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Outlook教程-快速部分

如果您需要键入相同的文本,在Outlook中新的撰写,回复或转发邮件中插入相同的图形,如何减轻重复的工作? 与一次又一次地重新键入相同的内容相比,Outlook提供了令人惊叹的“快速部件”功能,可帮助我们轻松地在撰写的邮件正文中重用任何文本,图形,符号。

表的内容

备注注意:此页面上介绍的方法适用于Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根据Microsoft Outlook版本和Windows环境的不同,说明可能会有所不同或略有不同。


1.什么是快速零件?

快速部件 功能是一个内容库,您可以定期在邮件正文中输入内容,例如文本,图形,符号等。 快速部件 库,您可以立即将存储在其中的所有项目立即重用到邮件正文中。

快速零件库中存储的项目由Microsoft Office定义为构件块,而自动图文集是我们可以重复使用的一种构件块。


2.快速零件的位置

2.1快速零件功能的位置

在新的撰写,回复或转发邮件窗口中, 快速部件 功能位于 文本 组上 插页 标签。

2.2快速零件文件的位置

众所周知,快速零件库的项目存储在名为 NormalEmail.dotm。 该 NormalEmail.dotm 文件存储在以下文件夹路径中:
%APPDATA%\ Microsoft \ Templates

打开一个文件夹,将文件夹路径粘贴到 地址 框,然后按 输入 键。 然后你会得到 NormalEmail.dotm 文件在打开的文件夹中。

Tips:当我们将文件夹路径粘贴到 地址 框,然后按 输入 钥匙 %APPDATA%\ Microsoft \ Templates 将自动更改为 C:\ Users \ YourUserName \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.


3.创建一个新的快速零件条目

在Outlook中撰写新邮件,回复邮件或转发邮件时,可以轻松创建新的“快速零件”条目。

1。 在新的撰写,回复或转发消息窗口中,选择要另存为消息正文中“快速部件”条目的文本。

2。 点击 插页 > 快速部件 > 将选择保存到快速零件库.

3。 在“创建新的构建基块”对话框中,请:
(1)在 名字 框;
(2)从 产品分类 下拉列表;
(3)在 产品描述 框;
(4)从 附加选项 下拉列表。

提示:
(1)您可以将新的“快速零件”条目添加到新类别中:单击 ,在 产品分类 框中选择 建立新类别 从下拉列表中,然后在新的弹出对话框中创建一个新类别。

(2)三种插入模型 附加选项 下拉列表:
A. 仅插入内容:在邮件正文中的光标处插入指定的Quick Parts条目;
B. 在自己的段落中插入内容:在单独的段落中插入指定的Quick Parts条目;
C. 在自己的页面中插入内容:指定的Quick Parts条目似乎插入了消息正文中的单独段落中。 但是,在打印预览中(文件 > 打印),您会看到它停留在单独的页面中。

4。 点击 OK 创建新的构建基块对话框中的按钮。

然后,所选的文本或对象将另存为Outlook中的“快速零件”条目。


4.在邮件正文中插入一个快速零件条目

只需单击即可在邮件正文中轻松使用“快速零件”条目。

4.1插入快速零件条目

在新的撰写,回复或转发消息窗口中,将光标置于消息正文中,您将在其中插入“快速零件”条目,然后单击 插页 > 快速部件,然后从下拉菜单中单击指定的“快速零件”条目。

然后,将指定的快速零件条目插入到光标位置或光标位置旁边的新段落/页面。

或者,在 快速部件 下拉菜单,可以右键单击指定的“快速零件”条目,然后选择 在当前文档位置插入, 在文件开头插入在文件末尾插入 从上下文菜单中根据需要。

4.2通过热键插入快速零件条目

在消息正文中,输入快速零件条目的名称,然后按 F3 键,然后快速零件条目名称将立即被其内容替换。


5.重命名快速零件条目

有时,您可能需要更改快速零件条目的名称。 您可以轻松地对其重命名,如下所示:

1。 在新的撰写,回复或转发邮件窗口中,单击 插页 > 快速部件,然后在下拉菜单中右键单击指定的条目,然后选择 编辑属性 从右键单击菜单中。

2。 在“修改构件块”对话框中,在 名字 框,然后单击 OK 按钮。

3。 在弹出的重新确认对话框中,点击 按钮。

然后在 快速部件 下拉菜单中,您将看到指定的条目已被重命名。


6.编辑快速零件条目

有时,“快速零件”条目的内容中存在一些拼写错误,或者我们需要更新内容中的信息,或者由于其他原因,我们需要更改条目内容。 但是,Outlook似乎根本不支持它。 没关系! 我们可以将Quick Part条目插入消息正文中,编辑内容,然后将编辑后的内容另存为同名条目以覆盖原始条目。

就我而言,条目内容中的拼写错误,并且我想更改其中的项目符号样式,我可以这样做:

1。 在新的撰写,回复或转发邮件窗口中,单击 插页 > 快速部件,然后在下拉菜单中单击我将编辑的指定条目。

2。 现在,“快速零件”条目已插入到消息正文中。 根据需要编辑内容并设置其格式。

3。 选择编辑的内容,然后单击 插页 > 快速部件 > 将选择保存到快速零件库.

4。 在“创建新的构建基块”对话框中,确保在输入的名称与原始条目名称完全相同。 名字 框,从中选择相同的类别 产品分类 下拉列表,然后点击 OK 按钮。

5。 然后点击 弹出的重新确认对话框中的按钮。

然后在“快速零件”下拉菜单中,您将看到指定的条目已被编辑并显示了新内容。


7.删除快速零件条目

您也可以从Outlook中的库中删除“快速零件”条目。

7.1删除一个或多个快速零件条目

1。 在新的撰写,回复或转发邮件窗口中,单击 插页 > 快速部件,然后在下拉列表中右键单击指定的条目,然后选择 组织和删除 从右键单击菜单中。

2。 现在将显示“ Building Blocks Organizer”对话框,默认情况下将突出显示指定的条目。 我们可以点击 删除 按钮直接将其删除。

3。 然后点击 弹出的重新确认对话框中的按钮。

Tips:如果需要删除其他“快速零件”条目,请在“ Building Blocks Organizer”对话框中选择一个条目,然后单击 删除 按钮。 并重复此操作以逐一删除其他条目。

4。 关闭“ Building Blocks Organizer”对话框。

然后,将删除指定的快速零件条目。

7.2批量删除所有快速零件条目

如果需要从Outlook中删除整个“快速零件”库,则可以执行以下操作:

1。 关闭Outlook。

2。 打开包含Outlook Quick Parts画廊默认文件的文件夹:打开一个文件夹,粘贴到 地址 框,然后按 输入 键。
资料夹路径: %APPDATA%\ Microsoft \ Templates

3。 在打开的文件夹中,找到 NormalEmail.dotm 文件,右键单击并选择 删除 从右键单击菜单中。

Tips:或者,您也可以选择 NormalEmail.dotm 文件,然后按 删除 键将其删除。

当您稍后启动Microsoft Outlook并打开一个新的撰写,答复或转发消息窗口时,您将看到所有快速部件条目均已从 快速部件 下拉式菜单。


8.备份和还原“快速零件”库

例如,您要将Outlook Quick Parts画廊迁移到其他计算机/笔记本电脑,或与同事,同学或其他人共享画廊,则可以获取Outlook Quick Parts画廊的备份。 通过备份,可以还原Outlook Quick Parts库中的事故。

8.1备份快速零件库

1。 关闭Outlook。

2。 打开一个文件夹,将文件夹路径下面的内容粘贴到 地址 框,然后按ENTER 键。
资料夹路径: %APPDATA%\ Microsoft \ Templates

然后,将打开包含Quick Parts画廊默认文档的文件夹。

3。 Outlook Quick Parts库的信息存储在 NormalEmail.dotm 文件。 右键单击该文件,然后选择 复制 从右键单击菜单中。

Tips:或者,您可以选择 NormalEmail.dotm 文件,然后按 按Ctrl + C 键复制它。

4。 打开您将存储备份文件的文件夹,然后按 按Ctrl + V 键将文件粘贴到此文件夹中。

到目前为止,我们已经获得了Outlook Quick Parts Gallery的备份文件。 您可以根据需要将其迁移到其他计算机/笔记本电脑或共享给其他计算机/笔记本电脑。

8.2恢复快速零件库

如果以前备份过“快速零件”库,则如果由于意外,更新或其他原因丢失了库,则可以在Outlook中将其还原。

1。 关闭Outlook。

2。 打开包含备份文件的文件夹,选择备份文件,然后按 按Ctrl + C 键复制它。

3。 打开存储Outlook Quick Parts Gallery的默认文档的文件夹:打开一个文件夹,在文件夹路径下面粘贴到 地址 框,然后按ENTER 键。
资料夹路径: %APPDATA%\ Microsoft \ Templates

4。 在打开的文件夹中,按 按Ctrl + V 键将备份文件粘贴到文件夹中。

稍后启动Outlook时,您将看到“快速零件”条目已还原到 快速部件 任何新的撰写,回复或转发邮件窗口中的下拉菜单。


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