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电子邮件到达 Outlook 时如何自动打印附件?

添加一名作者 最后修改时间:2023-02-23

本教程演示了一种结合 VBA 脚本和 Outlook 规则的方法,以帮助您在某些电子邮件到达 Outlook 时自动打印它们的附件。


某些电子邮件到达时自动打印附件

假设您想自动打印来自某个发件人的传入电子邮件的附件。 您可以执行以下操作来完成它。

第 1 步:在 Outlook 中创建脚本

首先,您需要在 Outlook 中创建一个 VBA 脚本。

1.启动Outlook,按 其他 + F11 同时打开 Microsoft Visual Basic应用程序 窗口。

2.在 Microsoft Visual Basic应用程序 窗口,双击 Project1 > Microsoft Outlook对象 > 本次展望会议 打开 ThisOutlookSession(代码) 窗口,然后将以下代码复制到此代码窗口中。

VBA 代码 1:电子邮件到达时自动打印附件(所有类型的附件)

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xTempFolder & "\" & xAtt.FileName
      xAtt.SaveAsFile (xFileName)
      Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
      xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

请注意: 此代码支持打印电子邮件中收到的所有类型的附件。 如果您只想打印指定类型的附件,例如 pdf 文件,请应用以下 VBA 代码。

VBA代码2:邮件到达时自动打印指定类型的附件

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20230223
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  Dim xShell As Object
  Dim xFolder As Object, xFolderItem As Object
  Dim xFileType As String, xFileName As String
  On Error GoTo xError
  If Item.Attachments.Count = 0 Then Exit Sub
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Item.ReceivedTime, "yyyymmddhhmmss")
  If Not xFS.FolderExists(xTempFolder) Then
    MkDir (xTempFolder)
  End If
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    If IsEmbeddedAttachment(xAtt) = False Then
      xFileName = xAtt.FileName
      xFileType = LCase$(Right$(xFileName, VBA.Len(xFileName) - VBA.InStrRev(xFileName, ".")))
      xFileName = xTempFolder & "\" & xFileName
      Select Case xFileType
        Case "pdf"   'change "pdf" to the file extension you want to print
          xAtt.SaveAsFile (xFileName)
          Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
          xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
      End Select
    End If
  Next xAtt
  Set xFS = Nothing
  Set xFolder = Nothing
  Set xFolderItem = Nothing
  Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
  Exit Sub
End Sub

Function IsEmbeddedAttachment(Attach As Attachment)
Dim xItem As MailItem
Dim xCid As String
Dim xID As String
Dim xHtml As String
On Error Resume Next
IsEmbeddedAttachment = False
Set xItem = Attach.Parent
If xItem.BodyFormat <> olFormatHTML Then Exit Function
xCid = ""
xCid = Attach.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F")
If xCid <> "" Then
    xHtml = xItem.HTMLBody
    xID = "cid:" & xCid
    If InStr(xHtml, xID) > 0 Then
        IsEmbeddedAttachment = True
    End If
End If
End Function

:

1.在应用此VBA代码仅打印传入电子邮件中的pdf文件之前,首先需要下载并安装 使用Adobe Acrobat Reader 并将其设置为计算机中的默认 pdf 阅读器。
2. 排队 案例“pdf”, 请更换 “PDF” 到要打印的文件扩展名。

3. 继续点击 工具 > 引用。 在弹出 参考 - 项目1 对话框,检查 Microsoft脚本运行时 框,然后单击 OK 按钮。

4.保存代码,然后按 其他 + Q 关闭键 Microsoft Visual Basic应用程序 窗口。

请注意: 请确保 启用所有宏 Outlook 中启用了该选项。 您可以按照下面显示的步骤检查此选项。

Step2:构建规则以使用脚本

在 Outlook 中添加 VBA 脚本后,您需要创建规则以根据某些条件使用该脚本。

1. 转到主页选项卡,单击 规则 > 管理规则和警报.

2.在 规则和警报 对话框中,单击 新规则 按钮以创建规则。

提示: 如果您在 Outlook 中添加了多个电子邮件帐户,请在 将更改应用到此文件夹 要应用规则的下拉列表。 否则,它将应用于当前选择的电子邮件帐户的收件箱。

3.在第一 规则向导 对话框中选择 对我收到的消息应用规则 ,在 框,然后单击 下一步。

4.在第二 规则向导 对话框,您需要:

4.1) 指定一个或多个条件 根据您的需要进行包装;
在这种情况下,我只想打印来自指定发件人的传入电子邮件中的附件。 在这里,我检查 来自人或公共团体 框。
4.2) 点击带下划线的值 框以编辑条件;
4.3)点击 下一步。 看截图:

5.在第三 规则向导 对话框,您需要配置如下。

5.1)在 第 1 步:选择操作部分, 检查 运行脚本 框;
5.2)在 部分,单击带下划线的文本“脚本”;
5.3)在开头 选择脚本 对话框中,单击上面添加的 VBA 代码的名称,然后单击 好;
5.4)点击 下一页 按钮。 看截图:

提示: 如果“运行脚本” 选项在您的 规则向导,您可以按照本文中提到的方法进行显示: 恢复 Outlook 规则中缺少的运行脚本选项.

6.然后另一个 规则向导 弹出询问例外情况。 如有必要,您可以选择例外,否则,单击 下一页 没有任何选择的按钮。

7.最后 规则向导,您需要为规则指定一个名称,然后单击 完成 按钮。

8.然后返回到 规则和警报 对话框,你可以看到你创建的规则列在里面,点击 OK 按钮以完成整个设置。

从现在开始,当收到来自指定人员的电子邮件时,将自动打印附件。


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Comments (23)
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HI!

When the script print attach picture the "preview printing" starts and you need to take action ant press print. Do you have any solution on this?
Best regards Christofer
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Kan deze script ook gemaakt worden voor het verzenden van emails, dat je dan automatisch de bijlage kan laten afdrukken ?
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Hello, thank you very much for the scripts, very useful indeed!
What if we wanted to print all attachments in an email in Outlook 365 web instead? Are there ways to try this?
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Hi is there a way to print the email body including sender details and subject line in the script please. I pretty much need email and attachment printed out please.
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Hi Mani,

If you want to print an email body including sender details and subject line, I suggest you try the Advanced Print feature of Kutools for Outlook. It can help you solve the problem easily.
https://www.extendoffice.com/images/stories/comments/comment-picture-zxm/advanced-print.png?1696644946
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First of all, thanks a lot for these useful VBA scripts!
My situation is as follows: I usually receive a number of emails with 2 pdf files each. One pdf file, let's call it example1.pdf, needs to be printed only once, but the second pdf file, let's call it example2.pdf, needs to be printed 3 times. The example2.pdf does not necessarily always have the same name, but there are only around 2-4 name variants, so if it were possible to tell the script to look out for a few keywords I think it would work. Is this possible?
Oh, and would it be possible to also tell the script to print the example1.pdf file as duplex?
Thanks for your help.
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