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邮件格式– HTML,纯文本和富文本

您是否曾经在Outlook中收到仅包含常规文本的邮件,或包含大量图像和各种字体格式(例如,粗体,斜体,下划线,颜色等)的电子邮件? Outlook支持以不同的邮件格式发送电子邮件:HTML,纯文本和RTF。 在本教程中,我将讨论邮件格式以及如何将其应用于Outlook中的邮件。

表的内容

备注注意:此页面上介绍的方法适用于Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根据Microsoft Outlook版本和Windows环境的不同,说明可能会有所不同或略有不同。


1.消息格式的可用类型

Microsoft Outlook提供了三种消息格式:HTML,RTF和纯文本。 每种消息格式都可以满足不同的需求。

HTML 1.1

HTML格式是Outlook中最流行的消息格式。

众所周知,HTML是一种网页语言,可以帮助我们用丰富的格式文本,图片和其他对象对网页进行编码。 同样,HTML格式使整个邮件内容看起来像一个漂亮整洁的网页。 HTML格式的电子邮件支持大多数常见的字体格式,段落格式,对齐方式等。此外,大多数电子邮件客户端都可以识别HTML格式的电子邮件。

Outlook用户可以直接应用消息主题来创建具有多个预设标题,字体格式,对齐方式等的HTML消息。另一方面,Outlook用户还可以用粗体,斜体,下划线,突出显示颜色,所需的高级文字效果等。

但是,您必须已经注意到,某些图片和形状无法直接显示在收件人的Outlook中,并要求收件人手动下载它们。 更糟糕的是,Outlook收件人可以配置为阻止下载HTML电子邮件中的任何图片。 如果未下载图片并将其显示在收件人的Outlook中,则这些图片将替换为图片占位符,这将使整个邮件混乱。

1.2纯文本

与HTML格式相比,纯文本格式在邮件正文中仅支持常规文本。 纯文本格式不支持任何格式,例如粗体,斜体,下划线,删除线,突出显示颜色等。它也不支持在邮件中显示图片和超链接。 如果您需要在邮件中插入重要图片,唯一有效的解决方案是将它们作为附件附加。

1.3富文本

富文本格式还支持多种字体格式,超链接,表格,形状,图片等。但是,富文本消息中的大多数格式仅与Microsoft Outlook和Microsoft Exchange兼容。 此外,附件嵌入在邮件正文中,而不是附件在邮件头中。


2.将消息格式更改为HTML,RTF格式或纯文本

在Outlook中撰写新邮件或回复/转发邮件时,我们可以轻松更改邮件格式。

在新的撰写,回复或转发邮件窗口中,只需点击 HTML, 纯文本富文本 按钮在 格式 组上 格式化文字 标签。

备注:如果在阅读窗格中嵌入了回复或转发消息,则需要单击 弹出 阅读窗格左上角的按钮可在消息窗口中显示答复或转发消息。


3.更改所有新消息的默认消息格式

通常,新电子邮件会在Outlook中自动以HTML格式发送。 但是,在某些情况下,我们需要自动以其他消息格式发送新电子邮件,例如纯文本或富文本格式。 在这里,本节将指导您更改Outlook中所有新传出邮件的默认邮件格式。

1。 点击 文件 > 附加选项.

2。 在“ Outlook选项”对话框中,单击“ 邮件 在左侧栏中,转到 撰写邮件 部分,然后从 以这种格式撰写邮件 下拉列表。

3。 点击 OK 按钮保存更改并关闭对话框。

从现在开始,所有新消息将自动更改为指定的消息格式。


4.更改收到的电子邮件的消息格式

通常,我们每天在Outlook中收到多封电子邮件,这些电子邮件可能采用HTML格式,纯文本格式或富文本格式。 在这里,本节将向您展示如何快速更改Outlook中收到的电子邮件格式的教程。

1。 在消息列表中,双击以打开指定的电子邮件。

2。 然后,电子邮件将在消息窗口中打开。 请点击 留言内容 > 行动 > 编辑讯息.

3。 现在,该消息是可编辑的。 继续启用 格式化文字 标签,然后单击指定的邮件格式,您将在其中将电子邮件转换为 格式 组。

4。 按 按Ctrl + S 键或单击 优惠 按钮(默认情况下, 优惠 按钮位于选项卡上方的快速访问工具栏中)以保存更改,然后关闭消息窗口。

备注:此方法一次只能更改一封收到的电子邮件的消息格式。


5.始终以纯文本答复或转发

如果您需要始终以纯文本格式答复或转发电子邮件,此部分将在Outlook中轻松解决您的问题。

1。 在Outlook的主界面中,单击 文件 > 附加选项 打开“ Outlook选项”对话框。

2。 在“ Outlook选项”对话框中,单击“ 信任中心 在左栏中,然后单击 信任中心设置 按钮。

3。 在“信任中心”对话框中,单击 电子邮件安全 在左栏中,然后在 以纯文本格式阅读所有标准邮件 在选项 阅读为纯文本 部分。

4。 点击 OK 按钮依次关闭两个对话框。

现在,它返回到Outlook的主界面,您将看到邮件列表中收到的所有电子邮件都将自动转换为纯文本。

5。 选择您要回复的电子邮件,然后单击 首页 > 回复 or 全部回复.

小贴士:要转发电子邮件,请在消息列表中选择电子邮件,然后单击Kutools>转发。

6。 然后,您将看到回复消息或转发消息以纯文本格式创建。 您可以撰写回复消息,然后根据需要发送。

备注: 如果 以纯文本格式阅读所有标准主要文章 选项启用后,所有收到的电子邮件将自动转换为纯文本格式。


6.始终以HTML格式答复或转发

如果您需要在Outlook中以HTML格式答复或转发电子邮件,可以尝试使用以下VBA代码轻松解决此问题。

1。 在Outlook中,按 其他 + F11 键以打开“ Microsoft Visual Basic应用程序”窗口。

2。 在“ Microsoft Visual Basic for Applications”窗口中,单击“ 插页 > 模块,然后将以下代码粘贴到新模块中。

VBA:自动回复或转发HTML格式的电子邮件

Sub ForceReplyInHTML()'更新者 ExtendOffice.com on 11/18/2020 Dim xSelection as Outlook.Selection Dim xItem As Object Dim xMailItem As Outlook.MailItem Dim xRMail As Outlook.MailItem Dim xIsPlainText As Boolean Dim xWinStr As String On Error Resume Next xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)如果xWinStr =“ Explorer”,则设置xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection如果xSelection.Count> 0,则设置xItem = xSelection.Item(1)其他MsgBox“未选择消息项。”&“请先进行选择。”, vbInformation,“用于Outlook的Kutools”退出子结束,如果ElseIf xWinStr =“ Inspector”,则设置xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem Else MsgBox“不支持的窗口类型。”&vbNewLine&“请选择”&“或先打开一个项目。“,vbInformation,” Outlook的Kutools for Outlook“退出子结束如果xItem.Class <> olMail然后MsgBox”未选择邮件项。“&”请先进行选择。“,vbInformation,” Kutools for Outlook“退出Sub End如果xIsPlainText = False设置xMailItem = xItem如果xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain然后xIsPlainText = True结尾,如果xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML设置xRMail = xMailItem.Reply'如果需要回复HTML中的所有收件人,请将xMailItem.Reply更改为xMailItem.ReplyAll'如果需要以HTML转发,请将xMailItem.Reply更改为xMailItem.Forward如果xIsPlainText = True,则xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain End如果xRMail.Display(False)设置xItem =否设置xMailItem =否设置xRMail =否结束

说明:上面的代码将帮助您以HTML格式回复电子邮件。 如果要自动答复所有电子邮件或以HTML格式转发电​​子邮件,可以执行以下操作:

(1)要以HTML格式答复所有收件人,请用正确的代码替换左侧的代码:
设置xRMail = xMailItem.Reply      设置xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2)要以HTML格式转发电​​子邮件,请用正确的代码替换左侧的代码:
设置xRMail = xMailItem.Reply      设置xRMail = xMailItem.Forward

3。 现在,您可以单击以选择电子邮件,然后在指定的模块窗口中单击 运行 按钮或按下 F5 键以HTML格式答复,全部答复或转发电子邮件。

但是,打开指定的模块窗口以不时手动运行VBA代码将很无聊。 如果我们需要频繁应用此VBA,以简化工作,可以将该VBA作为命令按钮添加到快速访问工具栏中,以便将来仅需单击一下即可应用此VBA模块。

4。 在指定的模块窗口中,按 按Ctrl + S 键以保存代码,然后关闭模块窗口和Microsoft Visual Basic for Applications窗口。

5。 在Outlook的主界面中,单击小箭头  在快速访问工具栏中,然后选择 更多命令 从下拉菜单中选择。

说明:你也可以点击 文件 > 附加选项 打开“ Outlook选项”对话框,然后单击 快速访问工具栏 在左侧栏中。

6。 现在,出现“ Outlook选项”对话框,并且 快速访问工具栏 在左侧栏中启用。 您可以按照以下步骤进行操作:
(1)选择 来自 从中选择命令 下拉列表;
(2)在左侧列表框中,单击以突出显示我们刚才添加的指定VBA命令;
(3)点击 加入 按钮。

7。 现在,指定的VBA命令将添加到右侧列表框中。 继续执行以下操作:
(1)在右侧列表框中,单击以突出显示指定的VBA命令;
(2)点击 修改 按钮;
(3)在弹出的“修改按钮”对话框中,为VBA命令指定一个符号。 图形符号 框;
(4)在窗口中为VBA命令键入一个易于理解的名称。 显示名称 框;
(5)点击 OK 按钮以保存更改并关闭两个对话框。

现在,VBA命令已添加到快速访问工具栏,如下图所示。

将来,无论原始电子邮件使用哪种消息格式,您都可以单击快速访问工具栏中的VBA命令以HTML格式答复,全部答复或转发当前选定的电子邮件。


7.在Outlook中始终以HTML,纯文本或RTF格式答复或转发

如果您想以纯文本格式答复或转发电子邮件,但又不影响Outlook中收到的任何电子邮件的消息格式,您将如何处理? 除了VBA以外,还有其他简单的HTML答复或转发解决方案吗? 以及如何自动以RTF格式答复或转发? 在这里,本节将介绍出色的第三方工具, 固定回复格式 以及 固定转发格式 提供 Kutools for Outlook 始终自动以指定的邮件格式回复或转发任何电子邮件。

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1。 点击 库工具 > 固定格式 > 固定回复格式 > 设置回复格式.

备注:要以固定的邮件格式转发任何人的电子邮件,请单击 库工具 > 固定格式 > 固定的前向格式 > 设置正向格式化.

2。 在“设置回复格式”或“设置转发格式”对话框中,检查您将始终以回复或转发的方式指定的邮件格式,然后单击 OK 按钮。

3.继续单击 库工具 > 固定格式 > 固定回复格式 (或 固定转发格式)> 启用固定答复格式 (或 启用固定转发格式)以启用该功能。

然后在弹出的重新确认Kutools for Outlook对话框中,点击 OK 按钮。

从现在开始,当您单击 首页 > 回复, 全部回复向前 要回复/转发电子邮件,回复或转发将自动更改为指定的邮件格式。


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