如何自动将Outlook中的邮件导出到Excel?
通常,您可以使用导入/导出功能将Outlook中的邮件导出到Excel。然而,如果您需要在收到新邮件时自动将其导出到Excel文件中,Outlook并没有提供内置的解决方案。本文介绍了两种实现此目的的方法:
使用VBA自动将收件箱中的新邮件导出到Excel (手动且繁琐)
使用Kutools for Outlook快速将选定文件夹中的所有邮件导出到Excel报告 👍(快速且简单)
使用VBA自动将收件箱中的新邮件导出到Excel
如果您需要一种自动化方式将新邮件导出到Excel,可以使用以下VBA代码。该方法会监控收件箱,并在新邮件到达时立即将其详细信息导出到Excel文件中。
步骤1:准备Excel文件
在执行VBA代码之前,请先设置一个Excel工作簿以存储导出的邮件数据。在第一行中,包括以下列标题:序列、发件人名称、发件人电子邮箱、主题和接收时间。
步骤2:在Outlook中打开VBA编辑器
1. 按 Alt + F11 打开Microsoft Visual Basic for Applications窗口。
2. 在Project1 (VbaProject.OTM)窗格中,展开Microsoft Outlook Objects并双击ThisOutlookSession。
步骤3:插入VBA代码
复制并将以下VBA代码粘贴到模块中:
Public WithEvents GMailItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
Set GMailItems = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub
Private Sub GMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xExcelFile As String
Dim xExcelApp As Excel.Application
Dim xWb As Excel.Workbook
Dim xWs As Excel.Worksheet
Dim xNextEmptyRow As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
' Update this path with your actual Excel file path
xExcelFile = "C:\Users\DT168\Desktop\split document\kto-data.xlsx"
If IsWorkBookOpen(xExcelFile) = True Then
Set xExcelApp = GetObject(, "Excel.Application")
Set xWb = GetObject(xExcelFile)
If Not xWb Is Nothing Then xWb.Close True
Else
Set xExcelApp = New Excel.Application
End If
Set xWb = xExcelApp.Workbooks.Open(xExcelFile)
Set xWs = xWb.Sheets(1)
xNextEmptyRow = xWs.Range("B" & xWs.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
With xWs
.Cells(xNextEmptyRow, 1) = xNextEmptyRow - 1
.Cells(xNextEmptyRow, 2) = xMailItem.SenderName
.Cells(xNextEmptyRow, 3) = xMailItem.SenderEmailAddress
.Cells(xNextEmptyRow, 4) = xMailItem.Subject
.Cells(xNextEmptyRow, 5) = xMailItem.ReceivedTime
End With
xWs.Columns("A:E").AutoFit
xWb.Save
End Sub
Function IsWorkBookOpen(FileName As String)
Dim xFreeFile As Long, xErrNo As Long
On Error Resume Next
xFreeFile = FreeFile()
Open FileName For Input Lock Read As #xFreeFile
Close xFreeFile
xErrNo = Err
On Error GoTo 0
Select Case xErrNo
Case 0: IsWorkBookOpen = False
Case 70: IsWorkBookOpen = True
Case Else: Error xErrNo
End Select
End Function
步骤4:启用Microsoft Excel对象库
1. 在Microsoft Visual Basic for Applications窗口中,点击工具 > 引用。
2. 在“引用 - Project1”对话框中,向下滚动并勾选Microsoft Excel对象库选项。
3. 点击确定以应用更改。
步骤5:保存并重新启动Outlook
1. 保存VBA代码并关闭编辑器。
2. 重新启动Outlook以使更改生效。
结果:
从现在开始,每个到达收件箱的新邮件都会自动导出到指定的Excel工作簿中。
VBA方法的局限性:
- ❌ 仅适用于一个收件箱:此方法只跟踪默认收件箱中的新邮件。如果您有多个账户,它不会捕获其他账户中的邮件。
- ❌ 需要启用宏的Outlook:VBA宏必须启用才能正常运行,这可能会带来安全问题。
- ❌ 文件路径依赖:如果Excel文件被移动或删除,代码将失败。
- ❌ 需要手动设置:用户必须手动输入Excel文件路径并设置VBA环境。
📊 使用 Kutools 实现更智能的邮件统计
通过 Kutools for Outlook 的 统计功能,轻松跟踪和分析您的邮件活动。现在可以按天、周或月统计收到的邮件数量,并以清晰、专业的图表查看结果!只需点击几下即可简化您的邮件管理并获取有价值的见解。

使用Kutools for Outlook快速将选定文件夹中的所有邮件导出到Excel报告 👍
如果您需要一种无需使用VBA即可从任何文件夹(收件箱、已发送邮件、自定义文件夹)导出邮件的轻松方法,Kutools for Outlook的快速报告功能提供了简单的解决方案。
告别Outlook效率低下的问题!Kutools for Outlook让批量邮件处理更轻松——现在还提供免费的AI功能!立即下载Kutools for Outlook!!
步骤1:选择文件夹并启用快速报告功能
1. 打开Outlook并导航到您要导出的文件夹(收件箱、发件箱、已发送邮件等)。
2. 点击 Kutools Plus > 报告 > 快速报告。
步骤2:选择保存位置
1. 在“保存报告”窗口中,选择一个位置并为导出文件输入文件名。
2. 点击保存。
步骤3:打开导出的报告
将出现一个确认消息。点击“是”以打开导出的文件。
结果:
选定文件夹中的所有邮件都将被导出到Excel友好的XML文件中,显示发件人、主题、接收时间等信息。
Kutools for Outlook方法的优势:
- ✅ 适用于任意文件夹:从收件箱、已发送邮件、发件箱或自定义文件夹中导出邮件。
- ✅ 无需VBA:无需启用宏或编辑代码。
- ✅ 多账户支持:轻松从多个电子邮件账户导出邮件。
- ✅ 节省时间:只需几次点击即可生成即时报告。
- ✅ 可定制的数据导出:选择要包含的详细信息(主题、发件人、日期等)。
您应该使用哪种方法?
以下是这两种方法的比较,帮助您决定哪种方法最适合您的需求:
方法 | 最佳适用场景 | 易用性 | 效率 |
---|---|---|---|
使用VBA代码(自动化但复杂) | 自动导出收件箱中的新邮件 | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ |
使用Kutools for Outlook(简单且灵活) | 快速导出选定文件夹中的所有邮件 | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
通过选择合适的方法,您可以根据自己的工作流程需求高效地将Outlook邮件导出到Excel!
相关文章
- 在Outlook中将邮件正文表格导出到Excel
- 当您收到包含一些表格的邮件时,有时您可能需要将所有表格从邮件正文中导出到Excel工作表中。通常情况下,您可以复制并粘贴表格到工作表中,但是,如果有多个表格需要导出,这里我将介绍一种有效的方法来解决这个问题。
- 在Outlook中提取或导出任务列表到Excel
- 在使用Outlook时,您可以将任务列表提取到Excel以用于其他用途。利用Outlook强大的导出功能,您可以轻松将任务列表导出到Excel。请按照以下教程操作。
- 在Outlook中导出带有照片的联系人信息
- 当您从Outlook导出联系人到文件时,只能导出联系人的文本信息。但是,有时您还需要导出照片以及联系人的文本信息,那么如何在Outlook中处理此任务呢?
- 从Outlook导出文件夹结构到Excel
- 本文将介绍如何将Outlook账户的文件夹结构导出到Excel文件。请按照本文的详细内容完成操作。
最佳 Office 办公效率工具
最新消息:Kutools for Outlook 推出免费版!
体验全新 Kutools for Outlook,超过100 种强大功能!立即点击下载!
🤖 Kutools AI :采用先进的 AI 技术,轻松处理邮件,包括答复、总结、优化、扩展、翻译和撰写邮件。
📧 邮箱自动化:自动答复(支持 POP 和 IMAP) /计划发送邮件 /发送邮件时按规则自动抄送密送 / 自动转发(高级规则) / 自动添加问候语 / 自动将多收件人的邮件分割为单独邮件 ...
📨 邮件管理:撤回邮件 / 按主题及其他条件阻止欺诈邮件 / 删除重复邮件 / 高级搜索 / 整合文件夹 ...
📁 附件增强:批量保存 / 批量拆离 / 批量压缩 / 自动保存 / 自动拆离 / 自动压缩 ...
🌟 界面魔法:😊更多美观酷炫的表情 /重要邮件到达时提醒 / 最小化 Outlook 而非关闭 ...
👍 一键高效操作:带附件全部答复 / 防钓鱼邮件 / 🕘显示发件人时区 ...
👩🏼🤝👩🏻 联系人与日历:批量添加选中邮件中的联系人 / 分割联系人组为单独的组 / 移除生日提醒 ...
可根据您偏好选择 Kutools 使用语言——支持英语、西班牙语、德语、法语、中文及40 多种其他语言!
只需点击一下即可立即激活 Kutools for Outlook。无需等待,立即下载,提升工作效率!


🚀 一键下载——获取所有 Office 插件
强烈推荐:Kutools for Office(五合一)
一键下载五个安装包:Kutools for Excel、Outlook、Word、PowerPoint以及 Office Tab Pro。 立即点击下载!
- ✅ 一键便利操作:一次下载全部五个安装包。
- 🚀 随时满足 Office任务需求:需要哪个插件随时安装即可。
- 🧰 包含:Kutools for Excel / Kutools for Outlook / Kutools for Word / Office Tab Pro / Kutools for PowerPoint