邮件格式 – HTML、纯文本和富文本

Microsoft Outlook提供了三种邮件格式：HTML、富文本和纯文本。每种邮件格式满足不同的需求。

1.1 HTML

HTML格式是Outlook中最常用的邮件格式类型。

众所周知，HTML是一种网页语言，它帮助我们使用丰富的格式化文本、图片和其他对象来编写网页。同样，HTML格式使整个邮件内容看起来像一个美观整齐的网页。HTML格式的邮件支持大多数常见的字体格式、段落格式、对齐方式等。更重要的是，大多数邮件客户端都能识别HTML格式的邮件。

Outlook用户可以直接应用邮件主题来创建具有多种预设标题、字体格式、对齐方式等的HTML邮件。另一方面，Outlook用户还可以根据需要通过加粗字体、斜体文字、下划线、高亮颜色、高级文本效果等装饰HTML邮件。

然而，您可能已经注意到，某些图片和形状无法直接在收件人的Outlook中显示，而是需要收件人手动下载。更糟糕的是，Outlook收件人可以配置为防止下载HTML邮件中的任何图片。如果图片未下载并在收件人的Outlook中显示，这些图片将被替换为图片占位符，这会使整个邮件变得混乱。

1.2 纯文本

与HTML格式相比，纯文本格式仅支持邮件正文中的常规文本。纯文本格式不支持任何格式，例如加粗、斜体、下划线、删除线、高亮颜色等。它也不支持在邮件中显示图片和超链接。如果您需要在邮件中插入重要图片，唯一的有效解决方案是将它们作为附件附加。

1.3 富文本

富文本格式还支持多种字体格式、超链接、表格、形状、图片等。然而，富文本邮件中的大多数格式仅与Microsoft Outlook和Microsoft Exchange兼容。更重要的是，附件嵌入在邮件正文中，而不是附加在邮件头中。

在Outlook中撰写新邮件或答复/转发邮件时，我们可以轻松更改邮件格式。

在新的撰写、答复或转发邮件窗口中，只需点击“格式文本”选项卡上的“格式”组中的HTML、纯文本或富文本按钮。

注意：如果答复或转发邮件嵌入在阅读窗格中，则需要点击阅读窗格左上角的“弹出”按钮，以在邮件窗口中显示答复或转发邮件。

通常情况下，Outlook会自动以HTML格式发送新邮件。然而，在某些情况下，我们需要自动以另一种邮件格式发送新邮件，例如纯文本或富文本。在这里，本节将指导您更改Outlook中所有新发邮件的默认邮件格式。

1. 点击文件 > 选项。

2. 在Outlook选项对话框中，点击左侧栏中的邮件，转到撰写邮件部分，并从以该格式撰写邮件下拉列表中选择一种新的邮件格式。

3. 点击确定按钮保存更改并关闭对话框。

从现在开始，所有新邮件将自动更改为指定的邮件格式。

通常情况下，我们在Outlook中每天都会收到多封邮件，这些邮件可能是HTML格式、纯文本格式或富文本格式。在这里，本节将向您展示如何快速更改Outlook中已接收邮件的格式的教程。

1. 在邮件列表中，双击打开指定的邮件。

2. 然后邮件将在邮件窗口中打开。点击邮件 > 操作 > 编辑邮件。

3. 现在邮件是可编辑的。继续启用“格式文本”选项卡，然后点击“格式”组中要转换邮件的指定邮件格式。

4. 按Ctrl + S键或点击保存按钮（默认情况下，保存按钮位于选项卡上方的快速访问工具栏中）保存更改，然后关闭邮件窗口。

注意：此方法一次只能更改一封已接收邮件的邮件格式。

如果您需要始终以纯文本格式答复或转发邮件，本节将轻松解决您的问题。

1. 在Outlook的主界面中，点击文件 > 选项打开Outlook选项对话框。

2. 在Outlook选项对话框中，点击左侧栏中的信任中心，然后点击信任中心设置按钮。

3. 在信任中心对话框中，点击左侧栏中的电子邮件安全 ，然后勾选以纯文本格式读取所有标准邮件选项中的以纯文本格式读取部分。

4. 连续点击确定按钮关闭两个对话框。

现在返回到Outlook的主界面，您将看到邮件列表中的所有已接收邮件都自动转换为纯文本格式。

5. 选择一封要答复的邮件，然后点击主页 > 答复 或全部答复。

提示：要转发邮件，请在邮件列表中选择邮件，然后点击Kutools > 转发。

6. 然后您将看到答复邮件或转发邮件是以纯文本格式创建的。您可以撰写答复邮件，并根据需要发送。

注意 ：如果启用了以纯文本格式读取所有标准邮件选项，所有已接收邮件将自动转换为纯文本格式。

如果您需要在Outlook中以HTML格式答复或转发邮件，可以尝试以下VBA代码轻松解决问题。

1. 在Outlook中，按Alt + F11键打开Microsoft Visual Basic for Applications窗口。

2. 在Microsoft Visual Basic for Applications窗口中，点击插入 > 模块，然后将以下代码粘贴到新模块中。

VBA：自动以HTML格式答复或转发邮件

Sub ForceReplyInHTML()
'update by ExtendOffice.com on 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > 0 Then
Set xItem = xSelection.Item(1)
Else
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
If xItem.Class <> olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

注意：上述代码将帮助您以HTML格式答复邮件。如果您希望自动以HTML格式答复所有或转发邮件，可以按照以下步骤操作：

(1) 要以HTML格式答复所有收件人，请将左侧代码替换为右侧代码：
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) 要以HTML格式转发邮件，请将左侧代码替换为右侧代码：
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. 现在您可以点击选择一封邮件，并在指定的模块窗口中点击运行按钮或按F5键以HTML格式答复、答复所有或转发邮件。

然而，每次手动打开指定的模块窗口运行VBA代码会很无聊。如果我们需要频繁应用此VBA，为了简化工作，我们可以将此VBA添加到快速访问工具栏作为命令按钮，以便将来只需单击即可轻松应用此VBA模块。

4. 在指定的模块窗口中，按Ctrl + S键保存代码，然后关闭模块窗口和Microsoft Visual Basic for Applications窗口。

5在Outlook的主界面中，点击快速访问工具栏中的小箭头  然后选择 更多命令 从下拉菜单中。

注意：您也可以点击文件 > 选项打开Outlook选项对话框，然后点击左侧栏中的快速访问工具栏。

6. 现在出现了Outlook选项对话框，并且在左侧栏中启用了快速访问工具栏。您可以按照以下步骤操作：(1) 从选择命令自下拉列表中选择宏；(2) 在左侧列表框中，点击以突出显示我们刚刚添加的指定VBA命令；(3) 点击添加 按钮。

7. 现在指定的VBA命令已添加到右侧列表框中。继续按照以下步骤操作：(1) 在右侧列表框中，点击以突出显示指定的VBA命令；(2) 点击修改按钮；(3) 在弹出的修改按钮对话框中，为VBA命令在符号框中指定一个符号；(4) 在显示名称框中为VBA命令输入一个易于理解的名称；(5) 连续点击确定按钮保存更改并关闭两个对话框。

现在VBA命令已添加到快速访问工具栏，如下图所示。

将来，无论原始邮件的格式是什么，您都可以点击快速访问工具栏中的VBA命令以HTML格式答复、答复所有或转发当前选定的邮件。

如果您想以纯文本格式答复或转发邮件，但不影响Outlook中任何已接收邮件的邮件格式，该如何处理呢？除了上述VBA之外，是否有其他简单的方法可以以HTML格式答复或转发？又如何自动以富文本格式答复或转发呢？在这里，本节将介绍由Kutools for Outlook提供的令人惊叹的第三方工具——固定答复格式和固定转发格式 ，以始终自动以指定的邮件格式答复或转发任何邮件。

1. 点击Kutools > 固定格式 > 固定答复格式 > 设置答复格式。

注意：要以固定的邮件格式转发任何人邮件，请点击Kutools > 固定格式 > 固定转发格式 > 设置转发格式。

2. 在设置答复格式或设置转发格式对话框中，勾选您将始终答复或转发的指定邮件格式，然后点击确定按钮。

3. 继续点击Kutools > 固定格式 > 固定答复格式（或固定转发格式）> 启用固定答复格式（或启用固定转发格式）以启用该功能。

在弹出的重新确认Kutools for Outlook对话框中，点击确定按钮。

从现在开始，当您点击主页 > 答复、全部答复或转发以答复/转发邮件时，答复或转发将自动更改为指定的邮件格式。