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在 Outlook 中使用密件抄送:添加、自动化、查看等

作者:阿曼达·李 最后修改时间:2024-01-12

了解电子邮件通信中的 Bcc(密件抄送)功能对于维护隐私和专业精神至关重要。

当您将电子邮件地址添加到密件抄送字段时,该收件人会收到电子邮件,但其他收件人不会看到其电子邮件地址。 这对于向大型群体发送消息尤其重要,因为它可以隐藏个人电子邮件地址。 与所有收件人都可以看到彼此地址的抄送(抄送)字段不同,密件抄送可确保完全的隐私。

本教程将指导您了解在 Outlook 中使用密件抄送的基本知识,包括如何显示或隐藏密件抄送行、如何在电子邮件中自动进行密件抄送、查看密件抄送收件人等跨不同平台的操作。


视频:在 Outlook 中使用密件抄送


在 Outlook 中添加密件抄送

在本节中,我们将探讨如何在 Outlook 中有效添加密件抄送收件人。 每个平台都有其添加密件抄送的特定步骤,我们将指导您完成这些流程,以确保您的电子邮件谨慎地送达所有目标收件人。


在 Windows 桌面上的 Outlook 中添加密件抄送

要激活 Outlook for Windows 中的密件抄送字段,过程会根据您撰写电子邮件的方式而有所不同。 如果您在单独的地方工作 留言 窗口中,该过程与直接在 阅读面板.

  • 如果您正在单独撰写电子邮件 留言 窗口 (通常在创建新消息时):
    1. 选择 附加选项 > 密件抄送.
    2. 在中输入电子邮件地址 密件抄送 领域。 提示: 您可以添加多个收件人,并用分号分隔。
  • 如果您正在撰写消息 阅读面板 (通常在回复或转发消息时):
    1. 选择 密件抄送留言 功能区的选项卡。
    2. 在中输入电子邮件地址 密件抄送 领域。 提示: 您可以添加多个收件人,并用分号分隔。

笔记:

  • 我们推荐使用 密件抄送按钮的背景颜色指示其状态。 深色背景表示 密件抄送 字段处于活动状态(打开),而浅色背景表示其处于非活动状态(关闭)。
  • 激活后, 密件抄送 该字段将继续出现在您撰写的每条消息中,直到您决定通过单击将其关闭 密件抄送按钮 一次。
  • 暂时使用 密件抄送 仅一封电子邮件的字段,您可以选择 到盒子 撰写消息时,然后:
    • 直接将所需的密件抄送收件人输入到 密件抄送 领域。
    • 从地址列表中选择一个或多个联系人,然后单击 密件抄送按钮 快速将他们添加为密件抄送收件人。

(AD) 使用 Kutools for Outlook 自动添加密件抄送

您是否曾经希望能够自动将密件抄送添加到您发送的每封电子邮件中? Kutools for Outlook 使这成为可能 – 这是标准 Outlook 设置中找不到的功能! 忘记手动向每封电子邮件添加密件抄送的麻烦。 使用 Kutools,您发送的每封电子邮件都会自动包含您选择的密件抄送收件人! 查看详细说明: 使用 Kutools 自动将密件抄送添加到所有或特定电子邮件.

除了自动密件抄送之外, Kutools for Outlook 为 Outlook 提供一系列自动化功能,包括自动回复和自动转发,提高您的电子邮件管理效率。 现在就开始 30 天免费试用,没有任何功能限制!


在 Mac 桌面版 Outlook 中添加密件抄送

若要在 Outlook for Mac 中打开密件抄送框,请按照下列步骤操作。

  1. 在打开的消息窗口中,选择 附加选项 > BCC.
  2. 在中输入电子邮件地址 密件抄送 领域。 提示: 您可以添加多个收件人,并用分号分隔。

笔记:

  • 我们推荐使用 密件抄送按钮的背景颜色指示其状态。 深色背景表示 密件抄送 字段处于活动状态(打开),而浅色背景表示其处于非活动状态(关闭)。
  • 激活后, 密件抄送 字段将继续出现在您撰写的每条新消息中,直到您决定通过单击将其关闭 密件抄送按钮 一次。
  • 暂时使用 密件抄送 仅包含一封电子邮件的字段,您可以选择地址簿图标 在右端 框,然后搜索并选择所需的密件抄送收件人,然后单击 密件抄送按钮 如下所示。

在 Outlook 网页版中添加密件抄送

对于 Outlook 网页版用户,在邮件中显示密件抄送字段非常简单:只需单击 密件抄送按钮 位于右端 线揭示了 密件抄送 领域。

如果您希望保留 密件抄送 字段始终可见,用于在您撰写的每封邮件中添加密件抄送收件人,请按照以下步骤操作:

  1. 邮箱: 查看,点击 个人设置 图标 在右上角。
  2. 个人设置 出现如下图所示的窗口,选择 邮箱: > 撰写并回复. 勾选旁边的复选框 始终显示密件抄送和点击 优惠.

在 Android 和 iOS 上的 Outlook 中添加密件抄送

无论您是在 Android 设备还是 iOS 设备(例如 iPhone 或 iPad)上使用 Outlook 应用程序,请按照以下步骤添加密件抄送收件人:

  1. 点击旁边的箭头 转到: 线。 此操作将显示其他字段,包括 密件抄送 领域。
  2. 在中输入电子邮件地址 密件抄送 领域。

Outlook 中的自动密件抄送(在 Windows 桌面上)

Outlook 中的自动密件抄送是一种多功能工具,可提高电子邮件效率和组织性。 这对于监督、团队协调、遵守记录保存要求以及有效的客户管理至关重要。 此外,自动密送自己是跟踪已发送电子邮件、管理后续工作和确保隐私的有效方法。

为了帮助您充分利用此功能,以下部分将提供有关在 Outlook 中设置自动密件抄送的详细分步说明。


使用 Kutools 自动将密送添加到所有或特定电子邮件

默认情况下,Outlook 不提供自动密件抄送所有或特定电子邮件的内置功能。 然而,这个限制可以通过使用来克服 Kutools for Outlook – 一个强大的插件,可增强 Outlook 的功能。 在本节中,我们将探讨 Kutools 如何使您能够设置规则,以便在所有电子邮件或仅那些满足特定条件的电子邮件上自动密送自己或其他人,从而提供 Outlook 本身不提供的自定义和自动化级别。

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一旦你有 Kutools for Outlook 已安装,请执行以下操作:

  1. On 库工具 标签,选择 CC /密件抄送 按钮。
    提示: 如果您已经启用了 自动CC / BCC 功能,选择按钮旁边的向下箭头,然后选择 规则管理员.
  2. 自动CC / BCC管理器 对话框中,单击 全新 按钮以创建规则。
  3. 规则向导 在出现的窗口中,定义要自动添加密件抄送收件人的电子邮件的条件。 例如,如果您希望在主题行中包含“重要”的电子邮件中自动添加密件抄送收件人,请按照以下步骤操作:
    1. 选择 该主题包含特定词 在选项 框。
    2. 单击中带下划线的值 框以指定主题行中的触发词(例如“重要”)。
    3. 点击 下一页.
      提示: 如果您希望自动将密件抄送收件人添加到所有外发电子邮件中,请不选择任何选项,然后单击 下一页.

  4. 在下面的 规则向导,您可以选择指定规则的任何例外情况。 如果您不需要任何例外,只需单击 下一页.
  5. 在最后 规则向导,请执行以下操作:
    1. 根据需要命名规则并添加备注。
    2. 点击 接受者 按钮添加您想要自动添加到外发邮件中的密件抄送收件人。
      提示: 在弹出窗口中 选择名字 对话框中,您可以通过以下任一方法添加密件抄送收件人:
      • 直接将所需的密件抄送收件人输入到 密件抄送 领域。 提示: 如果有多个收件人,请用分号分隔。
      • 从地址列表中选择一个或多个联系人,然后单击 密件抄送按钮 快速将他们添加为密件抄送收件人。
    3. 点击 Ok.
  6. 现在我们回到 自动CC / BCC管理器 对话框,并且我们创建的规则已启用(选中)。 点击 OK 保存更改。

结果

现在,每当我发送主题行中包含关键字“重要”的电子邮件时,预定义的密件抄送收件人都会自动添加到 密件抄送 领域。

笔记:

  • 的背景颜色 抄送/密件抄送 按钮变暗表示该功能已打开,当您单击旁边的箭头时,您会注意到前面出现了一个复选标记 启用自动CC / BCC.
  • 想要访问 自动CC / BCC 特征? 下载 Kutools for Outlook 现在! 除此之外,Kutools 还拥有 100 多个其他功能,并提供 30 天免费试用。 不要等待,今天就尝试一下吧!

使用快速步骤(快捷键)将密件抄送添加到特定电子邮件

虽然 Outlook 不直接提供自动将密件抄送收件人添加到外发邮件的方法,但 快速步骤 特征提供了一种间接的方法。 这个方便的工具使您只需单击一下甚至通过快捷键即可快速将密件抄送收件人添加到您的电子邮件中。 要利用此功能,请执行以下操作:

  1. 点击 主页 标签,在 快速步骤 框中选择 创建新.
  2. 编辑快速步骤 对话框,请配置新操作:
    1. 给这个动作起个名字。
    2. 行动, 选择 新讯息 来自 选择一个动作 下拉式菜单。
    3. 点击 显示选项 并选择 添加密件抄送。 然后输入您想要密件抄送的电子邮件地址,将其设置为预定义的密件抄送收件人。
      提示:
      • 如果有多个收件人,请用分号分隔。
      • 您可以点击 密件抄送按钮 从地址簿中选择并添加收件人。
    4. 指定此操作的快捷键。
    5. 点击 完成.
  3. 在 Outlook 中,选择您在 快速步骤 框,或使用您分配给它的快捷键。 这样做将自动创建一封新电子邮件,其中已包含密件抄送收件人。

笔记:

  • 此操作会设置一条新邮件并自动包含预定的密件抄送收件人。 但是,如果您需要回复或转发邮件,同时添加这些密件抄送收件人,则需要创建一个单独的 快速步骤 行动。 为此,请从以下选项中选择所需的操作: 选择一个动作 配置新的时的下拉列表 快速步骤.
  • 请务必记住,此方法并不是添加密件抄送收件人的真正自动解决方案。 每封电子邮件都需要手动触发 - 单击或快捷键。 对于那些寻求完全自动化流程的人,请使用上述方法: 使用 Kutools 自动将密送添加到所有或特定电子邮件.

查看密件抄送收件人

在 Outlook 中,如果您不确定是否在发送的邮件中密件抄送了某人,可以使用一种简单的方法进行检查:

只需转到您的 发送的邮件 文件夹并打开有问题的电子邮件。 任何密件抄送收件人的姓名或地址都将显示在邮件的标头部分。

请注意: 当涉及到您收到的电子邮件时,无论您是主要收件人(在列表中列出),都无法查看密件抄送收件人 or Cc 字段)或密件抄送收件人。 即使您单击,这也成立 全部回复。 密件抄送信息仅可由邮件发件人访问,确保这些收件人的隐私。


回复所有被密件抄送的邮件时提醒

在回复所有被密件抄送的邮件时得到提醒对于维护机密性和职业行为至关重要。 这种预防措施可以防止在谈话中意外暴露您的秘密存在,从而避免误解或违反沟通策略。 此类提醒在专业或敏感环境中尤其重要,在这些环境中,尊重发件人的意图并避免意外的信息泄露是维护私人通信完整性的关键。

虽然 Outlook 本身并不提供此类提醒, Kutools for Outlook 提供了实用的解决方法。 它具有一个切换选项,只需单击一下即可激活,从而启用提醒,从而帮助您保持谨慎并防止无意中违反电子邮件礼仪。

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一旦你有 Kutools for Outlook 已安装,请执行以下操作:

  1. On 库工具 标签,选择 附加选项.
  2. 附加选项 对话框,导航到 回复 标签,然后勾选 当“全部回复”密件抄送我的邮件时警告我 选项。
  3. 点击 OK.

笔记: 想要使用此功能吗? 得到 Kutools for Outlook 今天! Kutools 拥有 100 多个附加功能,还提供 30 天免费试用。 现在就尝试一下,看看有什么不同!


使用密件抄送的最佳实践和注意事项

密件抄送非常适合向多个互不熟悉的收件人发送商业电子邮件。 它通过避免使用一长串地址来简化“收件人”字段,并最大限度地降低大量“全部回复”响应的风险,否则可能会导致无意中发送垃圾邮件。 此外,密件抄送自己是保存已发送电子邮件的综合记录的有效方法。

在将收件人添加到密件抄送字段之前,您应该:

  • 预计电子邮件接收: 确保他们预料到您的电子邮件。 这一点至关重要,因为密件抄送在垃圾邮件发送者中很常见,导致许多电子邮件过滤器将此类邮件标记为垃圾邮件。 建议收件人在 Outlook 设置中将您标记为安全发件人,以避免您的电子邮件被定向到“垃圾邮件”文件夹。
  • 考虑排序影响: 请记住,使用密件抄送可能会影响收件人对邮件的排序方式。 由于电子邮件系统中的大多数排序规则都是基于“收件人”框或“抄送”框配置的,因此通过密件抄送收件人发送的邮件可能与这些已建立的排序规则不一致。
  • 尊重提供者限制: 请注意您的电子邮件服务提供商对收件人数量(收件人、抄送、密件抄送)设置的限制。 超过这些限制可能会导致递送问题或将您的电子邮件标记为垃圾邮件。

通过遵守这些准则,您可以有效且合乎道德地利用密件抄送功能,确保您的电子邮件得到积极接收并实现其预期目标。


有关 Outlook 密件抄送的常见问题

本节解决有关 Microsoft Outlook 中的密件抄送 (BCC) 功能的常见问题。

主要收件人可以在 Outlook 中看到密件抄送收件人吗?

不可以,电子邮件“收件人”或“抄送”字段中的主要收件人无法看到“密件抄送”字段中添加的人员。

密件抄送收件人会看到彼此的电子邮件地址吗?

不可以,密件抄送收件人无法看到彼此的电子邮件地址。

如果有人回复了我密件抄送的电子邮件中的所有内容,我可以收到通知吗?

一般来说,如果您是密件抄送收件人,您将不会收到对电子邮件的“全部回复”回复,因为您的电子邮件地址对其他收件人不可见。

如果密件抄送收件人回复全部内容会怎样?

当密件抄送收件人单击“全部答复”时,他们的回复将发送给原始发件人以及原始电子邮件的“收件人”或“抄送”字段中列出的任何收件人。 但是,其他密件抄送收件人将不会收到此回复。 为了避免意外地以密件抄送收件人的身份回复所有收件人,您可以按照以下说明在 Outlook 中设置警告: 回复所有被密件抄送的邮件时提醒.

我可以在没有主要收件人的情况下仅发送至密件抄送吗?

是的。 在 Outlook 中,从技术上讲,可以仅在“密件抄送”字段中向收件人发送电子邮件,而将“收件人”和“抄送”字段留空。 但是,请注意,这种做法可能会触发垃圾邮件过滤器,因为它被视为非典型电子邮件行为。 一些电子邮件服务器甚至可能会自动拒绝此类电子邮件,将其视为潜在的垃圾邮件或网络钓鱼尝试。

如何在 Outlook 中自动密送自己或其他人?

Outlook 没有这方面的本机功能,但您可以使用规则或第三方插件(例如 Kutools for Outlook)来设置自动密件抄送: 使用 Kutools 自动将密送添加到所有或特定电子邮件.

Outlook 中密件抄送收件人的数量是否有限制?

是的,通常有限制,但具体取决于电子邮件服务器和 Outlook 设置。 常见限制范围为 50 到 500 个收件人。


以上就是与Outlook密件抄送(BCC)相关的全部内容。 我希望本教程对您有所帮助。 如果您想了解更多 Outlook 提示和技巧, 请点击这里 访问我们广泛收集的超过数千个教程。

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