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如何在Outlook中设置不在办公室时自动将邮件转发给特定人员?

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-07-31

当您不在办公室时,确保重要邮件能够转发给可以代为处理的同事或团队成员至关重要。Outlook 提供了内置功能来自动化这一过程,而 Kutools for Outlook (KTO) 则提供了更高级的选项。在本教程中,我将向您介绍两种方法,在您外出时自动将邮件转发给特定人员。

通过创建规则实现不在办公室时自动将邮件转发给特定人员

使用 Kutools for Outlook 实现不在办公室时自动将邮件转发给特定人员


通过创建规则实现不在办公室时自动将邮件转发给特定人员

您可以创建规则,将所有邮件或特定邮件自动转发给您指定的收件人,请按照以下步骤操作:

1. 单击“规则”> “管理规则和警报”,在弹出的“规则和警报”对话框中,点击“电子邮件规则”选项卡下的“新建规则”,请参见截图:

doc auto forward out of office 1

2. 在第一个“规则向导”对话框中,从“从空白规则开始”部分选择“对我收到的邮件应用规则”选项,请参见截图:

doc auto forward out of office 2

3. 单击“下一步按钮进入第二个对话框,在此步骤向导中,您可以指定条件以自动转发某些邮件,如果您需要转发所有收到的邮件,请跳过此步骤并直接单击“ 下一步”按钮,然后会弹出一个提示消息框,单击“”按钮,请参见截图:

doc auto forward out of office 3

4. 现在,在第三个向导对话框中,勾选 “将其转发给个人或公共组”选项(位于“步骤 1: 选择操作”列表框中),然后单击 “个人或公共组”超链接文本以打开“规则地址”对话框,并选择您希望转发邮件的收件人,请参见截图:

doc auto forward out of office 4

5. 然后单击“确定”>“ 下一步”进入第四个向导对话框,选择要应用于该规则的任何例外情况,您也可以跳过此步骤,继续单击“下一步”按钮,请参见截图:

doc auto forward out of office 5

6. 在最后一个“ 规则向导”对话框中,在步骤 1 中为此规则输入名称,并在步骤 2 中勾选“启用此规则”选项,请参见截图:

doc auto forward out of office 6

7. 单击“完成”按钮,然后在“规则和警报”对话框中单击“确定”按钮,现在,当收到新邮件时,它将自动转发给您指定的收件人。


使用 Kutools for Outlook 实现不在办公室时自动将邮件转发给特定人员

Kutools for Outlook 通过其自动转发功能简化了邮件转发操作,该功能更加直观且用户友好。

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步骤 1. 下载并安装 Kutools for Outlook,启动 Outlook 并单击“Kutools Plus”>“转发”>“ 规则管理”。

doc-click-auto-forward-manager

步骤 3. 在规则向导的第一步中,

  1. 勾选“发件人在个人或公共组中”:勾选此条件复选框以筛选来自特定发件人的邮件。

  2. 单击“个人或公共组”:选择带下划线的链接以打开通讯簿。

  3. 选择特定发件人:从列表中选择要应用规则的发件人。

  4. 单击“确定”:确认您的选择并关闭通讯簿。
    doc-select-senders

步骤 4. 单击“下一步”按钮进入规则向导的第二步,并根据需要选择例外情况。如果没有例外情况,直接单击“下一步”进入向导的第三步。

doc-select-exceptions

步骤 5. 在规则向导的最后一步中,

  1. 为规则命名:输入描述性名称(例如,“外出时自动转发”)以便日后轻松识别。

  2. 单击“选择收件人”按钮:使用此按钮打开通讯簿并选择转发邮件的收件人。

  3. 单击“确定”:确认您的设置并完成规则配置。

    doc-select-recipient

步骤 6. 单击“确定”>“”保存规则并激活自动转发功能。

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