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如何在 Outlook 中创建一个文件夹来组织包含特定人员的电子邮件?

作者:阿曼达·李 最后修改时间:2022-11-30

被杂乱的收件箱弄得不知所措? 在本教程中,我将介绍三种在 Outlook 中组织包含特定人员的电子邮件的方法,以提高效率。


始终将包含某些人的电子邮件移动到创建的文件夹

1. 右键单击​​要为其创建文件夹以组织电子邮件的电子邮件帐户,选择 新建文件夹 从右键单击菜单中,并命名文件夹。

2. 在您的收件箱或已发送邮件文件夹中,选择包含特定电子邮件地址的任何一封电子邮件,您会将他/她的所有电子邮件移动到创建的文件夹中。

3。 在 主页 标签,在 移动 群,点击 规则 > 始终从以下位置移动邮件:特定的电子邮件地址规则 > 始终将邮件移至:特定的电子邮件地址 根据你的需求。

4. 在弹出的规则和警报对话框中,指定要将消息移动到的文件夹,然后单击 OK.

5. 收件箱或已发邮件文件夹中符合条件的邮件现在被移动到您刚刚创建的文件夹中。 并且以后的邮件如果符合条件也会直接进入该文件夹。


创建搜索文件夹以自动整理特定人员的电子邮件

如果您不想将邮件移动到文件夹,而只想轻松查看它们。 您可以在 Outlook 中创建搜索文件夹,这样您就可以在多个文件夹中查找符合指定条件的电子邮件,但将它们保留在其原始文件夹中。

1。 在 标签,在 全新 群,点击 新搜寻资料夹.

2. 在弹出的新建搜索文件夹对话框中,进行如下操作:
  • 1) 在“选择搜索文件夹”框中,在“来自人员和列表的邮件”列表中,选择 特定人员的来往邮件来自特定人员的邮件 如你所需。
  • 2) 在自定义搜索文件夹框中,单击 从您的地址列表中选择人员。
  • 3) 指定从中搜索电子邮件的电子邮件帐户。
  • 4)点击 OK.

3. 在搜索文件夹下创建一个搜索文件夹,其中包含符合条件的电子邮件。


使用 VBA 批量创建文件夹以组织所有电子邮件帐户的电子邮件

如果您在Outlook中有多个邮箱账户,并且想为每个邮箱账户批量创建文件夹给特定的人,您可以使用VBA方法将包含特定人的邮件从邮箱账户的收件箱或已发文件夹中移出。 请按如下方式操作。

1. 在您的 Outlook 中,单击 文件 > 附加选项 > 信任中心,然后点击 信任中心设置.

2. 在弹出的对话框中,切换到 宏设置, 选择 启用所有宏,并检查 将宏安全设置应用于已安装的加载项.

3。 点击 OK 按钮关闭对话框。

4。 按 其他 + F11 键以打开“ Microsoft Visual Basic应用程序”窗口。

5。 点击 插页 > 模块. 然后将以下任一 VBA 代码复制到模块窗口。

VBA 代码 1:批量创建文件夹以跨所有电子邮件帐户的收件箱组织包含特定发件人的电子邮件

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

注意:您应该根据上述VBA 代码第12、16 和35 行中的注释替换特定片段。

VBA代码2:批量创建文件夹以跨所有电子邮件帐户的收件箱组织包含特定收件人的电子邮件

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

请注意:

  • 1)根据上述VBA代码第12、16、35行注释替换具体片段。
  • 2) 要存档包含特定 CC 或 BCC 收件人的消息,请通过删除行开头的撇号 (') 取消注释第 28 行和第 33 行。

6。 按 F5 运行 VBA 代码。 如果有符合条件的邮件,将创建新文件夹。

请注意: VBA 方法适用于现有电子邮件。 如果您要存档的特定人员有新消息,请重复步骤 4-6。

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