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如何在Outlook中将类别分配给外发电子邮件?

添加一名作者 最后修改时间:2020-12-10

本文提供了三种在Outlook中将类别分配给外发电子邮件的方法。

手动将类别分配给外发电子邮件
使用VBA代码手动将类别分配给外发电子邮件
通过创建规则自动将类别分配给外发电子邮件


手动将类别分配给外发电子邮件

您可以在Outlook中手动将类别分配给外发电子邮件。 请执行以下操作。

1.在新的电子邮件窗口中,单击 讯息选项 按钮在 标签 下的组 留言 标签。 看截图:

2.在 查看房源 对话框中,从 分类目录 下拉列表,然后单击 关闭 按钮。

3.撰写并发送电子邮件。 然后,在Outlook的“已发送邮件”文件夹中为该外发邮件分配了具有指定类别的电子邮件。


使用VBA代码手动将类别分配给外发电子邮件

然后,下面的VBA代码可以帮助您轻松地将类别分配给Outlook中的外发电子邮件。 请执行以下操作。

1。 按 其他 + F11 键打开 Microsoft Visual Basic应用程序 窗口。

2.在 Microsoft Visual Basic应用程序 窗口,请双击以打开 本次展望会议 代码窗口,然后将下面的VBA代码复制到代码窗口中。

VBA代码1:手动将类别分配给外发电子邮件

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim xNewEmail As MailItem
If Item.Class = olMail Then
    Set NewMail = Item
   NewMail.ShowCategoriesDialog
End If
Set xNewEmail = Nothing
End Sub

3。 按 其他 + Q 关闭键 Microsoft Visual Basic应用程序 窗口。

4.每次单击 提交 撰写电子邮件中的按钮, 颜色分类 将显示对话框。 请选择所需的类别,然后单击 OK 按钮。 看截图:

此外,您可以将以下VBA脚本添加到快速访问工具栏,以便在Outlook中轻松将类别分配给外发电子邮件。

1.打开 本次展望会议 代码窗口中,将VBA代码下面的内容复制到“代码”窗口中。

VBA代码2:手动将类别分配给外发电子邮件

Sub SpecifyCategoryforNewEmail()
Dim xNewEmail As MailItem
Dim xItem As Object
Set xItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
If xItem.Class = olMail Then
    Set xNewEmail = xItem
    xNewEmail.ShowCategoriesDialog
End If
Set xNewEmail = Nothing
End Sub

2。 按 其他 + Q 退出键 Microsoft Visual Basic应用程序 窗口。

3.创建一个新电子邮件,单击 自定义快速访问工具栏 按钮,然后选择 更多命令 从下拉列表中选择。

4.在 Outlook选项 窗口,您需要:

4.1选择 来自 从中选择命令 下拉列表;

4.2选择 Project1 在左侧的文本框中,然后单击 添加 按钮;

4.3选择 Project1 在右侧框中,单击 修改 按钮,然后将符号按钮修改到宏;

4.4点击 OK 按钮在 Outlook选项 窗口保存更改。 看截图:

5.从现在开始,如果要为正在编写的电子邮件分配类别,只需单击 功能区中的按钮以打开 颜色分类 对话框,然后选择此电子邮件的类别。 看截图:


通过创建规则自动将类别分配给外发电子邮件

如果您想始终为发送给特定收件人的电子邮件分配类别,则以下方法可以为您提供帮助。

1。 点击 规则 > 经理规则和警报 在主页选项卡上。

2.在“规则和警报”对话框中,单击“新建规则”按钮。 看截图:

3.在第一 规则向导 对话框中,单击 将规则应用于我发送的邮件 在选项 从空规则开始 部分,然后单击 下一页 按钮。

4.在第二 规则向导 对话框,检查 发送给人们或公共团体 ,然后在中指定收件人的电子邮件地址 ,最后点击 下一页 按钮。 看截图:

5.在第三 规则向导 对话框,检查 将其分配给类别类别 ,在中选择规则的类别 ,然后单击 下一页 按钮。

6。 点击 下一页 直接在第四个按钮 规则向导 对话框,而不选择任何选项。

7.最后 规则向导 对话框中,根据需要命名规则,然后单击 完成 按钮。 看截图:

从现在开始,向该指定的收件人发送电子邮件时,将自动按特定类别分配电子邮件。


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Comments (6)
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Hi,

I'm trying to organize a team mailbox (outlook). The inbox has some clearly defined subfolders. I'm looking for a way to force senders to this team mailbox (where the team address is either in to or cc) to select a category that is linked to the inbox subfolder structure. Incoming mail should then be directed automatically to its correct subfolder.

List of categories should adapt whenever a subfolder is created, removed or the naming of a exisitng subfolder is changed.

On top of these categories, there should be a "general" category that leads e-mails to the root of the inbox (not all messages might fit in one category or sender might not know in what category his message fits).

Category should be maintained throughout forwarding and replying as long as the team address is being copied in.

If multiple team addresses are included in one mail, sender should select a category for each team address according the categories defined by each team.

Goal is to minimize the effort of manually sorting by the team enhanced overview, increase efficiency of dealing with mail,...

Is this possible in an easy and maintenance friendly manner?

Thanks
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I have same wishlist for my team! Any update on this please?
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I know that this is necroposting but I had the same issue following similar instructions. What I had to do was create a self signed digital certificate for my macro. (located C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16 for my install of Office 365.) Then I saved it. Then I opened up (alt+f11) and under Tools->Digital Signature for the macro I created I signed it with my self signed cert. Then I went to File->Options->Trust Center>Trust Center Settings>Macro Settings and selected "Notifications for digitally signed macros, all other macros disabled". Click okay. Run your macro it'll warn you about it and you select "Trust all macros from this publisher". You can always check the certificate to see if its the correct one too. Hope this helps someone!
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Hi same problem as below. It first worked but after I closed and re-opened Outlook it it didn't work anymore. How do i get the macro to work again and all the time?
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Hi, I had the same problem as John below. I did the auto categorize option when clicking send using VBA code, it worked at first but when I closed and re-opened Outlook it didn't work anymore. I then tried the second VBA method and it created the symbol in the quick tool bar but nothing happens when I click it.
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this i great. i made the macro to manually add by VBA code 2. it worked for about an hour and now the button is still there but it will not assign the category set for it. How do i get the macro to work all the time? thanks
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