如何在 Outlook 中设置外出（自动答复）？

有时，您可能因外出无法及时处理邮件。在这种情况下，您或许希望让他人了解，尽管您已收到邮件，但未能及时回复的原因。您可以通过以下方法在 Outlook 中设置外出（自动答复）规则：

• 使用外出助手，在 Exchange 账户下设置外出（自动答复）（共 4 步）
• 使用 Kutools for Outlook 设置外出（自动答复）（共 3 步）
• 通过“管理规则和通知”功能设置外出（自动答复）（共 11 步）

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使用外出助手，在 Exchange 账户下设置外出（自动答复）

如果您使用的是 Exchange 账户，可以通过设置外出助手，为收到的邮件自动发送指定回复内容。外出时，请按照以下步骤操作：

1. 在“邮件”视图下，选择导航窗格上的 Exchange 账户，点击“文件”>“信息”>“自动回复”。
注意：如果您的 Outlook 未连接 Exchange 服务器，将无法找到“自动回复”选项。

2. 在“自动回复”对话框中，（1）选择“发送自动回复”选项；（2）勾选“仅在此时间范围期间发送”选项，并根据需要设置开始和结束时间；（3）在下方输入回复内容。见截图：

3. 如需为外部发件人启用自动回复，请按照以下步骤操作：（1）点击“组织外（已启用）”选项卡；（2）勾选“自动回复组织外的人员”选项；（3）在下方输入您的“自动答复”内容。详见截图：

4. 点击“确定”即可启用自动答复功能。

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使用 Kutools for Outlook 设置外出（自动答复）

Outlook 内置规则无法满足高级定制需求，例如针对特定发件人或主题设置不同的回复，或在回复中插入图片。而“Kutools for Outlook”的“自动答复”功能，拥有用户友好的界面，能够轻松创建专业且个性化的自动回复，支持插入图片并保存多个模板。如果您需要灵活且全面的自动回复解决方案，Kutools 无疑是您的优选。

步骤 1. 下载并安装 Kutools for Outlook，打开 Outlook，点击“KUTOOLS PLUS”>“回复”。

步骤 2. 为不同账户设置自动回复后，点击“确定”。

1. 在左侧窗格中，选择该账户。

2. 在右侧区域，编辑并删除主题前缀后，填写自动回复内容。

   

步骤 3. 点击“是”以激活自动回复功能。

每封收到的邮件都将按照您设置的自动回复模板自动进行回复。

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通过“管理规则和通知”功能设置外出（自动答复）

如果您的 Outlook 未连接到 Exchange 服务器，上述方法将无法使用。在这种情况下，您可以按照以下步骤，通过 Outlook 的“管理规则和通知”功能设置外出自动回复：

1. 点击“开始”>“新建电子邮件”，创建新邮件并填写主题和正文。请参见下方截图：

2. 在新邮件窗口中，点击“文件”>“另存为”。

3. 在“另存为”对话框中，从“指定保存格式”下拉列表中选择“Outlook 模板（*.oft）”，然后点击“保存”按钮。见截图：

注意：将“指定保存格式”设置为“Outlook 模板（*.oft）”后，邮件会自动保存到默认模板文件夹，无需手动选择保存位置。

4. 继续点击“开始”>“规则”>“管理规则和通知”，如截图所示：

5. 在“规则和通知”对话框中，（1）点击“电子邮件规则”选项卡；（2）在“更改应用到此文件夹”的下拉列表中，选择需要设置外出回复的电子邮件帐户；（3）接着点击“新建规则”。如图所示：

6. 在“规则向导”中，点击“从空白规则开始”下的“对我收到的邮件应用规则”，然后点击“下一步”。

7. 在“规则向导”（要检查哪些条件）界面，勾选“仅发送给我”选项后，点击“下一步”。见截图：

8. 现在，在规则向导（希望如何处理此邮件）界面，请按照下图所示进行操作：（1）勾选“使用特定模板进行回复”选项；（2）点击“特定模板”的链接文字；（3）在弹出的“选择答复模板”对话框中，从“查找范围”下拉列表中选择“文件系统中的用户模板”，选中刚刚创建的“消息模板”，然后点击“打开”；（4）返回规则向导界面，点击“下一步”。

9. 连续点击两次“下一步”进入规则向导（完成规则设置），请按照以下步骤操作：（1）在步骤 1 中输入新规则名称；（2）在步骤 2 中根据需要勾选相应选项；（3）点击“完成”按钮。

10. 关闭“规则和通知”对话框。

此后，每当有新邮件进入您的 Outlook 时，系统将立即自动使用您设定的消息模板进行回复。