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如何在Outlook中发送邮件到外部域时获取警告？

Author Siluvia Last modified

将电子邮件发送到外部域（例如，组织外部）有时可能会导致意外的数据泄露或安全风险。为防止这种情况，您可以在Outlook中设置一个警告，在向外部收件人发送电子邮件之前提醒您。在本教程中，我将向您介绍实现此目的的两种方法。

使用Outlook内置的邮件提示功能

使用VBA代码

使用Outlook内置的邮件提示功能

Outlook中的“以下收件人位于您的组织外部”警告是一项有用的功能，旨在当用户向外部收件人发送电子邮件时发出警报。该功能是MailTips的一部分，于Microsoft Outlook 2010中引入，并且适用于连接到Microsoft Exchange Server的用户。以下是关于此功能的工作原理及其管理方式的分步指南。

工作原理

撰写电子邮件时，Outlook会自动检查收件人的域是否为外部域。

如果收件人位于您的组织外部，则会出现一条警告消息（“以下收件人位于您的组织外部”），显示在收件人字段下方。

doc-warning-when-sending-email-to-external-domain-1

此提醒有助于用户在向外部方发送敏感信息之前进行再次检查。

如何启用该功能

对于连接到Exchange Server的Outlook账户，“组织外收件人”警告通常默认启用。然而，如果它不起作用，请按照以下步骤操作：

  1. 确保您使用的是Outlook 2010或更高版本。
  2. 确认您的账户已连接到Microsoft Exchange Server。
  3. MailTips功能是在Exchange Server上配置的。如果警告未出现，请让您的IT管理员为您的组织启用MailTips。
局限性
  • 此功能仅适用于连接到Exchange Server的Outlook账户。它不适用于个人电子邮件账户（例如，Outlook.com、Gmail或POP/IMAP账户）。
  • 最终用户无法在Outlook中直接自定义或启用/禁用此功能。必须由IT管理员进行管理。

使用VBA代码

以下VBA代码可以帮助您在Outlook中发送邮件到外部域时获取警告。请按照以下步骤操作。

1. 按 Alt + F11 键打开 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

2. 在 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，双击 ThisOutlookSession 打开 ThisOutlookSession (Code) 窗口，然后将以下VBA代码复制到窗口中。参见截图：

VBA代码：发送邮件到外部域时获取警告

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
    xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
    xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
    If xPos <= 0 Then Exit For
    Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End Sub

注意：在代码中，“@addin99.com”是您要发送邮件的内部电子邮件域名。请根据需要进行更改。

doc-warning-when-sending-email-to-external-domain-1

从现在开始，当点击发送按钮向外部电子邮件域（不是您在VBA代码中指定的内部电子邮件域）发送邮件时，会弹出如下截图所示的警告框。

doc-warning-when-sending-email-to-external-domain-2

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