跳到主要内容

Outlook教程-快速部分

如果您需要键入相同的文本,在Outlook中新的撰写,回复或转发邮件中插入相同的图形,如何减轻重复的工作? 与一次又一次地重新键入相同的内容相比,Outlook提供了令人惊叹的“快速部件”功能,可帮助我们轻松地在撰写的邮件正文中重用任何文本,图形,符号。

表的内容

备注注意:此页面上介绍的方法适用于Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根据Microsoft Outlook版本和Windows环境的不同,说明可能会有所不同或略有不同。


1.什么是快速零件?

快速部件 功能是一个内容库,您可以定期在邮件正文中输入内容,例如文本,图形,符号等。 快速部件 库,您可以立即将存储在其中的所有项目立即重用到邮件正文中。

快速零件库中存储的项目由Microsoft Office定义为构件块,而自动图文集是我们可以重复使用的一种构件块。


2.快速零件的位置

2.1快速零件功能的位置

在新的撰写,回复或转发邮件窗口中, 快速部件 功能位于 文本 组上 插页 标签。

2.2快速零件文件的位置

众所周知,快速零件库的项目存储在名为 NormalEmail.dotm。 该 NormalEmail.dotm 文件存储在以下文件夹路径中:
%APPDATA%\ Microsoft \ Templates

打开一个文件夹,将文件夹路径粘贴到 地址 框,然后按 输入 键。 然后你会得到 NormalEmail.dotm 文件在打开的文件夹中。

Tips:当我们将文件夹路径粘贴到 地址 框,然后按 输入 钥匙 %APPDATA%\ Microsoft \ Templates 将自动更改为 C:\ Users \ YourUserName \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.


3.创建一个新的快速零件条目

在Outlook中撰写新邮件,回复邮件或转发邮件时,可以轻松创建新的“快速零件”条目。

1。 在新的撰写,回复或转发消息窗口中,选择要另存为消息正文中“快速部件”条目的文本。

2。 点击 插页 > 快速部件 > 将选择保存到快速零件库.

3。 在“创建新的构建基块”对话框中,请:
(1)在 名字 框;
(2)从 产品分类 下拉列表;
(3)在 产品描述 框;
(4)从 附加选项 下拉列表。

提示:
(1)您可以将新的“快速零件”条目添加到新类别中:单击 ,在 产品分类 框中选择 建立新类别 从下拉列表中,然后在新的弹出对话框中创建一个新类别。

(2)三种插入模型 附加选项 下拉列表:
A. 仅插入内容:在邮件正文中的光标处插入指定的Quick Parts条目;
B. 在自己的段落中插入内容:在单独的段落中插入指定的Quick Parts条目;
C. 在自己的页面中插入内容:指定的Quick Parts条目似乎插入了消息正文中的单独段落中。 但是,在打印预览中(文件 > 打印),您会看到它停留在单独的页面中。

4。 点击 OK 创建新的构建基块对话框中的按钮。

然后,所选的文本或对象将另存为Outlook中的“快速零件”条目。


4.在邮件正文中插入一个快速零件条目

只需单击即可在邮件正文中轻松使用“快速零件”条目。

4.1插入快速零件条目

在新的撰写,回复或转发消息窗口中,将光标置于消息正文中,您将在其中插入“快速零件”条目,然后单击 插页 > 快速部件,然后从下拉菜单中单击指定的“快速零件”条目。

然后,将指定的快速零件条目插入到光标位置或光标位置旁边的新段落/页面。

或者,在 快速部件 下拉菜单,可以右键单击指定的“快速零件”条目,然后选择 在当前文档位置插入, 在文件开头插入在文件末尾插入 从上下文菜单中根据需要。

4.2通过热键插入快速零件条目

在消息正文中,输入快速零件条目的名称,然后按 F3 键,然后快速零件条目名称将立即被其内容替换。


5.重命名快速零件条目

有时,您可能需要更改快速零件条目的名称。 您可以轻松地对其重命名,如下所示:

1。 在新的撰写,回复或转发邮件窗口中,单击 插页 > 快速部件,然后在下拉菜单中右键单击指定的条目,然后选择 编辑属性 从右键单击菜单中。

2。 在“修改构件块”对话框中,在 名字 框,然后单击 OK 按钮。

3。 在弹出的重新确认对话框中,点击 按钮。

然后在 快速部件 下拉菜单中,您将看到指定的条目已被重命名。


6.编辑快速零件条目

有时,“快速零件”条目的内容中存在一些拼写错误,或者我们需要更新内容中的信息,或者由于其他原因,我们需要更改条目内容。 但是,Outlook似乎根本不支持它。 没关系! 我们可以将Quick Part条目插入消息正文中,编辑内容,然后将编辑后的内容另存为同名条目以覆盖原始条目。

就我而言,条目内容中的拼写错误,并且我想更改其中的项目符号样式,我可以这样做:

1。 在新的撰写,回复或转发邮件窗口中,单击 插页 > 快速部件,然后在下拉菜单中单击我将编辑的指定条目。

2。 现在,“快速零件”条目已插入到消息正文中。 根据需要编辑内容并设置其格式。

3。 选择编辑的内容,然后单击 插页 > 快速部件 > 将选择保存到快速零件库.

4。 在“创建新的构建基块”对话框中,确保在输入的名称与原始条目名称完全相同。 名字 框,从中选择相同的类别 产品分类 下拉列表,然后点击 OK 按钮。

5。 然后点击 弹出的重新确认对话框中的按钮。

然后在“快速零件”下拉菜单中,您将看到指定的条目已被编辑并显示了新内容。


7.删除快速零件条目

您也可以从Outlook中的库中删除“快速零件”条目。

7.1删除一个或多个快速零件条目

1。 在新的撰写,回复或转发邮件窗口中,单击 插页 > 快速部件,然后在下拉列表中右键单击指定的条目,然后选择 组织和删除 从右键单击菜单中。

2。 现在将显示“ Building Blocks Organizer”对话框,默认情况下将突出显示指定的条目。 我们可以点击 删除 按钮直接将其删除。

3。 然后点击 弹出的重新确认对话框中的按钮。

Tips:如果需要删除其他“快速零件”条目,请在“ Building Blocks Organizer”对话框中选择一个条目,然后单击 删除 按钮。 并重复此操作以逐一删除其他条目。

4。 关闭“ Building Blocks Organizer”对话框。

然后,将删除指定的快速零件条目。

7.2批量删除所有快速零件条目

如果需要从Outlook中删除整个“快速零件”库,则可以执行以下操作:

1。 关闭Outlook。

2。 打开包含Outlook Quick Parts画廊默认文件的文件夹:打开一个文件夹,粘贴到 地址 框,然后按 输入 键。
资料夹路径: %APPDATA%\ Microsoft \ Templates

3。 在打开的文件夹中,找到 NormalEmail.dotm 文件,右键单击并选择 删除 从右键单击菜单中。

Tips:或者,您也可以选择 NormalEmail.dotm 文件,然后按 删除 键将其删除。

当您稍后启动Microsoft Outlook并打开一个新的撰写,答复或转发消息窗口时,您将看到所有快速部件条目均已从 快速部件 下拉式菜单。


8.备份和还原“快速零件”库

例如,您要将Outlook Quick Parts画廊迁移到其他计算机/笔记本电脑,或与同事,同学或其他人共享画廊,则可以获取Outlook Quick Parts画廊的备份。 通过备份,可以还原Outlook Quick Parts库中的事故。

8.1备份快速零件库

1。 关闭Outlook。

2。 打开一个文件夹,将文件夹路径下面的内容粘贴到 地址 框,然后按ENTER 键。
资料夹路径: %APPDATA%\ Microsoft \ Templates

然后,将打开包含Quick Parts画廊默认文档的文件夹。

3。 Outlook Quick Parts库的信息存储在 NormalEmail.dotm 文件。 右键单击该文件,然后选择 复制 从右键单击菜单中。

Tips:或者,您可以选择 NormalEmail.dotm 文件,然后按 按Ctrl + C 键复制它。

4。 打开您将存储备份文件的文件夹,然后按 按Ctrl + V 键将文件粘贴到此文件夹中。

到目前为止,我们已经获得了Outlook Quick Parts Gallery的备份文件。 您可以根据需要将其迁移到其他计算机/笔记本电脑或共享给其他计算机/笔记本电脑。

8.2恢复快速零件库

如果以前备份过“快速零件”库,则如果由于意外,更新或其他原因丢失了库,则可以在Outlook中将其还原。

1。 关闭Outlook。

2。 打开包含备份文件的文件夹,选择备份文件,然后按 按Ctrl + C 键复制它。

3。 打开存储Outlook Quick Parts Gallery的默认文档的文件夹:打开一个文件夹,在文件夹路径下面粘贴到 地址 框,然后按ENTER 键。
资料夹路径: %APPDATA%\ Microsoft \ Templates

4。 在打开的文件夹中,按 按Ctrl + V 键将备份文件粘贴到文件夹中。

稍后启动Outlook时,您将看到“快速零件”条目已还原到 快速部件 任何新的撰写,回复或转发邮件窗口中的下拉菜单。


更多文章...


最佳办公生产力工具

Kutools for Outlook - 超过 100 种强大功能可增强您的 Outlook

🤖 人工智能邮件助手: 具有人工智能魔力的即时专业电子邮件——一键天才回复、完美语气、多语言掌握。轻松改变电子邮件! ...

📧 电子邮件自动化: 外出(适用于 POP 和 IMAP)  /  安排发送电子邮件  /  发送电子邮件时按规则自动抄送/密件抄送  /  自动转发(高级规则)   /  自动添加问候语   /  自动将多收件人电子邮件拆分为单独的消息 ...

📨 电子邮件管理: 轻松回忆电子邮件  /  按主题和其他人阻止诈骗电子邮件  /  删除重复的电子邮件  /  高级搜索  /  合并文件夹 ...

📁 附件专业版批量保存  /  批量分离  /  批量压缩  /  自动保存   /  自动分离  /  自动压缩 ...

🌟 界面魔法: 😊更多又漂亮又酷的表情符号   /  使用选项卡式视图提高 Outlook 工作效率  /  最小化 Outlook 而不是关闭 ...

👍 一键奇迹: 使用传入附件回复全部  /   反网络钓鱼电子邮件  /  🕘显示发件人的时区 ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 通讯录和日历: 从选定的电子邮件中批量添加联系人  /  将联系人组拆分为各个组  /  删除生日提醒 ...

超过 100特点 等待您的探索! 单击此处了解更多。

了解更多       免费下载      购买
 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations