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Outlook教程–查看电子邮件

当收件人使用多个拼写错误的单词来接收和阅读您的电子邮件时,它将给收件人带来非常糟糕的体验,并使他们感到您很粗心和不严格。 因此,在编写电子邮件时,拼写检查或自动更正非常必要且重要。 在这里,本教程讨论在Outlook中编写电子邮件时的拼写检查和自动更正。

表的内容

备注注意:此页面上介绍的方法适用于Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根据Microsoft Outlook版本和Windows环境的不同,说明可能会有所不同或略有不同。


1.手动检查拼写

在撰写新电子邮件或在Outlook中回复/转发电子邮件时,我们可以手动检查拼写。

1。 在新的撰写,回复或转发邮件窗口中,单击 评论 > 拼写和语法 开始拼写检查。

小贴士:
(1)将光标放在消息正文中后,您也可以按 F7 键开始拼写检查。
(2)如果要检查邮件内容的一部分的拼写,请在邮件正文中选择该部分,然后单击“确定”。 评论 > 拼写和语法 或按下 F7 键开始拼写检查。

2。 在“拼写和语法”对话框中,拼写错误的单词标记为红色,您可以根据需要单击按钮。

  1. 忽略一次:如果您不想在这种情况下纠正拼写错误,请点击 忽略一次 按钮。
  2. 忽略所有:要始终忽略当前消息中的相同拼写错误,请点击 忽略所有 按钮。
  3. 添加到词典:如果您认为标记的单词是正确的,并且希望以后不再在其他消息中将该单词识别为拼写错误的单词,请将此单词添加到拼写检查字典中。
  4. 更改:从中选择一个单词 建议 列表框,然后单击 更改 按钮,此时将拼写错误的单词替换为所选单词。
  5. 全部更改:从中选择一个单词 建议 列表框,然后单击 全部更改 按钮,将整个邮件内容中的拼写错误的单词替换为所选单词。
  6. 自动更正:单击A正确 按钮来纠正拼写错误的单词。
  7. 字典语言:从此下拉列表中选择证明语言。
  8. 检查语法:如果要同时检查语法和拼写,请勾选此选项。 否则,请取消选中它。
  9. 附加选项:单击此按钮以打开“编辑器选项”对话框。 在对话框中,您可以设置自动更正设置并根据需要配置其他拼写检查选项。

小贴士:在“拼写和语法”对话框中,它一次以红色显示一个拼写错误的单词。 忽略,更改或纠正拼写错误的单词后,它将自动显示下一个拼写错误的单词。

3。 处理完当前消息中所有拼写错误的单词后,关闭“拼写和语法”对话框。


2.发送电子邮件之前自动检查拼写

在Outlook中编写电子邮件时,某些用户可能经常忘记检查拼写。 不用担心! Microsoft Outlook还支持在发送电子邮件之前自动检查拼写。

1。 在Outlook中,单击 文件 > 附加选项.

2。 在“ Outlook选项”对话框中,单击“ 邮件 在左侧栏中,然后勾选 发送前请务必检查拼写 在选项 撰写邮件 部分。

小贴士:如果要防止在回复或转发邮件中检查原始邮件的拼写,请在 忽略回复或转发的原始消息文本 Outlook选项对话框中的选项。

3。 点击 OK 按钮。

从现在开始,当您单击 发送 在新的撰写,回复或转发邮件窗口中的按钮:
A: 如果消息正文中没有拼写错误的单词,将立即发送当前消息。
B。 如果当前消息中包含拼写错误的单词,则会自动弹出“拼写检查”对话框,如下图所示。


3.用红色弯曲的下划线标记拼写错误的单词

您可能会注意到,当我们在邮件正文中键入单词时,拼写错误的单词会自动用红色波浪形下划线标记。 但是,有时红色的波浪形下划线不会显示。 在这里,本节将指导您显示或隐藏红色的波浪状下划线,以防止Outlook中的单词拼写错误。

1。 点击 文件 > 附加选项.

2。 在“ Outlook选项”对话框中,单击“ 邮件 在左栏中,然后单击 拼写和自动更正 按钮在 撰写邮件 部分。

3。 现在,弹出“编辑器选项”对话框, 打样 在左侧栏中启用。 转到 在Outlook中更正拼写时 部分,以及:
A。 要显示红色波浪状下划线表示拼写错误的单词,请检查 检查拼写您键入 选项;
B。 要隐藏拼写错误的红色波浪状下划线,请取消选中 检查拼写您键入 选项。

4。 点击 OK 按钮以保存更改并关闭对话框。

从现在开始,如果您启用了 检查拼写您键入 选项,当您键入拼写错误的单词并按时,拼写错误的单词会自动用红色的波浪形下划线标记。 太空 or 输入 键入新的撰写,依赖或转发消息窗口。


4.键入时自动纠正拼写错误的单词

有时,当您输入拼写错误的单词并按 太空 or 输入 如果在新的撰写,回复或转发消息窗口的消息正文中键入,则会自动纠正拼写错误的单词,如下图所示。 这是因为“自动更正”选项已打开。 在本节中,我将在这里指导您启用或禁用“自动更正”选项,添加或删除“自动更正”条目,设置Outlook中的“自动更正”例外等。

4.1打开/关闭自动更正

您可以按照以下说明在Outlook中轻松打开或关闭“自动更正”选项。

1。 点击 文件 > 附加选项 在Outlook中。

2。 在“ Outlook选项”对话框中,单击“ 邮件 在左栏中,然后单击 拼写和自动更正 按钮在 撰写邮件 部分。

3。 在“编辑器选项”对话框中,确保 打样 在左栏中启用,然后单击 自动更正选项 按钮在 自动更正选项 部分。

4。 在“在电子邮件中自动更正”对话框中, 自动更正 标签,勾选 键入时替换文字 选项以打开“自动更正”选项,或者取消选中该选项以关闭“自动更正”选项。

5。 点击 OK 按钮以保存更改并关闭对话框。

说明:
(1) 将“ bcak”改为“ back”,即使已启用“自动更正”选项,也只能自动更正作为自动更正条目添加的拼写错误的单词。
(2)即使启用了“自动更正”选项,如果仅键入单词而不按 输入 or 太空 键。

4.2添加自动更正条目

您还可以根据需要在Outlook中添加一些自定义自动更正条目。

1。 打开“自动更正”对话框,然后启用 自动更正 标签。
小贴士:您可以单击 文件 > 附加选项 > 拼写和自动更正 > 自动更正选项 打开“自动更正”对话框。 点击查看详细步骤!

2。 然后,您可以添加“自动更正”条目,如下所示:
(1)在 更换 框中,键入将来会自动更正的单词或文本字符串。
(2)在 框中,键入将自动替换拼写错误的单词的单词或文本字符串。
(3)点击 加入 按钮。

小贴士:
(1)此操作将一次添加一个自动更正条目。 若要添加多个自动更正条目,您需要重复此操作以将它们一个一个地添加。
(2)您还可以添加一些自动更正条目,并用特定的字符串替换笑脸: https://www.extendoffice.com/documents/outlook/1776-outlook-insert-smiley-face.html#autocorrect

3。 点击 OK 按钮来保存更改并关闭对话框。

4.3删除自动更正条目

如有必要,您也可以从Outlook中删除一些“自动更正”条目。 您可以执行以下操作:

1。 打开“自动更正”对话框,然后启用 自动更正 标签。
小贴士:您可以单击 文件 > 附加选项 > 拼写和自动更正 > 自动更正选项 打开“自动更正”对话框。 点击查看详细步骤!

2。 然后,您可以删除自动更正条目,如下所示:
(1)在 更换 框中,键入一个关键字以快速在下面的列表框中找到指定的自动更正条目。 供您参考,此操作是可选的。 如果您可以直接在下面的列表框中找到指定的条目,则跳过此操作。
(2)单击以突出显示您将在列表框中删除的指定条目。
(3)点击 删除 按钮。

小贴士:此操作将一次删除一个自动更正条目。 要删除多个条目,请根据需要重复此操作。

3。 点击 OK 按钮来保存更改并关闭对话框。

4.4自动更正异常

如果需要为Outlook中的“自动更正”库设置一些例外,则可以执行以下操作:

1。 打开“自动更正”对话框,然后启用 自动更正 标签。
小贴士:您可以单击 文件 > 附加选项 > 拼写和自动更正 > 自动更正选项 打开“自动更正”对话框。 点击查看详细步骤!

2。 点击 例外 按钮。

3。 在“自动更正异常”对话框中,执行以下操作:
(1)根据需要启用指定的选项卡。 例如,我要设置有关初始上限的自动更正例外,我启用了 初始大写 标签。
(2)在 不正确 框中,键入您将设置为例外的特定单词。
(3)点击 加入 按钮。

小贴士:如果需要添加多个自动更正异常,则可以重复此操作以逐个添加它们。

4。 点击 OK 按钮以保存更改并关闭所有对话框。

到目前为止,您已经添加了自动更正异常。


5.更改默认的拼写检查语言

假设您的Microsoft Office的默认语言是英语(美国),但是您更喜欢用英语(英国)书写,并且希望拼写检查语言与您的书写语言相匹配,如何处理? 您可以执行以下操作:

1。 在新的撰写,回复或转发邮件窗口中,单击 评论 > 选择语言 > 设置校对语言.

2。 在“语言”对话框中,单击以突出显示您要更改默认校对语言的指定语言,然后单击“ 设为默认 按钮。

3。 在弹出的对话框中,点击 OK 按钮。

4。 点击 OK 按钮以保存更改并关闭“语言”对话框。

到目前为止,默认的校对语言已经更改。

说明:
(1)默认的校对语言在所有Microsoft Office应用程序中共享,并且基于NORMAL模板在所有新文档,演示文稿和电子邮件等中生效。
(2)您也可以只为当前正在编辑的电子邮件暂时检查另一种语言的拼写和语法:在“语言”对话框中,单击以突出显示要将校对语言更改为的新语言,然后单击“ OK 直接点击。


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