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如何在电子邮件模板中添加下拉列表并在 Outlook 中使用?

添加一名作者 最后修改时间:2024-04-28

当我们使用电子邮件模板撰写新消息或回复消息时,我们可能需要更改每封电子邮件中的一些变量。 在这种情况下,在电子邮件模板中插入一个下拉列表以在多个变量之间进行选择将有很大帮助并节省大量时间。 在本教程中,我们将介绍一种将下拉列表添加到电子邮件模板并使用它的简单方法。


在电子邮件模板中添加下拉列表并以传统方式使用它

在 Word 中使用下拉列表创建文本

1. 显示 开发商 Word 中的选项卡,转到 > 附加选项 > 自定义功能区。 下 自定义功能区 并根据 主要标签,选择 开发商 复选框。 看截图:

2. 打开一个新的空白文档并键入用于电子邮件模板的文本。

3. 选择要插入下拉菜单的内容。 而在 Controls 组上 开发商 标签,点击 下拉列表内容控件.

4.现在控件添加好了,点击 查看房源 ,在 Controls 组。

5.在 内容控制属性 窗口中,单击 选择一个项目 ,在 下拉列表属性 部分,然后单击 删除 按钮删除它。

6。 点击 添加 按钮,和 添加选择 对话框弹出。 输入将出现在下拉列表中的预定义值。

7. 重复步骤 6,直到添加所有值。 然后点击 OK 按钮保存更改。 现在已成功在 Word 中创建带有下拉列表的文本。

>>>
将带有下拉列表的文本保存为 Outlook 中的电子邮件模板,并以传统方式使用

1.在Outlook中,转到 全新 标签,点击 新邮件 ,在 全新 团体。 复制 Word 中的文本并将其粘贴到电子邮件正文中。 确保 Outlook 中的列表运行良好。

2.然后您需要将消息另存为 an 电子邮件模板。 去的 文件 选项卡并单击 另存为 按钮。

3. 确保选择 Outlook模板 在选项 保存类型 盒子。 并在 文件名 框。

√ 注意:您必须保持默认目标文件夹以保存电子邮件模板不变。 因为一旦更改了默认目标路径,Outlook 将无法找到它们。 保存电子邮件模板的默认目标文件夹是:
C:\Users\用户名\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

4。 点击 优惠 按钮将带有下拉列表的文本保存为电子邮件模板。

5. 要在新消息中使用保存的电子邮件模板,请转到 主页 标签,点击 新东西 > 更多项目 > 选择表单.

6.在 选择表单 窗口,选择 文件系统中的用户模板 从下拉菜单中 在看 盒子。 将显示所有已保存的电子邮件模板。 选择你想要的,然后点击 可选 按钮。

7. 然后使用选定的消息模板创建一条新消息。 在邮件正文中,您可以单击下拉列表选择您需要的项目。


使用惊人的工具创建和使用带有下拉列表的电子邮件模板

这里我推荐一个有用的功能—— 自动文本 of Kutools for Outlook. 使用此功能,您可以轻松地将模板的正文内容(包括下拉列表)保存为 自动文本输入 将来只需点击几下即可使用此条目! 点击下载 Kutools for Outlook 现在!

安装后 Kutools for Outlook,请执行以下操作:

1.在Outlook中,转到 全新 标签,点击 新邮件 ,在 全新 团体。 在 Word 中复制带有下拉列表的文本并将其粘贴到 Outlook 中。 确保列表在 Outlook 中正常运行。 同时, Kutools窗格 将出现在页面的右侧。

√ 提示:如果 Kutools Pane 没有出现,需要点击 库工具 > 面包 打开它。

2. 选择文本并单击 ➕ 按钮 自动文本 部分。

3.在弹出的 新的自动文本 对话框中,输入此电子邮件模板的名称 名称 盒子。 并从 分类 下拉列表。 默认类别是 全年龄。 您可以点击 新类别 按钮以创建更多类别。 点击 添加 按钮。

4.邮件模板成功保存为 自动文本输入 并列在 自动文本 选项​​卡中 Kutools窗格.

5.点击保存的模板 Kutools窗格,然后带有下拉列表的文本将插入到电子邮件正文中。 只是 一键. 就这么简单!


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Comments (4)
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Bonjour,

J'ai utilisé votre méthode qui marche très bien, mais depuis une semaine maintenant quand j'essaie d'ouvrir le template à partir du dossier ou ils sont stockés, il me met le message "The attempted operation failed. an object could not be found" dans outlook uniquement si outlook est déjà ouvert. En effet si j'ouvre le template avec outlook fermé il me l'ouvre bien. J'ai fait les tests et il s'agit visiblement de la liste déroulante qui pose problème. Je l'ai supprimée de mes mails et le mail s'ouvre sans problème.
Avez vous une idée?

Merci
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Hello Xavier,
Sorry for the late reply. I tried to open the drop-down template from the folder where it is stored. No matter whether Outlook is open or not, the template can be opened with no error. And it is the first time I receive this kind of feedback. So I think it may not be the drop-down template, which is a .oft file, that causes the error.

Then I googled "The attempted operation failed. an object could not be found in Outlook". This answer may solve your problem. https://www.systoolsgroup.com/updates/fix-operation-failed-object-not-found-outlook-error/#:~:text=An%20object%20could%20not%20be%20found%20in%20Outlook%202016%2F2013,the%20PST%20file%20for%20errors. Hope this may help. And if it still not working, please don't hesitate to contact us. Have a nice day.
Sincerely,
Mandy
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Hi mandy,

Thks for your response. I retried this morning and the problem is always there. I made a new template by following the steps above and always the same message. All users in my dept have the same problem, we work on office365.
The problem is really with the drop down list as if I save the template without the dropdown list it open the mail without message.

Thks

Kr
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Hello Xavier,

Thanks for your feedback. So I guess the drop-down list template is the problem. I am using Outlook 365, too, with an Exchange account. And sorry that I can't find an answer to why this error happens. I searched on google and found no case for the error caused by the drop-down list template. (T__T)

Therefore, I highly recommend you use the second method in our article. With the Auto Text feature of Kutools for Outlook, you can easily save the drop-down list template as an auto text entry and use this entry with just a few clicks in the future!

You can download the Kutools for Outlook add-in for a 60-day free trial. It supports Office (or Outlook) 2010 - 2021 (and later versions) and Office 365. You can download it here: https://www.extendoffice.com/download/kutools-for-outlook.html. Please have a try.

Best wishes,
Mandy
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