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电子邮件标签–标志,重要性级别,敏感度级别和类别

在Outlook中,我们可以轻松地为收到的电子邮件添加标记,颜色类别,标记重要性状态,敏感度级别等。 同样,我们也可以为新的撰写,回复或转发电子邮件添加这些属性。 在这里,本教程将指导您添加这些属性,以便在Outlook中轻松编辑电子邮件。

表的内容

备注注意:此页面上介绍的方法适用于Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根据Microsoft Outlook版本和Windows环境的不同,说明可能会有所不同或略有不同。


1.在电子邮件中添加标记或提醒

1.1发送前在单个电子邮件中添加标记或提醒

在消息窗口中编写/回复/转发电子邮件时,我们可以轻松地在电子邮件中添加后续标记,自定义标记或提醒。

1.1.1在发送前将跟踪标志添加到单个电子邮件中

在新的撰写,回复或转发邮件窗口中,单击 留言内容 > 课后跟进,然后根据需要从下拉菜单中选择一个标志。

然后,您将看到在消息标题上方添加了标志信息,如下图所示:

小贴士:
(1)如果在阅读窗格中嵌入了答复/转发消息,则需要单击弹出按钮以在消息窗口中显示答复/转发消息。

(2)发送此电子邮件后,后续标记  将自动显示在邮件列表中已发送电子邮件的旁边,并且已发送电子邮件也将自动添加到待办事项列表中。

(3)这些跟进标志仅在发件人的Outlook中起作用。 收件人将不会获得后续标志。

1.1.2在发送前将自定义标志或提醒添加到单个电子邮件中

如果您需要在当前的撰写,回复或转发电子邮件中添加自定义标志或提醒,则可以执行以下操作:

1。 在新的撰写,回复或转发邮件窗口中,单击 留言内容 > 课后跟进 > 私人订制 or 添加提醒 如你所需。

说明:如果阅读窗格中嵌入了回复/转发消息,则需要单击 弹出 按钮,首先在消息窗口中显示答复/转发消息。

2。 在“自定义”对话框中,转到 为我标记 部分,并执行以下操作:
(1)在 标记为 框;
(2)根据需要指定开始日期和截止日期;
(3)如果您需要为电子邮件添加提醒,请勾选 提醒 选项,然后根据需要指定提醒日期和时间。

3。 点击 OK 按钮。

4。 撰写并发送电子邮件。

1.2自动标记所有外发电子邮件

如果您需要自动标记所有外发电子邮件,则可以创建一个规则来实现。

1。 在邮件视图中,单击 首页 > 规则 > 管理规则和警报.

2。 在“规则和警报”对话框中,单击 新规则 在下面 电邮规则 标签。

3。 在规则向导中,单击以突出显示 将规则应用于我发送的邮件,然后点击 下一页 按钮。

4。 在第二个“规则向导”中,不要检查任何条件,然后单击“确定”。 下一页 直。 然后在弹出的Microsoft Outlook对话框中,单击 继续前进。

说明:如果只想为符合特定条件的电子邮件添加标记,则可以勾选特定选项并指定条件,然后单击 下一页 按钮。

5。 在第三个规则向导中:
(1)勾选 标记要在几天内采取行动的消息 在选项 步骤 部分;
(2)单击带下划线的文本 在数天内采取行动步骤 部分;
(3)在弹出的“标记消息”对话框中,指定标记的文本并根据需要提醒持续时间,然后单击 OK;
(4)现在返回“规则向导”,然后单击 下一页.

6。 在第四个规则向导中,单击 下一页 直。

小贴士:在这里我们可以设置例外来运行此规则。 如有必要,请根据需要指定规则例外。

7。 在最后一个“规则向导”中,为规则命名,指定运行规则选项,然后单击 按钮。

有时会弹出警告Microsoft Outlook对话框,请点击 OK 按钮关闭它。

8。 然后我们回到“规则和警报”对话框,单击 OK 关闭它。

从现在开始,所有外发电子邮件将被自动标记。

说明:
(1)如果我们关闭Outlook,该规则将不会标记传出电子邮件。
(2)该规则只会在发件人的Outlook中为已发送项目添加标志,收件人不会获得该标志信息。


2.设置电子邮件的重要级别

2.1将一封电子邮件标记为重要

在Outlook中撰写新电子邮件或答复/转发电子邮件时,可以添加或更改电子邮件的优先级。
在新的撰写,回复或转发邮件窗口中,点击 非常重要 or 低重要性 按钮直接设置当前编辑电子邮件的优先级。

备注:
(1)如果 非常重要 or 低重要性 按钮已经突出显示,您可以再次单击该按钮以从电子邮件中取消重要性优先级。

(2)或者,您可以单击锚点  在右下角 其他标签 组上 留言内容 标签以启用“属性”对话框,然后从 重要性 下拉列表,然后关闭对话框。

(3)顺便说一句,在新的撰写,回复或转发消息窗口中,您还可以单击 文件 > 详细信息 > 房源 打开“属性”对话框,然后从 重要性 下拉列表。

(4)在阅读窗格中嵌入答复或转发消息后,您可以单击 非常重要 or 低重要性 上的按钮 留言内容 标签 (撰写工具)直接。

2.2自动将所有新电子邮件标记为重要

如果要自动将所有传出电子邮件标记为高优先级,则可以如下配置Outlook选项:

1。 在邮件视图中,单击 文件 > 附加选项 打开“ Outlook选项”对话框。

2。 在“ Outlook选项”对话框中,单击“ 邮件 在左侧边栏中,转到 发送信息 部分,然后从中指定默认重要性 默认重要性级别 下拉列表。

3。 点击 OK 按钮。

从现在开始,您发送的所有新电子邮件和回复将自动标记为指定的默认重要性级别。 但是,转发电子邮件将仍然是原始电子邮件的重要性级别。

2.3笔记

收件人收到标记为不同优先级的电子邮件时,他们将看到高优先级电子邮件以红色感叹号标记  ,低重要性电子邮件标有蓝色向下箭头  在消息列表中,如下图所示。

收件人在阅读窗格或消息窗口中阅读电子邮件时,重要性级别信息将添加到消息标题下方,如上面的屏幕快照所示。


3.设置电子邮件的敏感度级别

3.1将邮件标记为机密,私人,私人或正常

在新的撰写,回复或转发邮件窗口中,我们可以轻松地为当前电子邮件设置敏感状态,如下所示:

1。 在新的撰写,回复或转发邮件窗口中,单击 文件 > 详细信息 > 房源 打开“属性”对话框。

小贴士:
(1)另外,您也可以通过单击锚点打开“属性”对话框  在右下角 其他标签 组上 留言内容 标签。

(2)如果阅读窗格中嵌入了回复或转发消息,则可以单击锚点  在右下角 其他标签 组上 留言内容 标签 (撰写工具).

2。 在属性对话框中,从 灵敏度 所需的下拉列表,然后关闭对话框。

现在,已为当前电子邮件设置了敏感状态,然后根据需要进行撰写和发送。

3.2自动将所有新电子邮件标记为机密,私人,私人或正常

您还可以配置Outlook选项,以自动为所有新电子邮件添加指定的灵敏度状态。

1。 在邮件视图中,单击 文件 > 附加选项 打开“ Outlook选项”对话框。

2。 在“ Outlook选项”对话框中,单击“ 邮件 在左侧边栏中,转到 发送信息 部分,并根据需要指定默认灵敏度级别。

3。 点击 OK 按钮。

从现在开始,所有新电子邮件将自动设置为默认的敏感状态。

小贴士:回复和转发将保持原始电子邮件的敏感状态。

3.3笔记

收件人收到具有敏感状态的电子邮件时,在阅读窗格或消息窗口中阅读邮件时,他们将在消息标题下方获得敏感状态信息。


4.在发送之前对电子邮件进行分类

我们还可以为Outlook中的新撰写,回复或转发电子邮件添加一个或多个类别。

4.1分类一封电子邮件

在新的撰写,回复或转发邮件窗口中,您可以为电子邮件添加一个或多个类别,如下所示:

1。 在新的撰写,回复或转发邮件窗口中,单击 文件 > 详细信息 > 房源 打开“属性”对话框。

小贴士:

(1)您也可以点击锚点  在右下角 其他标签 组上 留言内容 标签以打开“属性”对话框。

(2)如果阅读窗格中嵌入了回复或转发消息,则可以单击锚点  在右下角 其他标签 组上 留言内容 标签 (撰写工具)以打开“属性”对话框。

2。 在“属性”对话框中,从 分类目录 所需的下拉列表,然后关闭对话框。

提示:
(1)您可以从 分类目录 一次下拉列表,然后重复添加多个颜色类别的操作。

(2)您也可以点击 分类目录 > 所有分类 打开颜色类别对话框。 然后在新对话框中,根据需要创建,重命名或删除类别,或者在必要时批量勾选多个类别。

(3)在“属性”对话框中,单击 分类目录 > 清除所有类别 从当前编辑电子邮件中删除所有现有类别。
然后撰写并根据需要发送电子邮件。

4.2自动对所有新电子邮件进行分类

在某些情况下,您可能需要自动对所有外发电子邮件或按特殊条件进行外发电子邮件分类,您可以创建一个规则来实现。

1。 在邮件视图中,单击 首页 > 规则 > 管理规则和警报.

2。 在“规则和警报”对话框中,单击 新规则 按钮下 电邮规则 标签。

3。 在规则向导中,单击以突出显示 将规则应用于我发送的邮件 选项,然后单击 下一页 按钮。

4。 在第二个“规则向导”中,单击 下一页 按钮,不指定任何条件,然后单击 Microsoft Outlook对话框中的按钮。

小贴士:如果需要按条件添加电子邮件的类别,则可以勾选相应的条件,并根据需要配置条件。

5。 在第三个规则向导中,请执行以下操作:
(1)勾选 将其分配给类别类别 在选项 步骤 部分;
(2)点击带下划线的文字“类别“ 在里面 步骤 部分;
(3)现在出现颜色类别对话框,请根据需要勾选一个或多个颜色类别;
(4)点击 OK 按钮;
(5)点击 下一页 规则向导中的按钮。

6。 在第四个“规则向导”中,根据需要指定例外,然后单击 下一页 按钮。

7。 在最后一个“规则向导”中,在 步骤 部分中,根据需要在运行选项中打勾 步骤 部分,然后单击 按钮。

备注:如果弹出警告Microsoft Outlook对话框,请单击 OK 按钮继续。

8。 现在,它返回到“规则和警报”对话框,单击 OK 按钮保存更改并关闭它。

从现在开始,所有外发电子邮件(或满足条件的电子邮件,如果已指定)将自动添加指定的颜色类别。
小贴士:它要求Outlook定期运行。 如果Outlook未运行,则该规则将不会对传出电子邮件进行分类。

4.3笔记

类别将通过电子邮件发送给收件人。 收件人在Outlook中收到这些电子邮件时,除了在邮件列表中的电子邮件之外,还将在阅读窗格或消息窗口中的邮件内容顶部获得颜色类别。


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