Outlook 邮件提取：提取姓名、公司、数字及邮箱地址等关键信息

在当今快节奏的邮件沟通中，快速提取邮件中的关键信息（如姓名、邮箱地址、数字、价格、电话号码以及公司名称等）至关重要。尤其是在处理较长邮件时，及时提取这些信息不仅能让您更快掌握内容，还能大幅提升工作效率和准确性。本教程将为您介绍三种提取邮件信息的方法：手动提取、VBA 半自动提取、KUTOOLS AI 全自动提取，助您轻松选择最适合自己的高效方案。

传统方式 —— 手动提取

手动从邮件中复制粘贴数据，虽然操作简便，但速度较慢且容易出错。

KUTOOLS AI 提取-全自动

借助 Kutools for Outlook 的 AI 助手，您可以一键自动提取数据，操作简便，速度快且准确率高。

VBA 提取-半自动

使用 VBA 脚本可实现部分自动提取，但需要具备一定的编程基础，且自定义能力有限。

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传统方式 —— 手动提取

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手动提取是一种最基础的方式，用户需自行打开邮件，查找关键信息（如姓名、邮箱地址、电话号码），并将其复制粘贴到 Excel 或其他文档中。

步骤 1. 打开目标邮件，查看其内容。

步骤 2. 手动查找并选中关键信息（如姓名、邮箱地址、电话号码），然后按下 Ctrl+C 即可复制内容。

步骤 3. 进入 Excel 或其他文档后，按下 Ctrl+V 即可粘贴内容。

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KUTOOLS AI 提取-全自动

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Kutools for Outlook 的 AI 助手为用户带来全自动解决方案。依托先进的 AI 技术，用户只需一键即可提取关键信息（如姓名、公司名称、电话号码、邮箱地址）。

1. 安装 Kutools for Outlook 后，打开 Outlook，点击 Kutools > AI，即可启用 KUTOOLS AI 功能。

步骤 2. 进入已激活的 KUTOOLS AI 窗格，点击提取选项卡，然后点击生成按钮，即可由 AI 自动提取当前邮件中的相关信息。

您可以清晰地看到所有关键信息均已被提取并展示在窗格中。

步骤 3 - 1. 若内容层次不清晰，点击重新生成按钮，即可让 AI 为您提取全新的关键信息。

步骤 3 - 2. 内容确认无误后，点击复制按钮即可复制提取结果，并粘贴到任意位置。

自定义

用户可自定义所需提取的信息类型（如姓名、公司名称、电话号码等）。

点击技能库管理按钮，定位到提取技能后，再点击添加按钮，输入您的自定义需求并保存。

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VBA 提取-半自动

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VBA（Visual Basic for Applications）是一种半自动化工具，用户可以通过编写脚本，从邮件中提取指定信息。

注意：此处提供的 VBA 仅可提取邮箱地址和数字，提取结果将以弹窗形式显示，无法复制。

步骤 1. 打开目标邮件，查看其内容。

步骤 2. 按下 Alt+F11 键，打开 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口，在菜单栏点击插入 > 模块，即可新建模块。

步骤 3. 请将以下 VBA 代码复制并粘贴到新建的模块中。

VBA：提取邮箱地址与数字当前邮件添加

Sub ExtractDataFromCurrentEmail()
'UpdateByKutools
    Dim xCurEmail As Object
    Dim xEmailBody As String
    Dim xEmailPattern As String
    Dim xPhonePattern As String
    Dim xMatches As Object
    Dim xMatch As Variant
    Dim xExtractedData As String
    On Error Resume Next
    'Get the currently selected email
    If Application.ActiveWindow = Inspector Then
        Set xCurEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
    Else
        Set xCurEmail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    End If
    'Check if the selected item is an email
    If xCurEmail.Class <> olMail Then
        MsgBox "Please select an email to extract data.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    'Extract the email body
    xEmailBody = xCurEmail.Body
    'Define regex patterns for email addresses, and phone numbers
    xEmailPattern = "\b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b"
    xPhonePattern = "\d+"
    'Initialize the extracted data string
    xExtractedData = "Extracted Data:" & vbCrLf & vbCrLf
    'Extract email addresses using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xEmailPattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Email Addresses:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
        xExtractedData = xExtractedData & vbCrLf
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No email addresses found." & vbCrLf & vbCrLf
    End If
    'Extract phone numbers using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xPhonePattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Numbers:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No numbers found." & vbCrLf
    End If
    'Display the extracted data in a message box
    MsgBox xExtractedData, vbInformation, "Extracted Data"
End Sub

Function ExtractUsingRegex(Text As String, Pattern As String) As Object
    Dim xRegex As Object
    Set xRegex = CreateObject("VBsrcipt.RegExp")
    With xRegex
        .Global = True
        .IgnoreCase = True
        .Pattern = Pattern
    End With
    Set ExtractUsingRegex = xRegex.Execute(Text)
End Function

步骤 4. 点击运行按钮或按下 F5 键，即可运行代码。

将弹出的对话框展示所提取的内容。

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方法对比

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方法	手动提取	Kutools	VBA
易用性	简单	非常容易	一般
最适合人群	偶尔使用	频繁或大规模任务	高级用户
自定义	无	高度可自定义	有限（需编写代码）
提取速度	慢	快	一般
准确性	低	高	一般

无论您是偶尔提取信息，还是频繁处理大量邮件，本教程介绍的三种方法都能满足您的需求。如果您需要一种快速、精准且无需编程的解决方案，Kutools for Outlook 的 AI 助手是您的不二之选。立即下载体验，一键提取邮件内容，享受免费试用的便捷！

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