邮件标记——旗标、重要程度、敏感级别与类别

1.1 在发送前为单封邮件添加标记或提醒

在邮件窗口撰写、回复或转发邮件时，您可以轻松为邮件添加跟进标记、自定义标签或提醒。

1.1.1 在发送前为单封邮件添加跟进标记

在新建、回复或转发邮件窗口中，点击“邮件”选项卡上的跟进，然后根据需要在下拉菜单中选择标记。

随后您会看到标记信息已如下面截图所示添加在邮件头部上方：

提示：
（1）如果在阅读窗格中内嵌回复或转发邮件，请单击“弹出”按钮，将回复或转发邮件显示在邮件窗口中。

（2）在发送此邮件后，跟进标记会自动显示在已发送邮件旁，同时该邮件也会自动添加到任务列表中。

（3）这些类型的跟进标记仅在发件人的 Outlook 中生效，收件人不会看到任何跟进标记。

1.1.2 在发送前为单封邮件添加自定义标记或提醒

如果您需要在当前撰写、回复或转发的邮件中添加自定义标记或提醒，请按以下步骤操作：

1. 在新建、回复或转发邮件窗口中，点击邮件 > 跟进 > 自定义 或添加提醒，根据需要进行选择。

备注：如果回复或转发邮件嵌入在阅读窗格中，需要先点击弹出按钮，在邮件窗口中显示回复或转发邮件。

2. 在自定义对话框中，切换到“为我标记”版块，按以下步骤操作：
（1）在“标记为”框中输入标记文本；
（2）根据需要设置开始日期和截止日期；
（3）如需添加提醒，勾选邮件的提醒选项，并根据需要设置提醒日期和时间。

3. 点击确定按钮。

4. 编辑邮件并发送。

1.2 自动为所有外发邮件添加标记

如果您希望为所有外发邮件自动添加标记，可以通过创建规则来实现。

1. 在邮件视图下，点击“开始” > 规则 > 管理规则和通知。

2. 在邮件规则选项卡下的规则和通知对话框中，单击新建规则。

3. 在规则向导中，点击高亮显示的“对我发送的邮件应用规则”，然后点击下一步按钮。

4. 在第二个规则向导中，无需勾选任何条件，点击下一步。随后，在弹出的 Microsoft Outlook 对话框中，点击是即可继续操作。

备注：如仅需为满足特定条件的邮件添加标记，可勾选相应选项并指定条件，然后点击下一步按钮。

5. 在第三个规则向导中：
（1）在 步骤 1 部分，勾选“在若干天内对操作标记邮件”选项；
（2）在 步骤 2 部分，点击带下划线的文本“在若干天内操作标记”；
（3）在弹出的“标记邮件”对话框中，根据需要设置标记内容及提醒时长，并点击确定；
（4）返回规则向导后，点击下一步。

6. 在第四个规则向导中，点击下一步即可继续。

提示：您可以在此设置规则的例外情况，如有需要可指定例外条件。

7. 在最后的规则向导中，为规则命名并选择运行规则的相关选项，然后点击完成按钮。

有时会弹出 Microsoft Outlook 警告对话框，点击确定按钮即可关闭。

8. 返回“规则和通知”对话框后，单击确定即可关闭该对话框。

从现在起，所有外发邮件都将被自动标记。

注意：
（1）如果关闭 Outlook，则该规则不会为外发邮件添加标记。
（2）该规则仅会在 Outlook 中为发件人的已发送邮件添加标记，收件人无法看到该标记信息。

2.1 将某封邮件标记为重要

在 Outlook 中撰写新邮件或回复/转发邮件时，您可以为邮件设置或更改优先级。
在新建、回复或转发邮件的窗口中，点击“重要性高”或“重要性低”按钮，即可直接为当前编辑的邮件设置优先级。

注意：
（1）如果“重要性高”或“重要性低”按钮已被高亮显示，您可以再次点击按钮，将邮件中的优先级标记取消。

（2）或者，您也可以点击“邮件”选项卡上“标记”组右下角的小箭头，打开“属性”对话框，在“重要性”下拉列表中指定所需优先级，然后关闭对话框。

（3）另外，在新的邮件撰写、回复或转发窗口中，也可以点击“文件”>“信息”>“属性”，即可打开“属性”对话框，然后在“重要性”下拉列表中指定优先级。

（4）在阅读窗格中回复或转发邮件时，您可直接点击“邮件”选项卡（“撰写工具”）上的“重要性高”或“重要性低”按钮，轻松完成设置。

2.2 自动将所有新建邮件标记为重要

如果您希望自动将所有外发邮件标记为高优先级，可以按如下方式配置 Outlook 选项：

1. 在邮件视图中，点击“文件” > “选项”，即可打开“Outlook 选项”对话框。

2. 在“Outlook 选项”对话框中，点击左侧栏中的“邮件”，进入“发送邮件”部分，并在“默认重要性级别”下拉列表中指定默认重要性。

3. 点击“确定”按钮。

从现在起，您发送的所有新建邮件和回复邮件都将自动标记为您设定的默认重要性级别，而转发邮件则会保留原邮件的优先级设置不变。

2.3 注意

收件人在收到标有不同优先级的邮件时，高优先级邮件会以红色感叹号显示，低优先级邮件则以蓝色向下箭头标识，具体效果可参考下方邮件列表截图。

当收件人在阅读窗格或邮件窗口中查看邮件时，优先级信息会显示在邮件头部下方，如上方截图所示。

3.1 将邮件标记为机密、私人、个人或普通

在新的邮件撰写、回复或转发窗口中，我们可以轻松为当前邮件设置敏感度状态，方法如下：

1. 在新建邮件、回复或转发窗口中，点击“文件”>“信息”>“属性”，即可打开“属性”对话框。

提示：
（1）另外，您也可以点击“邮件”选项卡上“标记”组右下角的小箭头，即可打开“属性”对话框。

（2）如果回复或转发邮件嵌入在阅读窗格中，您可以点击“邮件”选项卡（“撰写工具”）上的“标记”组右下角的小箭头，即可快速打开。

2. 在“属性”对话框中，从“敏感度”下拉列表中选择所需的敏感度状态，然后关闭对话框。

当前邮件的敏感度状态已设置，您可根据需要继续编辑并发送邮件。

3.2 自动将所有新建邮件标记为机密、私人、个人或普通

您还可以通过设置 Outlook 选项，让所有新建邮件自动附加指定的敏感度状态。

1. 在邮件视图中，点击“文件” > “选项”，即可打开“Outlook 选项”对话框。

2. 在“Outlook 选项”对话框中，点击左侧栏中的“邮件”，进入“发送邮件”部分，指定默认敏感度级别。

3. 点击“确定”按钮。

从现在起，所有新建邮件都将自动应用默认的敏感度设置。

提示：在回复或转发邮件时，原邮件的敏感度状态将被保留。

3.3 注意

1. 收件人在收到带有敏感度状态的邮件后，无论是在阅读窗格还是邮件窗口中阅读，都会在邮件头部下方看到敏感度状态信息。

2. 具有“私人”敏感度级别的邮件，收件人的收件箱规则将不会自动转发或重定向此类邮件。

我们还可以为在 Outlook 中新建、回复或转发的邮件添加一个或多个类别。

4.1 为单封邮件添加类别

在新的邮件撰写、回复或转发窗口中，您可以按如下方式为邮件添加一个或多个类别：

1. 在新建、回复或转发邮件的窗口中，点击“文件”>“信息”>“属性”，即可打开“属性”对话框。

提示：

（1）您也可以点击“邮件”选项卡上“标记”组右下角的小箭头，即可打开属性对话框。

（2）如果回复或转发的邮件嵌入在阅读窗格中，您可以单击“邮件”选项卡（“编写工具”）“标记”组右下角的锚点，即可打开“属性”对话框。

2. 在“属性”对话框中，可根据需要从“分类”下拉列表中选择类别，然后关闭对话框。

提示：
（1）每次可在“分类”下拉列表中指定一个颜色类别，如需添加多个颜色类别，请重复此操作。

（2）您还可以单击“分类” > “所有分类”，打开颜色类别对话框。在新弹出的对话框中，您可根据需要新建、重命名或删除类别，也可以批量勾选多个类别。

（3）在“属性”对话框中，点击“分类” > “清除所有分类”，即可一键移除当前正在编辑邮件中的所有分类。
随后可根据需要编辑并发送邮件。

4.2 自动为所有新建邮件分类

在某些情况下，您可能需要自动为所有外发邮件或满足特定条件的外发邮件进行分类，您可以通过创建规则来实现。

1. 在邮件视图中，依次点击“开始” > “规则” > “管理规则和通知”。

2. 在“规则和通知”对话框中，点击“邮件规则”选项卡下的“新建规则”按钮。

3. 在规则向导窗口中，点击高亮显示的“对我发送的邮件应用规则”选项，然后点击“下一步”按钮。

4. 在第二个规则向导窗口，直接点击“下一步”按钮，无需设置任何条件。随后，点击“是”按钮，确认 Microsoft Outlook 对话框。

提示：如需根据条件为邮件添加分类，请勾选所需条件并进行相应设置。

5. 在第三个规则向导窗口，请按以下步骤操作：
（1）在 步骤 1 部分，勾选“将其分配到类别类别”选项；
（2）在 步骤 2 部分，点击带下划线的“类别”；
（3）此时会弹出颜色类别对话框，请根据需要勾选一个或多个颜色类别；
（4）点击“确定”按钮；
（5）在规则向导中，点击“下一步”按钮。

6. 如有需要，可在第四个规则向导窗口设置例外条件，然后点击“下一步”按钮。

7. 在最后一个规则向导窗口中，步骤 1 部分为新规则命名，步骤 2 部分根据需要勾选运行选项，然后点击“完成”按钮。

注意：如果弹出 Microsoft Outlook 警告对话框，请点击“确定”按钮以继续。

8. 此时返回“规则和通知”对话框，点击“确定”按钮即可保存更改并关闭对话框。

从现在起，所有外发邮件（或已设定条件时为符合条件的邮件）都将自动添加指定的颜色类别。
提示：此功能需在 Outlook 正常运行时使用。如 Outlook 未运行，规则将无法对外发邮件进行分类。

4.3 注释

分类会随着邮件一同发送给收件人。当收件人在 Outlook 中收到这些邮件时，会在邮件列表中的邮件旁边，以及阅读窗格或邮件窗口顶部的邮件内容上方看到颜色类别。