如何在Outlook中设置外出（自动回复）？

Author: Sun Last Modified: 2025-05-07

有时，您不在办公室，无法及时处理邮件。在这种情况下，您可能希望让别人知道，尽管您已收到邮件，但暂时无法回复。您可以使用以下方法在Outlook中设置外出（自动回复规则）：

通过Exchange账户的“外出助手”设置外出（自动回复）（4个步骤）
使用Kutools for Outlook设置外出（自动回复）（3个步骤）
通过“管理规则和警报”功能设置外出（自动回复） （11个步骤）

通过Exchange账户的“外出助手”设置外出（自动回复）

如果您使用的是Exchange账户，可以通过设置“外出助手”来自动回复指定的消息，即使您不在办公室也能进行自动回复。请按照以下步骤操作：

1. 在邮件视图中，选择导航窗格中的Exchange账户，然后点击“文件” > “信息” > “自动答复”。注意：如果您的Outlook未连接到Exchange服务器，则找不到“自动答复”选项。

2. 在“自动答复”对话框中，(1) 选择“发送自动答复”选项；(2) 勾选“仅在此时间范围内发送”选项，并根据需要指定“开始时间”和“结束时间”；(3) 在下方框中输入“回复消息”。参见截图：

the screenshot of step 1 about seting out of office (automatic reply) with Out of Office Assistant with Exchange Account

3. 如果您还需要为外部发件人启用自动回复，请 (1) 点击“我的组织外（开启）”选项卡；(2) 勾选“自动回复给我的组织外人员”选项；(3) 在下方框中输入“自动回复消息”。参见截图：

the screenshot of step 2 about seting out of office (automatic reply) with Out of Office Assistant with Exchange Account

4. 点击“确定”以激活外出消息。

使用Kutools for Outlook设置外出（自动回复）

Outlook内置的规则不支持高级自定义，例如为特定发件人或主题设置不同的回复，或者在回复中附加图片。相比之下，“Kutools for Outlook”的“自动回复”提供了用户友好的界面，用于创建专业、个性化的自动回复，并可以选择包含图片以及保存多个模板。为了更灵活且全面的自动回复解决方案，Kutools无疑是更好的选择。

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步骤1. 下载并安装Kutools for Outlook，然后启动Outlook，点击“Kutools Plus” > “回复”。

步骤2. 配置不同账户的自动回复，然后点击“确定”。

在左侧窗格中，勾选账户。
在右侧部分，编辑主题前缀，然后编辑自动回复的内容。

步骤3. 点击“是”以激活自动回复。

每封新进来的邮件将根据您配置的自动回复模板自动收到回复。

通过“管理规则和警报”功能设置外出（自动回复）

如果您的Outlook未连接到Exchange服务器，上述方法将不起作用。在这种情况下，Outlook的“管理规则和警报”功能可以帮助您按以下步骤设置外出自动回复：

1. 点击“主页” > “新建电子邮件”以创建新邮件，根据需要输入主题和内容。参见截图：

the screenshot of step 1 about seting out of office (automatic reply) with Manage Rules & Alerts function

2. 在新邮件窗口中，点击“文件” > “另存为”。

3. 现在，在“另存为”对话框中，请从“保存类型”下拉列表中选择“Outlook模板 (*.oft)”，然后点击“保存”按钮。参见截图：

the screenshot of step 2 about seting out of office (automatic reply) with Manage Rules & Alerts function

注意：在指定“保存类型”为“Outlook模板 (*.oft)”后，该邮件将自动保存到默认模板文件夹中，无需再选择保存文件夹。

4. 继续点击“主页” > “规则” > “管理规则和警报”，参见截图：

the screenshot of step 3 about seting out of office (automatic reply) with Manage Rules & Alerts function

5. 在“规则和警报”对话框中，(1) 点击“电子邮件规则”选项卡；(2) 从“应用更改到此文件夹”下拉列表中选择要应用外出设置的“邮箱名称”；(3) 然后点击“新建规则”。参见截图：

the screenshot of step 4 about seting out of office (automatic reply) with Manage Rules & Alerts function

6. 在“规则向导”中，点击“对收到的邮件应用规则”，然后点击“下一步”按钮。

the screenshot of step 5 about seting out of office (automatic reply) with Manage Rules & Alerts function

7. 在“规则向导”（您想检查哪些条件），勾选“只发送给我”选项，然后点击“下一步”按钮。参见截图：

the screenshot of step 6 about seting out of office (automatic reply) with Manage Rules & Alerts function

8. 现在，在“规则向导”（您想对邮件做什么？）中，请按照以下截图所示操作：(1) 勾选“使用特定模板回复”选项；(2) 点击“特定模板”的“链接文本”；(3) 现在在弹出的“选择回复模板”对话框中，从“查找范围”下拉列表中选择“文件系统中的用户模板”，点击选择刚刚创建的“邮件模板”，然后点击“打开”按钮；(4) 现在返回到规则向导，请点击“下一步”按钮。