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在Outlook中回复电子邮件

通常,我们可以通过选择电子邮件并单击来轻松回复电子邮件 首页 > 回复 or 全部回复 在Outlook中。 但是,有时我们需要以特殊的方式进行答复,例如答复中原始电子邮件的其余附件,包括我们在内的所有人都进行答复,自动以不同颜色的小/大字体答复等等。在这里,本教程将显示解决方案这些问题一一列举。

表的内容

备注注意:此页面上介绍的方法适用于Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根据Microsoft Outlook版本和Windows环境的不同,说明可能会有所不同或略有不同。


1.回复或全部回复

在Outlook中,您可以轻松地轻松地回复电子邮件,如下所示:

如果您习惯于在阅读窗格中阅读电子邮件,则可以在消息列表中选择要回复的电子邮件,然后单击 首页 > 回复 仅答复发件人,或单击 首页 > 全部回复 一起回复发件人和所有收件人。

如果您想在消息窗口中阅读电子邮件,可以单击 留言内容 > 回复 仅答复发件人,或单击 留言内容 > 全部回复 同时回复发件人和所有收件人。


2.使用键盘快捷键回复

为了更有效地工作,某些用户希望在Outlook中应用键盘快捷键。 我们还可以使用键盘快捷键在Outlook中快速回复电子邮件。

在消息列表中选择电子邮件或在消息窗口中打开电子邮件之后,我们可以:
A。 按 按Ctrl + R 键一起仅将选定的或打开的电子邮件回复给发件人;
B。 按 按Ctrl + 转移 + R 键一起将选定或打开的电子邮件回复给发件人和其中的所有收件人 以及 Cc 领域。


3.常规回复设置

默认情况下,回复电子邮件时,回复消息包括原始消息,不带缩进。 但是,我们可以配置回复选项并根据需要更改回复设置。

1。 点击 文件 > 附加选项 打开“ Outlook选项”对话框。

2。 在“ Outlook选项”对话框中,单击“ 邮件 在左侧边栏中,转到 回复和转发 部分,然后从 回复邮件时 下拉列表。

3。 点击 OK 按钮。

备注:

(1)如果选择 不包含原始讯息 来自 回复邮件时 在“ Outlook选项”对话框的下拉列表中,将创建不包含任何邮件内容的回复邮件。

(2)如果选择 附加原始消息 来自 回复邮件时 在“ Outlook选项”对话框的下拉列表中,原始邮件将作为附件添加到回复邮件中。

(3)如果选择 包含原始消息文本 来自 回复邮件时 在“ Outlook选项”对话框的下拉列表中,原始电子邮件(包括邮件正文和邮件标题)将被添加到回复邮件的邮件正文中。

(4)如果选择 包含并缩进原始消息文本 来自 回复邮件时 在“ Outlook选项”对话框的下拉列表中,原始电子邮件(包括邮件标题和邮件内容)将以左缩进添加到回复邮件的邮件正文中。

(5)如果选择 在原始消息的每一行之前添加前缀 来自 回复邮件时 在“ Outlook选项”对话框的下拉列表中,原始电子邮件(包括邮件标题和邮件内容)将添加到回复邮件的邮件正文中,并且在内容的最左侧还添加了一条垂直的蓝色竖线。


4.弹出回复

从Outlook 2013开始,当我们直接在阅读窗格中阅读和回复电子邮件时,回复邮件会自动嵌入在阅读窗格中。 一些Outlook用户可能需要在新窗口中弹出答复消息。 在这里,本节将向您展示在消息窗口中弹出一个或所有答复的解决方案。

4.1弹出一封回复消息

当阅读窗格中嵌入回复消息时,我们可以单击 弹出 阅读窗格左上角的按钮可在新的消息窗口中直接打开答复消息。

4.2总是弹出所有回复

您还可以将Outlook选项配置为始终自动在新的消息窗口中弹出答复。

1。 点击 文件 > 附加选项 打开“ Outlook选项”对话框。

2。 在“ Outlook选项”对话框中,单击“ 邮件 在左侧栏中,转到 回复和转发 部分,然后勾选 在新窗口中打开回复和转发 选项。

3。 点击 OK 按钮。

从现在开始,所有答复邮件将在Outlook中自动在新的邮件窗口中打开。

备注:
(1)如果 在新窗口中打开回复和转发 选项启用后,所有转发消息也会在新消息窗口中自动打开。
(2)如果我们首先在消息窗口中打开电子邮件,然后通过单击进行回复 留言内容 > 回复 or 全部回复,回复消息将直接在新窗口中打开。


5.以大/小字体或其他字体颜色回复

有时,为了将回复与其他电子邮件(如新电子邮件或转发电子邮件)区分开,我们希望为回复邮件中的邮件文本设置不同的颜色或字体大小。 本节将显示完成它的详细指导。

1。 点击 文件 > 附加选项 打开“ Outlook选项”对话框。

2。 在“ Outlook选项”对话框中,单击“ 邮件 在左栏中,然后单击 文具和字体 按钮在 撰写邮件 部分。

3。 在“签名和信纸”对话框中,单击 字体 按钮在 回复或转发邮件 部分。

4。 在“字体”对话框中,我们可以根据需要设置字体:
(1)要回复较大或较小的文本,请在 尺寸 列表框;
(2)要使用不同颜色的文本回复,只需从 字体颜色 下拉列表;
(3)我们还可以根据需要设置其他字体样式,如粗体,斜体,下划线,大写,删除线等。

小贴士:我们可以直接预览所有指定格式的文本 预览 字体对话框。

5。 点击 OK 按钮以保存更改并关闭所有对话框。

从现在开始,当我们在回复邮件中键入文本时,键入的文本将自动设置为指定的颜色,字体大小或其他字体样式。 看截图:

说明:此操作还将更改转发电子邮件中的字体样式和字体颜色。


6.在右侧回复

一些Outlook用户注意到,在阅读窗格的右侧栏上有一组快速命令,如下图所示。 这个竖线让我们可以尽快删除,移动,回复或打开电子邮件。 我们还可以启用此竖线以在Outlook中快速回复电子邮件。

1。 点击 自定义快速访问工具栏 箭头 在快速访问工具栏中> 触摸/鼠标模式.

说明:

在某些Outlook版本中, 触摸/鼠标模式 普通不显示在 自定义快速访问工具栏 下拉式菜单。 我们可以按如下所示将常用项添加到快速访问工具栏中:
1。 点击 自定义快速访问工具栏 箭头 > 更多命令;
2.现在,Outlook选项对话框随即打开。 快速访问工具栏 在左侧栏中启用。 我们要 (1) 选择 所有的命令 来自 从中选择命令 下拉列表, (2) 单击以突出显示 触摸/鼠标模式 在左侧列表框中, (3) 点击 加入 按钮, (4) 点击 OK 按钮。

2。 然后 触摸/鼠标模式 命令被添加到快速访问工具栏中。 点击 触摸/鼠标模式 按键 ,然后选择 触摸 从下拉菜单中选择。

现在,快速命令组将垂直添加到阅读窗格的右侧。

3。 在邮件列表中,单击以选择您要回复的电子邮件,然后单击 响应 按键 在阅读窗格的最右边,然后选择 回复 or 全部回复 从下拉菜单中选择。

4。 然后,将回复消息嵌入阅读窗格中。 根据需要进行撰写和发送。

说明:
(1)您可以点击 触摸/鼠标模式 > 鼠标模式 在快速访问工具栏中隐藏隐藏在阅读窗格右侧的快速公共组。
(2)在这种情况下,如果您想弹出回复消息,请单击 弹出 快速消息组中的按钮可在消息窗口中将其打开。


7. 自动回复

如果当我们不在办公室,说我们正在休假,外出吃午餐等情况下有新电子邮件到达Outlook中,我们可以启用自动回复功能来及时回复这些电子邮件。

7.1使用自动回复功能发送自动回复

对于交易所账户类型,我们可以启用 自动回覆 功能可在Outlook中轻松响应新收到的电子邮件。

1。 点击 文件 > 详细信息 > 自动回覆.

2。 在“自动依赖答复”对话框中,您需要:
(1)检查 发送自动回复 选项;
(2)是可选的。 勾选 只在这个时间范围内发送 选项,然后根据需要指定开始时间和结束时间。
(3)下 在我的组织内部 标签,键入自动回复的邮件内容。

说明:如果我们需要自动回复所有收到的电子邮件,则可以启用 在我的组织之外 选项卡,检查 仅我的联系人 or 我组织以外的任何人 选项,然后键入消息内容。

3。 点击 OK 按钮。

从现在开始,当我们打开指定交换帐户的邮件文件夹时,它将在功能区下方显示一个水平注释,提醒我们“正在为此帐户发送自动回复”。 我们可以点击 按钮直接禁用自动回复,然后单击最右边的x按钮隐藏注释。

7.2使用电子邮件规则发送自动回复

据我们所知,POP3或IMAP电子邮件帐户不支持Outlook中的自动答复。 如果我们的电子邮件帐户类型是POP3或IMAP,我们可以创建一个电子邮件规则以启用Outlook中的自动回复。

首先,我们需要为自动回复规则创建一个电子邮件模板。

1。 创建 首页 > 新邮件 创建新电子邮件,然后在邮件正文中键入自动回复内容。

2。 在新的撰写消息窗口中,单击 文件 > 另存为.

3。 在“另存为”对话框中,输入模板的名称,然后选择 Outlook模板 来自 保存类型 下拉列表,然后点击 优惠 按钮。

现在,将创建自动回复模板。 我们可以继续创建自动回复规则。

4。 点击 首页 > 规则 > 管理规则和警报.

5。 在“规则和警报”对话框中, 电邮规则 标签,点击 新规则 按钮。

6。 在规则向导中,单击以突出显示 对我收到的消息应用规则 选项,然后单击 下一页 按钮。

7。 在第二个“规则向导”中,指定要用来过滤接收到的电子邮件的条件(在我的情况下,我勾选了 只寄给我 选项),然后点击 下一页 按钮。

8。 在第三个向导中,勾选 使用特定模板回复 在选项 步骤 部分,然后单击带下划线的文本 一个特定的模板步骤 部分。

9。 在打开的“选择答复模板”对话框中,选择 文件系统中的用户模板 来自 在看 下拉列表,单击以选择我们刚才创建的自动回复模板,然后单击 可选 按钮。

10。 返回第三个“规则”向导,单击 下一页 按钮。

11。 在第四个“规则向导”中,根据需要指定例外,或者不设置任何例外,然后单击 下一页 按钮。

12。 在最后一个“规则向导”中,在 步骤 框中,根据需要在运行选项中打勾 步骤 部分,然后单击 按钮。

13。 在弹出的Microsoft Outlook警告对话框中,单击 OK 按钮继续。

14。 然后返回“规则和警报”对话框。 确保已选中新创建的自动回复规则,然后单击 OK 按钮关闭对话框。

从现在开始,所有符合特定条件的新来的电子邮件都将使用预设的回复模板自动进行回复。

7.3通过第三方插件发送自动回复

本节介绍了第三方插件, Kutools for Outlook,以便快速启用具有预设回复内容的自动回复,轻松地将其回复到一个或多个电子邮件帐户,无论它们是哪种类型!

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1。 安装后 Kutools for Outlook,单击“ 库工具 > 回复 > 自动回复管理器 在Outlook中。

2。 在“自动回复管理器”对话框中,我们可以执行以下操作:
(1)勾选我们将启用自动回复的电子邮件帐户;
(2)在 自动回复主题前缀 框中,键入将在原始电子邮件主题之前添加的单词;
(3)在 自动回复文字 框中,键入自动回复内容。

3。 点击 OK 按钮。 然后,为指定的电子邮件帐户启用了自动回复功能。 从现在开始,当新的电子邮件进入这些电子邮件帐户时,将使用指定的答复内容自动答复它们。

说明:我们可以通过单击轻松禁用自动回复功能 库工具 > 回复 > 启用自动回复 一次。


8. 带附件回复

在Outlook中回复电子邮件时,默认情况下,原始电子邮件中的附件不会添加到回复邮件中。 要保留回复邮件中的附件,我们可以应用第三方插件或粘贴功能来完成。

8.1通过复制和粘贴回复附件

要在Outlook中使用附件回复,我们可以复制原始电子邮件中的所有附件,然后粘贴到回复邮件中。

1。 单击以打开我们将在阅读窗格中回复的电子邮件。

2。 右键单击任何附件,然后选择 选择全部 从上下文菜单。

3。 按 按Ctrl + C 键以复制这些选定的附件。

4。 点击 首页 > 回复 or 全部回复 回复电子邮件。

5。 现在,正在打开回复消息。 将光标置于消息正文中,然后按 按Ctrl + V 键以粘贴附件。 然后,我们将看到所有附件都已添加到附件栏中。

6。 撰写回复消息并根据需要发送。

8.2带有第三方插件的附件的回复

我们还可以使用第三方插件, Kutools for Outlook,以快速回复电子邮件,并保留Outlook中原始电子邮件的所有附件。

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1。 选择我们将回复的电子邮件,然后单击 库工具 > 回复 > 带附件回复 or 回复所有带有附件.

2。 然后,将打开回复消息,并保留原始电子邮件的所有附件。 撰写回复消息并根据需要发送。


9. 回复包括我在内的所有人

当我们应用 全部回复 此功能可将电子邮件回复给发件人和其他收件人,但我的电子邮件地址未作为收件人包含在回复邮件中。 在这里,本节将介绍两种解决方案,以回答包括我在内的所有人。

9.1通过电子邮件规则回复包括我在内的所有人

我们可以创建一个电子邮件规则,以便始终将Outlook中的回复抄送给Outlook,以轻松解决问题。

1。 点击 首页 > 规则 > 管理规则和警报.

2。 在“规则和警报”对话框中, 电邮规则 标签,点击 新规则 按钮。

3。 在规则向导中,单击以突出显示 将规则应用于我发送的邮件 选项,然后单击 下一页 按钮。

4。 在第二个“规则向导”中,勾选 在主题中有特定的单词 在选项 步骤 部分,然后单击带下划线的文本 具体词步骤 部分。

5。 在弹出的“搜索文本”对话框中,键入 RE: 在第一个框中,点击 加入 按钮,然后单击 OK 按钮。 看截图:

6。 然后返回第二个“规则向导”,单击 下一页 按钮。

7。 在第三个“规则向导”中,勾选 抄送给人或公共团体的消息 在选项 步骤 部分,然后单击带下划线的文本 人或公共团体步骤 部分。

8。 在弹出的“规则地址”对话框中,在 框,然后单击 OK 按钮。

小贴士:
(1)如果我们需要抄送对多个联系人的答复,请键入这些联系人的电子邮件地址,并用分号分隔。
(2)我们也可以单击以选择联系人,然后单击 按钮将这些联系人添加为收件人。

9。 然后返回到第三个“规则向导”,然后单击 下一页 按钮继续。

10。 在第四个“规则向导”中,根据需要指定或不指定任何例外,然后单击 下一页 按钮。

11。 现在,将打开最后一个“规则向导”。 我们可以做如下:
(1)在 步骤 框;
(2)在 步骤 部分,根据需要检查运行选项;
(3)点击 按钮。

12。 在弹出的Microsoft Outlook警告对话框中,单击 OK 按钮。

13。 然后返回“规则和警报”对话框。 确保已选中新的电子邮件规则,然后单击 OK 按钮关闭对话框。

从现在开始,我们发送的所有回复将自动抄送给我们自己。

说明:
(1)此规则不仅将抄送给我们答复所有收件人,而且抄送给我们答复我们仅对发送者。
(2)即使您的Outlook中有多个电子邮件帐户,该规则也无法识别电子邮件所驻留的电子邮件帐户,并且它将抄送对指定电子邮件帐户的答复。

9.2用一个了不起的工具回复包括我在内的所有人

我们还可以使用第三方插件, Kutools for Outlook,以启用 全部回复时包括我自己 功能,并始终将我的电子邮件帐户添加为回复邮件中的“收件人”收件人。

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1。 安装后 Kutools for Outlook,单击“ 库工具 > 附加选项.

2。 现在,出现“选项”对话框。 启用 回复 标签,勾选 全部回复时包括我自己 选项,然后单击 OK 按钮。

从现在开始,当我们选择一封电子邮件并单击 首页 > 全部回复,我们的电子邮件地址将自动添加为“收件人”。

说明:如果我们的Outlook中有多个电子邮件帐户,则只有当前回复电子邮件所在的电子邮件帐户将被添加为回复邮件中的“收件人”收件人。


10. 以HTML或纯文本形式回复

我们通常会以不同的邮件格式接收电子邮件,默认情况下,答复会继承原始电子邮件的邮件格式。 但是,我们可以更改一封回复邮件的邮件格式,也可以始终以固定的邮件格式回复电子邮件。 在其他主题中已经讨论了这些问题,然后单击相应的链接以获取详细信息:

10.1更改一封回复邮件的邮件格式:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2始终以纯文本格式答复:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3始终以HTML格式答复:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6


11. 使用不同的签名回复

据我们所知,我们可以为电子邮件帐户指定不同的签名,还可以为新电子邮件和回复/转发指定不同的签名。 单击下面的超链接以查看详细信息:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically


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