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转发电子邮件

每天,您的Outlook中都会收到无数电子邮件。 您可能需要将其中一些转发给您的同事,老板,朋友等。但是如何在Outlook中转发这些电子邮件? 以及作为附件转发,自动转发,使用指定的邮件格式转发等如何? 在这里,本教程将指导您一步一步解决这些问题。

表的内容

备注注意:此页面上介绍的方法适用于Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根据Microsoft Outlook版本和Windows环境的不同,说明可能会有所不同或略有不同。


1.转发电子邮件

通常,您可以在邮件列表中选择一封电子邮件,然后单击 主页 > 向前 转发电子邮件。

一些Outlook用户更喜欢在消息窗口中阅读电子邮件。 在消息窗口中打开电子邮件后,您可以单击 留言内容 > 向前 转发它。


2.使用键盘快捷键转发电子邮件

无论您是在阅读窗格中还是在消息窗口中阅读电子邮件,都可以按 按Ctrl + F 快速转发Outlook中电子邮件的关键。

如果您的Outlook已经打开,则可以按照以下说明完全转发带有热键的电子邮件:

1。 按 按Ctrl + 1 键以切换到Outlook中的邮件视图。
小贴士:如果Outlook已经在邮件视图中,则只需跳过此步骤。

2。 按 按Ctrl + 转移 + I 键打开收件箱文件夹。
小贴士:这一系列热键只能打开默认数据文件的“收件箱”文件夹。

3。 现在,“收件箱”文件夹正在打开。 按 Up or Down 箭头键以选择您需要转发的特定电子邮件。

4。 按 按Ctrl + F 键以转发当前选择的电子邮件。

现在,已创建转发电子邮件,并在阅读窗格或新消息窗口中打开。 根据需要进行撰写和发送。


3.转发多封电子邮件

您熟悉在Outlook中一次转发一封电子邮件的情况,但是您知道如何批量转发多封电子邮件吗? 在这里,本节将从两个方面讨论此问题。

3.1将多个电子邮件作为一个转发

通常,您可以轻松地批量选择多封电子邮件,然后将它们作为附件一起转发到Outlook中。
1。 打开邮件文件夹,转到邮件列表,然后选择要批量转发的多封电子邮件。
小贴士:
A。 拿着 按Ctrl 键,您可以选择多个不相邻的电子邮件,并一一点击;
B。 拿着 转移 键,您可以通过单击第一个电子邮件和最后一个电子邮件来选择多个相邻的电子邮件;
C。 按 按Ctrl + A 键以选择当前邮件文件夹中的所有电子邮件。

2。 点击 主页 > 向前 或按 按Ctrl + F 键一起转发选定的电子邮件。

3。 然后,所有选定的电子邮件将作为附件附加在新的消息窗口中。 请添加收件人,指定主题,撰写转发消息的内容,然后发送。

3.2分别转发多封电子邮件

如果你有 Kutools for Outlook 安装后,也可以应用 批量转发 功能可在Outlook中分别转发多封电子邮件。

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1。 打开邮件文件夹,转到邮件列表,然后选择要批量转发的多封电子邮件。
小贴士:
A。 拿着 按Ctrl 键,您可以选择多个不相邻的电子邮件,并一一点击;
B。 拿着 转移 键,您可以通过单击第一个电子邮件和最后一个电子邮件来选择多个相邻的电子邮件;
C。 按 按Ctrl + A 键以选择当前邮件文件夹中的所有电子邮件。

2。 点击 库工具 > 批量转发.

3。 在“选择名称”对话框中,从通讯簿中选择转发收件人,或在“收件人姓名”对话框中输入收件人的电子邮件地址。 , Cc密件抄送 框,然后单击 OK 按钮。

然后,将所有选定的电子邮件分别转发给相同的收件人。

然后,将所有选定的电子邮件分别转发给相同的收件人。


4.转发整个对话

假设您已经通过Outlook电子邮件与客户讨论了合同条款。 现在,您想将电子邮件转发给上级或同事,如何在Outlook中快速找到并转发这些电子邮件? 本节将指导您实现它。

1。 在Outlook中打开一个邮件文件夹,然后勾选 显示为对话查看 标签。

2。 在弹出的Microsoft Outlook对话框中,单击 所有邮箱 or 这个资料夹 按需要。

现在,所有电子邮件都按会话自动分组。

3。 在消息列表中,单击箭头 对话之前要展开对话。

4。 在展开的对话中,通过单击第一个电子邮件和最后一个并按住,选择对话中的所有电子邮件。 转移 键。

5。 点击 主页 > 向前 或按 按Ctrl + F 键同时。

6。 然后,指定对话中的所有电子邮件将作为附件附加在新的消息窗口中。 请添加收件人,指定主题,撰写转发内容,然后根据需要发送。


5.转发电子邮件草稿

假设您已经在Outlook中创建并保存了一封电子邮件草稿。 现在,您想在不影响原始电子邮件草稿的情况下重用此电子邮件草稿,如何处理? 在这种情况下,您可以转发电子邮件草稿以完成任务。 在这里,本节将指导您在Outlook中转发电子邮件草稿。

通常,您可以打开 草稿箱 文件夹,单击以选择指定的草稿电子邮件,然后单击 主页 > 向前 或按 按Ctrl + F 键一起在新的消息窗口中弹出转发消息,然后编写转发消息并根据需要发送。

备注:为了使其正常工作,您需要启用 在新窗口中打开回复和转发 在选项 Outlook选项 对话框 (点击查看如何).

如果您已在消息窗口中打开了电子邮件草稿,则可以将光标置于 , Cc, 密件抄送主题 框(如下图所示),然后按 按Ctrl + F 按键同时转发。 在弹出的转发消息窗口中,根据需要进行撰写和发送。


6.转发来自特定发件人的电子邮件

例如,您需要在Outlook中找出某个发件人的所有电子邮件,并将这些电子邮件转发给上级,您将如何处理? 在这里,本节将指导您转发来自Outlook中一个或多个特定发件人的电子邮件。

6.1转发来自一个或多个特定发件人的电子邮件

本部分将指导您查找来自一个或多个发件人的所有电子邮件,其中包括 即时搜索 功能,然后在Outlook中批量转发所有找到的电子邮件。

1。 将光标放在 即时搜索 框激活 搜索工具,然后单击 搜索 (下 搜索工具)> .

现在搜索条件 来自:“发件人姓名” 被添加到 即时搜索 框。

2。 在 即时搜索 盒子,换 发件人名称 到指定的发件人姓名或他或她的电子邮件地址,然后在 范围 组上 搜索 选项卡(下 搜索工具).

小贴士:
如果您需要按多个发件人姓名或发件人电子邮件地址搜索电子邮件,则可以使用以下搜索条件,并记住替换为 发件人姓名N 适当的发件人名称或发件人电子邮件地址。
从:”发件人姓名1“或来自:”发件人姓名2“或来自:”发件人姓名3“或…或来自:”发件人姓名N"

例如,您要通过两个发件人电子邮件地址搜索电子邮件,可以更改搜索条件,如下图所示:

3。 现在,可以从指定的搜索范围中找到来自指定发件人名称或发件人电子邮件地址的所有电子邮件,并在邮件列表中列出。 选择这些搜索结果,然后单击 主页 > 向前 或按 Ctrl + F 钥匙在一起。

提示:
(1)您可以选择所有搜索结果,方法是在消息列表中单击其中之一,然后按 按Ctrl + A 键。
(2)您也可以选择所有搜索结果,方法是选择消息列表中的第一个搜索结果,然后按 按Ctrl + 转移 + 结束 键。

4. 现在,所有搜索结果将作为附件转发到新的消息窗口中。 请添加收件人,指定转发主题,撰写转发消息,然后根据需要发送。

6.2转发来自特定发件人的电子邮件

您也可以使用 查找相关 该功能可以快速查找当前选定电子邮件的发件人的所有电子邮件,然后在Outlook中批量转发所有发现的电子邮件。

1。 在邮件列表中,单击以选择您要查找其发件人的电子邮件。

2。 右键单击电子邮件,然后选择 查找相关 > 发件人的消息 从上下文菜单。

然后搜索条件 来自:“发件人姓名”发件人名称 将被自动替换为当前所选电子邮件的发件人) 即时搜索 框,找到发件人的所有电子邮件,并将其列在邮件列表中。

3。 在消息列表中选择所有搜索结果,然后单击 主页 > 向前 或按 按Ctrl + F 键一起批量转发这些电子邮件。

提示:
(1)您可以选择所有搜索结果,方法是在消息列表中单击其中之一,然后按 按Ctrl + A 键。
(2)您也可以选择所有搜索结果,方法是选择消息列表中的第一个搜索结果,然后按 按Ctrl + 转移 + 结束 键。

4。 现在,所有搜索结果将作为附件转发到新的消息窗口中。 指定收件人,添加转发主题,撰写邮件内容,然后根据需要发送邮件。

6.3自动转发来自特定发件人的电子邮件

如果要自动转发来自指定发件人的电子邮件,则可以创建电子邮件规则或自动回复规则进行存档。
A. 通过电子邮件规则自动转发来自特定发件人的电子邮件
B. 通过自动回复规则自动转发来自特定发件人的电子邮件


7.自动转发电子邮件

如果您需要始终转发所有传入的电子邮件,来自指定发件人的电子邮件,具有特定主题的电子邮件或其他满足其他条件的电子邮件,则可以配置为在Outlook中自动转发电子邮件。

7.1通过自动回复功能自动转发电子邮件

本部分将指导您应用 自动回覆 功能可自动转发所有传入电子邮件或按Outlook中的条件转发电子邮件。

备注:作为 自动回覆 仅Exchange帐户支持此功能,此部分仅适用于Exchange帐户。 如果您的电子邮件帐户类型不是Exchange,则可以 创建电子邮件规则以启用自动转发.

1。 点击 文件 > 详细信息 > 自动回覆.

2。 在“自动回复”对话框中,启用 发送自动回复 选项,然后单击 规则 按钮。

3。 在“自动回复规则”对话框中,单击 添加规则 按钮。

4。 在“编辑规则”对话框中,可以进行如下配置:
(1)勾选 向前 在选项 执行这些动作 部分;
(2)点击 按钮添加转发收件人。 另外,您也可以手动输入收件人的电子邮件地址。
(3)从下面指定转发类型 选项 下拉列表。

小贴士: 在里面 满足以下条件的邮件到达时 部分中,您可以配置为按条件转发电子邮件:

(1) :如果需要自动转发特定发件人的电子邮件,请单击 按钮选择特定的发件人。 另外,您也可以在右侧框中输入特定的发件人姓名或发件人电子邮件地址;

(2) 发送到:如果需要自动转发电子邮件收件人的电子邮件,请单击 发给 按钮选择某些收件人。 当然,您可以手动输入收件人的姓名或电子邮件地址。 它还支持打勾 直接发送给我 选项或 复制给我 直接选择;

(3) 主题:如果您需要按主题自动转发电子邮件,请在 主题 根据需要包装

(4) 邮件正文:如果您需要按邮件内容自动转发电子邮件,请在 邮件正文 框根据需要。

5。 点击 OK 按钮以保存更改并关闭所有对话框。

从现在开始,所有传入的电子邮件(或仅满足指定条件的电子邮件)将自动转发到指定的收件人。

7.2通过电子邮件规则自动转发电子邮件

您还可以创建电子邮件规则,以轻松实现Outlook中的自动转发。

1。 在Outlook中,单击 主页 > 规则 > 管理规则和警报.

2。 在“规则和警报”对话框中, 电邮规则 标签,点击 新规则 按钮。

3。 在规则向导中,单击以突出显示 对我收到的消息应用规则,然后点击 下一页 按钮。

4。 在第二个“规则向导”中,单击 下一页 按钮,不指定任何条件,然后单击 在弹出的Microsoft Outlook对话框中单击按钮。

小贴士:

(1)如果单击 下一页 按钮,而不指定任何条件,该规则将自动转发所有传入的电子邮件。

(2)如果要按发件人自动转发电子邮件,可以进行以下配置:
1)在第二个规则向导中,您可以在 来自人或公共团体 在选项 步骤 部分;
2)单击带下划线的文本 人或公共团体步骤 部分;
3)在“规则地址”对话框中,从通讯簿中选择一个发件人,或手动键入该发件人的电子邮件地址,然后单击 OK 按钮。

(3)如果要按主题自动转发电子邮件,可以进行以下配置:
1)在第二个“规则向导”中,勾选 在主题或身体中使用特定的单词 在选项 步骤 部分;
2)单击带下划线的文本 具体词步骤 部分;
3)在“搜索文本”对话框的第一个框中输入关键字,然后单击 加入 按钮,然后重复添加其他关键字(如有必要),最后点击 OK 按钮。

5。 在第三个“规则向导”中,勾选 转发给人们或公共团体 or 将其作为附件转发给人们或公共团体 您需要的选项 步骤 部分,然后单击带下划线的文本 人或公共团体步骤 部分。

6。 在“规则地址”对话框中,从通讯录中指定转发收件人,或在“收件人”中手动键入收件人的电子邮件地址。 框,然后单击 OK 按钮。

7。 然后返回到第四个“规则向导”,如有必要,指定转发例外,或者不指定任何例外,然后单击 下一页 按钮。

8。 在最后一个“规则向导”中,在 步骤 框中,根据需要在运行选项中打勾 步骤 部分,然后单击 按钮。

9。 然后返回“规则和警报”对话框。 确保已检查新的自动转发规则,然后单击 OK 按钮。

从现在开始,所有传入的电子邮件或符合指定条件的传入电子邮件将自动转发给某些收件人。

7.3通过出色的第三方工具自动转发电子邮件

您还可以让Outlook使用第三方工具(自动)自动转发收到的电子邮件 向前 的特点 Kutools for Outlook.

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1。 安装后 Kutools for Outlook,单击“ 库工具 > 向前 > 规则管理员 在Outlook中。

2。 在“自动转发设置”对话框中,点击 按钮。

3。 在弹出的“规则向导”对话框中,根据需要进行配置:

A。 如果要自动转发每封传入的电子邮件,请不要指定任何条件,然后单击 下一页 直接点击。 然后点击 OK 弹出的提醒对话框中的按钮。

B。 如果要按发件人自动转发电子邮件,可以:
1)在规则向导中,勾选 发件人在个人或公共团体中 在选项 步骤 部分,然后单击带下划线的文本 人或公共团体步骤 部分;
2)在“规则地址”对话框中,从通讯簿中指定发件人,或在 寄件人 框,然后单击 OK 按钮。

3)然后返回“规则向导”,单击 下一页 按钮。

C。 如果您想按主题自动转发收到的电子邮件,可以:
1)在规则向导中,勾选 练习 主题包含特定词 在选项 步骤 部分,然后单击带下划线的文本 具体词步骤 部分;
2)在弹出的“文本包含”对话框中,单击 按钮;

3)在“搜索文本”对话框中,在 新搜寻文字 框并单击 加入 按钮,然后根据需要重复添加其他关键字,最后单击 OK 按钮。

4)然后返回到“文本包含”对话框,您可以继续单击 按钮添加其他关键字。 添加所有关键字后,点击 OK 按钮。
提示:
(1)在同一“搜索文本”对话框中添加的关键字之间的逻辑关系为 AND;
(2)依次在不同的“搜索文本”对话框中添加的关键字之间的逻辑关系是 OR.

5)然后返回“规则向导”,单击 下一页 按钮。

4。 然后,它打开第二个“规则向导”。 指定是否需要转发例外,然后单击 下一页 按钮。

5。 在最后一个“规则向导”中,配置如下:
(1)在 规则名称 框;
(2)在 规则说明 框;
(3)点击 接受者 按钮可根据需要添加转发收件人;
(4)勾选 设置规则选项 部分。
(5)点击 OK 按钮。

6。 现在返回到“自动转发设置”对话框。 标记确保已检查新的自动转发规则,然后单击 OK 按钮。

7。 继续点击 库工具 > 向前 > 启用自动转发 启用此功能,然后单击 OK 弹出的重新确认对话框中的按钮。

从现在开始,所有传入电子邮件或仅满足指定条件的传入电子邮件将自动转发给指定的收件人。


8.将电子邮件转发到文件夹

有时,您可能希望将来自特定发件人或具有指定主题的传入电子邮件转发到Outlook中的某个邮件文件夹,您如何解决问题? 在这里,本节将指导您使用Outlook中的电子邮件规则将传入的电子邮件转发到指定的文件夹。

1。 在邮件列表中,选择您将基于其转发发件人或主题的电子邮件,然后单击 主页 > 规则 > 创建规则.

2。 然后,您可以按以下方式配置电子邮件规则:
(1)在弹出的“创建规则”对话框中,指定要用来过滤传入电子邮件的条件。
小贴士:例如,您要转发特定发件人的电子邮件,请选中 来自发件人 (寄件人 已被当前所选电子邮件的特定发件人替换); 要转发指定主题的电子邮件,请选中 主题包含 选项; 等等
(2)检查 将项目移到文件夹 选项。
(3)现在出现“规则和警报”对话框。 选择您要将电子邮件转发到的特定文件夹,然后单击 OK 按钮。

3。 现在,它返回到“创建规则”对话框,单击 OK 按钮保存设置。
小贴士:返回“创建规则”对话框时,也可以单击 高级选项 按钮可根据需要更改当前设置。

4。 在提示成功对话框中,根据需要勾选运行选项,然后单击 OK 按钮。

从现在开始,所有来自特定发件人或具有指定主题的传入电子邮件将自动转发到特定的邮件文件夹。


9. Outlook转发设置

在Outlook中转发电子邮件时,默认情况下,原始电子邮件的标题信息和消息正文将添加到转发消息中。 实际上,您可以更改转发设置,以将原始电子邮件作为附件附加到转发邮件中,或添加缩进等。本节将指导您处理问题。

1。 在Outlook中,单击 文件 > 附加选项.

2。 在“ Outlook选项”对话框中,单击“ 邮件 在左侧栏中,转到 回复和转发 部分,然后从 转发邮件时 下拉列表。

3。 点击 OK 按钮保存更改并关闭对话框。

说明:
共有四个选项 转发邮件时 “ Outlook选项”对话框中的下拉列表:

A. 附加原始消息:如果您从 转发邮件时 在“ Outlook选项”对话框的下拉列表中,原始电子邮件将作为附件插入“转发邮件”窗口中,如以下屏幕截图所示:

B. 包括原始消息文本:这是“ Outlook选项”对话框中的默认转发设置。 如果选择此选项,则原始电子邮件的标题信息和消息正文将添加到转发消息中,如以下屏幕截图所示:

C. 包含并缩进原始消息文本:如果您从 转发邮件时 在“ Outlook选项”对话框的下拉列表中,原始电子邮件的标题信息和邮件正文将添加到转发邮件中,并带有左缩进。

D. 在原始消息的每一行之前添加前缀:如果您从 转发邮件时 在“ Outlook选项”对话框的下拉列表中,原始电子邮件的标题信息和邮件正文将添加到转发邮件中,并在最左侧显示一条蓝线。 看截图:


10.以HTML转发电子邮件

默认情况下,转发邮件会自动继承原始电子邮件的邮件格式。 例如,原始电子邮件为纯文本格式,其转发消息将自动为纯文本。 但是,您可以配置为始终以固定的邮件格式转发电​​子邮件。 单击下面的超链接以查看指导:

10.1 始终以HTML格式回复或转发:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

10.2 在Outlook中始终以HTML,纯文本或RTF格式答复或转发:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a7

10.3 始终以纯文本格式答复或转发:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5


11.转发具有不同字体大小和颜色的电子邮件

一般来说,在转发消息窗口中,可以选择转发内容,然后使用不同的字体颜色对其进行格式化,并根据需要设置为不同的字体大小和字体样式。 但是,在每个转发消息中重复格式化格式内容将非常繁琐。 实际上,您可以为Outlook中的所有答复或转发邮件配置默认字体大小,字体颜色或字体样式等。 单击下面的超链接以查看指南。

使用大/小字体或其他字体颜色转发或回复:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/send-emails/outlook-reply-emails.html#a5


12.转发带有默认信纸的电子邮件

据我们所知,默认信纸将自动应用于Outlook中的新电子邮件,而转发邮件将保留与原始电子邮件相同的信纸。 这意味着,当您转发带有特殊信纸(或不带信纸)的电子邮件时,无论是否启用了默认信纸,转发邮件都将自动保留为特殊信纸(或不带信纸)。

但是您可以配置为自动转发所有带有默认信纸的电子邮件。 单击下面的超链接以查看指南。

将默认的电子邮件主题或信纸应用到所有答复或转发:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-theme-stationery.html#a3


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