邮件标签 – 标志、重要性级别、敏感度级别和类别

1.1 在发送前为单个邮件添加标志或提醒

在邮件窗口中撰写/回复/转发邮件时，我们可以轻松地为邮件添加需后续工作的标志、自定义标志或提醒。

1.1.1 在发送前为单个邮件添加需后续工作的标志

在新撰写、回复或转发的邮件窗口中，点击 邮件 > 需后续工作，然后从下拉菜单中选择所需的标志。

然后您会看到标志信息已添加在邮件头上方，如下截图所示：

注意:
(1) 如果回复/转发的邮件嵌入在阅读窗格中，您需要点击弹出按钮以在邮件窗口中显示回复/转发的邮件。

(2)发送此邮件后，需后续工作的标志 将自动显示在邮件列表中的已发送邮件旁边，并且已发送的邮件也会自动添加到待办事项列表中。

(3)这些需后续工作的标志仅在发件人的 Outlook 中有效。收件人不会收到需后续工作的标志。

1.1.2 在发送前为单个邮件添加自定义标志或提醒

如果您需要为当前撰写、回复或转发的邮件添加自定义标志或提醒，可以按以下步骤操作：

1在新撰写、回复或转发的邮件窗口中，点击 邮件 > 需后续工作 > 自定义 或 添加提醒 根据需要。

注意：如果回复/转发的邮件嵌入在阅读窗格中，您需要先点击弹出按钮以在邮件窗口中显示回复/转发的邮件。

2在自定义对话框中，转到 为我标记 部分，并按以下步骤操作：
(1) 在 标记为 框中输入标记文本；
(2) 根据需要指定开始日期和截止日期；
(3) 如果需要为邮件添加提醒，请勾选 提醒 选项，并根据需要指定提醒日期和时间。

3. 点击确定按钮。

4. 撰写并发送邮件。

1.2 自动为所有发件添加标志

如果您需要自动为所有发件添加标志，可以创建一个规则来实现。

1在邮件视图中，点击 主页 > 规则 > 管理规则和警报.

2在规则和警报对话框中，点击 新建规则 在 邮件规则 选项卡下。

3在规则向导中，点击以突出显示 对我发送的邮件应用规则，然后点击 下一步 按钮。

4在第二个规则向导中，不勾选任何条件，直接点击 下一步 。然后在弹出的 Microsoft Outlook 对话框中，点击 是 以继续。

注意：如果您只想为符合特定条件的邮件添加标志，可以勾选特定选项并指定条件，然后点击下一步按钮。

5在第三个规则向导中：
(1) 勾选 在若干天内为响应标记消息 选项在 步骤1 部分；
(2) 点击下划线文本 在若干天内响应 在 步骤2 部分；
(3) 在弹出的标记消息对话框中，根据需要指定标记文本和提醒时长，然后点击 确定;
(4)现在返回到规则向导，点击 下一步.

6. 在第四个规则向导中，直接点击下一步。

注意：在这里我们可以设置例外情况以运行此规则。如有必要，请根据需要指定规则例外。

7在最后一个规则向导中，为规则命名，指定运行规则选项，然后点击 结束 按钮。

有时会弹出警告 Microsoft Outlook 对话框，点击确定 按钮关闭它。

8. 然后我们返回到规则和警报对话框，点击确定关闭它。

从现在起，所有发件将自动标记。

注意：(1) 如果我们关闭 Outlook，规则将不会标记发件。(2)规则只会为发件人在 Outlook 中的已发送项目添加标志，收件人不会收到标志信息。

2.1 将一封邮件标记为重要

在 Outlook 中撰写新邮件或回复/转发邮件时，您可以为邮件添加或更改优先级。
在新撰写、回复或转发的邮件窗口中，点击 高重要性 或 低重要性 按钮以直接为当前编辑的邮件设置优先级。

注意：
(1) 如果高重要性或低重要性按钮已被突出显示，您可以再次点击按钮以取消邮件的重要性优先级。

(2) 或者，您可以点击锚点 在 标记 组的右下角 邮件 选项卡上启用属性对话框，从 重要性 下拉列表中指定一个重要性优先级，然后关闭对话框。

(3) 顺便说一下，在新撰写、回复或转发的邮件窗口中，您还可以点击文件 > 信息 > 属性以打开属性对话框，然后从重要性下拉列表中指定重要性优先级。

(4) 当回复或转发的邮件嵌入在阅读窗格中时，您可以点击 高重要性 或 低重要性 按钮在 邮件 选项卡（撰写工具）直接。

2.2 自动将所有新邮件标记为重要

如果您想自动将所有发件标记为高优先级，可以按以下步骤配置 Outlook选项：

1. 在邮件视图中，点击文件 >选项以打开 Outlook选项对话框。

2在 Outlook选项对话框中，点击 邮件 在左侧栏，转到 发送邮件 部分，并从 默认重要性级别 下拉列表中指定默认重要性。

3. 点击确定按钮。

从现在起，您发送的所有新邮件和回复将自动标记为指定的默认重要性级别。然而，转发的邮件将保留原始邮件的重要性级别。

2.3 注意事项

当收件人收到标记为不同优先级的邮件时，他们会看到高优先级邮件由红色感叹号标记 ，低重要性邮件由蓝色向下箭头标记 在邮件列表中，如下截图所示。

当收件人在阅读窗格或邮件窗口中阅读邮件时，重要性级别信息会添加在邮件头下方，如上图所示。

3.1 将邮件标记为机密、私密、个人或普通

在新撰写、回复或转发的邮件窗口中，我们可以轻松地为当前邮件设置敏感度状态，步骤如下：

1在新撰写、回复或转发的邮件窗口中，点击 文件 > 信息 > 属性 以打开属性对话框。

注意:
(1) 或者，您也可以通过点击锚点 在 标记 组的右下角 邮件 选项卡上打开属性对话框。

(2) 如果回复或转发的邮件嵌入在阅读窗格中，您可以点击锚点 在 标记 组的右下角 邮件 选项卡（撰写工具).

2在属性对话框中，从 敏感度 下拉列表中选择一个敏感度状态，然后关闭对话框。

现在已为当前邮件设置了敏感度状态，然后根据需要撰写并发送邮件。

3.2 自动将所有新邮件标记为机密、私密、个人或普通

您还可以配置 Outlook选项，以自动为所有新邮件添加指定的敏感度状态。

1. 在邮件视图中，点击文件 >选项以打开 Outlook选项对话框。

2在 Outlook选项对话框中，点击 邮件 在左侧栏，转到 发送邮件 部分，并根据需要指定默认敏感度级别。

3. 点击确定按钮。

从现在起，所有新邮件将自动设置为默认敏感度状态。

注意：回复和转发将保留原始邮件的敏感度状态。

3.3 注意事项

1. 当收件人收到具有敏感度状态的邮件时，他们在阅读窗格或邮件窗口中阅读时，会在邮件头下方看到敏感度状态信息。

2.具有私密敏感度级别的邮件不会被收件人的收件箱规则转发或重定向。

我们还可以在 Outlook 中为新撰写、回复或转发的邮件添加一个或多个类别。

4.1 对一封邮件进行分类

在新撰写、回复或转发的邮件窗口中，您可以按以下步骤为邮件添加一个或多个类别：

1在新撰写、回复或转发的邮件窗口中，点击 文件 > 信息 > 属性 以打开属性对话框。

注意：

(1) 您也可以点击锚点 在 标记 组的右下角 邮件 选项卡上打开属性对话框。

(2) 如果回复或转发的邮件嵌入在阅读窗格中，您可以点击锚点 在 标记 组的右下角 邮件 选项卡（撰写工具）以打开属性对话框。

2在属性对话框中，从 类别 下拉列表中指定类别，然后关闭对话框。

注意：(1) 您可以一次从类别下拉列表中指定一个颜色类别，并重复操作以添加多个颜色类别。

(2) 您还可以点击 类别 > 所有类别 以打开颜色类别对话框。在新对话框中，根据需要创建、重命名或删除类别，或批量勾选多个类别。

(3) 在属性对话框中，点击类别 > 清空所有类别以从当前编辑的邮件中移除所有现有类别。然后根据需要撰写并发送邮件。

4.2 自动对所有新邮件进行分类

在某些情况下，您可能需要自动对所有发件或按特殊标准的发件进行分类，可以创建一个规则来实现。

1在邮件视图中，点击 主页 > 规则 > 管理规则和警报.

2在规则和警报对话框中，点击 新建规则 按钮在 邮件规则 选项卡下。

3在规则向导中，点击以突出显示 对我发送的邮件应用规则 选项，然后点击 下一步 按钮。

4在第二个规则向导中，点击 下一步 按钮而不指定任何条件，然后点击 是 按钮在 Microsoft Outlook 对话框中。

注意：如果您需要按条件为邮件添加类别，可以勾选相应条件，并根据需要配置条件。

5在第三个规则向导中，请按以下步骤操作：
(1) 勾选 将其分配到类别类别 选项在 步骤1 部分；
(2) 点击下划线文本“类别”在 步骤2 部分；
(3)现在颜色类别对话框出现，请根据需要勾选一个或多个颜色类别；
(4) 点击 确定 按钮；
(5) 点击 下一步 按钮在规则向导中。

6. 在第四个规则向导中，必要时指定例外情况，然后点击下一步按钮。

7在最后一个规则向导中，在 步骤1 部分为新规则命名，在 步骤2 部分根据需要勾选运行选项，然后点击 结束 按钮。

注意：如果弹出警告 Microsoft Outlook 对话框，请点击确定按钮继续。

8.现在返回到规则和警报对话框，点击确定按钮以保存更改并关闭它。

从现在起，所有发件（或如果您已指定的符合条件的邮件）将自动添加指定的颜色类别。注意：这需要 Outlook 定期运行。如果 Outlook 未运行，规则将不会对发件进行分类。

4.3 注意事项

类别将随邮件发送给收件人。当收件人在 Outlook 中收到这些邮件时，他们会在邮件列表中看到邮件旁边的颜色类别，以及在阅读窗格或邮件窗口的邮件内容顶部。