如何有效减少 Outlook 邮箱的容量？

大量邮件可能会影响 Outlook 的性能。本文将为您介绍几种有效减少邮箱体积、提升 Outlook 工作效率的方法。

注意：在尝试以下解决方案之前，请务必备份所有 Outlook PST 文件。

本教程中的所有操作方法均以 Outlook 2021 为基础，不同版本的 Outlook 可能会有所不同。

查找并删除大容量邮件和附件

方法一按大小排序邮件

方法二按大小搜索邮件

使用邮箱清理工具

清空已删除邮件

将旧邮件移动到归档文件

压缩 Outlook 数据文件

归档较早的 Outlook 数据文件

清理冗余邮件

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查找并删除大容量邮件和附件

这里有两种方法，助您快速定位体积较大的邮件和附件。

方法一按大小排序邮件

在 Outlook 中，您通常会按接收日期对邮件进行排序。事实上，您还可以“按邮件大小进行排序”。

接下来，进入“按日期”下拉列表，选择“大小”。

现在，文件夹中的所有邮件已按大小排序，Outlook 会自动将邮件分为四个大小分组。

然后，您就可以删除占用空间较大的邮件。

方法二按大小搜索邮件

在帐户文件夹列表中，向下滚动至“搜索文件夹”，右键点击并选择“新建搜索文件夹”。

在“新建搜索文件夹”对话框中，向下滚动至“邮件整理”部分，点击“大邮件”，然后点击“选择”以弹出邮件大小对话框，接着指定您希望查找的最小邮件大小。最后，点击“确定” > “确定”关闭对话框。

现在，您会看到已创建的新文件夹，所有大于 50 KB 的邮件都已汇总在该文件夹中。您可以轻松浏览并删除不需要的邮件。

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使用邮箱清理工具

邮箱清理工具能够高效帮助您减小邮箱体积。通过该工具，您不仅可以“一键清空已删除邮件文件夹”释放宝贵空间，还能轻松点击“自动归档”，将旧邮件移入归档文件中。

点击“文件”选项卡，接着选择“工具” > “邮箱清理……”。

清空已删除邮件

点击“查看已删除邮件大小”可查看“已删除邮件”文件夹的空间占用情况，返回后点击“清空”即可永久删除该文件夹中的所有项目。

将旧邮件移动到归档文件

单击“自动归档”按钮，即可将旧项目移动到当前计算机上的归档文件中。

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压缩 Outlook 数据文件

在 Outlook 中，您可以手动压缩 Outlook 数据（PST）文件。

点击“文件”选项卡，再点击“账户设置” > “账户设置”。

在账户设置对话框中，点击“数据文件”选项卡，选择您想要压缩数据文件的账户，然后点击“设置”。

在 Outlook 数据文件对话框中，点击“立即压缩”，然后点击“确定”。

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归档较早的 Outlook 数据文件

点击“文件” > “选项”，在选项窗口左侧选择“高级”选项卡，随后点击“自动归档设置”。

在自动归档对话框中，勾选“每 n 天运行自动归档”，并根据需要设置该选项及“清理超期项目”等其他选项。最后，点击“确定” > “确定”。

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清理冗余邮件

通过“清理”功能组，您可以轻松移除所选会话、文件夹或子文件夹中的冗余邮件。

选择目标文件夹或会话后，点击“开始”选项卡，在“删除”组中，从“清理”下拉列表中选择所需功能。