更改收件箱视图

您可以轻松将收件箱文件夹更改为预设视图：紧凑、单一和预览。然而，如果这些预设视图不能满足您的需求，您可以自定义当前视图。本教程将向您展示如何在当前视图中添加或删除列。

2.1 在当前视图中添加列

例如，如果您想在当前视图中添加“抄送”列，可以按以下步骤操作：

1. 打开指定的邮件文件夹（在本例中为收件箱文件夹），然后点击“视图”>“添加列”。

2. 在“显示列”对话框中，请按以下步骤操作：（1）从“从可用列中选择”下拉列表中选择包含该列的指定类别。在本例中，选择“所有邮件字段”。（2）在“可用列”列表框中，点击选择您将添加的指定列。在本例中，选择“抄送”。（3）点击“添加”按钮。

3.现在，“抄送”列已添加到右侧列表框中。请点击选择右侧列表框中的“抄送”，然后点击“向上移动”按钮将其移动到适当位置。

4. 点击“确定”按钮。

到目前为止，“抄送”列已添加到当前邮件文件夹中。请参见截图：

注意：（1）如果指定的文件夹处于紧凑视图中，您可能看不到添加的列，直到关闭阅读窗格或将其移动到底部。您可以点击“视图”>“阅读窗格”>“关闭”或“底部”来调整阅读窗格。（2）您可以点击“视图”>“重置视图”来恢复默认视图设置。

2.2 从当前视图中删除列

有几种方法可以从当前视图中删除列。

2.2.1 从当前视图中删除列

假设收件箱文件夹当前显示为预览视图，并且您想从此视图中删除“主题”列，可以按以下步骤操作：

1. 点击“视图”>“添加列”以打开“显示列”对话框。

2. 在“显示列”对话框中，点击选择“按此顺序显示这些列”列表框中要删除的列，然后点击“删除”按钮。

3. 点击“确定”按钮。

现在，指定的“主题”列已从当前视图中删除。

2.2.2 使用右键菜单从当前视图中删除列

如果收件箱文件夹处于单一视图或预览视图中，您可以使用右键菜单轻松从视图中删除列。在邮件列表中，右键点击要删除的指定列标题，然后从右键菜单中选择“删除此列”。

现在，指定的列立即从当前视图中删除。

注意：如果指定的文件夹处于紧凑视图中，您无法右键点击列标题，直到关闭阅读窗格或将其移动到底部。您可以点击“视图”>“阅读窗格”>“关闭”或“底部”来调整阅读窗格。

2.2.3 使用拖放从当前视图中删除列

如果收件箱文件夹处于单一视图或预览视图中，您也可以通过拖放轻松删除列。

在邮件列表顶部，点击要删除的指定列标题，将其拖动并放到邮件列表之外。然后，指定的列立即从当前视图中删除。

注意：如果指定的文件夹处于紧凑视图中，您无法拖动列标题，直到关闭阅读窗格或将其移动到底部。您可以点击“视图”>“阅读窗格”>“关闭”或“底部”来调整阅读窗格。

如果您没有自定义收件箱文件夹视图或重置为默认视图，邮件会在邮件列表中自动按接收日期和时间分组和排序。在这里，本教程将向您展示如何按不同标准排列或分组邮件。

3.1 快速排列（分组和排序）邮件

您可以通过功能区和邮件列表中的排列命令轻松快速排列邮件（同时分组和排序邮件）。

1. 打开收件箱文件夹后，请点击“视图”选项卡上“排列”框右下角的“更多”图标 ，然后点击“在组中显示”以启用此选项。
提示：默认情况下，此选项已启用。在以下操作之前，最好检查是否已启用。

2. 然后，您可以通过点击“视图”选项卡上“排列”框中的标准快速排列邮件。

您还可以通过点击邮件列表顶部 ，然后在下拉列表中的“按以下方式排列”部分中选择排列标准来快速排列邮件。请参见截图：

3.2 使用视图设置分组邮件

您还可以配置视图设置，然后轻松按一个或多个标准在当前视图中分组邮件。

1. 打开收件箱文件夹后，请点击“视图”>“视图设置”。

2. 在打开的对话框中，请点击“按组”按钮。

3. 在弹出的“按组”对话框中，请按以下步骤操作：（1）取消勾选“根据排列自动分组”选项；（2）在“按以下方式分组项目”部分，请从下拉列表中选择您将根据其分组邮件的标准；（3）请根据需要选择并勾选排序顺序。在本例中，我选择“升序”。

提示：（1）如果在上述步骤（2）中找不到指定的分组标准，您可以从“从可用字段中选择”下拉列表中更改字段类别，然后在“按以下方式分组项目”下拉列表中再次选择分组标准。（2）如果需要按多个标准分组邮件，请继续在下面的“然后按”部分中指定分组标准和排序顺序，按需进行。

4.依次点击“确定”>“确定”。

现在，邮件已按邮件列表中指定的标准分组。

3.3 注意事项

（1）如果需要清除自定义分组并再次按日期分组项目，请点击功能区上的“视图”>“日期”或 >“日期”在邮件列表顶部。

（2）如果需要从当前视图中清除自定义视图设置，请点击功能区上的“视图”>“重置视图”。

打开收件箱邮件文件夹后，您会看到邮件在邮件列表中自动按接收日期分组和排序。在某些情况下，您可能希望按一个或多个标准排序邮件。在这里，本教程将向您展示在邮件列表中排序邮件的解决方案。

4.1通过排列命令快速排序邮件

您可以通过点击功能区“视图”选项卡中“排列”框中的命令快速排序邮件。

1.例如，您想按发件人排序邮件，您需要点击“视图”选项卡上“排列”框右下角的“更多”图标 ，然后点击“在组中显示”以禁用它。

2. 然后点击“发件人”在“排列”框中按发件人排序邮件，并根据需要点击“反向排序”以反转当前排序顺序。

提示：您还可以点击邮件列表顶部的箭头 ，然后在下拉列表的“按以下方式排列”部分中指定排序标准以在邮件列表中排序邮件。并在下拉列表中点击“A 到 Z”或“Z 到 A”或 在邮件列表顶部反转排序顺序。

4.2通过点击列标题快速排序邮件

如果列在视图中显示，您可以点击某个列标题轻松快速按字段排序所有邮件。

提示：（1）如果收件箱文件夹处于紧凑视图中，您可以点击“视图”>“阅读窗格”>“关闭”或“底部”以显示所有列。（2）如果 Outlook 界面过窄以至于无法显示所有列，列将消失。

4.3通过配置视图设置排序邮件

您可以配置视图设置并根据需要按一个或多个标准排序邮件。

1. 打开收件箱文件夹后，请点击“视图”>“视图设置”。

2. 在“高级视图设置”对话框中，请点击“排序”按钮。

3. 在弹出的“排序”对话框中，在“按以下方式排序项目”部分，从下拉列表中选择主要排序标准，并根据需要勾选适当的排序顺序。

提示：（1）如果需要添加次要排序标准，请转到第一个“然后按”部分，选择次要排序标准和排序顺序。第三和第四排序标准也是如此。（2）如果无法从下拉列表中找到适当的排序标准，您可以从“从可用字段中选择”下拉列表中更改字段类别，然后指定排序标准。

4.依次点击“确定”按钮以保存视图设置。

现在，所有邮件已按邮件列表中指定的排序标准排序。

4.4 注意事项

1. 您可以点击功能区“视图”选项卡中“排列”框中的“日期”以清除自定义排序并恢复原始排序。

2. 您可以通过点击“视图”>“重置视图”清除当前视图中的所有自定义视图设置。

通常，当您在预设的紧凑视图、单一视图或预览视图中显示收件箱文件夹时，所有邮件都会列在邮件列表中。实际上，您可以筛选邮件，并仅在邮件列表中显示符合条件的邮件。

5.1 快速筛选未读邮件

打开收件箱文件夹后，您可以点击邮件列表顶部的“未读”以立即筛选出所有未读邮件。并通过点击邮件列表顶部的“全部”清除筛选。

您还可以点击邮件列表顶部的箭头 以激活下拉菜单，然后从下拉菜单中点击“未读邮件”或“提到的邮件”以筛选未读或提到的邮件，并从下拉菜单中点击“所有邮件”以清除筛选。

5.2通过配置视图设置筛选邮件

您可以更改视图设置以轻松按指定条件筛选邮件。请按以下步骤操作：

1. 打开收件箱文件夹后，请点击“视图”>“视图设置”。

2. 在“高级视图设置”对话框中，请点击“筛选”按钮。

3. 在“筛选”对话框中，您可以根据需要添加一个或多个筛选条件。

（1）在“邮件”选项卡下，您可以添加以下筛选条件：

• “搜索词”：按主题或邮件正文中的指定关键字筛选邮件；
• “发件人”：按发件人筛选邮件；
• “发送至”：按收件人筛选邮件；
• “我在哪里”：筛选仅发送给我的邮件，筛选抄送给包括我的多个人的邮件，或筛选发送给包括我的多个人的邮件；
• “时间”：按接收时间、发送时间、到期时间、过期时间、创建时间或修改时间筛选邮件。

（2）在“更多选择”选项卡下，您可以添加以下筛选条件：

• “类别”：按一个或多个类别筛选邮件；
• “仅项目”：筛选未读或已读邮件；
• “仅带有项目”：筛选带有或不带附件的邮件；
• “重要性”：按重要性状态筛选邮件；
• “仅项目”：按标志状态筛选邮件；
• “区分大小写”：按区分大小写筛选邮件；
• “大小”：按邮件大小筛选邮件。

（3）在“高级”选项卡下，您可以根据需要添加多个自定义筛选条件。

例如，如果您想按抄送收件人筛选邮件，可以在“定义更多条件”部分中指定筛选条件为“抄送包含指定邮件地址”，然后点击“添加到列表”按钮将此自定义筛选条件添加到“查找符合这些条件的项目”列表框中。

您可以在此处根据需要添加任意多个筛选条件，这些条件之间的逻辑关系为“与”。

4.依次点击“确定”按钮以保存筛选设置。

现在，您将看到邮件已被筛选，并且仅在邮件列表中列出符合所有指定筛选条件的邮件。

提示：如果通过更改视图设置筛选邮件，您可以按以下步骤清除筛选：（1）点击“视图”>“视图设置”；（2）在“高级视图设置”对话框中，点击“筛选”按钮；（3）在“筛选”对话框中，先点击“清除所有”按钮，然后点击“确定”按钮；（4）最后，点击“确定”按钮关闭“高级视图设置”对话框。

5.3 注意事项

您可以通过点击“视图”>“重置视图”轻松清除所有自定义视图设置并恢复默认视图。

打开邮件文件夹后，例如收件箱文件夹，您可以更改邮件列表中的字体和表格视图设置（行和列）。本教程将向您展示如何进行其他设置并自定义 Outlook 中邮件列表的外观。

6.1 配置其他设置以更改字体和其他表格视图设置

假设收件箱文件夹处于预览视图中，我将以收件箱为例配置其他设置以更改邮件列表的字体和其他表格视图设置。

1. 打开收件箱文件夹后，请点击“视图”>“视图设置”。

2. 在“高级视图设置”对话框中，请点击“其他设置”按钮。

3.现在，“其他设置”对话框出现。您可以根据需要配置视图设置。

6.1.1 列字体

此按钮将更改列标题的字体、字体样式和字号。

在“其他设置”对话框中，点击“列字体”按钮。然后在“字体”对话框中，根据需要指定字体、字体样式和字号，并点击“确定”按钮以保存字体设置。

保存视图设置后，您将看到邮件列表中列标题的字体已更改为您指定的样式。

6.1.2 行字体

此按钮将更改邮件列表中每行邮件的字体、字体样式和字号。

在“其他设置”对话框中，点击“行字体”按钮。然后在“字体”对话框中，根据需要指定字体、字体样式和字号，并点击“确定”按钮。

保存视图设置后，您将看到邮件列表中的每行已更改并显示为指定的字体、字体样式和字号。

6.1.3允许单元格内编辑

如果在“其他设置”对话框中勾选此“允许单元格内编辑”选项并保存视图更改，您将看到邮件列表中某个邮件的每个字段都是可编辑的。只需点击指定字段，您就可以直接添加、删除或编辑内容。

6.1.4 显示“新项目”行

勾选“允许单元格内编辑”选项后，您将看到“显示‘新项目’行”选项是可选的。如果启用此选项，它将在邮件列表顶部添加一个空行，以便轻松添加新帖子。

6.1.5 网格线样式

默认情况下，邮件之间的网格线是实线。您可以在此处更改网格线样式。

在“其他设置”对话框中，点击“网格线样式”框，并从下拉列表中选择一种样式。

保存后，邮件之间的网格线将更改为指定的样式。

6.1.6 在组中显示项目

默认情况下，此选项已勾选。如果禁用“在组中显示项目”选项，组名称将从邮件列表中删除。

6.1.7 字体（邮件预览）

此按钮将更改邮件预览的字体、字体样式和字号。

点击“邮件预览”部分中的“字体”按钮。然后在“字体”对话框中，根据需要指定字体、字体样式和字号，并点击“确定”。

保存后，邮件预览中的文本将以新的字体设置显示。

6.1.8 阅读窗格

在“其他设置”对话框中，勾选“右侧”将在右侧显示阅读窗格，勾选“底部”将其放置在底部，勾选“关闭”将关闭阅读窗格。

6.1.9 在宽度小于 n 个字符时使用紧凑布局

此选项默认启用。当 Outlook 界面过窄时，它会自动将视图更改为紧凑。如果禁用，您可以选择“始终使用单行布局”或“始终使用紧凑布局”。

6.1.10 在扩展对话组中显示来自所有文件夹的邮件

如果启用，来自其他文件夹的邮件将在扩展对话中显示，如果它们属于对话线程。

6.1.11 使用经典缩进视图显示对话组

如果启用，回复将自动缩进在您回复的邮件下方的对话中。

注意事项

1. 如果邮件文件夹处于紧凑视图中，某些设置可能在您将阅读窗格移动到底部或关闭之前不会生效。

2. 无论您进行了多少自定义设置，您都可以通过点击“视图”>“重置视图”快速清除所有设置。

在 Excel 中，使用条件格式自动突出显示单元格、行或列是很常见的。与 Excel 中类似，我们也可以应用条件格式在 Outlook 中自动突出显示邮件。本教程将向您展示如何在 Outlook 中使用条件格式。

7.1 应用条件格式自动突出显示邮件

假设我们需要自动突出显示收件箱中来自某个发件人的所有邮件，我们可以应用条件格式来完成此操作，步骤如下：

1. 打开收件箱文件夹后，请点击“视图”>“视图设置”。

2. 在“高级视图设置”对话框中，请点击“条件格式”按钮。

3.现在，“条件格式”对话框出现。请点击“添加”按钮，然后在“名称”框中输入新的条件格式规则名称。

提示：如果需要修改现有规则，请点击以在“此视图的规则”列表框中突出显示该规则。

4.继续在“条件格式”对话框中点击“字体”按钮。然后在“字体”对话框中，根据需要指定字体、字体样式、字号、字体颜色等，并点击“确定”按钮。

5.继续在“条件格式”对话框中点击“条件”按钮。然后在“筛选”对话框中，根据需要指定筛选条件，并点击“确定”按钮。

提示：在我的例子中，我在“筛选”对话框中的“发件人”字段中输入了指定发件人的邮件地址。

6.依次点击“确定”按钮以保存设置并关闭对话框。

现在，在邮件列表中，您将看到所有符合指定条件的邮件会自动突出显示。

7.2 注意事项

1. 您可以按以下步骤清除指定的条件格式规则：（1）点击“视图”>“视图设置”；（2）在“高级视图设置”对话框中点击“条件格式”按钮；（3）在“条件格式”对话框中，点击选择规则，然后点击“删除”按钮；（4）点击“确定”按钮以保存更改。

2. 您可以通过点击“视图”>“重置视图”清除所有自定义视图设置并恢复默认视图。

如您所知，邮件在邮件列表中以大表格形式列出。您可以配置视图设置以更改表格中列的显示格式，例如对齐方式、列宽、标签等。

8.1 为每个列（字段）指定显示格式

假设收件箱处于预览视图中，您可以按以下步骤为邮件列表中的列或字段指定显示格式：

1. 打开收件箱文件夹后，请点击“视图”>“视图设置”。

2. 在“高级视图设置”对话框中，请点击“格式化列”按钮。

3.现在，“格式化列”对话框出现。请根据需要配置和更改选项：

（1）在“可用字段”列表框中，请点击选择您将更改的列。

（2）点击“格式”框，并从下拉列表中选择适当的格式样式。提示：“格式”下拉列表的选项因您在“可用字段”列表框中选择的列而异。

（3）如果需要重命名列，请在“标签”框中输入名称。

（4）在“宽度”部分，您可以配置以固定宽度显示指定列，或根据此邮件字段的内容以动态宽度显示。提示：即使您已指定固定宽度，当您更改 Outlook 界面的宽度、打开或关闭其他部分（如文件夹窗格、待办事项列表等）时，固定值也会自动更改。

（5）在“对齐”部分，更改指定列中的对齐方式。有三种对齐样式：左对齐、居中和右对齐。

4. 完成设置后，请依次点击“确定”按钮以保存设置并关闭对话框。

现在，在邮件列表中，您将看到指定的列以新格式显示。

8.2 注意事项

1. 当阅读窗格显示在邮件列表右侧时，上述某些视图设置可能不会生效。在这种情况下，您可以通过点击“视图”>“阅读窗格”>“关闭”或“底部”关闭阅读窗格或将其移动到邮件列表底部。

2. 您可以通过点击“视图”>“重置视图”快速清除所有自定义视图设置和格式。

如果您在文件夹中进行了自定义视图设置，例如添加列、更改分组标准、排序标准或筛选邮件等，您可以在 Outlook 中快速重置为默认视图设置。

9.1 重置当前视图

1. 打开您将重置为默认视图设置的指定文件夹，然后点击“视图”>“重置视图”。

2. 在弹出的 Microsoft Outlook 对话框中，请点击“是”按钮。

现在，打开的文件夹立即恢复为默认视图设置。

重置某个视图的视图

您还可以应用以下步骤重置某个视图的视图设置。

1. 打开指定的文件夹，然后点击“视图”>“更改视图”>“管理视图”。

2. 在“管理所有视图”对话框中，请点击选择您将重置的指定视图，然后点击“重置”按钮。

3. 在弹出的 Microsoft Outlook 对话框中，请点击“是”按钮。

到目前为止，指定的视图已重置。请根据需要关闭“管理所有视图”对话框。