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在 Outlook 中设置外出自动回复(完整指南)

添加一名作者 最后修改时间:2023-11-06

在当今的数字时代,我们可以随时随地访问电子邮件。 然而,即使我们始终在线,有时我们可能无法立即回复收到的消息,例如在假期或不在办公室时。 这就是外出自动回复功能变得无价的地方,让电子邮件发件人知道我们的回复将被延迟。 无论您使用的是 Outlook Windows, 网路, Mac, 甚至 iOS和Android设备,本指南将帮助您深入了解如何在所有这些平台上设置外出自动回复。 让我们开始吧。


视频


在 Windows 版 Outlook 中设置外出回复

本部分演示了三种方法来帮助您为 Windows 上的 Exchange 帐户和所有电子邮件帐户设置外出回复。

  • 自动回覆 – Outlook 内置功能,但仅适用于 Exchange 帐户。
  • Kutools for Excel – 易于设置和使用,适用于所有电子邮件帐户。
  • 展望规则 - 步骤多,操作复杂,适用于所有电子邮件帐户。

使用自动回复功能设置外出回复

如果您在 Outlook 中使用 Exchange 帐户,则内置的 自动回覆 功能可以帮助您在 Outlook 中设置外出回复。 请按以下步骤操作。

步骤 1:打开自动回复窗口

在 Outlook 中,转到 文件 选项卡中,从账户下拉列表中选择需要开启自动回复的交易所账户,然后点击 自动回覆。 看截图:

备注:此方法仅适用于 Exchange 电子邮件帐户。 如果你没有看到这个 自动回覆 选项,您的电子邮件帐户不支持此功能。 您可以尝试以下任一方法: 使用 Kutools for Outlook or 创建 Outlook 自动回复规则.

步骤 2:启用自动回复并配置设置

在开幕 自动回覆 窗口,您需要执行以下操作。

  1. 点击 发送自动回复 选项以启用此功能。
  2. 要仅在指定时间范围内发送自动回复,请检查 只在这个时间范围内发送 复选框并指定所需的开始和结束时间。
    Tips::如果您不设置时间段,您的自动回复将保持打开状态,直到您通过选择不发送自动回复将其关闭。
  3. 如果您只想向组织内部的发件人发送自动回复,请留在 在我的组织内部 标签。
  4. 在文本框中输入自动回复消息。
  5. 点击 OK 按钮保存设置。 看截图:
:
  • 如果您想要向组织外部的发件人发送自动回复,请单击 在我的组织之外 选项卡,检查 自动回覆我机构以外的人 复选框,选择您需要的选项,然后输入自动回复消息。 请参阅下面的屏幕截图。
  • 如果您同时配置“在我的组织内部“和”在我的组织之外”选项,它们可以同时激活。
    • 当您组织内部的人员向您发送电子邮件时,他们将收到您设置的消息“在我的组织内部".
    • 当组织外部的人员向您发送电子邮件时,他们会收到您设置的消息“在我的组织之外".
  • Outlook 允许您指定发送自动回复的规则。 单击 规则 窗口左下角的按钮将打开 自动回复规则 对话框。 点击 添加规则 按钮,然后在中指定规则的条件 编辑规则 对话框。 看截图:
结果

如果您在步骤 3 中设置了自动回复的时间段,则自动回复将在指定时间激活,然后您将看到 Outlook 功能区下方显示黄色信息栏。 如果未指定时间段,自动回复将立即激活。

你可以去 发送的邮件 文件夹以查看自动回复电子邮件(前缀为“的电子邮件”自动回复:“)。

不容错过的要点
  • 如果两者都是“自动回覆” Exchange 帐户的功能和 自动回复规则 如果启用了您为其他电子邮件帐户(如 POP 帐户)创建的帐户,并且收到了电子邮件,则传入的电子邮件可能会触发 Exchange“自动回复”和客户端自动回复规则的响应。 响应顺序取决于服务器处理和客户端规则执行顺序。
    • “自动回复”进行交流:这是 Exchange 的服务器端功能,不需要运行 Outlook。
    • 通过创建的规则自动回复:这通常是客户端功能,要求 Outlook 处于活动状态并处理传入电子邮件。
    因此,如果设置了两种回复方法,向您发送电子邮件的人可能会收到两封自动回复电子邮件。
  • 要关闭此功能,只需单击 信息栏中的按钮。

使用 Kutools for Outlook 轻松设置外出回复

鉴于上述方法的局限性,这里我向您推荐 自动回复 的特点 Kutools for Outlook,这可以帮助您在 Outlook 中轻松设置外出回复,无论电子邮件帐户类型如何。 后 下载并安装 Outlook 的 Kutools,您需要执行以下操作:

第 1 步:配置自动回复设置

选择 库工具 > 回复 > 自动回复管理器 打开 自动回复 对话框,然后您需要:

  1. 检查您要启用自动回复的电子邮件帐户:
    查帐 部分列出了 Outlook 中的所有电子邮件帐户。 选择您要启用自动回复的帐户。
  2. 修改自动回复电子邮件的主题前缀:
    默认文本在 主题前缀 文本框是“自动回复”。 这将是自动回复电子邮件主题的前缀。 您可以根据需要替换此默认文本。
  3. 输入自动回复内容:
    对话框中提供了默认模板,您可以根据需要进行修改。
  4. 保存更改: 点击 OK 按钮。
第2步:启用自动回复功能

A Kutools for Outlook 弹出对话框询问您是否要立即激活该功能。 点击 有电 按钮来启用该功能。

结果

从现在开始,发送到已检查帐户的电子邮件将触发自动回复。

:

通过创建 Outlook 规则设置外出回复

您还可以创建 Outlook 规则来为所有电子邮件帐户设置外出回复。 然而,该方法需要多个步骤才能完成。 如果您需要,请按照以下步骤操作。

第 1 步:创建自动回复模板
  1. 在 Outlook 中,通过单击创建新电子邮件 新邮件 在下面 主页 标签。
  2. 想说的话 窗口中,输入模板的主题和消息正文。
  3. 点击 文件 > 另存为.
  4. 在开幕 另存为 对话框中,为模板命名(默认情况下,电子邮件主题将用作模板名称),选择 Outlook模板 来自 保存类型 下拉列表,然后单击 保存 按钮。
    此自定义模板将保存在默认的个人模板位置。
  5. 保存模板后,关闭电子邮件而不保存。
步骤 2:打开“规则和警报”窗口

在下面 主页 标签,点击 规则 > 管理规则和警报 打开 规则和警报 窗口。

步骤 3:创建外出自动回复规则

规则和警报 窗口中,请按照以下步骤创建外出自动回复规则。

  1. 在下面 电邮规则 选项卡,指定要应用自动回复规则的电子邮件帐户,然后单击 新规则 按钮。
    Tips::如果 将更改应用到此文件夹 下拉列表中不显示 规则和警报 在 Outlook 窗口中,您创建的规则将应用于所有电子邮件帐户。
  2. 在第一个 规则向导, 选择 对我收到的消息应用规则 ,在 从空规则开始 部分,然后单击 下一页 按钮。
  3. 在第二个 规则向导,如果您想自动回复收到的每封电子邮件,请单击 下一页 按钮而不检查任何条件。 在弹出窗口中 微软Outlook 对话框中,单击 有电 按钮。
    Tips::如果您只想自动回复某些电子邮件,请指定您需要的条件。
  4. 在第三 规则向导,选中使用特定模板回复复选框  框中,然后单击框中带下划线的文本 框。
  5. 在“选择回复模板”对话框中,从“查找范围”下拉列表中选择“文件系统中的用户模板”,选择您在步骤 1 中创建的模板,然后单击“打开”按钮。
  6. 当它返回到第三个规则向导时,单击“下一步”按钮继续。
  7. 在第四个规则向导中,如有必要,请指定规则的例外情况。 这里我点击下一步按钮,没有检查任何异常。
  8. 在最后一个“规则向导”中,在“步骤 1”部分中指定此规则的名称,在步骤 2 中保持选中“打开此规则”框,然后单击“完成”按钮。
  9. 然后会弹出 Microsoft Outlook 提示框,提醒您该规则仅在 Outlook 运行时才会运行。 单击“确定”按钮。
  10. 然后返回到“规则和警报”窗口,您可以看到窗口中列出了创建的规则,单击“确定”按钮保存规则。
结果

现在您已经创建了自动回复规则。 即日起,指定帐户或所有帐户收到的电子邮件都会触发此自动回复规则,向您发送电子邮件的人将收到一封自动回复电子邮件。

不容错过的要点:
  • 如果同时设置自动回复规则和“自动回覆如果启用了 Exchange 帐户的功能,传入的电子邮件可能会触发两者响应。响应的顺序取决于服务器处理和客户端的规则执行顺序。
    • “自动回复”进行交流:这是 Exchange 的服务器端功能,不需要运行 Outlook。
    • 通过创建的规则自动回复:这通常是客户端功能,要求 Outlook 处于活动状态并处理传入电子邮件。
    通常,服务器端“自动回复”会更快,因为它不依赖于 Outlook 客户端的活动。 但如果两种回复方法都设置了,向您发送电子邮件的人可能会收到两封自动回复电子邮件。
  • 要关闭自动回复规则,请单击 规则 > 管理规则和警报主页 标签打开 规则和警报 窗口,然后取消选中规则前面的复选框,然后单击 OK 保存更改。

在 Mac 版 Outlook 中设置外出回复

如果您想在 Outlook for Mac 中设置自动回复,本节中的方法可以提供帮助。 请按以下步骤操作。

Tips::注意该方法仅适用于 允许, Outlook.com, 的HotmailOffice 365 帐户.
步骤 1:访问“外出”功能

在 Mac 上启动 Outlook,打开要启用“外出”功能的电子邮件帐户,然后转到 工具 选项​​卡,并选择 不在办公室.

步骤 2:配置自动回复设置

自动回复设置 对话框中,需要进行如下配置。

  1. 访问 为帐户发送自动回复 “(您的帐户)”复选框。
  2. 对每个发件人回复一次 文本框中,输入自动回复消息的正文。
  3. 可以选择:
    • 设置自动回复的开始和结束日期: 检查 仅在此时间段内发送回复 复选框并输入开始和结束日期和时间。 结束日期和时间之后,外出回复将自动关闭。
    • 回复组织外部的人员:如果需要,请检查 同时向我的组织外部的发件人发送回复 复选框。 选择其中之一 仅发送给我的联系人列表中的发件人 or 发送给所有外部发件人 然后输入自动回复消息的正文。
  4. 点击 OK 保存设置并应用此自动回复功能。
结果

已为 Outlook for Mac 中的某些电子邮件帐户启用自动回复。 从现在开始,发送到该帐户的电子邮件将触发自动回复。

:
  • 要查看已发送的自动回复电子邮件,请转到“发送次数“带有前缀的电子邮件的文件夹”自动回复:".
  • 您组织内的联系人将收到“对每个发件人回复一次“ 文本框。
  • 外部联系人将收到“对每个外部发件人回复一次“ 文本框。
  • Gmail的, 雅虎 或其他 POP or IMAP 电子邮件帐户目前不支持此功能。
  • 要关闭自动回复,请打开启用了该功能的电子邮件帐户。 点击 工具 > 不在办公室 打开 自动回覆 对话框。 然后,清除 为帐户发送自动回复 “您的帐户”复选框。

在 Outlook 网页版中设置外出回复

如果您使用的是 Outlook 网页版并且想要设置外出回复,本节中的方法可以为您提供帮助。 请按照以下步骤操作。

第二步:进入“自动回复”功能
  1. 在页面右上角,单击 个人设置 按键
  2. 在开幕 个人设置 窗口,选择 自动回覆 ,在 邮箱: 部分。
步骤 2:配置“自动回复”设置
  1. 点击 开启自动回复 切换以打开 自动回覆 功能。
  2. 访问 仅在一段时间内发送回复 复选框并指定自动回复的开始和结束日期和时间。 如果不需要,可以忽略此设置。
  3. 在文本编辑框中输入自动回复消息的正文。
  4. 点击 保存 按钮。 看截图:
结果

现在您已在 Outlook 网页版中启用自动回复。 从现在开始,发送到该帐户的电子邮件将触发自动回复。

:
  • 如果您指定发送自动回复的开始和结束日期和时间,您可以选择尽量减少该期间的中断,例如 阻止你的日历, 自动拒绝新活动邀请取消或拒绝您现有的会议.
  • 如果你正在使用一个 兑换账户,显示的页面会有所不同。 您不仅可以发送自动回复电子邮件 您组织内部的发件人,还可以 您组织外部的发件人。 请参见以下屏幕截图:
  • 如果您只想自动回复您的联系人,请选中 仅发送回复给联系人 复选框。
  • 要在 Outlook 网页版中关闭此自动回复功能,请按照上述步骤 2 进入 自动回覆 窗口,然后单击 自动回覆 切换。

在 Outlook for iOS 和 Android 中设置外出回复

许多 Outlook 用户熟悉在桌面上设置自动回复,但对移动程序知之甚少。 在本文的最后一部分中,我将引导您了解如何从 iOS 或 Android 设备设置自动回复,以确保无论您身在何处都能保持清晰的沟通。 让我们按照以下步骤操作。

Tips::在 Outlook for iOS 和 Android 中,您可以设置自动回复 微软365, 允许Outlook.com 帐户 只。
步骤 1:在 iOS 或 Android 设备中启动 Outlook
第二步:进入“自动回复”功能
  1. 在页面的左上角,单击 主页 按键
  2. 然后点击 个人设置 按钮。
  3. 个人设置 对话框并在 邮件帐号 部分,选择您想要启用自动回复的电子邮件帐户。 在这种情况下,我选择一个 允许 帐户。
  4. 允许 页面(如果您在上一步中选择了其他帐户,则该对话框的标题将显示其他帐户的域),您可以看到 自动回覆 功能已关闭。 请点击它。
步骤 3:配置自动回复设置

自动回覆 对话框,您需要配置如下。

  1. 自动回覆 字段,打开开关。
  2. 指定您要向谁发送自动回复: 给大家 or 仅适用于组织内的人员。 这里我选择 回复大家.
  3. 在回复信息中输入 回复大家 文本框。
  4. 单击复选标记 屏幕右上角 保存设置。
    :
    • 在一段时间内回复 字段中,打开开关,然后您可以设置发送自动回复的开始和结束日期以及时间。
    • 使用不同的回复 字段中,打开开关,然后您可以为组织内部或外部的人员指定不同的回复消息。
    • 如果您选择不同类型的帐户而不是 Exchange 帐户, 使用不同的回复字段 没有出现在 自动回覆 对话框。
    • 当您返回到上一个对话框时,您可以看到 自动回覆 功能已开启。
结果

现在您已在 Outlook for iOS 或 Android 中启用自动回复。

:
  • 如果您设置了自动回复的时间段,则自动回复将在指定时间激活,然后您将看到自动回复栏。
  • 把关掉 自动回覆 在 Outlook for iOS 或 Android 中,打开已启用此功能的电子邮件帐户,然后单击 关闭 按钮在 自动回覆 酒吧。

简而言之,能够在 Outlook 中设置外出自动回复可确保与您联系的人知道您不在,从而保持专业且有效的沟通。 无论您在 Windows、Mac、Web 还是移动设备上使用 Outlook,此功能提供的灵活性和深度都是不可或缺的。 我们希望这份全面的指南将为您提供在不同平台上无缝配置这些回复的知识,确保您和您的电子邮件通讯员获得顺畅的体验。 对于那些渴望深入研究 Outlook 功能的人,我们的网站拥有丰富的教程。 在此处了解更多 Outlook 提示和技巧.



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