Outlook邮件提取：提取姓名、公司、数字和电子邮件地址等关键信息

Author: Sun Last Modified: 2025-05-08

在当今快节奏的电子邮件沟通中，快速从邮件中提取关键信息（如姓名、电子邮件地址、数字（例如价格、电话号码）和公司名称）至关重要。尤其是处理冗长的邮件时，提取这些信息不仅有助于用户更快地理解内容，还能显著提高工作效率和准确性。本教程介绍了三种提取邮件信息的方法：手动提取、VBA半自动化提取和Kutools AI全自动提取，帮助您选择最适合需求的方式。

传统提取 – 手动

手动从邮件中复制并粘贴数据。简单但速度慢且容易出错。

Kutools AI提取 – 全自动

使用Kutools for Outlook的AI助手一键自动提取数据。快速、准确且易于使用。

VBA提取 – 半自动化

使用VBA脚本部分自动化提取。需要编码技能，自定义选项有限。

传统提取 – 手动

手动提取是最基本的方法，要求用户打开邮件，手动定位关键信息（例如姓名、电子邮件地址、电话号码），然后将其复制粘贴到Excel或其他文档中。

步骤1. 打开目标邮件并通读其内容。

步骤2. 手动定位并选择关键信息（例如姓名、电子邮件地址、电话号码），然后按Ctrl + C进行复制。

步骤3. 转到Excel或其他文档，按Ctrl + V进行粘贴。

优缺点

优点

无需额外工具。
简单，适合偶尔使用。

缺点

耗时且容易出错，尤其是在处理大量邮件时。
不适合频繁使用或大规模提取任务。

Kutools AI提取 – 全自动

Kutools for Outlook的AI助手提供了一种全自动解决方案。利用先进的AI技术，用户只需单击一下即可提取关键信息（例如姓名、公司名称、电话号码、电子邮件地址）。

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步骤1. 安装Kutools for Outlook，然后打开Outlook，点击Kutools > AI以启用Kutools AI功能。

注意:

如果您是首次在Outlook中使用Kutools的AI功能，将弹出一个AI设置对话框，提示您选择AI提供商（例如OpenAI、Google Gemini、Baidu）并输入您的AI密钥。
如果您还没有AI密钥，我建议您申请Kutools AI密钥，该密钥允许您免费使用Kutools AI功能100次。如何获取Kutools AI密钥？

步骤2. 转到已激活的Kutools AI窗格，点击“提取”选项卡，然后点击“生成”按钮，通过AI从当前邮件中提取信息。

您可以在窗格中看到所有关键信息已被提取并列出。

步骤3 - 1. 如果内容未分层，请点击“重新生成”按钮，让AI为您提取新的关键信息。

步骤3 - 2. 如果对内容满意，请点击复制按钮以复制提取的内容，并将其粘贴到任何您想要的地方。

自定义

用户可以自定义要提取的信息类型（例如姓名、公司名称、电话号码）。

点击 技能库管理 按钮，找到提取技能，并点击 添加选项 按钮输入您的自定义请求并保存。

优缺点

优点

无需编码知识；易于使用。
快速提取，准确性高。
高度可定制且灵活。

缺点

需要安装Kutools for Outlook。

VBA提取 – 半自动化

VBA（Visual Basic for Applications）是一种半自动化方法，允许用户通过编写脚本来从邮件中提取特定信息。

注意：此处提供的VBA只能提取电子邮件地址和数字，并在对话框中显示提取的内容，无法复制。

步骤1. 打开目标邮件并通读其内容。

步骤2. 按Alt + F11键打开Microsoft Visual Basic for Applications窗口，然后点击插入 > 模块以创建新模块。

步骤3. 复制以下VBA代码并将其粘贴到新模块中。

VBA：从当前邮件中提取电子邮件地址和数字

Sub ExtractDataFromCurrentEmail()
'UpdateByKutools
    Dim xCurEmail As Object
    Dim xEmailBody As String
    Dim xEmailPattern As String
    Dim xPhonePattern As String
    Dim xMatches As Object
    Dim xMatch As Variant
    Dim xExtractedData As String
    On Error Resume Next
    'Get the currently selected email
    If Application.ActiveWindow = Inspector Then
        Set xCurEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
    Else
        Set xCurEmail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    End If
    'Check if the selected item is an email
    If xCurEmail.Class <> olMail Then
        MsgBox "Please select an email to extract data.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    'Extract the email body
    xEmailBody = xCurEmail.Body
    'Define regex patterns for email addresses, and phone numbers
    xEmailPattern = "\b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b"
    xPhonePattern = "\d+"
    'Initialize the extracted data string
    xExtractedData = "Extracted Data:" & vbCrLf & vbCrLf
    'Extract email addresses using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xEmailPattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Email Addresses:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
        xExtractedData = xExtractedData & vbCrLf
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No email addresses found." & vbCrLf & vbCrLf
    End If
    'Extract phone numbers using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xPhonePattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Numbers:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No numbers found." & vbCrLf
    End If
    'Display the extracted data in a message box
    MsgBox xExtractedData, vbInformation, "Extracted Data"
End Sub

Function ExtractUsingRegex(Text As String, Pattern As String) As Object
    Dim xRegex As Object
    Set xRegex = CreateObject("VBsrcipt.RegExp")
    With xRegex
        .Global = True
        .IgnoreCase = True
        .Pattern = Pattern
    End With
    Set ExtractUsingRegex = xRegex.Execute(Text)
End Function

步骤4. 点击运行按钮或按 F5 键，然后点击运行按钮以运行代码。

弹出一个对话框显示提取的信息。

优缺点

优点

减少手动操作，适合具备编程知识的用户。
减少手动操作，适合具备编程知识的用户。

缺点

需要编码技能；自定义提取规则涉及修改脚本。
提取结果可能不够精确，数据管理不便。
如果VBA脚本丢失，则必须重写或恢复。

方法对比

方法	手动提取	Kutools	VBA
易用性	简单	非常容易	中等
最佳适用场景	偶尔使用	频繁或大规模任务	高级用户
自定义能力	无	高度可定制	有限（需要编码）
提取速度	慢	快	中等
准确性	低	高	中等