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更改收件箱视图

本教程讨论的是在Outlook中更改文件夹(收件箱文件夹)视图,包括在自动预设文件夹视图之间切换文件夹视图,自定义文件夹视图(例如添加列,排序,筛选,分组,条件格式等)以及重置文件夹视图。

表的内容

备注注意:此页面上介绍的方法适用于Windows 2019中的Microsoft Outlook 10桌面程序。根据Microsoft Outlook版本和Windows环境的不同,说明可能会有所不同或略有不同。


1.更改当前文件夹视图

默认情况下,收件箱显示在Outlook的紧凑视图中。 您还可以轻松更改为其他三个预设视图:“单一”和“预览”。 本教程将介绍这些预设视图,并向您展示如何在其他预设视图中显示“收件箱”文件夹。

1.紧凑视图

默认情况下,收件箱文件夹在紧凑视图中打开。 如果收件箱文件夹未显示在紧凑视图中,则可以单击 查看 > 变更检视 > 紧凑 转向这种观点。

紧凑视图包含消息列表和阅读窗格,并且主要更改消息列表的布局。

在消息列表中,您将看到每封电子邮件以三行显示:
(1)第一行显示电子邮件的发件人;
(2)第二行指出电子邮件的主题和接收日期;
(3)您可以在第三行中预览电子邮件的邮件正文。 消息列表越宽,可以预览的内容越长。

说明:
(1)如果Outlook界面太窄,它将自动隐藏消息列表并仅显示阅读窗格。
(2)如果您修改压缩视图,添加列或更改排列样式,则可以通过单击以下按钮快速恢复默认压缩视图 查看 > 休息视野.

1.2单视图

打开“收件箱”文件夹后,您可以通过以下方式在单个视图中显示该文件夹: 查看 > 变更检视 > .

单个视图还包含消息列表和阅读窗格。 在单一视图中,您将从消息列表中获取有关电子邮件的更多信息。 在宽屏模式下,此视图将是一个不错的选择。

在消息列表中,每封电子邮件以两行显示。
(1)第一行通过列显示电子邮件的各种信息,包括重要性状态,提醒,附件,发件人,主题,接收日期等。无论您添加多少列,它们都会显示在邮件列表中。
(2)第二行显示电子邮件的消息正文。 消息列表越宽,您可以预览的内容越多。

备注s:
(1)在宽屏下单视图效果很好。 如果Outlook界面太窄,它将自动隐藏邮件列表并仅显示阅读窗格。
(2)如果您更改了单个视图中的视图设置,例如更改了排序顺序,过滤器或排列样式,则可以单击 查看 > 重置视图 恢复默认的单一视图。

1.3预览视图

打开“收件箱”文件夹后,可以通过单击将其视图更改为预览 查看 > 变更检视 > 预览.

预览视图与单个视图相似,但关闭了阅读窗格。 它以宽屏模式显示消息列表。
在宽消息列表中,每封电子邮件都包含两行。
(1)第一行在列中显示电子邮件的每个字段,例如来自,主题,已接收,大小,标志等。无论您在此视图中添加多少列,它们都将显示在邮件列表中。
(2)您可以在第二行预览电子邮件的邮件正文。

备注:
(1)预览视图适合宽屏。 如果缩小Outlook界面,则预览视图将更改紧凑视图,而不会自动阅读窗格。
(2)如果您更改了预览视图中的视图设置,说要更改排序顺序,过滤器或排列样式,则可以单击 查看 > 重置视图 恢复默认的预览视图。


2.自定义当前视图-添加列

您可以轻松地将“收件箱”文件夹更改为预设视图:紧凑,单一和预览。 但是,如果这些预设视图无法满足您的需求,则可以自定义当前视图。 本教程将向您展示如何在当前视图中添加或删除列。

2.1在当前视图中添加一列

例如,您要添加 Cc 在当前视图中的列中,您可以执行以下操作:

1。 打开指定的邮件文件夹(在这种情况下为“收件箱”文件夹),然后单击 查看 > 添加列.

2。 在“显示列”对话框中,请执行以下操作:
(1)请从中选择包含该列的指定类别 从中选择可用的列 下拉列表。 在这种情况下,请选择 所有邮件字段;
(2)在 可用列 列表框,请单击以选择要添加的指定列。 在这种情况下,请选择 Cc.
(3)点击 加入 按钮。

3。 现在 Cc 列将添加到右侧列表框中。 请点击选择 Cc 在右侧列表框中,然后单击 提前 按钮将其移动到正确的位置。

4。 点击 OK 按钮。

到目前为止, Cc 列已添加到当前邮件文件夹中。 看截图:

说明:
(1)如果指定的文件夹在紧凑视图中,则在关闭阅读窗格或将其移到底部之前,可能无法获得添加的列。 您可以点击 查看 > 阅读面板 > 关闭 or 半身裙/裤 关闭阅读窗格或将其移至消息列表的底部。
(2)您可以点击 查看 > 重置视图 恢复默认视图设置。

2.2从当前视图中删除一列

有几种方法可以从当前视图中删除列。

2.2.1从当前视图中删除一列

假设当前预览视图中显示收件箱文件夹,并且您要删除 主题 在此视图中,您可以执行以下操作:

1。 点击 查看 > 添加列 打开“显示列”对话框。

2。 在“显示列”对话框中,请单击以选择要在 按此顺序显示这些列 列表框,然后单击 删除 按钮。

3。 点击 OK 按钮。

现在,指定的“主题”列将从当前视图中删除。

2.2.2用右键单击菜单从当前视图中删除一列

如果收件箱文件夹位于单个视图或预览视图中,则可以通过右键单击菜单轻松地从视图中删除一列。
在消息列表中,右键单击要删除的指定列标题,然后选择 删除此列 从右键单击菜单中。

现在,指定的列立即从当前视图中删除。

备注:如果指定的文件夹在紧凑视图中,则在关闭阅读窗格或将其移至底部之前,无法右键单击列标题。 您可以点击 查看 > 阅读面板 > 关闭 or 半身裙/裤 关闭阅读窗格或将其移至消息列表的底部。

2.2.3通过拖放从当前视图中删除一列

如果收件箱文件夹位于单个视图或预览视图中,则还可以通过拖放轻松地删除一列。

在消息列表的顶部,单击要删除的指定列标题,将其拖放到消息列表之外。 然后立即从当前视图中删除指定的列。

备注:如果指定的文件夹在紧凑视图中,则在关闭阅读窗格或将其移至底部之前,您无法拖动列标题。 您可以点击 查看 > 阅读面板 > 关闭 or 半身裙/裤 关闭阅读窗格或将其移至消息列表的底部。


3.自定义当前视图-安排和分组电子邮件

如果您尚未自定义收件箱文件夹视图或将其重置为默认视图,则会在邮件列表中自动按照接收的日期和时间对电子邮件进行分组和排序。 在这里,本教程将向您展示按不同标准排列或分组电子邮件的方法。

3.1快速整理(分组和排序)电子邮件

您可以通过功能区和消息列表中的排列命令快速排列电子邮件(同时对电子邮件进行分组和排序)。

1。 打开收件箱文件夹后,请单击 更多 图标  在右下角 安排 盒子上 查看 标签,然后单击 分组显示 启用此选项。
小贴士:默认情况下,此选项处于启用状态。 您最好在执行以下操作之前检查它是否已启用。

2。 然后,您可以通过单击 安排 盒子上 查看 标签。

您还可以通过单击快速排列邮件列表中的电子邮件  在邮件列表的顶部,然后在 排列方式 下拉列表中的“部分”。 看截图:

3.2使用查看设置对电子邮件进行分组

您还可以配置视图设置,然后在当前视图中轻松按一个或多个条件对电子邮件进行分组。

1。 打开收件箱文件夹后,请单击 查看 > 查看设置.

2。 在打开的对话框中,请点击 通过...分组 按钮。

3。 在弹出的“分组依据”对话框中,请执行以下操作:
(1)取消勾选 根据安排自动分组 选项;
(2)在 分组项目 部分,请从下拉列表中选择您要根据其对电子邮件进行分组的条件;
(3)请根据需要选择并检查排序顺序。 在这种情况下,我检查 上升.

小贴士:
(1)如果在上述步骤(2)中找不到指定的组条件,则可以从 从中选择可用字段 下拉列表,然后在 分组项目 再次下拉列表。
(2)如果您需要按多个条件对电子邮件进行分组,请继续在下面指定分组条件和排序顺序 然后 根据您的需要进行设置。

4。 点击 OK > OK 依次。

现在,电子邮件将根据邮件列表中的指定条件进行分组。

3.3笔记

(1)如果您需要按日期再次清除自定义的分组和分组项目,请单击 查看 > 日期安排 功能区上的盒子或  > 日期 在邮件列表的顶部。

(2)如果需要从当前视图清除自定义视图设置,请单击 查看 > 重置视图 在功能区上。


4.自定义当前视图-对电子邮件进行排序

打开“收件箱”邮件文件夹后,您将看到邮件列表中的电子邮件根据接收日期自动分组和排序。 在某些情况下,您可能希望使用一个或多个条件对电子邮件进行排序。 在这里,本教程将向您展示在消息列表中对电子邮件进行排序的解决方案。

4.1通过排列命令快速分类电子邮件

您可以通过单击 安排查看 功能区上的“选项卡”。

1。 例如,您要按发件人对电子邮件进行排序,则需要单击 更多 图标  在右下角 安排 盒子上 查看 标签,然后单击 分组显示 禁用它。

2。 然后点击 安排 框以按发件人排序电子邮件,然后单击 反向排序 根据需要反转当前的排序顺序。

小贴士:您也可以单击箭头  在邮件列表的顶部,然后在 排列方式 下拉列表中的“部分”以对邮件列表中的电子邮件进行排序。 然后点击 A到Z or Z到A 下拉列表或  在消息列表的顶部以反转排序顺序。

4.2通过单击列标题对电子邮件进行快速排序

如果列显示在视图中,则可以单击某个列标题以轻松地按字段快速对所有电子邮件进行排序。

提示:
(1)如果收件箱文件夹位于紧凑视图中,则可以单击 查看 > 阅读面板 > 关闭 or 半身裙/裤 显示所有列。
(2)如果Outlook界面太窄而无法显示所有列,则列将消失。

4.3通过配置视图设置对电子邮件进行排序

您可以配置视图设置,并根据需要按一个或多个条件对电子邮件进行排序。

1。 打开收件箱文件夹后,请单击 查看 > 查看设置.

2。 在“高级视图设置”对话框中,请点击 排序 按钮。

3。 在弹出的排序对话框中, 排序依据 部分,从下拉列表中选择主要排序条件,然后根据需要检查正确的排序顺序。

提示:
(1)如果您需要添加二级排序条件,请转到第一个 然后 部分中,选择辅助排序条件和排序顺序。 第三和第四排序标准也是如此。
(2)如果您无法从下拉列表中找到合适的排序标准,则可以从 从中选择可用字段 下拉列表,然后指定排序条件。

4。 点击 OK 按钮,以保存视图设置。

现在,所有电子邮件均按照邮件列表中的指定排序标准进行排序。

4.4笔记

1。 你可以点击 日期安排查看 功能区上的“选项卡”选项卡以清除自定义排序并恢复原始排序。

2。 您可以通过点击清除当前视图中的所有自定义视图设置 查看 > 重置视图.


5.自定义当前视图-过滤电子邮件

通常,当您在预设的紧凑视图,单个视图或预览视图中显示“收件箱”文件夹时,所有电子邮件都会列在邮件列表中。 实际上,您只能在邮件列表中过滤电子邮件并显示符合条件的电子邮件。

5.1快速过滤未读电子邮件

打开收件箱文件夹后,可以单击 未读 在邮件列表顶部,可以立即过滤掉所有未读的电子邮件。 并通过单击清除过滤器 全部产品 在邮件列表的顶部。

您也可以单击箭头  在消息列表的顶部以激活下拉菜单,然后单击 未读邮件 or 提及邮件 从下拉菜单中过滤未读或提及的电子邮件,然后单击 所有邮件 从下拉菜单中清除过滤器。

5.2通过配置视图设置来过滤电子邮件

您可以更改视图设置,以轻松按指定条件过滤电子邮件。 请执行以下操作:

1。 打开收件箱文件夹后,请单击 查看 > 查看设置.

2。 在“高级视图设置”对话框中,请点击 滤波器 按钮。

3。 在“过滤器”对话框中,可以根据需要添加一个或多个过滤条件。

(1)在“消息”选项卡下,您可以添加以下过滤条件:

  • 搜索单词:按主题或邮件正文中的指定关键字过滤电子邮件;
  • :按发件人过滤电子邮件;
  • 发送到:按收件人过滤电子邮件;
  • 我在哪里:过滤仅发送给我的电子邮件,过滤抄送给包括我在内的多个人的电子邮件,或过滤发送给包括我在内的多个人的电子邮件;
  • 时间:按接收时间,发送时间,到期时间,到期时间,创建时间或修改时间过滤电子邮件。

(2)在“更多选择”选项卡下,您可以添加以下过滤条件:

  • 分类目录:按一个或多个类别过滤电子邮件;
  • 仅是:过滤未读或已读电子邮件;
  • 仅包含:过滤带有或不带有附件的电子邮件;
  • 谁的重要性是:按重要性状态过滤电子邮件;
  • 只有那些:按标志状态过滤电子邮件;
  • 比赛情况:过滤区分大小写的电子邮件;
  • 尺寸:按邮件大小过滤电子邮件。

(3)在“高级”选项卡下,您可以根据需要添加多个自定义过滤条件。

例如,您要按“抄送”收件人过滤电子邮件,可以将过滤条件指定为“抄送包含指定的电子邮件地址“ 在里面 定义更多标准 部分,然后单击 添加到列表 按钮将此自定义过滤条件添加到 查找符合这些条件的项目 列表框。

您可以在此处添加任意多个过滤条件,这些条件之间的逻辑关系为 AND.

4。 点击 OK 按钮,以保存过滤器设置。

现在,您将看到已过滤电子邮件,并且只有满足所有指定过滤条件的电子邮件才会在邮件列表中列出。

小技巧:如果通过更改视图设置来过滤电子邮件,则可以按以下方式清除过滤器: (1) 单击 查看 > 查看设置; (2) 在“高级视图设置”对话框中,然后单击 滤波器 按钮; (3) 在“过滤器”对话框中,单击 全部清除 按钮,然后单击 OK 按钮; (4) 最后点击 OK 按钮关闭“高级视图设置”对话框。

5.3笔记

您可以通过单击清除所有自定义视图设置并恢复默认视图。 查看 > 重置视图 容易。


6.自定义当前视图-其他设置

打开收件箱文件夹中的邮件文件夹后,您可以在邮件列表中更改字体和表格视图设置(行和列)。 在这里,本教程将向您展示进行其他设置和自定义Outlook中邮件列表外观的方法。

6.1配置其他设置以更改字体和其他表格视图设置

假设“收件箱”文件夹位于预览视图中,我将以“收件箱”为例来配置其他设置,以更改邮件列表的字体和其他表格视图设置。

1。 打开收件箱文件夹后,请单击 查看 > 查看设置.

2。 在“高级视图设置”对话框中,请点击 其他设置s按钮。

3。 现在出现其他设置对话框。 您可以根据需要配置视图设置。

6.1.1列字体

此按钮将更改字体,字体样式和列标题的字体大小。

在其他设置对话框中,点击 列字体 按钮。 然后在“字体”对话框中,根据需要依次指定字体,字体样式和字体大小,然后单击 OK 按钮保存字体设置。

保存视图设置后,您将看到消息列表中列标题的字体已按您指定的方式更改。

6.1.2行字体

此按钮将更改消息列表中每个电子邮件行的字体,字体样式和字体大小。

在其他设置对话框中,请点击 行字体 按钮。 然后在“字体”对话框中,根据需要指定字体,字体样式和字体大小,然后单击 OK 按钮。

保存视图设置后,您将看到消息列表中的每一行都被更改并显示为指定的字体,字体样式和字体大小。

6.1.3允许单元内编辑

如果你打勾 允许单元内编辑 选项并保存视图更改,您将看到消息列表中特定电子邮件的每个字段都是可编辑的。 只需单击指定的字段,即可直接添加,删除或编辑该字段的内容。

6.1.4显示“新项目”行

勾选后 允许单元内编辑 其他设置对话框中的选项,您将看到 显示“新项目”行 选项是可检查的。 如果启用此选项,它将在邮件列表顶部添加空白行,以便您轻松添加新帖子。

6.1.5网格线样式

默认情况下,电子邮件之间的网格线是固定的。 您可以在此处更改网格线样式。

在其他设置对话框中,点击 网格线样式 框,然后从下拉列表中选择网格线样式。

保存视图设置后,您将在邮件列表中看到电子邮件之间的网格线已更改为指定的样式。

6.1.6显示组中的项目

默认情况下,此选项在其他设置对话框中被选中。 如果禁用 显示组中的项目 选项,组名将从消息列表中删除。

6.1.7字体(消息预览)

此按钮将更改消息列表中消息预览的字体,字体样式和字体大小。

在其他设置对话框中,请点击 字体 按钮在 留言预览 部分。 然后在“字体”对话框中,根据需要指定字体,字体样式和字体大小,然后单击 OK 按钮。

保存视图设置后,您将看到消息预览中的文本在消息列表中显示为指定的字体,字体样式和字体大小。

6.1.8阅读窗格

在其他设置对话框中,选中 选项将在消息列表的右侧显示阅读窗格,选中 半身裙/裤 该选项将在消息列表的底部显示阅读窗格,同时选中 关闭 将关闭阅读窗格。

6.1.9使用宽度小于n个字符的紧凑型布局

默认情况下,在“其他设置”对话框中选中此选项。 如果启用此选项,则当Outlook界面太窄而无法显示指定的字符数时,当前视图将自动变为紧凑视图。
如果禁用此选项,则可以选择 始终使用单行布局 or 始终使用紧凑的布局 如你所需。

6.1.10显示来自扩展对话组中所有文件夹的消息

如果启用此选项并在当前视图中按会话线程排列电子邮件,则仅当其他电子邮件属于会话线程时,其他文件夹中的电子邮件才会显示在展开的会话中。

6.1.11使用经典缩进视图显示对话组

如果启用此选项并在当前视图中按会话线程排列电子邮件,则会在您在会话中回复的电子邮件下自动缩进答复。

说明

1。 如果邮件文件夹位于紧凑视图中,则在将阅读窗格移至邮件列表的底部或关闭阅读窗格之前,上述某些视图设置可能不会生效。

2。 无论您进行了多少个自定义视图设置,都可以通过以下方式快速清除所有设置: 查看 > 重置视图.


7.标题一

通常使用条件格式在Excel中自动突出显示单元格,行或列。 与Excel中类似,我们也可以应用条件格式来在Outlook中自动突出显示电子邮件。 本教程将向您展示如何在Outlook中使用条件格式。

7.1应用条件格式以自动突出显示电子邮件

假设我们需要在收件箱中自动突出显示来自某个发件人的所有电子邮件,我们可以应用条件格式来完成它,如下所示:

1.打开收件箱文件夹后,请单击 查看 > 查看设置.

2.在“高级视图设置”对话框中,请单击 条件格式 按钮。

3.现在出现条件格式对话框。 请点击 加入 按钮,然后在中输入新的条件格式设置规则名称 名称: 框。

小贴士:如果您需要修改现有规则,请点击以突出显示该规则 此视图的规则 列表框。

4.继续单击 字体 条件格式对话框中的按钮。 然后在“字体”对话框中,根据需要指定字体,字体样式,字体大小,字体颜色等,然后​​单击 OK 按钮。

5.继续单击 个人护理 条件格式对话框中的按钮。 然后在“过滤器”对话框中,根据需要指定过滤条件,然后点击 OK 按钮。

小贴士:就我而言,我在 过滤器对话框中的字段。

6。 点击 OK 按钮,以保存设置并关闭对话框。

现在,在消息列表中,您将看到所有符合指定条件的电子邮件都将自动突出显示。

7.2笔记

1.您可以清除指定的条件格式设置规则,如下所示: (1) 单击 查看 > 查看设置; (2) 单击 条件格式 高级视图设置对话框中的按钮; (3) 在“条件格式设置”对话框中,请单击以选择条件格式设置规则,然后单击“ 删除 按钮; (4) 点击 OK 按钮来保存更改。

2.您可以清除所有自定义视图设置,并通过单击还原到默认视图 查看 > 重置视图.


8.自定义当前视图-格式化列

如您所知,电子邮件在邮件列表的一个大表中列出。 您可以配置视图设置以更改列的显示格式,例如表中的对齐方式,列宽,标签等。

8.1指定每列(字段)的显示格式

假设收件箱位于预览视图中,则可以如下指定邮件列表中列或字段的显示格式:

1。 打开收件箱文件夹后,请单击 查看 > 查看设置.

2。 在“高级视图设置”对话框中,请点击 格式化列 按钮。

3。 现在,出现“格式列”对话框。 请根据需要配置和更改选项:

(1)在 可用字段 列表框,请单击以选择要更改的列。

(2)点击 格式 框,然后从下拉列表中选择所需的正确格式样式。
小贴士:的选项 格式 下拉列表的差异很大,具体取决于您在 可用字段 列表框。

(3)如果您需要重命名该列,请在 标签 框。

(4)在 宽度 部分,您可以配置为根据此电子邮件字段的内容以固定宽度或动态宽度显示指定的列。
小贴士:即使您指定了固定宽度,当您更改Outlook界面的宽度,打开或关闭文件夹窗格,任务列表等其他部分时,固定值也会自动更改。

(5)在 对准 部分中,更改指定列中的对齐方式。 共有三种对齐方式:左对齐,居中对齐和右对齐。

4。 完成设置后,请点击 OK 按钮,以保存设置并关闭对话框。

现在,在消息列表中,您将看到指定的列以新格式显示。

8.2笔记

1.当邮件列表右侧显示阅读窗格时,上述某些视图设置可能不会生效。 在这种情况下,您可以关闭阅读窗格或通过单击将其移至消息列表的底部。 查看 > 阅读面板 > 关闭 or 半身裙/裤.

2.您可以通过单击快速清除所有自定义视图设置和格式 查看 > 重置视图.


9.重置当前视图

如果您已在文件夹中进行了自定义视图设置,例如添加列,更改组条件,排序条件或筛选电子邮件等,则可以在Outlook中快速重置为默认视图设置。

9.1重置当前视图

1.打开将重置为默认视图设置的指定文件夹,然后单击 查看 > 重置视图.

2.在弹出的Microsoft Outlook对话框中,请点击 按钮。

现在,打开的文件夹会立即恢复为默认视图设置。

重置某个视图的视图

您还可以应用以下步骤来重置特定视图的视图设置。

1。 打开指定的文件夹,然后单击 查看 > 变更检视 > 管理检视.

2。 在“管理所有视图”对话框中,请单击以选择要重置的指定视图,然后单击 重设 按钮。

3。 在弹出的Microsoft Outlook对话框中,请点击 按钮。

到目前为止,指定的视图已被重置。 请根据需要关闭“管理所有视图”对话框。


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