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在 Outlook 中安排或延迟发送电子邮件(分步指南)

作者:晓阳 最后修改时间:2023-11-17

使用 Outlook 安排电子邮件可显着提高您的沟通效率,尤其是在与不同时区的人们互动时。 此操作可确保您的电子邮件在收件人最有可能阅读的时间发送,从而防止您的邮件在众多其他邮件中被忽视或丢失。 在本文中,我们将分享有关如何跨不同平台(Windows、Web、Mac 和移动设备)在 Outlook 中安排或延迟发送电子邮件的提示。

在 Outlook for Windows 中安排或延迟发送电子邮件

在 Outlook 网页版中安排或延迟发送电子邮件

在 Outlook for Mac 中安排或延迟发送电子邮件

在移动版 Outlook 中安排或延迟发送电子邮件

常见问题


视频:在 Outlook 中安排或延迟发送电子邮件


在 Outlook for Windows 中安排或延迟发送电子邮件

在本节中,我们将提供全面的指南,详细介绍安排和延迟发送单封电子邮件的过程,以及为 Outlook for Windows 中的所有传出电子邮件设置默认延迟的过程。

使用延迟递送功能安排发送一封电子邮件

展望的 延迟交货 功能是专门为安排单个电子邮件的发送而设计的强大功能。 它允许用户在闲暇时撰写消息并将其安排在未来的特定时间。 在这里,我们将演示如何使用它 延迟交货 在 Outlook 中安排发送单个电子邮件的功能。

第 1 步:撰写新电子邮件

在 Windows 上打开 Outlook,然后单击 新邮件 在下面 主页 标签。 然后,在新邮件窗口中,通过填写收件人、主题和邮件正文来正常撰写电子邮件。 看截图:

步骤 2:访问延迟交付功能并设置交付时间

  1. 在新消息窗口中,单击 附加选项 > 延迟交货,请参见屏幕截图:
  2. 当。。。的时候 查看房源 出现对话框,在 请勿提前交付 部分,指定您希望发送电子邮件的日期和时间。 然后,单击 关闭 按钮退出对话框。 看截图:

第 3 步:填写并发送电子邮件

完成电子邮件的撰写,添加您需要的任何其他必要的附件或信息。 点击 提交 消息窗口中的按钮。 预定的电子邮件将保留在 发件箱 文件夹,直到到达指定的交付时间。 看截图:

当邮件位于发件箱中时,您可以根据需要灵活地编辑或删除邮件。

备注:仅当 Outlook 保持打开状态时才会发送设置了延迟的电子邮件。 确保计划的发送时间在 Outlook 运行期间。 如果 Outlook 在您安排的发送时间关闭,则您重新打开应用程序后,电子邮件将立即发送。
如何更改交货日期和时间或取消延迟?

在 Outlook 中安排电子邮件后,您可以修改发送日期和时间。 从消息中完全删除调度也是可行的。 为此,请打开位于您的 发件箱 文件夹,然后单击 附加选项 > 延迟交货.

  • 要修改日期和时间,请按照与最初配置递送计划时相同的步骤进行操作。
  • 要取消预定的递送,只需取消选择 请勿提前交付 通过取消选中复选框来选择。

最后,单击 提交 按钮保存任何更改或立即发送电子邮件。

简化您的工作:在 Outlook 中自动发送定期电子邮件

定期电子邮件是按照用户设置的时间表自动发送的消息。 通常,在 Outlook 中安排这些可能有点复杂。 然而,随着 Kutools for Outlook安排自动发送 功能,您可以自动发送定期电子邮件,无需麻烦。 只需设置一次,您的电子邮件就会按时发送。 简化您的任务并节省时间 Kutools for Outlook 现在!


通过创建规则延迟发送所有电子邮件

延迟发送所有电子邮件可能非常有用,尤其是当您在点击“发送”按钮后想有时间查看或取消电子邮件时。 通过在 Outlook 中创建规则,您可以为所有外发邮件设置延迟。 以下是有关如何实现此目的的分步指南:

第 1 步:在 Outlook 中打开“管理规则和警报”

在 Outlook 主窗口中,单击 规则 > 管理规则和警报 形成 主页 标签,请参见屏幕截图:

第 2 步:创建新规则

  1. 规则和警报 对话框,单击 新规则,请参见屏幕截图:
  2. A 规则向导 出现,在 从空白规则开始 部分,点击 将规则应用于我发送的邮件 选项,然后单击 下一页.
  3. 要延迟发送所有电子邮件,只需单击 下一页 再次不检查任何条件。 将弹出一个确认框,询问您是否希望此规则应用于您发送的每条消息。 点击 有电.
    如果您想要满足特定条件的延迟电子邮件,请选中相应的复选框并设置规则。 (例如,要延迟通过特定帐户发送电子邮件,请检查指定帐户框,然后选择电子邮件帐户。)
  4. 您想对这条消息做什么? 箱:
    1. 检查选项 将交货延迟几分钟 来自 步骤1:选择动作 列表框;
    2. 在下部窗格中的下 步骤2:编辑规则说明 框中,单击带下划线的文本 一些;
    3. 延期交货 框中,键入您希望延迟发送电子邮件的分钟数(最多 120 分钟),然后单击 OK.
  5. 链接文本现在显示 Outlook 将延迟发送电子邮件的时间间隔。 请继续点击 下一页 按钮,请参见屏幕截图:
  6. 如果延迟规则没有例外,直接点击 下一页 按钮而不检查任何条件。
    如果延迟规则有任何例外情况,请在下一个窗口中指定。 (例如,您可能不想延迟主题中包含特定单词的电子邮件,请设置您需要的相应规则。)
  7. 在最后一步中,为您的规则命名并检查 启用此规则 选项,然后单击 完成 按钮。
  8. 继续点击 OK 如下提示框中的按钮,见截图:
  9. 最后点击 OK ,在 规则和警报 对话框。

结果:

现在,单击“发送”按钮后,您的所有电子邮件将存储在“发件箱”文件夹中,并延迟指定的分钟数。

备注:仅当 Outlook 保持打开状态时才会发送设置了延迟的电子邮件。 确保计划的发送时间在 Outlook 运行期间。 然而,如果它是一个 允许 即使 Outlook 关闭,电子邮件也可以继续发送。
如何更改交货日期和时间或取消延迟?

如果您想调整特定电子邮件的计划延迟日期和时间,或决定取消延迟并立即发送电子邮件,请打开位于您的已发送电子邮件 发件箱 文件夹,然后单击 附加选项 > 延迟交货.

  • 要修改日期和时间,请重新设置日期和时间 请勿提前交付 部分。
  • 要取消预定的递送,请将递送时间设置为当前时间。 只需取消选中 请勿提前交付 该选项不会生效,因为 Outlook 延迟传递规则会自动重新启用它,导致您的邮件进一步延迟。

最后,单击 提交 按钮保存任何更改或立即发送电子邮件。


如何跟踪预定的电子邮件?

计划稍后发送的电子邮件将保留在您的发件箱中。 虽然这很有用,但由于缺乏显示消息传递延迟的可见指示器,它也可能导致混乱。 在这种情况下,在发件箱中添加一个自定义列来指示电子邮件的预定时间是一个很好的解决方案。 以下是在 Outlook 中执行此操作的方法:

  1. 打开你的 发件箱 文件夹,然后右键单击具有列名称的栏,然后选择 字段选择器 从上下文菜单中,查看屏幕截图:
  2. 字段选择器 框中选择 日期/时间字段 从下拉列表中,然后将 推迟至 选项栏,最后关闭该框,请参见下面的演示:
  3. 预定电子邮件的日期和时间现在将显示在 发件箱 文件夹,让您轻松检查每封电子邮件的发送时间。

在 Outlook 网页版中安排或延迟发送电子邮件

如果您使用的是 Outlook Online,则无论您是否打开 Outlook Online,都将确保在预定的日期和时间发送您的预定电子邮件。 在本节中,我们将分享一些在 Outlook 网页版中安排电子邮件的提示和技巧

使用计划发送功能安排发送电子邮件

Outlook Online 提供了一个易于使用的功能 - 安排发送,它允许您在选择的特定时间发送电子邮件。 请按照以下步骤进行:

步骤 1:登录 Outlook 网页版

浏览 展望网站 并使用您的凭据登录。

第 2 步:撰写新电子邮件

  1. 点击 新邮件 按钮撰写新电子邮件,请参阅屏幕截图:
  2. 然后,添加收件人和主题,并根据需要撰写电子邮件正文,请参阅屏幕截图:

第 3 步:安排您的电子邮件

  1. 选择 安排发送 从“发送”下拉列表中,请参阅屏幕截图:
  2. 安排发送 框中,选择建议的日期和时间之一或单击 自定义时间 设置您自己的日期时间。 在这里,我点击 自定义时间,请参见屏幕截图:
  3. 设置自定义日期和时间 框中,指定您希望发送电子邮件的日期和时间。 然后,单击 提交 按钮,请参见屏幕截图:

结果:

现在,您预定的电子邮件已存储在 草稿箱 文件夹。 您可以看到一条清晰的通知,表明您已安排了电子邮件的发送日期和时间。 看截图:

当邮件位于草稿文件夹中时,您可以根据需要编辑或删除该邮件。

备注:与桌面 Outlook 不同,在线版本中的预定电子邮件将按计划发送,无论 Outlook 是否打开。
如何更改交货日期和时间或取消延迟?

如果您想更改发送日期和时间或立即发送电子邮件,请进入草稿文件夹并选择电子邮件:

  • 如需立即发送,请点击 发送 来自 安排发送选项 落下。
  • 要更改送货日期和时间,请点击 修改邮箱 来自 安排发送选项 下拉,然后重复 根据需要设置新的预定日期和时间。 完成操作后,预定的日期和时间已更新为您指定的新日期和时间。

使用撤消发送功能取消发送电子邮件

我们都经历过这样的情况:当我们点击电子邮件上的“发送”时,下一秒才意识到我们犯了一个错误。 这可能是一个拼写错误、忘记了附件,甚至可能发送给了错误的收件人。 幸运的是,Outlook Online 为这种情况提供了一个方便的解决方案,即“撤消发送”功能。 这个强大的工具可以成为您的救星,让您可以在发送电子邮件后立即撤回电子邮件。 以下是有关如何使用 Outlook Online 中的“撤消发送”功能的快速指南。

步骤 1:登录 Outlook 网页版

浏览 展望网站 并使用您的凭据登录。

步骤 2:启用撤消发送选项

  1. 单击齿轮图标 在 Outlook Online 的右上角,请参阅屏幕截图:
  2. 个人设置 窗口,请执行以下操作:
    1. 点击 邮箱: 从左窗格;
    2. 然后,单击 撰写并回复 从中间窗格;
    3. 向下滚动到 解开 发送部分,然后向右滑动滑块,设置 Outlook 等待发送邮件的时间,最多可达 10 秒,在这里,我滚动到 10;
    4. 最后点击 保存 按钮。
  3. 然后关闭窗口。

结果:

现在,当您在 Outlook Online 中发送电子邮件时, 解开 按钮将出现 10 秒钟。 这种短暂的延迟可以防止意外发送电子邮件。


在 Outlook for Mac 中安排或延迟发送电子邮件

如果您使用的是 Outlook for Mac,则可以直接使用 Mac 上的“计划发送”功能来高效规划电子邮件以供将来发送。

第 1 步:撰写新电子邮件

在 Mac 上打开 Outlook,然后单击 新邮件。 填写收件人的电子邮件地址、主题行和邮件正文。 看截图:

第 2 步:安排电子邮件发送

  1. 点击 提交 按钮,单击下拉列表并选择 安排发送,请参见屏幕截图:
  2. 设置日期和时间 窗口中,指定要发送电子邮件的日期和时间,然后单击 OK 按钮,请参见屏幕截图:

结果:

现在,该消息将存储在 草稿箱 文件夹。 您可以看到一条清晰的通知,表明您已安排了电子邮件的发送日期和时间。 看截图:

虽然它在 草稿箱 文件夹中,您可以根据需要编辑或删除该消息。

:
  • 即使您的计算机上未打开 Outlook,也会自动发送计划的电子邮件。
  • 此功能仅在具有 Microsoft 2016 订阅的 Outlook 15.36.1 for Mac 170721 (365) 及更高版本、Outlook 2019 和 Outlook 2021 for Mac 中可用。
  • 此功能仅适用于 Exchange 帐户,例如 Outlook.com。 不幸的是,它不适用于 IMAP 或 POP 帐户,包括来自 Gmail、Yahoo 或 iCloud 的帐户。
如何更改交货日期和时间或取消延迟?

如果您想更改发送日期和时间或立即发送电子邮件,请进入草稿文件夹并选择电子邮件,然后单击取消发送,在弹出的框中单击是按钮,在编辑窗口中:

  • 要取消延迟,请单击 提交 直接按钮即可立即发送电子邮件。
  • 要重新安排电子邮件发送时间,请重复 为电子邮件安排设置新的日期和时间。

在移动版 Outlook 中安排或延迟发送电子邮件

在当今瞬息万变的环境中,移动版 Outlook 已成为许多人不可或缺的工具。 具有类似功能 安排发送,它可以确保您的消息在正确的时间发送,即使您离开办公桌也是如此。 在本节中,我们将介绍如何在 Android 或 iOS 上的 Outlook 中延迟发送电子邮件。

步骤 1:在 Android 或 iOS 设备上启动 Outlook 应用

第 2 步:撰写新电子邮件

  1. 点击 新邮件 右下角的浮动按钮。
  2. 在新邮件窗口中,通过填写收件人、主题和邮件正文来正常撰写电子邮件。
  3. 点击 三个点 之前的图标 提交 图标。

第 3 步:安排您的电子邮件

  1. 然后,点击 安排发送 从底部的选项。 在里面 安排发送 模式,指定您想要安排电子邮件的日期和时间。 在这里,我点击 选择时间,请参见屏幕截图:
  2. 选择时间 模式,指定日期和时间,然后点击 活动行程表,请参见屏幕截图:

结果:

预定的电子邮件现在存储在 发件箱 文件夹,直到到达指定的交付时间。

虽然它在 发件箱 文件夹中,您可以根据需要编辑或删除该消息。

备注: 这个 安排发送 该功能仅适用于 允许 帐户。
如何更改交货日期和时间或取消延迟?

如果您想更改送货日期和时间或立即发送电子邮件,请前往 发件箱 文件夹并单击电子邮件,然后单击 编辑预定邮件 出现模态,单击 编辑 进入编辑消息窗口:

  • 要立即发送电子邮件,请单击 提交 按钮立即发送电子邮件。
  • 要重新安排电子邮件发送时间,请按照 步骤2和3 再次重置预定的日期和时间。

常见问题

  1. 发送预定电子邮件后我会收到确认吗?
    Outlook 不提供直接确认,但您可以检查“已发送邮件”文件夹以确认电子邮件已发送。
  2. 如何删除 Outlook 预设电子邮件?
    要删除 Outlook 中的预定电子邮件,请转到发件箱或草稿文件夹。 找到您要删除的电子邮件,然后选择它。 然后,按删除按钮。 该电子邮件将从您的发件箱中删除,或不会发送草稿文件夹。
  3. 收件人是否知道已安排电子邮件发送?
    不,收件人将无法知道电子邮件已被安排; 它将显示为普通电子邮件。
  4. 如果电子邮件已安排,收件人将在什么时间看到?
    收件人将看到电子邮件计划发送的时间作为发送时间,而不是发件人实际创建和计划电子邮件的时间。
  5. 如何安排按特定时间间隔(例如每天或每月)定期发送电子邮件?
    安排定期电子邮件不是 Outlook 的内置功能,但您可以应用我们的 安排自动发送 的特点 Kutools for Outlook.

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