在Outlook中设置外出自动回复（完整指南）

在当今的数字时代，我们可以随时随地访问我们的邮件。然而，即使我们总是在线，也有一些时候我们可能无法立即回复收到的邮件，例如在假期或我们不在办公室时。这时，外出自动回复功能就显得尤为重要，它可以让邮件发送者知道我们的回复会有所延迟。无论您是在“Windows”、“Web”、“Mac”上使用Outlook，还是在“iOS和Android设备”上使用，本指南将帮助您深入了解如何在所有这些平台上设置外出自动回复。让我们开始吧。

• 在Windows上的Outlook中设置外出自动回复
  • 使用自动回复（适用于Exchange账户）
  • 轻松使用Kutools for Outlook（适用于所有邮箱账户，简单灵活）
  • 使用规则（适用于所有邮箱账户，复杂）
• 在Mac上的Outlook中设置外出自动回复
• 在Web上的Outlook中设置外出自动回复
• 在iOS和Android上的Outlook中设置外出自动回复

视频

在Windows上的Outlook中设置外出自动回复

本节展示了三种方法，帮助您在Windows上为Exchange账户和所有邮箱账户设置外出自动回复。

使用自动回复功能设置外出自动回复

如果您在Outlook中使用Exchange账户，内置的“自动回复”功能可以帮助您在Outlook中设置外出自动回复。请按以下步骤操作。

步骤1：打开自动回复窗口

在您的Outlook中，转到“文件”选项卡，从账户下拉列表中选择需要启用自动回复的Exchange账户，然后点击“自动回复”。请参见截图：

步骤2：启用自动回复并配置设置

在打开的“自动回复”窗口中，您需要按以下步骤操作。

1. 选择“发送自动回复”选项以启用此功能。
2. 要仅在指定的时间范围内发送自动回复，请勾选“仅在此时间范围内发送”复选框，并指定所需的开始和结束时间。
   提示：如果您不设置时间段，您的自动回复将保持开启状态，直到您通过选择“不发送自动回复”将其关闭。
3. 如果您只想向组织内部的发送者发送自动回复，请停留在“我的组织内部”选项卡中。
4. 在文本框中输入自动回复消息。
5. 点击“确定”按钮以保存设置。

结果

如果您在步骤3中为自动回复设置了时间段，自动回复将在指定时间激活，然后您将在Outlook功能区下方看到一个黄色信息栏。如果未指定时间段，自动回复将立即激活。

您可以转到“已发送邮件”文件夹查看自动回复邮件（邮件前缀为“自动答复：”）。

注意事项

• 如果同时启用了Exchange账户的“自动回复”功能和您为其他邮箱账户（如POP账户）创建的“自动回复规则”，并且收到了一封邮件，可能会触发Exchange“自动回复”和客户端自动回复规则的响应。响应的顺序取决于服务器处理和客户端规则执行的顺序。
  • Exchange的“自动回复”：这是Exchange的服务器端功能，不需要Outlook运行。
  • 通过创建的规则进行自动回复：这通常是客户端功能，需要Outlook处于活动状态并处理收到的邮件。
  因此，如果同时设置了两种回复方法，向您发送邮件的人可能会收到两封自动回复邮件。
• 要关闭此功能，只需点击信息栏中的“关闭”按钮。

轻松使用Kutools for Outlook设置外出自动回复

鉴于上述方法的局限性，这里我想推荐您使用“Kutools for Outlook”的“自动回复”功能，它可以帮助您在Outlook中轻松设置外出自动回复，无论邮箱账户类型如何。下载并安装Kutools for Outlook后，您需要按以下步骤操作：

步骤1：配置自动回复设置

选择“Kutools” > “答复” > “自动回复管理器”以打开“自动回复”对话框，然后您需要：

1. 勾选您想启用自动回复的邮箱账户：
   “勾选账户”部分列出了您Outlook中的所有邮箱账户。选择您想启用自动回复的账户。
2. 修改自动回复邮件的主题前缀：
   “主题前缀”文本框中的默认文本是“自动答复”。这将是自动回复邮件主题的前缀。您可以根据需要替换此默认文本。
3. 输入自动回复内容：
   对话框中提供了一个默认模板，您可以根据需要进行修改。
4. 保存更改：点击“确定”按钮。
   

步骤2：启用自动回复功能

一个“Kutools for Outlook”对话框弹出，询问您是否立即激活该功能。点击“是”按钮以启用该功能。

结果

从现在开始，发送到勾选账户的邮件将触发自动回复。

通过创建Outlook规则设置外出自动回复

您还可以创建Outlook规则来为所有邮箱账户设置外出自动回复。然而，此方法需要多个步骤才能完成。如果需要，请按照以下步骤操作。

步骤1：创建自动回复模板

1. 在Outlook中，通过点击“主页”选项卡下的“新建邮件”创建一封新邮件。

   

2. 在“邮件”窗口中，为您的模板输入主题和正文。

   

3. 点击“文件” > “另存为”。

   

4. 在打开的“另存为”对话框中，为模板命名（默认情况下，邮件主题将用作模板名称），从“指定保存格式”下拉列表中选择“Outlook模板”，然后点击“保存”按钮。
   此自定义模板将保存在默认的个人模板位置。

   

5. 保存模板后，关闭邮件而不保存。

步骤2：打开规则和警报窗口

在“主页”选项卡下，点击“规则” > “管理规则和警报”以打开“规则和警报”窗口。

步骤3：创建外出自动回复规则

在“规则和警报”窗口中，请按以下步骤创建外出自动回复规则。

1. 在“邮件规则”选项卡下，指定您想应用自动回复规则的邮箱账户，然后点击“新建规则”按钮。
   提示：如果您的Outlook的“规则和警报”窗口中没有显示“应用更改到此文件夹”下拉列表，您创建的规则将应用于所有邮箱账户。

   

2. 在第一个“规则向导”中，在“从空白规则开始”部分选择“对我接收的邮件应用规则”，然后点击“下一步”按钮。

   

3. 在第二个“规则向导”中，如果您想自动回复您收到的每封邮件，请在不勾选任何条件的情况下点击“下一步”按钮。在弹出的“Microsoft Outlook”对话框中，点击“是”按钮。
   提示：如果您只想自动回复某些邮件，请指定您需要的条件。

   

4. 在第三个“规则向导”中，在“步骤1”框中勾选使用特定模板回复复选框，然后点击“步骤2”框中的下划线文本。

   

5. 在选择回复模板对话框中，从“查找范围”下拉列表中选择“文件系统中的用户模板”，选择您在步骤1中创建的模板，然后点击“打开”按钮。

   

6. 返回到第三个“规则向导”时，点击“下一步”按钮继续。

   

7. 在第四个“规则向导”中，如果需要，指定规则的例外情况。这里我在不勾选任何例外的情况下点击“下一步”按钮。

   

8. 在最后一个“规则向导”中，在步骤1部分指定此规则的名称，在步骤2中保持“启用此规则”框勾选，然后点击“完成”按钮。

   

9. 然后会弹出一个“Microsoft Outlook”提示框，提醒您该规则仅在Outlook运行时生效。点击“确定”按钮。

   

10. 然后返回到“规则和警报”窗口，您可以在窗口中看到创建的规则，点击“确定”按钮以保存规则。

    

结果

现在您已创建了一个自动回复规则。从现在开始，发送到指定账户或所有账户的邮件将触发此自动回复规则，向您发送邮件的人将收到一封自动回复邮件。

在Mac上的Outlook中设置外出自动回复

如果您想在Mac上的Outlook中设置自动回复，本节中的方法可以帮助您。请按以下步骤操作。

步骤1：访问“外出”功能

在Mac上启动Outlook，打开您想启用外出功能的邮箱账户，然后转到“工具”选项卡并选择“外出”。

步骤2：配置自动回复设置

在“自动回复设置”对话框中，您需要进行以下配置。

1. 勾选“为账户发送自动回复” “（您的账户）”复选框。
2. 在“每个发送者回复一次”文本框中输入自动回复消息的正文。
3. 可选：
   • 设置自动回复的开始和结束日期：勾选“仅在此期间发送回复”复选框，并输入开始和结束日期及时间。结束日期和时间后，外出回复将自动关闭。
   • 回复组织外部的人：如有需要，勾选“也发送回复给组织外部的发送者”复选框。选择“仅发送给联系人列表中的发送者”或“发送给所有外部发送者”，然后输入自动回复消息的正文。
4. 点击“确定”以保存设置并应用此自动回复功能。

   

结果

在您的Mac版Outlook中，某些邮箱账户的自动回复已启用。从现在开始，发送到此账户的邮件将触发自动回复。

在Web上的Outlook中设置外出自动回复

如果您在Web上使用Outlook并希望设置外出自动回复，本节中的方法可以帮助您。请按照以下步骤操作。

步骤1：访问“自动回复”功能

1. 在页面右上角，点击“设置”按钮

   

2. 在打开的“设置”窗口中，在“邮件”部分选择“自动回复”。

   

步骤2：配置“自动回复”设置

1. 点击“开启自动回复”开关以打开“自动回复”功能。
2. 勾选“仅在一段时间内发送回复”复选框，并指定自动回复的开始和结束日期及时间。如果不需要，可以忽略此设置。
3. 在文本编辑框中输入自动回复消息的正文。
4. 点击“保存”按钮。

   

结果

现在您已在Web上的Outlook中启用了自动回复。从现在开始，发送到此账户的邮件将触发自动回复。

在iOS和Android上的Outlook中设置外出自动回复

许多Outlook用户熟悉在桌面上设置自动回复，但对移动程序知之甚少。在本文的最后一节，我将引导您如何从iOS或Android设备设置自动回复，确保无论您身在何处都能保持清晰的沟通。让我们按照以下步骤操作。

步骤1：在您的iOS或Android设备中启动Outlook

步骤2：访问“自动回复”功能

1. 在页面左上角，点击“主页”按钮

   

2. 然后点击“设置”按钮。

   

3. 在“设置”对话框中，在“邮件账户”部分，选择您想启用自动回复的邮箱账户。在这种情况下，我选择了一个“Exchange”账户。

   

4. 在“Exchange”页面（如果您在上一步选择了其他账户，此对话框的标题将显示其他账户的域名），您可以看到“自动回复”功能已关闭。请点击它。

   

步骤3：配置自动回复设置

在“自动回复”对话框中，您需要按以下步骤配置。

1. 在“自动回复”字段中，打开开关。
2. 指定您想发送自动回复的对象：可以是“所有人”或“仅限于组织内部的人”。这里我选择“回复所有人”。
3. 在“回复所有人”文本框中输入回复消息。
4. 点击屏幕右上角的对勾 以保存设置。

   

   注意：

   • 在“在一段时间内回复”字段中，打开开关，然后您可以设置发送自动回复的开始和结束日期及时间。
   • 在“使用不同回复”字段中，打开开关，然后您可以为组织内部或外部的人指定不同的回复消息。
   • 如果您选择了不同类型的账户而不是Exchange账户，“使用不同回复”字段不会出现在“自动回复”对话框中。
   • 当您返回到上一个对话框时，您可以看到“自动回复”功能已开启。

     

结果

现在您已在iOS或Android上的Outlook中启用了自动回复。

总之，能够在Outlook中设置外出自动回复，确保联系您的人知道您不在，从而保持专业和有效的沟通。无论您是在Windows、Mac、Web还是移动设备上使用Outlook，此功能提供的灵活性和深度都是不可或缺的。我们希望这份全面的指南能为您提供在不同平台上无缝配置这些回复的知识，确保您和您的邮件联系人都能获得顺畅的体验。对于那些渴望深入了解Outlook功能的人，我们的网站提供了丰富的教程。在这里发现更多Outlook技巧和窍门。

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