如何在Outlook中回复邮件时自动生成亲爱的发件人姓名？

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-05-07

在Outlook中回复电子邮件时，通常会以礼貌的问候语开头，例如“亲爱的John”，然后加上类似“早上好！”的消息。然而，每次都手动输入这些内容可能会很繁琐且耗时。本教程介绍了两种有效的方法，可以在Outlook中回复消息时自动插入发件人的姓名和问候语：

方法1：使用VBA在回复电子邮件时自动添加问候语（灵活但需手动设置）

方法2：使用Kutools for Outlook回复或转发时自动添加问候语 👍（快速简便）

方法1：使用VBA在回复电子邮件时自动添加问候语

以下VBA代码可帮助您根据一天中的当前时间，将个性化的问候语（例如“亲爱的John，早上好！”）自动插入到回复邮件正文中。

步骤1：在Outlook中打开VBA编辑器

1. 按 Alt + F11 打开Microsoft Visual Basic for Applications窗口。

2. 在左侧窗格的“Project1 (VbaProject.OTM)”下，展开“Microsoft Outlook Objects”，然后双击“ThisOutlookSession”。

步骤2：插入VBA代码

将以下VBA代码复制并粘贴到编辑器中：

Public WithEvents GExplorer As Outlook.Explorer
Public WithEvents GMailItem As Outlook.MailItem

Private Sub Application_Startup()
    Set GExplorer = Outlook.Application.ActiveExplorer
End Sub

Private Sub GExplorer_SelectionChange()
    Dim xItem As Object
    On Error Resume Next
    Set xItem = GExplorer.Selection.Item(1)
    If xItem.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set GMailItem = xItem
End Sub

Private Sub GMailItem_Reply(ByVal Response As Object, Cancel As Boolean)
    AutoAddGreetingToReply Response
End Sub

Private Sub GMailItem_ReplyAll(ByVal Response As Object, Cancel As Boolean)
    AutoAddGreetingToReply Response
End Sub

Sub AutoAddGreetingToReply(Item As Object)
    Dim xGreetStr As String
    Dim xReplyMail As MailItem
    Dim xSenderName As String
    Dim xRecipient As Recipient
    On Error Resume Next
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set xReplyMail = Item
    For Each xRecipient In xReplyMail.Recipients
        If xSenderName = "" Then
            xSenderName = xRecipient.Name
        Else
            xSenderName = xSenderName & "," & xRecipient.Name
        End If
    Next xRecipient
    Select Case Time
           Case 0.3 To 0.5
                xGreetStr = " Good morning!"
           Case 0.5 To 0.75
                xGreetStr = " Good afternoon!"
           Case Else
                xGreetStr = " Good evening!"
    End Select
    With xReplyMail
        .Display
        .HTMLBody = "Dear " & xSenderName & "," & xGreetStr & "" & .HTMLBody
    End With
End Sub

doc-auto-dear-sender-name-1

步骤3：保存VBA代码并重新启动Outlook

1. 按 Ctrl + S 保存项目。

2. 关闭VBA编辑器并重新启动Outlook以使代码生效。

结果：

每当您回复电子邮件时，Outlook都会自动在邮件正文顶部插入问候语。

shot of a greeting at the top of the message body

VBA方法的局限性：

❌ 需要手动设置 ：您必须访问并编辑VBA编辑器。
❌ 必须启用宏：某些Outlook环境可能会阻止宏。
❌ 基本格式：除非进一步修改代码，否则问候语样式有限。

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💡 小提示：点击 Kutools > 选项，然后启用在签名或主题中插入日期的功能。

Auto Insert Date into Subject or Signature

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方法2：使用Kutools for Outlook回复或转发时自动添加问候语 👍

如果您想要一种更快、无需编写代码的方法，“Kutools for Outlook”提供了一个内置的问候功能，可以在回复或转发电子邮件时自动添加发件人的姓名和问候语。

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1. 点击“Kutools” > “选项”以打开“选项”对话框。

shot of the Options button

2. 在“选项”对话框中，配置以下内容：

1). 转到“答复”选项卡。
2). 勾选“创建、答复和转发电子邮件时添加问候语”选项。默认情况下，它会在框中显示 Hi <<SenderName>>, 。

⚡ 提示：您可以将自己的文本替换为问候语，并使用自动名称代码（如 <<FirstName>>、<<LastName>> 或 <<SenderName>>）进行自定义，以根据需要插入收件人的姓名。

3). 单击“确定”保存设置。

shot of the Options dialog

📌 结果：从现在开始，每次您回复或转发电子邮件时，Kutools都会自动在邮件正文开头插入问候语。

shot of a greeting at the beginning of the message body

Kutools for Outlook方法的优势：

✅ 无需编码：只需点击几下即可启用。
✅ 完全可定制：使用不同的占位符和问候语样式。
✅ 适用于回复和转发：自动应用于两者。
✅ 更快的工作流程：启用后无需任何设置即可节省时间。

您应该使用哪种方法？

以下是两种方法的快速比较，帮助您选择最适合您需求的方法：

方法	最适合	易用性	设置时间	灵活性
方法1：VBA	需要定制化、基于脚本解决方案的用户	⭐⭐	⏳ 长	⭐⭐⭐⭐
方法2：Kutools for Outlook	希望获得快速、无代码体验的用户	⭐⭐⭐⭐⭐	⚡ 快速	⭐⭐⭐⭐⭐