如何在Outlook中批量将多封邮件转换为PDF文件？

Author: Sun Last Modified: 2025-05-07

在Outlook中，另存为功能只能将邮件保存为HTML、TXT、MHT、MSG和模板格式的文件。如果你想将邮件转换为PDF文件，该如何操作呢？本文介绍了几种解决此问题的方法。

使用打印功能将一封邮件转换为PDF文件

使用“另存为文件”工具将批量邮件转换为单独的PDF文件

使用VBA将一封邮件转换为PDF文件

使用打印功能将一封邮件转换为PDF文件

在Outlook中，你可以使用打印功能将一封邮件保存为PDF文件。

1. 选择要转换为PDF的邮件，点击文件 > 打印，从打印机下拉列表中选择 Microsoft Print to PDF，然后点击打印。

2. 在“保存打印输出为”对话框中，选择一个路径来放置文件，并为其命名。

3. 点击保存，然后点击取消停止打印。

现在，选中的邮件已转换为PDF文件。

注意：此方法仅适用于Outlook 2016。

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使用“另存为文件”工具将批量邮件转换为单独的PDF文件

通过上述方法，你一次只能将一封邮件保存为PDF文件。如果想批量将多封邮件转换为单独的PDF文件，可以尝试使用 Kutools for Outlook 的 将选中的邮件另存为多种格式（如PDF）文件 工具。

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免费安装 Kutools for Outlook，然后按照以下步骤操作：

1. 选择要转换的邮件，然后点击 Kutools > 批量处理 > 将选中的邮件另存为多种格式（如PDF）文件。

2. 在“ 将邮件另存为其他文件”对话框中，选择一个路径来定位文件，并勾选 PDF 格式选项，你可以在右侧部分勾选有关保存正文内容的选项。

3. 点击确定。

现在，这些邮件已被转换为PDF文件。

使用VBA将一封邮件转换为PDF文件

如果你正在使用Outlook 2007或2010，可以通过应用VBA代码将一封邮件转换为PDF文件。

1. 选择一封邮件，按下 Alt + F11 键以启用 Microsoft Visual Basic for Applications 窗口。

2. 点击插入 > 模块，并将以下代码粘贴到模块脚本中。

VBA：将邮件转换为PDF

Sub SaveAsPDFfile()
'UpdatebyExtendoffice
Dim MyOlNamespace As NameSpace
Dim MySelectedItem As MailItem
Dim Response As String
Dim FSO As Object, TmpFolder As Object
Dim tmpFileName As String
Dim wrdApp As Object
Dim wrdDoc As Object
Dim bStarted As Boolean
Dim dlgSaveAs As FileDialog
Dim fdfs As FileDialogFilters
Dim fdf As FileDialogFilter
Dim i As Integer
Dim WshShell As Object
Dim SpecialPath As String
Dim msgFileName As String
Dim strCurrentFile As String
Dim strName As String
Dim oRegEx As Object
Dim intPos As Long
Set MyOlNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set MySelectedItem = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
tmpFileName = FSO.GetSpecialFolder(2)
strName = "email_temp.mht"
tmpFileName = tmpFileName & "\" & strName
MySelectedItem.SaveAs tmpFileName, 10
On Error Resume Next
Set wrdApp = GetObject(, "Word.Application")
If Err Then
Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
bStarted = True
End If
On Error GoTo 0
Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Open(FileName:=tmpFileName, Visible:=False, Format:=7)
Set dlgSaveAs = wrdApp.FileDialog(msoFileDialogSaveAs)
Set fdfs = dlgSaveAs.Filters
i = 0
For Each fdf In fdfs
i = i + 1
If InStr(1, fdf.Extensions, "pdf", vbTextCompare) > 0 Then
Exit For
End If
Next fdf
dlgSaveAs.FilterIndex = i
Set WshShell = CreateObject("WScript.Shell")
SpecialPath = WshShell.SpecialFolders(16)
msgFileName = MySelectedItem.Subject
Set oRegEx = CreateObject("vbscript.regexp")
oRegEx.Global = True
oRegEx.Pattern = "[\/:*?""<>|]"
msgFileName = Trim(oRegEx.Replace(msgFileName, ""))
dlgSaveAs.InitialFileName = SpecialPath & "\" & msgFileName
If dlgSaveAs.Show = -1 Then
strCurrentFile = dlgSaveAs.SelectedItems(1)
If Right(strCurrentFile, 4) <> ".pdf" Then
Response = MsgBox("Sorry, only saving in the pdf-format is supported." & _
vbNewLine & vbNewLine & "Save as pdf instead?", vbInformation + vbOKCancel)
If Response = vbCancel Then
wrdDoc.Close 0
If bStarted Then wrdApp.Quit
Exit Sub
ElseIf Response = vbOK Then
intPos = InStrRev(strCurrentFile, ".")
If intPos > 0 Then
strCurrentFile = Left(strCurrentFile, intPos - 1)
End If
strCurrentFile = strCurrentFile & ".pdf"
End If
End If
wrdApp.ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
strCurrentFile, _
ExportFormat:=17, _
OpenAfterExport:=False, _
OptimizeFor:=0, _
Range:=0, _
From:=0, _
To:=0, _
Item:=0, _
IncludeDocProps:=True, _
KeepIRM:=True, _
CreateBookmarks:=0, _
DocStructureTags:=True, _
BitmapMissingFonts:=True, _
UseISO19005_1:=False
End If
Set dlgSaveAs = Nothing
wrdDoc.Close
If bStarted Then wrdApp.Quit
Set MyOlNamespace = Nothing
Set MySelectedItem = Nothing
Set wrdDoc = Nothing
Set wrdApp = Nothing
Set oRegEx = Nothing
End Sub

3. 按下 F5 键以启用文件保存对话框，选择一个文件夹来放置文件并为其命名。