更改收件箱视图

您可以轻松地将收件箱文件夹切换为预设视图：紧凑、单一或预览模式。如果这些预设视图无法满足您的需求，还可以自定义当前视图。本教程将为您演示如何在当前视图中添加或移除列。

2.1 在当前视图中添加列

例如，若要在当前视图中添加“抄送”列，可按照如下操作：

1. 打开指定邮件文件夹（如收件箱），点击“视图”>“添加多列”。

2. 在“显示列”对话框中，请按以下步骤操作：
（1）在“从下列来源选择可用列”下拉列表中，选择包含该列的指定类别。本例选择“所有邮件字段”。
（2）在“可用列”列表框中，单击要添加的指定列。本例选择“抄送”。
（3）点击“添加”按钮。

3. 此时，“抄送”列已成功添加到右侧列表框。请在右侧列表框中点击选择“抄送”，然后点击“上移”按钮，将其调整到理想的位置。

4. 点击“确定”按钮即可。

至此，“抄送”列已成功添加到当前邮件文件夹中。请参见下方截图：

注意：
（1）如果所选文件夹为紧凑视图，需先关闭阅读窗格或将其移动到底部，才能看到新添加的列。可点击“视图”>“阅读窗格”>“关闭”或“底部”来调整阅读窗格。
（2）可点击“视图”>“重置视图”即可将视图设置恢复为默认值。

2.2 从当前视图中移除列

从当前视图中移除列有多种方式可供选择。

2.2.1 从当前视图中移除列

假设收件箱当前显示为预览视图，您想要移除“主题”列，请按如下步骤操作：

1. 单击“视图”>“添加多列”，即可打开“显示列”对话框。

2. 在“显示这些列并按此顺序排列”列表框中，找到您想要移除的列，选中后点击“移除”按钮。

3. 点击“确定”按钮即可。

此时，指定的“主题”列已从当前视图中删除。

2.2.2 通过右键菜单从当前视图中移除列

如果收件箱为单一视图或预览视图，您可以通过右键菜单轻松移除列。
在邮件列表中，右键点击需要移除的列标题，然后在右键菜单中选择“删除此列”即可。

此时，所选列将立即从当前视图中移除。

注意：如果所选文件夹为紧凑视图模式，在关闭阅读窗格或将其移至底部之前，无法右键点击列标题。您可以通过点击“视图”>“阅读窗格”>“关闭”或“底部”来进行调整。

2.2.3 拖放方式从当前视图中移除列

若收件箱为单一视图或预览视图，您也可以通过拖拽的方式轻松移除列。

在邮件列表顶部，点击想要移除的列标题，将其拖拽至邮件列表区域外，即可立即删除该列。

注意：如果所选文件夹为紧凑视图模式，需先关闭阅读窗格或将其移至底部，才能拖动列标题。您可以点击“视图”>“阅读窗格”>“关闭”或“底部”进行调整。

如果您未自定义收件箱视图或已将其重置为默认设置，邮件将在邮件列表中自动按照接收日期和时间进行分组和排序。本文将为您介绍如何根据不同条件整理或分组邮件。

3.1 快速整理（分组及排序）邮件

您可以通过功能区和邮件列表中的排序命令，轻松高效地对邮件进行分组和排序。

1. 在打开收件箱文件夹后，请点击“查看”选项卡中“排列方式”框右下角的“更多”图标，然后点击“分组显示”以启用该选项。
提示：该选项默认已启用。建议您在操作前先确认此选项是否处于启用状态。

2. 然后，您只需在“查看”选项卡的“排列方式”框中，轻松点击相应条件，即可快速整理邮件。

您也可以在邮件列表中，点击邮件列表顶部的按钮，然后在下拉列表的“按以下方式排列”区域选择一个排列条件，即可快速整理邮件。请参见截图：

3.2 使用查看设置对邮件分组

您还可以自定义查看设置，在当前视图下，轻松按一个或多个条件对邮件进行分组。

1. 打开收件箱文件夹后，点击“查看”>“视图设置”。

2. 在弹出的对话框中，点击“分组”按钮。

3. 在弹出的“分组”对话框中，请按以下步骤操作：
（1）取消勾选“按排列方式自动分组”选项；
（2）在“分组项目依据”部分，从下拉列表中选择您希望分组邮件的条件；
（3）请选择排序方式，并根据需要设置排序顺序。本示例中选择“升序”。

提示：
（1）如果在上述步骤（2）中未找到指定的分组条件，可在“选择可用字段”下拉列表中更改字段类别，然后在“分组项目依据”下拉列表中重新选择条件。
（2）如需按多个条件分组邮件，请继续在下方“然后按照”区域设置分组条件及排序顺序。

4. 请连续点击“确定”按钮以保存您的设置。

现在，邮件已根据指定条件在邮件列表中分组。

3.3 注意事项

（1）如需清除自定义分组并重新按日期分组，请在功能区的“查看”选项卡中，点击“排列方式”框内的“日期”，或在邮件列表顶部点击“日期”。

（2）如需清除当前视图的自定义设置，请在功能区点击“查看”>“重置视图”。

打开收件箱邮件文件夹后，您会发现邮件已在邮件列表中自动按接收日期分组和排序。在某些情况下，您可能希望根据一个或多个条件对邮件进行排序。本文将为您详细介绍如何在邮件列表中对邮件进行排序的方法。

4.1 通过排列命令快速排序邮件

您只需在功能区的“查看”选项卡中，点击“排列方式”框内的命令，即可快速对邮件进行排序。

1. 例如，如果要按发件人排序邮件，请点击“查看”选项卡中“排列方式”框右下角的“更多”图标，然后点击“分组显示”以关闭该功能。

2. 接着，在“排列方式”框中点击“发件人”以按发件人排序邮件，如有需要，可点击“反向排序”切换排序顺序。

提示：您也可以点击邮件列表顶部的箭头，在下拉列表的“按以下方式排列”区域选择排序条件，即可对邮件列表进行排序。同时，您还可以在下拉列表或邮件列表顶部点击的“A 到 Z”或“Z 到 A”，轻松切换排序顺序。

4.2 通过点击列标题快速排序邮件

如果视图中已显示列，您只需点击任意列标题，即可快速按该字段对所有邮件进行排序。

提示：
（1）在收件箱为紧凑视图时，可点击“查看”>“阅读窗格”>“关闭”或“底部”即可显示所有列。
（2）如果 Outlook 界面宽度不足，部分列将被隐藏。

4.3 通过配置查看设置对邮件排序

您可以根据需求自定义查看设置，并按一个或多个条件对邮件进行排序。

1. 打开收件箱文件夹后，点击“查看”>“视图设置”。

2. 在高级视图设置对话框中，点击“排序”按钮。

3. 在弹出的“排序”对话框中，在“按以下方式排序”区域，从下拉列表中选择主要排序条件，并根据需要选择排序顺序。

提示：
（1）如需添加次排序条件，请在第一个“然后按”区域依次选择次排序条件及排序顺序。第三、第四排序条件的操作方法相同。
（2）如在下拉列表中未找到合适的排序条件，可通过“选择可用字段”下拉列表更改字段类别后设置排序条件。

4. 连续点击“确定”按钮，轻松保存您的视图设置。

现在，所有邮件已根据指定的排序条件在邮件列表中排列。

4.4 注意事项

1. 您可以在功能区的“查看”选项卡中，点击“排列方式”框内的“日期”，轻松清除自定义排序，恢复为原始排序。

2. 点击“查看”>“重置视图”，即可一键清除当前视图中的所有自定义设置。

通常，在以预设的紧凑视图、单一视图或预览视图显示收件箱文件夹时，所有邮件都会按顺序呈现在邮件列表中。实际上，您可以通过筛选功能，仅在邮件列表中显示符合特定条件的邮件。

5.1 快速筛选未读邮件

打开收件箱文件夹后，您只需点击邮件列表顶部的“未读”，即可快速筛选出所有未读邮件。如需取消筛选，只需在邮件列表顶部点击“全部”即可。

您也可以点击邮件列表顶部的箭头激活下拉菜单，然后在下拉菜单中点击“未读邮件”或“提及邮件”即可筛选相应邮件。如需清除筛选，点击“所有邮件”即可。

5.2 通过配置查看设置筛选邮件

您可以根据指定条件轻松筛选邮件，只需按照以下步骤更改查看设置：

1. 打开收件箱文件夹后，点击“查看”>“视图设置”。

2. 在高级视图设置对话框中，点击“筛选”按钮。

3. 在“筛选”对话框中，您可以根据需求添加一个或多个筛选条件。

（1）在“邮件”选项卡下，您可以添加如下筛选条件：

• “搜索词”：根据主题或正文中指定关键词筛选邮件；
• “发件人”：根据发件人筛选邮件；
• “收件人”：根据收件人筛选邮件；
• “收件人身份”：筛选仅发给我的邮件、抄送给包括我在内的多人的邮件，或发送给包括我在内的多人的邮件；
• “时间”：可根据接收时间、发送时间、截止时间、过期时间、创建时间或修改时间筛选邮件。

（2）在“更多选项”选项卡下，您可以添加如下筛选条件：

• “类别”：通过一个或多个类别筛选邮件；
• “仅限于”：筛选未读或已读邮件；
• “仅包含”：筛选含有或不含附件的邮件；
• “重要性”：通过重要性状态筛选邮件；
• “仅限于”：通过标志状态筛选邮件；
• “区分大小写”：区分大小写筛选邮件；
• “大小”：根据邮件大小筛选邮件。

（3）在“高级”选项卡下，您可以根据需求灵活添加多个自定义筛选条件。

例如，若要按抄送收件人筛选邮件，只需在“定义更多条件”区域将筛选条件设置为“抄送包含指定邮箱地址”，然后点击“添加到列表”按钮，即可将该筛选条件添加到“符合下列条件的项目”列表框中。

您可以在此添加任意数量的筛选条件，所有条件之间均为“且”（AND）关系。

4. 连续点击“确定”按钮，轻松保存您的筛选设置。

此时，您将看到邮件已按照筛选条件进行筛选，邮件列表中仅显示符合所有指定条件的邮件。

提示：如果您通过更改查看设置筛选了邮件，可按照以下步骤清除筛选条件：（1）点击“查看”>“视图设置”；（2）在高级视图设置对话框中，点击“筛选”按钮；（3）在“筛选”对话框中，先点击“全部清除”，再点击“确定”；（4）最后，在高级视图设置对话框中点击“确定”关闭窗口。

5.3 注意事项

您只需点击“查看”>“重置视图”，即可轻松清除所有个性化设置，恢复为默认视图。

打开邮件文件夹（如收件箱）后，您可以在邮件列表中调整字体以及表格视图设置（包括行和列）。本教程将为您详细介绍如何进行更多个性化设置，轻松定制 Outlook 中邮件列表的外观。

6.1 配置更改字体及其他表格视图设置的其他选项

假设当前收件箱文件夹处于预览视图，以下以收件箱为例，演示如何配置其他设置，以便更改邮件列表的字体及其他表格视图选项。

1. 打开收件箱文件夹后，点击“视图”>“视图设置”。

2. 在“高级视图设置”对话框中，点击“其他设置”按钮。

3. 此时会弹出“其他设置”对话框，您可以根据需求灵活配置视图设置。

6.1.1 列字体

此按钮可用于更改列标题的字体、样式和字号。

在“其他设置”对话框中，点击“列字体”按钮。接着，在弹出的“字体”对话框中，根据需求选择字体、字形和字号，最后点击“确定”按钮，保存您的字体设置。

保存视图设置后，您会发现邮件列表中的列标题字体已根据您的设置发生了变化。

6.1.2 行字体

此按钮可用于更改邮件列表中每封邮件行的字体、样式和字号。

在“其他设置”对话框中，点击“行字体”按钮。接着，在弹出的“字体”对话框中，根据需求选择字体、字形和字号，最后点击“确定”按钮。

保存视图设置后，邮件列表中的每一行都将按照您指定的字体、字形和字号进行显示。

6.1.3 允许单元格内编辑

如果您在“其他设置”对话框中勾选“允许单元格内编辑”选项并保存视图修改，您会发现邮件列表中每封邮件的各个字段都可直接编辑。只需点击相应字段，即可轻松添加、删除或修改内容。

6.1.4 显示“新项目”行

勾选“允许单元格内编辑”后，“显示‘新项目’行”选项将变为可选。启用该选项后，邮件列表顶部会自动添加一个空白行，助您轻松快速新增邮件。

6.1.5 网格线型

默认情况下，邮件之间的网格线为实线。您可以在此处更改网格线的样式。

在“其他设置”对话框中，点击“网格线型”框，从下拉列表中选择您喜欢的样式。

保存后，邮件列表中的网格线将呈现为您所设定的样式。

6.1.6 分组显示项目

该选项默认处于勾选状态。如关闭“分组显示项目”选项，邮件列表中的分组名称将不再显示。

6.1.7 字体（邮件预览）

该按钮可用于更改邮件预览的字体、样式和字号。

在“邮件预览”区域，点击“字体”按钮。随后，在弹出的“字体”对话框中，根据需要选择字体、字形和字号，并点击“确定”。

保存后，邮件预览中的文本将以全新字体样式呈现。

6.1.8 阅读窗格

在“其他设置”对话框中，选择“右侧”即可将阅读窗格显示在右侧，选择“底部”则显示在底部，选择“关闭”则关闭阅读窗格。

6.1.9 当宽度小于 n 个字符时使用紧凑布局

此选项默认开启。当 Outlook 界面宽度不足时，将自动切换为紧凑视图。如果关闭该选项，您可以选择“始终使用单行布局”或“始终使用紧凑布局”。

6.1.10 在展开的会话分组中显示所有文件夹的邮件

启用后，若邮件属于同一会话主题，来自其他文件夹的邮件也会在展开的会话中一同显示。

6.1.11 以经典缩进视图显示会话分组

启用后，您在会话中回复的邮件将自动缩进，并排列在所回复邮件的下方。

注意

1. 如果邮件文件夹处于紧凑视图模式，部分设置仅在将阅读窗格移至底部或关闭后才会生效。

2. 无论您进行了多少自定义设置，只需点击“视图”>“重置视图”，即可一键清除所有自定义内容。

在 Excel 中，条件格式常用于自动高亮显示单元格、行或列。同样，在 Outlook 中也可以通过应用条件格式，自动高亮显示邮件。本文将为您演示如何在 Outlook 中使用条件格式。

7.1 应用使用条件格式来自动高亮邮件

假设需要自动高亮收件箱中某个发件人的所有邮件，可以按照以下方法应用使用条件格式实现：

1. 打开收件箱文件夹后，点击“视图”>“视图设置”。

2. 在“高级视图设置”对话框中，点击“使用条件格式”按钮。

3. 此时会弹出“使用条件格式”对话框。请点击“添加”按钮，并在“名称”框中输入新的条件格式规则名称。

提示：如需修改现有规则，请在“此视图的规则”列表框中单击以高亮显示相应规则。

4. 继续在“使用条件格式”对话框中点击“字体”按钮。随后，在“字体”对话框中根据需要设置字体、字形、字号和字体颜色等选项，并点击“确定”按钮。

5. 继续在“使用条件格式”对话框中点击“条件”按钮。接着，在“筛选”对话框中根据需要设置筛选条件，然后点击“确定”按钮。

提示：在我的案例中，我在筛选对话框的“发件人”字段中输入了目标发件人的邮箱地址。

6. 连续点击“确定”按钮，保存设置并关闭对话框。

现在，所有符合条件的邮件将在邮件列表中自动高亮显示。

7.2 注意

1. 您可以通过以下步骤清除指定的条件格式规则：（1）点击“视图”>“视图设置”；（2）在“高级视图设置”对话框中，点击“使用条件格式”按钮；（3）在条件格式对话框中，选中该规则并点击“删除”按钮；（4）点击“确定”以保存更改。

2. 您只需点击“视图” > “重置视图”，即可清除所有自定义视图设置，恢复为默认视图。

如您所知，邮件会以大型表格的形式在邮件列表中展示。您可以通过调整视图设置，灵活更改表格中各列的显示方式，包括对齐方式、列宽和标签等。

8.1 指定每一列（字段）的显示格式

假设收件箱为预览视图，您可以按如下方式为邮件列表中的列或字段指定显示格式：

1. 打开收件箱文件夹后，点击“视图”>“视图设置”。

2. 在“高级视图设置”对话框中，点击“设置列格式”按钮。

3. 此时会弹出“设置列格式”对话框。请根据您的需求进行配置并调整相关选项：

（1）请在“可用字段”列表框中单击，选择您想要更改的字段。

（2）点击“格式”框，根据需要从下拉列表中选择合适的格式样式。
提示：“格式”下拉列表中的选项会根据您在“可用字段”列表框中选择的列而显著变化。

（3）如需重命名列，请在“标签”框中输入新的名称。

（4）在“宽度”部分，您可以将该列设置为固定宽度，或根据邮件字段内容动态调整宽度显示。
提示：即使已设置固定宽度，当您更改 Outlook 界面宽度，或打开/关闭文件夹窗格、待办事项列表等区域时，固定值也会自动调整。

（5）在“对齐方式”区域，调整所选列的对齐方式。您可以选择左对齐、居中对齐或右对齐三种选项。

4. 设置完成后，请依次点击“确定”按钮，以保存设置并关闭对话框。

现在，您将在邮件列表中看到指定列已按照新格式展示。

8.2 备注

1. 部分视图设置在阅读窗格显示于邮件列表右侧时可能无法生效。此时，您可点击“视图”>“阅读窗格”>“关闭”或“底部”，以关闭阅读窗格或将其移动到邮件列表底部。

2. 您只需点击“视图”>“重置视图”，即可快速清除所有自定义视图设置和格式。

如果您在某个文件夹中自定义了视图设置，例如添加列、更改分组、排序或筛选条件，您可以在 Outlook 中一键恢复为默认视图设置。

9.1 重置当前视图

1. 打开您想要恢复为默认视图设置的指定文件夹，然后点击“视图”>“重置视图”。

2. 在弹出的 Microsoft Outlook 对话框中，点击“是”按钮。

现在，打开文件夹时已立即恢复为默认视图设置。

重置某一视图的视图设置

您还可以按照以下步骤重置某个视图的视图设置。

1. 打开目标文件夹后，点击“视图”>“更改视图”>“管理视图”。

2. 在“管理所有视图”对话框中，点击选择您想要重置的指定视图，然后点击“重置”按钮。

3. 在弹出的 Microsoft Outlook 对话框中，点击“是”按钮。

到目前为止，所选视图已重置。您可以根据需要关闭“管理所有视图”对话框。