Outlook 教程 - 快速部件

快速部件功能是一个可以定期在邮件正文中插入内容的库，例如文本片段、图形、符号等。通过快速部件库，您可以立即在邮件正文中快速重用其中存储的所有项目。

存储在快速部件库中的项目被 Microsoft Office 定义为构建块，而自动图文集是一种我们可以用来重用的构建块类型。

2.1 快速部件功能的位置

在新撰写、回复或转发邮件窗口中， 快速部件 功能位于 文本 组中的 插入 选项卡上。

2.2 快速部件文件的位置

我们知道，快速部件库中的项目存储在一个名为 NormalEmail.dotm 的文件中。NormalEmail.dotm 文件存储在以下文件夹路径中：%APPDATA%\Microsoft\Templates

打开文件夹，将文件夹路径粘贴到 地址 框中，并按下 Enter 键。然后您将在打开的文件夹中看到 NormalEmail.dotm 文件。

提示：当我们将文件夹路径粘贴到地址框并按下 Enter 键时，%APPDATA%\Microsoft\Templates 将自动更改为 C:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates。

在 Outlook 中撰写新邮件、回复或转发邮件时，您可以轻松创建一个新的快速部件条目。

1在新撰写、回复或转发邮件窗口中，选择邮件正文中要保存为快速部件条目的文本片段。

2点击 插入 > 快速部件 > 将所选内容保存到快速部件库.

3在“新建构建块”对话框中，请执行以下操作：
(1) 在 名称 框中输入名称；
(2) 从 类别 下拉列表中指定一个类别；
(3) 在 描述 框中输入关于此新条目的描述词；
(4) 从 选项 下拉列表中选择插入模式。

提示：
(1) 您可以将新的快速部件条目添加到新类别中：点击 在 类别 框中，选择 新建类别 从下拉列表中，然后在弹出的新对话框中创建一个新类别。

(2) 在 选项 下拉列表中有三种插入模式：
A. 仅插入内容：在邮件正文中的光标位置插入指定的快速部件条目；
B. 在独立段落中插入内容：在单独的段落中插入指定的快速部件条目；
C. 在独立页面中插入内容：指定的快速部件条目似乎插入在邮件正文的一个单独段落中。然而，在打印预览（文件 > 打印）中，您会看到它位于单独的页面中。

4. 点击“新建构建块”对话框中的确定按钮。

然后所选的文本或对象将作为快速部件条目保存在 Outlook 中。

只需单击即可轻松在邮件正文中重用快速部件条目。

4.1 插入快速部件条目

在新撰写、回复或转发邮件窗口中，将光标放在要插入快速部件条目的邮件正文位置，然后点击 插入 > 快速部件，接着从下拉菜单中点击指定的快速部件条目。

然后指定的快速部件条目将插入到光标位置或光标位置附近的新段落/页面中。

或者，在 快速部件 下拉菜单中，您可以右键点击指定的快速部件条目，然后从上下文菜单中选择 在当前文档位置插入, 在文档开头插入，或 在文档末尾插入 根据需要进行选择。

4.2 使用快捷键插入快速部件条目

在邮件正文中，输入快速部件条目的名称，然后按 F3 键，快速部件条目名称将立即替换为其内容。

有时，您可能需要更改快速部件条目的名称。您可以轻松地按照以下步骤重命名：

1在新撰写、回复或转发邮件窗口中，点击 插入 > 快速部件，然后在下拉菜单中右键点击指定的条目并选择 编辑属性 从右键菜单中。

2在“修改构建块”对话框中，在 名称 框中输入新条目名称，然后点击 确定 按钮。

3. 在弹出的确认对话框中，点击是 按钮。

然后在 快速部件 下拉菜单中，您将看到指定的条目已被重命名。

有时，快速部件条目的内容中可能存在拼写错误，或者我们需要更新内容中的信息，或者其他原因需要更改条目内容。然而，Outlook 似乎完全不支持这一点。没关系！我们可以将快速部件条目插入到邮件正文中，编辑内容，然后将编辑后的内容保存为同名条目以覆盖原始条目。

在我的案例中，条目内容中有一个拼写错误，我想更改其中的项目符号样式，我可以按照以下步骤操作：

1在新撰写、回复或转发邮件窗口中，点击 插入 > 快速部件，然后在下拉菜单中点击我要编辑的指定条目。

2现在快速部件条目已插入到邮件正文中。根据需要编辑和格式化内容。

3选择编辑后的内容，然后点击 插入 > 快速部件 > 将所选内容保存到快速部件库.

4在“新建构建块”对话框中，确保在 名称 框中输入与原始条目名称完全相同的名称，从 类别 下拉列表中选择相同的类别，然后点击 确定 按钮。

5. 在弹出的确认对话框中，点击是按钮。

然后在快速部件下拉菜单中，您将看到指定的条目已被编辑并显示新内容。

您还可以从 Outlook 的库中删除快速部件条目。

7.1 删除一个或多个快速部件条目

1在新撰写、回复或转发邮件窗口中，点击 插入 > 快速部件，然后在下拉列表中右键点击指定的条目，并选择 组织和删除 从右键菜单中。

2现在“构建块管理器”对话框弹出，默认情况下指定的条目会被高亮显示。我们可以点击 删除 按钮直接将其移除。

3. 然后在弹出的确认对话框中，点击是按钮。

提示：如果您需要删除其他快速部件条目，请在“构建块管理器”对话框中选择一个条目，然后点击删除按钮。重复此操作以逐一删除其他条目。

4. 关闭“构建块管理器”对话框。

然后指定的快速部件条目将被删除。

7.2 批量删除所有快速部件条目

如果您需要从 Outlook 中删除整个快速部件库，可以按照以下步骤操作：

1. 关闭 Outlook。

2打开包含 Outlook 快速部件库默认文件的文件夹：打开一个文件夹，将以下文件夹路径粘贴到 地址 框中，并按下 Enter 键。
文件夹路径： %APPDATA%\Microsoft\Templates

3在打开的文件夹中，找到 NormalEmail.dotm 文件，右键点击，并选择 删除 从右键菜单中。

提示：或者，您也可以选择 NormalEmail.dotm 文件，并按下 删除 键将其移除。

当您稍后启动 Microsoft Outlook 并打开新撰写、回复或转发邮件窗口时，您将看到所有快速部件条目都已从 快速部件 下拉菜单中批量删除。

例如，您希望将 Outlook 快速部件库迁移到其他计算机/笔记本电脑，或者与同事、同学分享该库，您可以获取 Outlook 快速部件库的备份。此外，备份还能够在意外情况下恢复您的 Outlook 快速部件库。

8.1 备份快速部件库

1. 关闭 Outlook。

2打开一个文件夹，将以下文件夹路径粘贴到 地址 框中，并按下 Enter 键。
文件夹路径： %APPDATA%\Microsoft\Templates

然后包含快速部件库默认文档的文件夹将打开。

3Outlook 快速部件库的信息存储在 NormalEmail.dotm 文件中。右键点击该文件，并选择 复制 从右键菜单中。

提示：或者，您可以选择 NormalEmail.dotm 文件，并按下 Ctrl + C 键进行复制。

4. 打开您要存储备份文件的文件夹，并按 Ctrl + V 键将文件粘贴到此文件夹中。

至此，我们已经获得了 Outlook 快速部件库的备份文件。您可以根据需要将其迁移到其他计算机/笔记本电脑或分享给其他人。

8.2 恢复快速部件库

如果您之前备份过快速部件库，则可以在因意外、更新或其他原因丢失库时将其恢复到您的 Outlook 中。

1. 关闭 Outlook。

2. 打开包含备份文件的文件夹，选择备份文件，并按 Ctrl + C 键进行复制。

3打开存储 Outlook 快速部件库默认文档的文件夹：打开一个文件夹，将以下文件夹路径粘贴到 地址 框中，并按下 Enter 键。
文件夹路径： %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. 在打开的文件夹中，按 Ctrl + V 键将备份文件粘贴到该文件夹中。

当您稍后启动 Outlook 时，您将看到快速部件条目已恢复到任何新撰写、回复或转发邮件窗口中的快速部件下拉菜单中。