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如何在 Outlook 中发送邮件到外部域时收到警告提示？

作者Siluvia修改日期

向外部域（如组织外部）发送邮件时，可能会带来意外的数据泄露或安全风险。为防止此类情况发生，您可以在 Outlook 中设置警告，在向外部收件人发送邮件前进行提醒。本文将为您介绍两种实现方法。

使用 Outlook 内置的 MailTips 功能

使用 VBA 代码

使用 Outlook 内置的 MailTips 功能

Outlook 中显示的“以下收件人位于您的组织外部”警告，是 Outlook 为提醒您向外部收件人发送邮件而设计的实用功能。此功能属于 MailTips，由 Microsoft Outlook 2010 引入，仅适用于已连接 Microsoft Exchange Server 的用户。以下为该功能的工作原理及管理方法分步说明。

功能原理

在撰写邮件时，Outlook 会自动识别收件人是否属于外部域。

如果收件人属于组织外部，收件人字段下方将显示警告信息（“以下收件人位于您的组织外部”）。

向外部域发送邮件时的警告-1

该提醒可协助用户在向外部人员发送敏感信息前进行再次确认。

如何启用该功能

“收件人位于您的组织外部”警告通常会在已连接 Exchange Server 的 Outlook 账户中默认启用。如果未显示该警告，请按照以下步骤操作：

  1. 请确保您使用的是 Outlook 2010 或更高版本。
  2. 请确认您的账户已连接到 Microsoft Exchange Server。
  3. MailTips 功能已在 Exchange Server 上完成配置。如未显示相关警告，请联系您的 IT 管理员，为您的组织启用 MailTips 功能。
注意事项
  • 此功能仅适用于连接到 Exchange Server 的 Outlook 账户。个人电子邮件账户（如 Outlook.com、Gmail 或 POP/IMAP 账户）不支持此功能。
  • 终端用户无法在 Outlook 中自行自定义或启用/禁用此功能，需由 IT 管理员统一进行管理。

使用 VBA 代码

以下 VBA 代码可帮助您在 Outlook 中向外部域发送邮件时收到警告，请按以下步骤操作。

1. 请按下 Alt+F11 键，即可打开 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

2. 在 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，双击 ThisOutlookSession，即可打开 ThisOutlookSession（代码）窗口，然后将下方 VBA 代码复制粘贴到该窗口中。见下图：

VBA 代码：发送邮件到外部域时弹出警告

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
    xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
    xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
    If xPos <= 0 Then Exit For
    Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End Sub

注意：在代码中，“@addin 99.com”为您即将发送邮件的内部邮箱域名，请根据实际需求进行修改。

向外部域发送邮件时的警告-1

从现在起，当您点击“发送”按钮，将邮件发送至外部邮箱地址域名（而非 VBA 代码中指定的内部邮箱地址域名）时，将弹出如下图所示的警告框。

向外部域发送邮件时的警告-2

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