在 Outlook 中设置外出自动回复（完整指南）

在当今数字化时代，无论身处何地，我们都能随时访问电子邮件。然而，即便持续在线，遇到假期或外出办公等情况，也难以及时回复每一封邮件。此时，外出自动回复功能尤为重要，它能及时告知发件人您的回复可能会有所延迟。无论您是在 Windows、Web、Mac 还是 iOS 和 Android 设备上使用 Outlook，本指南都将为您详细介绍如何在各个平台上设置外出自动回复。现在就开始设置吧！

• 在 Windows 的 Outlook 中设置外出自动回复
  • 使用自动回复（Exchange 账户适用）
  • 轻松使用 Kutools for Outlook（适用于所有账户，简单灵活）
  • 使用规则（适用于所有账户，操作复杂）
• 在 Mac 版 Outlook 中设置外出自动回复
• 在 Outlook 网页版中设置外出自动回复
• 在 iOS 和 Android 版 Outlook 中设置外出自动回复

视频

在 Windows 的 Outlook 中设置外出自动回复

本节将为您展示三种方法，助您在 Windows 中为 Exchange 账户及所有账号设置外出自动回复。

通过“自动回复”功能设置外出自动回复

如果您在 Outlook 中使用 Exchange 账户，可以通过内置的“自动回复”功能轻松设置外出自动回复。请按照以下步骤操作。

步骤 1：打开“自动回复”窗口

在您的 Outlook 中，点击“文件”选项卡，在账户下拉列表中选择需要启用自动回复的 Exchange 账号，然后点击“自动回复”。请参见截图：

步骤 2：启用自动回复并配置设置

在打开的“自动回复”窗口中，请完成以下设置。

1. 选择“自动发送回复”选项，即可启用此功能。
2. 如需仅在指定时间范围内发送自动回复，请勾选“仅在此时间范围期间发送”复选框，并设置所需的开始和结束时间。
   提示：如果未设置时间段，自动回复功能将持续开启，直到您选择“不发送自动回复”将其关闭。
3. 如果您只需向组织内部的发件人发送自动回复，请保持在“仅限组织内部”选项卡中。
4. 在文本框中输入您的自动回复内容。
5. 单击“确定”按钮即可保存设置。

结果

如果您在步骤 3 中设置了自动回复的时间段，自动答复将在指定时间自动启用，并且您将在 Outlook 功能区下方看到黄色提示栏。若未设置时间，自动答复将立即生效。

您可以在“已发送邮件”文件夹中查找自动回复邮件（邮件名称以“自动答复：”开头）。

重点提示

• 如果 Exchange 账户的“自动回复”功能和其他电子邮件账户（如 POP 账户）设置的“自动回复规则”都已启用，当有新邮件到达时，Exchange 自动回复和客户端规则自动回复可能会分别被触发。具体的响应顺序取决于服务器的处理和客户端规则的执行先后。
  • Exchange 的“自动回复”是 Exchange 服务器端的功能，无需保持 Outlook 运行。
  • 通过创建规则实现自动回复：这通常属于客户端功能，需要确保 Outlook 处于活动状态并能够处理接收到的邮件。
  因此，如果同时配置了这两种方式，对方可能会收到两封自动回复邮件。
• 如需关闭此功能，只需点击信息栏中的“关闭”按钮。

使用 Kutools for Outlook 轻松设置外出自动回复

鉴于上述方法存在一定限制，特向您推荐“Kutools for Outlook”中的“自动答复”功能，无论您的邮件账户类型如何，都能轻松设置外出自动回复。下载安装 Kutools for Outlook后，请按以下步骤操作：

步骤 1：配置自动答复设置

选择“Kutools”>“回复”>“管理自动答复”，打开“自动答复”对话框，然后需要：

1. 勾选您希望启用自动答复的电子邮件帐户：
   “勾选帐户”区域会列出您 Outlook 中的所有账户，您只需选择需要启用自动答复的账户即可。
2. 修改自动回复邮件的删除主题前缀：
   “删除主题前缀”文本框的默认内容为“自动答复”，该内容将作为自动回复邮件标题的前缀。您可根据需要自定义此默认文本。
3. 输入自动回复内容：
   对话框中已提供默认模板，您可根据需要进行修改。
4. 保存更改：点击“确定”按钮。
   

步骤 2：启用自动答复功能

会弹出一个“Kutools for Outlook”对话框，询问您是否立即激活该功能。点击“是”按钮即可启用该功能。

结果

从现在起，所有发送至已勾选账户的邮件都将自动触发自动回复。

通过创建 Outlook 规则设置外出自动回复

您还可以通过创建 Outlook 规则，为所有账户设置外出自动回复。此方法步骤较多，如有需要，请按照以下操作进行。

步骤 1：创建自动答复模板

1. 在 Outlook 中，点击“首页”选项卡下的“新建邮件”，即可创建一封新的邮件。

   

2. 在“邮件”窗口中，填写模板的主题和正文内容。

   

3. 单击“文件”菜单，然后选择“另存为”。

   

4. 在弹出的“另存为”对话框中，为模板命名（默认以邮件标题作为模板名），在“指定保存格式”下拉列表中选择“Outlook 模板”，然后点击“保存”按钮。
   该自定义模板将保存在默认的个人模板位置。

   

5. 模板保存后，关闭邮件时无需再次保存。

步骤 2：打开“规则和通知”窗口

在“主页”选项卡中，点击“规则”>“管理规则和通知”，即可打开“规则和通知”窗口。

步骤 3：创建外出自动回复规则

在“规则和通知”窗口中，请按照以下步骤设置外出自动回复规则。

1. 在“邮件规则”选项卡下，指定需要应用自动回复规则的电子邮件账户，然后点击“新建规则”按钮。
   提示：如果在 Outlook 的“规则和通知”窗口未显示“将更改应用于此文件夹”下拉列表，则您创建的规则将应用于所有账户。

   

2. 在第一个“规则向导”中，在“从空白规则开始”区域选择“对我收到的邮件应用规则”，然后点击“下一步”按钮。

   

3. 在第二个“规则向导”中，如需自动回复所有收到的邮件，无需勾选任何条件，直接点击“下一步”按钮。在弹出的“Microsoft Outlook”对话框中，点击“是”按钮。
   提示：如只需自动回复特定邮件，请根据需要自行设置条件。

   

4. 在第三个“规则向导”中，勾选“步骤 1”框内的“使用特定模板进行回复”，然后点击“步骤 2”框中带下划线的文本。

   

5. 在“选择答复模板”对话框中，点击“查找范围”下拉列表，选择“文件系统中的用户模板”，选中您在第 1 步创建的模板后，点击“打开”按钮。

   

6. 在返回第三个“规则向导”后，点击“下一步”即可继续操作。

   

7. 在第四步“规则向导”中，您可以根据需要为规则设置例外条件。此处无需选择任何例外，直接点击“下一步”按钮即可。

   

8. 在最后一个“规则向导”中，请在“步骤 1”区域为该规则命名，确保“步骤 2”中的“启用此规则”选项已勾选，随后点击“完成”按钮。

   

9. 随后会弹出“Microsoft Outlook”提示框，提示该规则仅在 Outlook 运行时有效。请点击“确定”按钮。

   

10. 随后会弹出“规则和通知”窗口，您将在该窗口中看到已创建的规则列表。点击“确定”按钮即可保存规则。

    

结果

现在，您已成功创建自动回复规则。此后，所有发送到指定账号或全部账号的邮件都会触发该规则，发件人将自动收到回复邮件。

在 Mac 版 Outlook 中设置外出自动回复

如果您需要在 Mac 版 Outlook 中设置自动答复，本节将为您提供详细操作方法。请按照以下步骤进行设置。

步骤 1：访问“外出”功能

在 Mac 上启动 Outlook，打开需要启用外出功能的电子邮件账户，进入“工具”选项卡并选择“外出”。

步骤 2：配置自动回复设置

在“自动回复设置”对话框中，您需要完成以下设置。

1. 勾选“为账户‘（您的账户）’发送自动回复”选项框。
2. 在“每个发件人回复一次”文本框中，输入您希望自动回复邮件的正文内容。
3. 可选操作：
   • 为自动答复设置开始和结束日期：勾选“仅在此时间段内发送回复”复选框，输入开始和结束的日期及时间。超过结束时间后，外出自动回复将自动关闭。
   • 向组织外人员自动回复：如有需要，请勾选“同时向组织外发件人自动回复”复选框。您可以选择“仅对我的联系人中的外部发件人”或“对所有外部发件人”，然后输入自动回复的内容。
4. 点击“确定”以保存设置并启用自动回复功能。

   

结果

Mac 版 Outlook 中，部分电子邮件账户已启用自动回复功能。自此，该账户在收到邮件后将自动发送回复。

在 Outlook 网页版中设置外出自动回复

如果您正在使用 Outlook 网页版，并希望设置外出自动回复，请按照本节的方法操作，依次完成以下步骤。

步骤 1：访问“自动回复”功能

1. 在页面右上角，单击“设置”按钮

   

2. 在弹出的“设置”窗口中，点击“邮件”区域下的“自动回复”选项。

   

步骤 2：配置“自动回复”设置

1. 点击“启用自动回复”开关，轻松激活“自动回复”功能。
2. 勾选“仅在指定时间段内发送回复”复选框，并设置自动回复的开始日期、结束日期和结束时间。如无需设置，可直接跳过此步骤。
3. 在文本编辑框中输入自动回复邮件的正文内容。
4. 单击“保存”按钮即可。

   

结果

您已在 Outlook 网页版中成功启用自动回复。今后，所有发送至该账户的邮件都将自动收到回复。

在 iOS 和 Android 版 Outlook 中设置外出自动回复

许多 Outlook 用户对在桌面端设置自动回复已非常熟悉，但对移动端的操作却知之甚少。在本篇最后一节，我将为您详细介绍如何通过 iOS 或 Android 设备设置自动回复，让您无论身处何地都能高效沟通。请按照以下步骤操作。

步骤 1：在 iOS 或 Android 设备中启动 Outlook

步骤 2：访问“自动回复”功能

1. 在页面左上角，点击“主页”按钮

   

2. 然后点击“设置”按钮即可。

   

3. 在“设置”对话框的“邮件账户”区域，选择您希望启用自动回复的电子邮件账户。本例中选择的是“Exchange”账户。

   

4. 进入“Exchange”页面（如果上一步选择的是其他账户，该对话框标题将显示该账户的域名），您会看到“自动回复”功能尚未开启，请点击该功能。

   

步骤 3：配置自动回复设置

在“自动回复”对话框中，请按照以下方式进行设置。

1. 在“自动回复”栏中，将开关切换至开启状态。
2. 指定自动回复对象为“所有人”或“仅限组织内部人员”。此处请选择“回复所有人”。
3. 在“回复所有人内容”文本框中输入您的回复内容。
4. 点击屏幕右上角的复选标记以保存设置。

   

   注意：

   • 在开启“仅在一段时间内自动回复”开关后，您即可设置自动回复的起止日期和时间。
   • 在“使用不同回复内容”字段中，开启开关后，您可以为组织内和组织外的人员分别设置不同的自动回复消息。
   • 如果您选择的不是 Exchange 类型账户，则在“自动回复”对话框中将不会显示“使用不同回复内容”字段。
   • 返回上一个对话框后，您将看到“自动回复”功能已开启。

     

结果

您已在 iOS 或 Android 版 Outlook 中成功启用自动回复。

总之，在 Outlook 中设置离开办公室自动回复，可以让联系您的用户及时获知您的离开，确保沟通始终专业高效。无论您是在 Windows、Mac、Web 还是移动端操作，自动回复的灵活性与强大功能都不可或缺。希望本指南助您在各平台顺利配置自动回复，带来高效便捷的邮件体验。如需进一步了解 Outlook 的更多功能，欢迎访问我们的网站，海量实用教程等您来探索。查看更多 Outlook 技巧与用法。

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