新邮件或转发邮件，我们希望为答复邮件的文本设置不同的颜色或字体大小。本节将展示详细的指导来完成此操作。

1. 点击 文件 > 选项 打开 Outlook选项对话框。

2在 Outlook选项对话框中，点击 邮件 在左侧栏，然后点击 信纸和字体 按钮，在 撰写邮件 部分。

3在“签名和信纸”对话框中，点击 字体 按钮，在 答复或转发邮件 部分。

4在“字体”对话框中，我们可以根据需要设置字体：
（1）要使用较大或较小的文本答复，请在 大小 列表框中选择合适的字号；
（2）要使用不同颜色的文本答复，只需从 字体颜色 下拉列表中指定一种字体颜色；
（3）我们还可以根据需要设置其他字体样式，例如加粗、倾斜、下划线、大写、删除线等。

提示：我们可以在“字体”对话框的“预览”部分直接预览所有指定格式的文本。

5.依次点击“确定”按钮以保存更改并关闭所有对话框。

从现在开始，当我们在答复邮件中输入文本时，输入的文本将自动格式化为指定的颜色、字号或其他字体样式。请参见截图：

注意：此操作还将更改转发邮件中的字体样式和字体颜色。

一些 Outlook 用户注意到，在阅读窗格的右侧边栏有一组快速命令，如下图所示。这个垂直栏让我们能够快速删除、移动、响应或尽快打开邮件。我们还可以启用这个垂直栏以快速在 Outlook 中答复邮件。

1点击 自定义快速访问工具栏 箭头 在快速访问工具栏中> 触摸/鼠标模式.

注意：

在某些 Outlook版本中， 触摸/鼠标模式 常用项不显示在 自定义快速访问工具栏 下拉菜单中。我们可以按如下步骤将常用项添加到快速访问工具栏中：
1. 点击 自定义快速访问工具栏 箭头 > 更多命令;
2.现在 Outlook选项对话框已打开， 快速访问工具栏 在左侧栏中启用。我们需要 (1) 选择 所有命令 从 选择命令来源 下拉列表中， (2) 点击以突出显示 触摸/鼠标模式 在左侧列表框中， (3) 点击 添加 按钮， (4) 点击 确定 按钮。

2然后 触摸/鼠标模式 命令已添加到快速访问工具栏中。点击 触摸/鼠标模式 按钮， 然后选择 触摸 从下拉菜单中。

现在，快速命令组已垂直添加在阅读窗格的右侧。

3在邮件列表中点击选择要答复的邮件，点击 响应 按钮 在阅读窗格的最右侧，然后选择 答复 或 全部答复 从下拉菜单中。

4. 然后答复邮件嵌入在阅读窗格中。根据需要撰写并发送。

注意：（1）您可以点击快速访问工具栏中的触摸/鼠标模式 >鼠标模式以隐藏阅读窗格右侧的快速命令组。（2）在这种情况下，如果您想弹出答复邮件，请点击快速命令组的弹出 按钮以在邮件窗口中打开它。

如果我们在外出时，例如度假、外出午餐等，Outlook 中有新邮件到达，我们可以启用自动答复以及时响应这些邮件。

7.1 使用自动答复功能发送自动答复

对于 Exchange账户类型，我们可以启用自动答复功能，以便在 Outlook 中轻松响应新到的邮件。

1点击 文件 > 信息 > 自动答复.

2在“自动答复”对话框中，您需要：
（1）勾选 发送自动答复 选项；
（2）这是可选的。勾选 仅在此时间范围内发送 选项，然后根据需要指定开始时间和结束时间。
（3）在 我的组织内部 选项卡下，输入自动答复的消息内容。

注意：如果我们需要自动答复所有接收的邮件，您可以启用 我的组织外部 选项卡，勾选 仅限我的联系人 或 组织外的任何人 选项，然后输入消息内容。

3. 点击“确定”按钮。

从现在开始，当我们打开指定 Exchange账户的邮件文件夹时，它将在功能区下方显示一条水平提示，提醒我们“此账户正在发送自动答复”。我们可以点击 关闭 按钮直接禁用自动答复，并点击最右侧的 x 按钮以隐藏提示。

7.2 使用邮件规则发送自动答复

据我们所知，POP3 或 IMAP 邮件账户不支持 Outlook 中的自动答复。如果我们的邮件账户类型是 POP3 或 IMAP，我们可以创建一个邮件规则以在 Outlook 中启用自动答复。

首先，我们需要为自动答复规则创建一个邮件模板。

1创建 开始 > 新建邮件 以创建新邮件，并在邮件正文中输入自动答复内容。

2. 在新撰写的邮件窗口中，点击 文件 >另存为。

3在“另存为”对话框中，输入模板名称，选择 Outlook 模板 从 保存类型 下拉列表中，并点击 保存 按钮。

现在自动答复模板已创建。我们可以继续创建自动答复规则。

4点击 开始 > 规则 > 管理规则和警报.

5在“规则和警报”对话框中，在 邮件规则 选项卡下，点击 新建规则 按钮。

6在“规则向导”中，点击以突出显示 对我接收的邮件应用规则 选项，并点击 下一步 按钮。

7在第二个“规则向导”中，指定您将用于过滤接收邮件的条件（在我的情况下，我勾选了 只发送给我 选项），并点击 下一步 按钮。

8在第三个向导中，勾选 使用特定模板答复 选项，在 步骤1 部分，然后点击下划线文本 特定模板 在 步骤2 部分。

9在打开的“选择答复模板”对话框中，选择 文件系统中的用户模板 从 查找范围 下拉列表中，点击选择我们刚刚创建的自动答复模板，并点击 打开 按钮。

10. 返回到第三个“规则向导”，点击“下一步”按钮。

11. 在第四个“规则向导”中，根据需要指定例外或不设置任何例外，并点击“下一步”按钮。

12在最后一个“规则向导”中，在 步骤1 框中命名规则，根据需要在 步骤2 部分勾选运行选项，并点击 完成 按钮。

13. 在弹出的 Microsoft Outlook 警告对话框中，点击“确定”按钮继续。

14. 然后返回到“规则和警报”对话框。确保新创建的自动答复规则已被勾选，并点击“确定”按钮关闭对话框。

从现在开始，所有符合特定条件的新邮件将自动使用预设的答复模板进行答复。

7.3通过第三方插件发送自动答复

本节介绍一个第三方插件，Kutools for Outlook，可以轻松快速地为一个或多个邮件账户启用自动答复，无论它们是什么类型！

1安装后 Kutools for Outlook，点击 Kutools > 答复 > 自动答复管理器 在 Outlook 中。

2在“自动答复管理器”对话框中，我们可以执行以下操作：
（1）勾选我们将为其启用自动答复的邮件账户；
（2）在 自动答复主题前缀 框中，输入将在原始邮件主题之前添加的词语；
（3）在 自动答复文本 框中，输入自动答复内容。

3. 点击“确定”按钮。然后为指定的邮件账户启用自动答复功能。从现在开始，当新邮件进入这些邮件账户时，它们将自动使用指定的答复内容进行答复。

注意：我们可以通过再次点击 Kutools > 答复 > 启用自动答复 轻松禁用自动答复功能。

在 Outlook 中答复邮件时，默认情况下，原始邮件中的附件不会添加到答复邮件中。要在答复邮件中保留附件，我们可以使用第三方插件或粘贴功能来完成。

8.1通过复制和粘贴带附件答复

要在 Outlook 中带附件答复，我们可以从原始邮件中复制所有附件，然后粘贴到答复邮件中。

1. 点击打开我们将在阅读窗格中答复的邮件。

2右键点击任意一个附件，然后选择 全选 从上下文菜单中。

3. 按 Ctrl + C 键复制这些选定的附件。

4. 点击 开始 > 答复 或 全部答复 答复邮件。

5现在答复邮件正在打开。将光标放在邮件正文中，并按 Ctrl + V 键粘贴附件。然后我们将看到所有附件都已添加到附件栏中。

6. 撰写答复邮件并根据需要发送。

8.2通过第三方插件带附件答复

我们还可以使用第三方插件，Kutools for Outlook，快速在 Outlook 中答复邮件并保留原始邮件的所有附件。

1选择我们将答复的邮件，并点击 Kutools > 答复 > 带附件答复 或 带附件全部答复.

2. 然后答复邮件正在打开，并保留原始邮件的所有附件。撰写答复邮件并根据需要发送。

当我们使用“全部答复”功能答复邮件给发件人和其他收件人时，我的邮件地址不会作为收件人包含在答复邮件中。这里，本节将介绍两种解决方案来答复所有人包括我自己。

9.1通过邮件规则答复所有人包括我

我们可以创建一个邮件规则，以便在 Outlook 中始终将我们的答复抄送给自己，从而轻松解决问题。

1点击 开始 > 规则 > 管理规则和警报.

2在“规则和警报”对话框中，在 邮件规则 选项卡下，点击 新建规则 按钮。

3在“规则向导”中，点击以突出显示 对我发送的邮件应用规则 选项，并点击 下一步 按钮。

4在第二个“规则向导”中，勾选 主题中包含特定词语 选项，在 步骤1 部分，然后点击下划线文本 特定词语 在 步骤2 部分。

5在弹出的“搜索文本”对话框中，输入 RE: 在第一个框中，点击 添加 按钮，然后点击 确定 按钮。请参见截图：

6. 然后返回到第二个“规则向导”，点击“下一步”按钮。

7在第三个“规则向导”中，勾选 将邮件抄送给个人或公共组 选项，在 步骤1 部分，并点击下划线文本 个人或公共组 在 步骤2 部分。

8在弹出的“规则地址”对话框中，在 收件人 框中输入我们的邮件地址，并点击 确定 按钮。

提示：（1）如果我们需要将答复抄送给多个联系人，请输入这些联系人的邮件地址并用分号分隔。（2）我们还可以点击选择联系人，然后点击“收件人”按钮以将这些联系人添加为收件人。

9. 然后返回到第三个“规则向导”，点击“下一步”按钮继续。

10. 在第四个“规则向导”中，根据需要指定或不指定任何例外，并点击“下一步”按钮。

11现在最后一个“规则向导”打开。我们可以执行以下操作：
（1）在 步骤1 框中输入新规则的名称；
（2）在 步骤2 部分，根据需要勾选运行选项；
（3）点击 完成 按钮。

12. 在弹出的 Microsoft Outlook 警告对话框中，点击“确定”按钮。

13. 然后返回到“规则和警报”对话框。确保新邮件规则已被勾选，并点击“确定 ”按钮关闭对话框。

从现在开始，我们发送的所有答复将自动抄送给自己。

注意：（1）此规则不仅会抄送我们答复给所有收件人的答复，还会抄送我们仅答复给发件人的答复。（2）即使您的 Outlook 中有多个邮件账户，该规则也无法识别邮件所在的邮件账户，它只会将答复抄送给指定的邮件账户。

9.2通过一个惊人的工具答复所有人包括我

我们还可以使用第三方插件，Kutools for Outlook，启用“答复所有人时包括我自己”功能，并始终将我的邮件账户添加为答复邮件中的“收件人”。

1安装后 Kutools for Outlook，点击 Kutools > 选项.

2现在“选项”对话框出现。启用 答复 选项卡，勾选 答复所有人时包括我自己 选项，并点击 确定 按钮。

从现在开始，当我们选择一封邮件并点击 开始 > 全部答复 时，我们的邮件地址将自动添加为答复邮件中的“收件人”。

注意：如果我们的 Outlook 中有多个邮件账户，只有当前答复的邮件所在的邮件账户将被添加为答复邮件中的“收件人”。

我们通常会收到不同邮件格式的邮件，答复默认继承原始邮件的邮件格式。然而，我们可以更改一个答复邮件的邮件格式，或始终以固定的邮件格式答复邮件。这些问题已在其他主题中讨论过，点击相应链接获取详细信息：

10.1 更改一个答复邮件的邮件格式：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2 始终以纯文本格式答复：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3 始终以 HTML 格式答复：
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

据我们所知，我们可以为邮件账户指定不同的签名，还可以为新邮件和答复/转发指定不同的签名。点击下面的超链接查看详细信息：https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically