如何在Outlook中自动拒绝来自特定人员的会议邀请？

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-05-07

在Outlook中，我们可以创建规则来自动拒绝某些来自特定人员的会议邀请，但具体该如何操作呢？本文将详细介绍一种方法。

在Outlook中自动拒绝来自特定人员的会议邀请

在Outlook中自动拒绝来自特定人员的会议邀请，并从日历中删除该会议

在Outlook中自动拒绝来自特定人员的会议邀请

请按照以下步骤完成此任务：

1. 首先，您需要为拒绝会议邀请创建一个消息模板。在“ 邮件”窗口中，输入您要发送的拒绝会议邀请的消息内容。参见截图：

the steps of declining meeting invites from specific people automatically in Outlook

2. 然后将该消息保存为模板格式，请点击文件 > 另存为，在“另存为”窗口中，在文件名称 文本框中输入消息名称，然后从保存类型 下拉列表中选择Outlook 模板(*.oft)，参见截图：

注意：当您选择 Outlook 模板(*.oft) 时，会打开一个默认的用户模板文件夹。

3. 然后点击保存按钮保存消息模板，并关闭消息窗口。

4. 接下来，您可以创建规则。请点击开始选项卡下的规则 > 管理规则和通知，参见截图：

5. 在“规则和通知”对话框中，点击 电子邮件规则 选项卡中的 新建规则，参见截图：

6. 在弹出的 规则向导 中，点击 从空白规则开始 部分下的 对收到的邮件应用规则 选项，参见截图：

7. 然后点击 下一步 按钮，在弹出的对话框中，勾选 第1步：选择条件 列表框中的来自某人或公共组，并点击文本链接 某人或公共组 打开 规则地址 对话框，选择您要拒绝会议的人员，参见截图：

8. 点击确定按钮，仍然在此对话框中，请滚动并勾选 第1步：选择条件 列表框中的 是会议邀请或更新 选项，参见截图：

9. 继续点击 下一步 按钮，在接下来的对话框中：

(1.) 勾选 第1步：选择操作 列表框中的 使用特定模板回复 选项；

(2.) 然后点击文本链接 特定模板 打开 选择答复模板 对话框；

(3.) 在 选择答复模板 对话框中，从 查找范围 下拉菜单中选择 用户模板位于文件系统；

(4.) 然后选择刚刚创建的消息名称；

(5.) 点击打开按钮。

10. 返回到原始对话框，继续勾选 第1步：选择操作 列表框中的 删除它 选项，参见截图：

11. 点击 下一步 > 下一步 进入最后一步对话框。在 完成规则设置 部分，为此规则指定一个名称，并在 第2步：设置规则选项 中勾选 启用此规则 选项，参见截图：

12. 点击完成按钮完成此规则，然后点击确定关闭对话框。

13. 从现在起，当收到来自这些特定人员的会议邀请时，系统将自动向其发送一封拒绝邮件，并且会议消息也会被删除。

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在Outlook中自动拒绝来自特定人员的会议邀请，并从日历中删除该会议

第一种方法可以帮助您发送一封邮件告知对方您不会参加会议，但这些会议仍会显示在您的日历中。如果您还需要同时删除出现在日历中的会议，则可以使用以下VBA代码来实现。

1. 按住 ALT + F11 键打开 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

2. 在 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口中，双击 Project1(VbaProject.OTM) 窗格中的 ThisOutlookSession 打开模块，然后复制并将以下代码粘贴到空白模块中。

VBA代码：自动拒绝会议邀请并从日历中删除会议：

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
    Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
    If xItem.Class = olMeetingRequest Then
        Set xMeeting = xItem
        xMeeting.ReminderSet = False
        If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("yy@addin99.com") Then 'Specify the person you need
            Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
            xAppointmentItem.ReminderSet = False
            Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
            xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
                                    "I am not at office. " & vbCrLf & _
                                    "I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
            xMeetingDeclined.Send
            xMeeting.Delete
        End If
    End If
Next
End Sub