在Outlook中创建、编辑、使用和共享联系人组
本教程重点介绍了在Outlook中使用联系人组（以前称为“分发列表”）时可能遇到的问题。它总结了最常见且便捷的解决方案。请单击下列解决方案以查看相应的说明。
在Outlook中创建联系人组
您可能会遇到需要因商务原因向公司或工作组的所有成员发送群发邮件的情况，或者需要向所有家人和朋友发送节日贺卡。对于这些情况，创建联系人组可以节省逐一发送邮件的大量时间。在这里，我们的ExtendOffice团队列出了从您的Outlook联系人、通讯簿以及Excel、Word或文本形式的数据中创建联系人组的方法，并为Outlook邮箱中的发件人或收件人创建组。
从Outlook联系人或通讯簿创建联系人组
1. 单击Outlook导航栏上的“人员”或“联系人”。
2. 在“主页”选项卡下，单击“新建”组中的“新建联系人组”。
3. 在“联系人组”窗口中，在“名称”字段中命名联系人组。
4. 单击成员组中的添加成员，根据需要在下拉列表中选择来自Outlook联系人或来自通讯簿。（如果只想添加一个不在Outlook联系人或通讯簿中的联系人，请选择新建电子邮件联系人。）
5. 在“选择成员”对话框中，要选择多个不连续的联系人，请按住Ctrl键，然后逐一单击联系人；要选择多个连续的联系人，请单击第一个联系人，然后按住Shift键并选择最后一个。
6. 单击对话框左下角的“成员”按钮，将所有选定的联系人添加到“成员”字段，然后单击“确定”。
7. 在“联系人组”窗口中，单击“保存并关闭”。
从Excel、Word或其他应用程序中的数据创建联系人组
假设您收到了如上所示的Excel电子表格、Word文档或其他应用程序中的电子邮件地址列表。要将这些地址批量添加到Outlook中的联系人组，请按照以下步骤操作：
1. 单击Outlook导航栏上的“人员”或“联系人”。
2. 在“主页”选项卡下，单击“新建”组中的“ 新建联系人组”。
3. 在“联系人组”窗口中，在“名称”字段中命名联系人组。
4. 单击“成员”组中的“添加成员”，选择“来自Outlook联系人”。
5. 复制Excel电子表格或Word文档中的数据。
6. 在“选择 成员”对话框中，将数据粘贴到“成员”字段中，然后单击“确定”。
7. 在“ 联系人组”窗口中，单击“保存并关闭”。
√ 注意：每个电子邮件地址需要用分号或段落标记分隔（每行一个姓名和地址）。如果没有姓名，地址将用作联系人组中的显示名称。
为邮箱中的收件人或发件人创建联系人组
如果您想将一封或多封邮件的所有收件人和发件人添加到联系人组，或者想对邮箱中的某些发件人或收件人进行分组，您可以使用我们团队开发的Outlook插件Kutools for Outlook的“添加到组”功能 。 它将根据您的需求快速创建联系人组。
1. 选择包含您想添加到联系人组的收件人或发件人的邮件。
2. 转到“Kutools Plus”选项卡，在“联系人”组中，单击“添加到组”。
3. 在“将收件人添加到联系人组”对话框中，在“范围”下拉列表中选择“全部”、“所有发件人”或“所有收件人”。符合该条件的电子邮件地址旁边的复选框将被选中。
4. 在对话框右侧，选择您要添加地址的联系人组；或者您可以单击“新建联系人组”创建一个新的联系人组，然后选中其旁边的复选框。单击“确定”。
如果您尚未安装我们的Outlook插件，请点击此处下载。或者您可以使用更笨拙的方法：复制您想添加到联系人组的发件人或收件人的地址，然后将它们粘贴到“选择成员”对话框中的“成员”字段中。更多详细信息，请参阅从Outlook联系人或通讯簿创建联系人组的第4-7步。
在Outlook中编辑联系人组
有时我们需要编辑联系人组：公司中有人员变动，同事和项目来来去去，因此需要添加或删除一些成员；联系人组中的成员有些混杂，所以您想将该组分成两个或多个组；两个部门合并，因此需要合并两个联系人组……
在执行此操作之前，我们需要找到组的位置：
如果您处于“邮件”视图中，请单击“主页”选项卡下“查找”组中的“通讯簿”，然后在弹出的对话框中搜索该组；如果您已切换到Outlook导航栏上的“人员”或“联系人”视图，则可以通过在列表上方的搜索框中输入其名称来找到该组。
找到联系人组后，双击其名称以打开“联系人组”窗口。现在，找到下面列出的满足您需求的方法进行下一步操作。
向联系人组添加或从中删除成员
• 要向联系人组添加成员，请参阅从Outlook联系人或通讯簿创建联系人组的第4-7步。
• 要从联系人组中删除成员，请先在打开的“联系人组”窗口中选择成员，然后单击“成员”组中的“移除成员”功能。在“操作”组中单击“保存并关闭”。
在Outlook中拆分联系人组
这里我们列出了两种在Outlook中拆分联系人组的方法：一种是使用其自带功能，另一种是使用Kutools for Outlook的“拆分为联系人组”功能。
假设您需要将一个联系人组分成两个。请按照以下步骤操作：
1. 在“人员”或“联系人”页面上，搜索您要编辑的联系人组。
2. 右键单击（不要松开）该组并稍微拖动一下，释放鼠标按钮，您将看到如下面截图所示的简短弹出菜单，单击“复制”。列表中将出现两个相同的联系人组。
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3. 双击以打开这两个组，根据需要更改组的名称，例如ExtendOffice1和ExtendOffice2。然后删除，比如说，ExtendOffice1中的名称8-15，以及ExtendOffice2中的名称1-7。
4. 至此，您将拥有两个新的较小的联系人组，单击“保存并关闭”。
或者，如果您已在计算机上安装了我们的Kutools for Outlook，要拆分联系人组，请按照以下步骤操作：
1. 选择您要拆分的联系人组（这里我选择了名为ExtendOffice测试1的组作为示例）。
2. 转到Kutools Plus选项卡，在联系人功能区中找到联系人组，在下拉列表中选择拆分为联系人组。
3. 在“拆分为联系人组”窗口中，选中您要移动到新联系人组的组成员旁边的复选框，单击“确定”。
4. 在弹出的对话框中命名新组，单击“确定”。
5. 然后，两个拆分的联系人组将出现在“联系人”列表中，随时可以打开组查看其成员。
拆散联系人组并将其成员作为联系人添加到Outlook中
要拆散，或者说删除Outlook中的联系人组，您可以直接转到“人员”或“联系人”页面，右键单击要删除的组，然后在弹出菜单中单击“删除”。但如果您想同时将其所有成员作为单独的Outlook联系人添加，请查看我们列出的以下两种方法：
1. 双击以打开“联系人”列表中的联系人组。
2. 双击要添加到“联系人”列表中的成员。
3. 单击三点按钮以查看更多选项，然后单击“添加到Outlook联系人”。
4. 在弹出的“联系人”窗口中，您可以根据需要添加额外信息，然后单击“保存并关闭”。
5. 重复步骤2-4以添加所有成员。
6. 现在返回到“人员”或“联系人”视图以删除联系人组。
该方法适用于仅包含少数成员的组。如果组包含大量成员，该方法会浪费太多时间。在这种情况下，请查看下面的Kutools for Outlook的“拆散”功能。
• 使用Kutools for Outlook轻松拆散联系人组
1. 选择您要拆散的联系人组。
2. 转到“Kutools Plus”选项卡，单击“联系人组”>“拆散”。
3. 在“拆散”窗口中，单击“全部”以选中所有复选框，然后单击“确定”。
4. 将弹出一个对话框询问“是否想把当前这个联系人组拆散为单个联系人？”单击“是”。
5. 其所有成员现在都已添加到您的“联系人”列表中，并且联系人组同时被删除。
√ 注意：如果您只想将其部分成员添加到您的“联系人”列表中，请选中特定成员旁边的复选框，单击“确定”以将他们添加到列表中，同时从组中删除他们。包含您未选中成员的组仍将存在。
在Outlook中将联系人组合并为一个组
要将两个或多个联系人组合并为一个新组，请按照以下步骤操作：
1. 创建一个新的联系人组。（遵循从Outlook联系人或通讯簿创建联系人组的第1-3步。）
2. 单击“成员”组中的“添加成员”，选择“来自Outlook联系人”。
3. 在“选择成员”对话框中，选择您要合并的联系人组。
4. 单击对话框左下角的“成员”，然后单击“确定”。
5. 在“联系人组”窗口中，单击“保存并关闭”。
√ 注意：上述方法非常简单快捷。然而，通过这种方式创建的组就像一个包含几个小组的大组，在需要编辑组成员时并不方便。因为您必须打开每个小组才能进行编辑。要合并几个联系人组，并只将组成员添加到一个组中，请查看如何在Outlook中合并或组合分发列表？
向Outlook中的联系人组发送电子邮件
要在Outlook中向一个或多个联系人组发送电子邮件，请按照以下步骤操作：
1. 在“邮件”视图中，单击“新建电子邮件”以开始新邮件。
2. 在“收件人...”字段中，输入联系人组的名称。Outlook将在您的“联系人”列表中显示潜在匹配项，如下图所示。如果您不希望收件人互相看到，请在“密件抄送...”字段中输入组的名称。（如果消息窗口中未显示该字段，请转到“选项”选项卡，然后在“显示字段”组中单击“密件抄送”。）
如果您不记得组名，可以单击“收件人...”以打开“选择姓名”窗口，查看“联系人”列表中的所有联系人。选择您要发送消息的组，然后根据需要单击“收件人”、“抄送”或“密件抄送”。组的名称将显示在相应的字段中。（我在这里单击“收件人”作为示例。）然后单击“确定”。
3. 输入电子邮件的主题和正文。输入完成后，单击“发送”。
在Outlook中共享和保存联系人组
您可能需要将与工作相关的联系人组发送给新员工，或将兴趣相关的组共享给朋友；您也可能收到他人共享的联系人组。在这一部分，我们将讨论如何在Outlook中共享联系人组，以及如何保存他人发送的联系人组。
在Outlook中共享联系人组
• 您可以将组包含在电子邮件中并发送给他人：
1. 在“邮件”视图中，单击“新建电子邮件”以创建新邮件。将弹出一个“邮件”窗口。调整窗口大小，将其移到Outlook窗口旁边，以便两个窗口同时可见。
2. 单击Outlook窗口导航栏上的“人员”或“联系人”。
3. 找到要共享的联系人组，并将其拖动到“邮件”窗口的消息正文中作为附件。
4. 根据需要填写“邮件”窗口中的信息，然后单击“发送”以共享联系人组。
• 您还可以将联系人组插入为附件，而不是将其拖动到消息正文中：
1. 在“邮件”视图中，单击“新建电子邮件”以创建新邮件。
2. 转到弹出的“邮件”窗口中的“插入”选项卡，找到“包括”组，单击“Outlook项目”。
3. 在“插入项目”对话框中，选择某个邮箱下的“联系人”文件夹以在“项目”框中列出所有联系人和联系人组。现在可以找到并选择联系人组，然后单击“确定”以将其作为附件插入。
4. 根据需要填写“邮件”窗口中的信息，然后单击“发送”以共享联系人组。
在Outlook中保存联系人组
要保存他人在电子邮件中共享的联系人组：
1. 打开包含联系人组附件的邮件。
2. 将附件拖动到导航栏，并将其放在“人员”或“联系人”上。
这是最简单的方法，您可以单击“人员”或“联系人”以检查新保存的组。
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