如何在邮件模板中添加下拉列表，并在 Outlook 中使用？

当您使用邮件模板撰写新邮件或回复邮件时，往往需要针对每封邮件更改多个变量。此时，在邮件模板中插入下拉列表，方便您在不同变量间快速切换，将大幅提升工作效率并节省宝贵时间。本教程将为您介绍一种简便的方法，帮助您在邮件模板中添加并应用下拉列表。

• 在 Word 中创建包含下拉列表的文本
• 将包含下拉列表的文本保存为 Outlook 邮件模板，并以传统方式使用

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在邮件模板中添加下拉列表并以传统方式使用

在 Word 中创建包含下拉列表的文本

1. 如需在 Word 中显示“开发工具”选项卡，请依次点击“文件”>“选项”>“自定义功能区”。在“自定义功能区”下的“主选项卡”中，勾选“开发工具”复选框。详见下方截图：

2. 新建一个空白文档，输入您用于邮件模板的文本内容。

3. 选中您希望插入下拉菜单的内容区域，在“开发工具”选项卡的“控件”组中，点击“下拉列表内容控件”。

4. 添加控件后，在“控件”组中点击“属性”。

5. 在“内容控件属性”窗口中，找到“下拉列表属性”部分，选择“选择一项”，然后点击“删除”按钮将其移除。

6. 点击“添加”按钮后，将弹出“添加选择项”对话框。请在此输入您希望在下拉列表中显示的预设值。

7. 重复步骤 6，直至所有数值添加完毕。随后点击“确定”以保存更改。现在，包含下拉列表的文本已成功在 Word 中创建。

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将包含下拉列表的文本保存为 Outlook 邮件模板，并以传统方式使用

1. 在 Outlook 中，切换到“新建”选项卡，在“新建”类别下点击“新建邮件”。将 Word 中的内容复制并粘贴到邮件正文，确保列表在 Outlook 中能够正常显示和使用。

2. 接下来，您需要将该内容保存为邮件模板。在“文件”选项卡中，点击“另存为”按钮。

3. 请确保在“指定保存格式”中选择“Outlook 模板”选项，并在“文件名”栏输入您的模板名称。

√ 注意：必须保持保存电子邮件模板时的默认目标文件夹不变。因为如果您更改默认路径，Outlook 将无法找到这些模板。默认保存电子邮件模板的目标文件夹为：
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

4. 点击“保存”按钮，将包含下拉列表的文本保存为邮件模板。

5. 若要在新邮件中调用已保存的邮件模板，请进入“开始”选项卡，点击“新建邮件”>“更多项目”>“选择表单”。

6. 在“选择表单”窗口中，点击“查找范围”下拉菜单，选择“文件系统中的用户模板”。此时，所有已保存的电子邮件模板将会显示。选中所需模板后，点击“打开”按钮。

7. 此时，将会根据您选择的模板新建一封邮件。您可以在正文中点击下拉列表，轻松选择所需项目。

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用一款强大工具创建并使用带下拉列表的邮件模板

这里推荐一项实用功能——Kutools for Outlook 的“自动图文”工具。通过该功能，您可以轻松将模板正文内容（包括下拉列表）保存为自动图文项，今后只需几次点击即可快速调用！

1. 在 Outlook 中，进入“新建”选项卡，在“新建”类别下点击“新建邮件”。将包含下拉列表的 Word 文本粘贴到 Outlook，确保下拉列表功能正常。同时，页面右侧会显示“Kutools 功能窗格”。

√ 提示：如未看到 Kutools 功能窗格，请点击Kutools>窗格即可显示面板。

2. 选中所需文本后，在“自动图文”区域点击➕按钮。

3. 在弹出的“新建自动图文”对话框中，在“名称”栏输入邮件模板名称，并在“类别”下拉列表中选择分类。默认类别为“一般”。如需新建分类，可点击“新建组”按钮，最后点击“添加”按钮完成操作。

4. 该邮件模板已成功保存为自动图文条目，并显示在“Kutools 功能窗格”的“自动图文”选项卡中。

5. 只需在“Kutools 功能窗格”中点击已保存的模板，带下拉列表的文本便可一键插入邮件正文，操作就是如此简单！

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