如何在Outlook中设置外出(自动回复)功能?
有时,您不在办公室,无法及时处理电子邮件。 在这种情况下,您可能想让人们知道即使您已经收到电子邮件,却为什么不回复他们的电子邮件。 您可以使用以下解决方法在Outlook中设置不在办公室(自动回复规则):
- 使用带有Exchange帐户的外出时助手设置外出(自动回复) (4步骤)
- 通过“管理规则和警报”功能外出(自动回复) (11步骤)
- 使用 Kutools for Outlook 设置外出(自动回复) (2步骤)
使用带有Exchange帐户的外出时助手设置外出(自动回复)
如果你正在使用一个 兑换账户,您可以通过设置以下选项自动为收到的电子邮件回复指定的消息: 外出助理 当你不在的时候请执行以下操作:
1。 在邮件视图中,在导航窗格中选择交换帐户,然后单击 文件 > 资料包 > 自动回覆.
备注:如果您的Outlook未连接到Exchange Server,则找不到 自动回覆 选项。
2。 在 自动回覆 对话框, (1) 选择 发送自动回复 选项; (2) 检查 只在这个时间范围内发送 选项并指定 开始时间 和 结束时间 根据需要 (3) 在下面的框中键入回复消息。 看截图:
3。 如果您还需要为外部发件人启用自动回复,请 (1) 点击 在我的组织之外 (上) 标签; (2) 检查 自动回覆我机构以外的人 选项; (3) 在下面的框中键入自动回复消息。 看截图:
4。 点击 OK 激活外出消息。
通过“管理规则和警报”功能外出(自动回复)
如果您的Outlook未连接到Exchange Server,则上述方法将不起作用。 在这种情况下,Outlook的“管理规则和警报”功能可以帮助您按照以下步骤设置外出自动答复:
1。 点击 主页 > 新电子邮件 要创建新消息,请根据需要键入主题和消息。 看截图:
2。 点击 文件 > 另存为 在新的消息窗口中。
3. 现在,在“另存为”对话框中,选择 Outlook模板(* .oft) 来自 保存类型 下拉列表,然后单击 保存 按钮。 看截图:
备注:指定后 保存类型 as Outlook模板(* .oft),电子邮件将自动保存到默认模板文件夹。 而且没有必要再选择保存文件夹了。
4。 继续点击 主页 > 规则 > 管理规则和警报,请参见屏幕截图:
5。 在 规则和警报 对话框, (1) 点击 电子邮件规则 标签; (2) 从中选择要应用不在办公室设置的电子邮件帐户 将更改应用于此文件夹放置 清单(3)然后点击 新规则。 看截图:
6。 在 规则向导 ,单击“ 对收到的邮件应用规则 来自 从空规则开始 部分,然后单击 下一页 按钮。
7。 在 规则向导 (您要检查哪些条件),请检查 只寄给我 选项,然后单击 下一页 按钮。 看截图:
8。 现在在 规则向导 (您要如何处理该消息?),请按照以下屏幕截图所示进行操作: (1) 访问 使用特定模板回复 选项; (2) 单击的链接的文本 一个特定的模板; (3) 现在在弹出 选择一个回复模板 对话框中,选择 文件系统中的用户模板 止 在看 下拉列表,单击以选择您刚才创建的消息模板,然后单击 可选 按钮; (4) 现在您回到 规则向导,请点击 下一页 按钮。
9。 单击两次“下一步”按钮进入 规则向导 (完成规则设置),请 (1) 为新规则输入一个名称 框; (2) 根据需要检查选项 部分; (3) 并单击 完成 按钮。
10。 关闭“规则和警报”对话框。
展望未来,当您的Outlook中收到新电子邮件时,它们将立即自动与指定的邮件模板一起回复。
使用 Kutools for Outlook 设置外出(自动回复)
上面的方法让您逐步设置它们有些麻烦且乏味。 但是,在这里,我将向您介绍一种方便快捷的方法,以便在Outlook中快速方便地启动办公室。
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1。 点击 库工具 > 回复 > 启用自动回复 激活此实用程序。
2。 进入 自动回复管理器 通过点击 库工具 > 回复 > 自动回复管理器。 检查 用户名 您要应用此功能的信息,然后单击 OK 按钮。 您还可以根据需要编辑主题并自动回复文本。 查看屏幕截图:
至此,自动回复设置已成功设置。
Tips::关闭Outlook应用程序后, 自动回复 功能将停止工作。
演示:使用 Kutools for Outlook 设置外出(自动回复)
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