邮件格式 – HTML、纯文本和富文本

Microsoft Outlook 提供三种邮件格式：HTML、富文本和纯文本。每种格式都能灵活满足您的不同需求。

1.1 HTML

HTML 格式是 Outlook 中最受欢迎的邮件格式类型。

众所周知，HTML 是一种网页语言，能够帮助我们以丰富的格式编写网页内容，包括文本、图片及其他对象。同样，[ [PH_19]]让邮件内容呈现得整洁美观，宛如一份精致的网页。在 HTML 格式下，邮件支持大多数常见的字体样式、段落格式和对齐方式。此外，HTML 格式的邮件也能被大多数邮件客户端识别。

Outlook 用户可直接应用消息主题，轻松创建包含多种预设标题、字体样式和对齐方式等元素的 HTML 邮件。同时，还可根据需求加粗字体、设置斜体、下划线、高亮颜色及高级文本效果，让 HTML 邮件的视觉表现更加丰富多彩。

但您可能已经发现，部分图片和形状无法在收件人的 Outlook 中直接显示，需由收件人手动下载。更令人头疼的是，收件人还可以设置阻止 HTML 邮件中的所有图片自动下载。如果图片无法被下载并显示，Outlook 会用图片占位符替代原有图片，导致邮件内容显得杂乱无序。

1.2 纯文本

与 HTML 格式相比，纯文本格式仅支持正文中的普通文本，不支持任何格式设置，如加粗、斜体、下划线、删除线或高亮等。同时，正文中也无法显示图片和超链接。如需插入重要图片，只能以附件形式添加。

1.3 富文本

富文本格式同样支持多种字体样式、超链接、表格、形状和图片等元素。但需要注意的是，富文本邮件中的大多数格式仅与 Microsoft Outlook 和 Microsoft Exchange 兼容。此外，附件会直接嵌入到邮件正文中，而不是作为邮件头中的独立附件存在。

在 Outlook 中新建、回复或转发邮件时，您可以轻松更改邮件格式。

在新建、回复或转发邮件窗口，点击“格式文本”选项卡下“格式”组中的 HTML、纯文本或富文本按钮。

注意：如果回复或转发的邮件嵌入在阅读窗格中，您需要点击阅读窗格左上角的弹出按钮，以便在邮件窗口中显示回复或转发内容。

通常，新建邮件在 Outlook 中会自动以 HTML 格式发送。但有时，您可能需要将新邮件自动发送为其他格式，如纯文本或富文本。本部分将为您详细介绍如何在 Outlook 中更改所有新建邮件的默认消息格式。

1. 点击文件，然后选择选项。

2. 在 Outlook 选项对话框中，点击左侧栏的邮件，在“撰写邮件”部分，从“以此格式撰写邮件”下拉列表中选择新邮件格式。

3. 单击确定按钮，保存更改并关闭对话框。

从现在起，所有新邮件都将自动采用您指定的消息格式。

通常，我们每天都会在 Outlook 中收到多封邮件，这些邮件可能采用 HTML 格式、纯文本格式或富文本格式。本部分将为您演示如何在 Outlook 中快速更改已收到邮件的格式。

1. 在邮件列表中，双击即可打开指定邮件。

2. 此时邮件已在窗口中打开。点击“邮件” > “操作” > “编辑邮件”。

3. 当前邮件已可编辑。继续启用“格式文本”选项卡，然后在“格式”组中点击需要转换的目标邮件格式。

4. 按下 Ctrl+S 键，或点击选项卡上方快速访问工具栏中的“保存”按钮以保存更改，然后关闭邮件窗口。

注意：此方法每次只能更改一封已收邮件的格式。

如需始终以纯文本格式格式回复或转发邮件，本部分可帮助您轻松实现此目标。

1. 在 Outlook 主界面，点击文件 > 选项，即可打开 Outlook 选项对话框。

2. 在 Outlook 选项对话框中，点击左侧栏的信任中心，然后点击信任中心设置按钮。

3. 在信任中心对话框中，点击左侧栏的邮件安全性，然后在“以纯文本读取”部分勾选以纯文本格式读取所有标准邮件选项。

4. 依次点击确定按钮，关闭所有对话框。

现在已返回 Outlook 主界面，您会看到所有接收的电子邮件在邮件列表中自动转换为纯文本格式。

5. 选中需要回复的邮件，然后点击“首页” > “回复” 或“全部回复”。

提示：如需转发邮件，请在邮件列表中选中邮件，然后点击 Kutools > 转发。

6. 此时，您会发现回复或转发的邮件已以纯文本格式创建。您可以编辑回复内容，并根据需要发送。

注意：如果启用在纯文本中读取所有标准邮件选项，所有收到的电子邮件将会自动转换为纯文本格式。

如果您需要在 Outlook 的 HTML 格式中回复或转发邮件，可以尝试下面的 VBA 代码轻松解决该问题。

1. 在 Outlook 中，按下 Alt+F11 组合键，即可打开 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

2. 在 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，点击插入 > 模块，然后将以下代码粘贴到新建的模块中。

VBA：自动在 HTML 格式中回复或转发邮件

Sub ForceReplyInHTML()
'由 ExtendOffice.com 于 11/18/2020 更新
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > 0 Then
Set xItem = xSelection.Item(1)
Else
MsgBox "未选择邮件。" & "请先选择一个邮件项目。", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "不支持的窗口类型。" & vbNewLine & "请先选择或打开一个项目。", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
If xItem.Class olMail Then
MsgBox "未选择邮件。" & "请先选择一个邮件项目。", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'如需以 HTML 格式回复所有收件人，将 xMailItem.Reply 修改为 xMailItem.ReplyAll
'如需以 HTML 格式转发，将 xMailItem.Reply 修改为 xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

注意：以上代码可帮助您以 HTML 格式回复邮件。如果您希望自动以 HTML 格式全部回复或转发邮件，请按照以下步骤操作：

（1）若要在 HTML 格式中回复所有收件人，请用右侧代码替换左侧代码：
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

（2）若要在 HTML 格式中转发邮件，请用右侧代码替换左侧代码：
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. 现在，您只需选中邮件，在指定模块窗口中点击运行按钮或按下 F5 组合键，即可以 HTML 格式回复、全部回复或转发邮件。

不过，如果经常需要手动打开指定模块窗口运行 VBA 代码，难免会感到繁琐。若我们经常需要用到这个 VBA，为了简化操作，可将该 VBA 添加到快速访问工具栏作为命令按钮，这样今后只需轻点一下即可轻松运行此 VBA 模块。

4. 在指定的模块窗口中，按下 Ctrl+S 组合键即可保存代码，然后关闭模块窗口和 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

5. 在 Outlook 主界面，点击快速访问工具栏上的小箭头，在下拉菜单中选择更多命令。

注意：您也可以点击文件 > 选项，在打开 Outlook 选项对话框后，点击左侧栏中的快速访问工具栏。

6. 此时 Outlook 选项对话框已弹出，左侧栏已切换至快速访问工具栏。请继续以下操作：
（1）在选择命令位置下拉列表中选择宏；
（2）在左侧列表框中，点击高亮显示的我们刚刚添加的指定 VBA 命令；
（3）点击添加按钮。

7. 现在，指定的 VBA 命令已添加到右侧列表框。请按以下步骤操作：
（1）在右侧列表框中，点击高亮显示的指定 VBA 命令；
（2）点击修改按钮；
（3）在弹出的修改按钮对话框中，为 VBA 命令选择一个符号图标；
（4）在显示名称框中输入一个易于理解的名称；
（5）点击确定按钮，依次保存更改并关闭两个对话框。

现在 VBA 命令已如下截图所示添加到快速访问工具栏。

以后，您可以在快速访问工具栏中点击此 VBA 命令，在 HTML 格式中回复、全部回复或转发当前选中的邮件，无论原始邮件属于何种邮件格式。

如果您希望在纯文本格式下回复或转发邮件，同时不影响 Outlook 中已接收邮件的消息格式，该如何操作？除了上述 VBA 方法外，还有没有更简单的方式可以在 HTML 格式下回复或转发？如果想要自动以富文本格式回复或转发邮件，又该如何实现？本文将为您推荐由 Kutools for Outlook 提供的出色工具——始终使用固定格式答复和始终使用固定格式转发，助您轻松实现自动以指定消息格式回复或转发任意邮件。

1. 点击 Kutools > 固定格式 > 始终使用固定格式答复 > 设置答复的格式，轻松完成操作。

注意：如需将某封邮件以固定消息格式转发，请点击 Kutools > 固定格式 > 固定转发格式 > 设置转发的格式。

2. 在设置答复格式或转发格式的对话框中，勾选您希望始终用于回复或转发的指定消息格式，然后点击确定按钮。

3. 继续点击 Kutools > 固定格式 > 始终使用固定格式答复（或）始终使用固定格式转发） > 启用（或）启用），即可激活该功能。

在弹出的 Kutools for Outlook 确认对话框中，点击确定按钮。

从现在开始，当您点击主页 > 回复、全部回复或转发按钮回复或转发邮件时，邮件将自动切换为指定的消息格式。