跳到主要内容

如何在Outlook中设置外出(自动回复)功能?

作者:技术支持 最后修改时间:2020-11-19

有时,您不在办公室,无法及时处理电子邮件。 在这种情况下,您可能想让人们知道即使您已经收到电子邮件,却为什么不回复他们的电子邮件。 您可以使用以下解决方法在Outlook中设置不在办公室(自动回复规则):


使用带有Exchange帐户的外出时助手设置外出(自动回复)

如果你正在使用一个 兑换账户,您可以通过设置以下选项自动为收到的电子邮件回复指定的消息: 外出助理 当你不在的时候请执行以下操作:

1。 在邮件视图中,在导航窗格中选择交换帐户,然后单击 文件 > 资料包 > 自动回覆.
备注:如果您的Outlook未连接到Exchange Server,则找不到 自动回覆 选项。

2。 在 自动回覆 对话框, (1) 选择 发送自动回复 选项; (2) 检查 只在这个时间范围内发送 选项并指定 开始时间结束时间 根据需要 (3) 在下面的框中键入回复消息。 看截图:

3。 如果您还需要为外部发件人启用自动回复,请 (1) 点击 在我的组织之外 (上) 标签; (2) 检查 自动回覆我机构以外的人 选项; (3) 在下面的框中键入自动回复消息。 看截图:

4。 点击 OK 激活外出消息。


通过“管理规则和警报”功能外出(自动回复)

如果您的Outlook未连接到Exchange Server,则上述方法将不起作用。 在这种情况下,Outlook的“管理规则和警报”功能可以帮助您按照以下步骤设置外出自动答复:

1。 点击 主页 > 新电子邮件 要创建新消息,请根据需要键入主题和消息。 看截图:

2。 点击 文件 > 另存为 在新的消息窗口中。

3. 现在,在“另存为”对话框中,选择 Outlook模板(* .oft) 来自 保存类型 下拉列表,然后单击 优惠 按钮。 看截图:

备注:指定后 保存类型 as Outlook模板(* .oft),电子邮件将自动保存到默认模板文件夹。 而且没有必要再选择保存文件夹了。

4。 继续点击 主页 > 规则 > 管理规则和警报,请参见屏幕截图:

5。 在 规则和警报 对话框, (1) 点击 电子邮件规则 标签; (2) 从中选择要应用不在办公室设置的电子邮件帐户 将更改应用于此文件夹放置 清单(3)然后点击 新规则。 看截图:

6。 在 规则向导 ,单击“ 对收到的邮件应用规则 来自 从空规则开始 部分,然后单击 下一页 按钮。

7。 在 规则向导 (您要检查哪些条件),请检查 只寄给我 选项,然后单击 下一页 按钮。 看截图:

8。 现在在 规则向导 (您要如何处理该消息?),请按照以下屏幕截图所示进行操作: (1) 访问 使用特定模板回复 选项; (2) 单击的链接的文本 一个特定的模板; (3) 现在在弹出 选择一个回复模板 对话框中,选择 文件系统中的用户模板在看 下拉列表,单击以选择您刚才创建的消息模板,然后单击 可选 按钮; (4) 现在您回到 规则向导,请点击 下一页 按钮。

9。 单击两次“下一步”按钮进入 规则向导 (完成规则设置),请 (1) 为新规则输入一个名称 框; (2) 根据需要检查选项 部分; (3) 并单击 完成 按钮。

10。 关闭“规则和警报”对话框。

展望未来,当您的Outlook中收到新电子邮件时,它们将立即自动与指定的邮件模板一起回复。


使用 Kutools for Outlook 设置外出(自动回复)

上面的方法让您逐步设置它们有些麻烦且乏味。 但是,在这里,我将向您介绍一种方便快捷的方法,以便在Outlook中快速方便地启动办公室。

Kutools for Outlook:终极 Outlook 工具包,包含 100 多个方便的工具。 免费试用 30 天,无任何限制,不用担心!   阅读更多    立即开始免费试用!

1。 点击 库工具 > 回复 > 启用自动回复 激活此实用程序。
doc自动回复kto

2。 进入 自动回复管理器 通过点击 库工具 > 回复 > 自动回复管理器。 检查 用户名 您要应用此功能的信息,然后单击 OK 按钮。 您还可以根据需要编辑主题并自动回复文本。 查看屏幕截图:

至此,自动回复设置已成功设置。

Tips::关闭Outlook应用程序后, 自动回复 功能将停止工作。


演示:使用 Kutools for Outlook 设置外出(自动回复)


通过 库工具 / Kutools 加 此视频中的标签,由 Kutools for Outlook。现在,包括 AI 功能在内的大多数功能都是免费的!专业版功能提供 30 天无限制试用!


最佳办公生产力工具

最新消息:Kutools for Outlook 发布 免费版本!

体验全新的 Kutools for Outlook 免费版本拥有 70 多项令人难以置信的功能,您可以永久使用! 点击立即下载!

🤖 Kutools人工智能 : 具有人工智能魔力的即时专业电子邮件——一键天才回复、完美语气、多语言掌握。轻松改变电子邮件! ...

📧 电子邮件自动化: 自动回复(适用于 POP 和 IMAP)  /  安排发送电子邮件  /  发送电子邮件时按规则自动抄送/密件抄送  /  自动转发(高级规则)   /  自动添加问候语   /  自动将多收件人电子邮件拆分为单独的消息 ...

📨 电子邮件管理: 撤回电子邮件  /  按主题和其他人阻止诈骗电子邮件  /  删除重复的电子邮件  /  高级搜索  /  合并文件夹 ...

📁 附件专业版批量保存  /  批量分离  /  批量压缩  /  自动保存   /  自动分离  /  自动压缩 ...

🌟 界面魔法: 😊更多又漂亮又酷的表情符号   /  收到重要邮件时提醒您  /  最小化 Outlook 而不是关闭 ...

👍 一键奇迹: 使用传入附件回复全部  /   反网络钓鱼电子邮件  /  🕘显示发件人的时区 ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 通讯录和日历: 从选定的电子邮件中批量添加联系人  /  将联系人组拆分为各个组  /  删除生日提醒 ...

只需单击一下即可立即解锁 Kutools for Outlook -永久免费. 别等了, 立即下载并提高您的效率!

kutools for outlook 功能1 kutools for outlook 功能2
 

 

 

Comments (14)
No ratings yet. Be the first to rate!
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi, Can someone elaborate on how to use the "Rules" at the bottom of the initial screen under "Set out of office (automatic reply) with Out of Office Assistant with Exchange Account" before we click on OK https://www.extendoffice.com/images/stories/doc-outlook/doc-out-of-office/doc-auto-reply-04.png<br /> Would this allow for various out of office rules/replies pertaining to different topics such as away rule during holiday, or for a meeting, move announcement, etc. Thanks!
This comment was minimized by the moderator on the site
Thank you, whoever did this. But really Microsoft, the old box for managing alerts made setting up out of office messages so much easier!
This comment was minimized by the moderator on the site
You made my life simpler....Thank you for the Step by Step effort on Outlook.
This comment was minimized by the moderator on the site
Is it possible to find a list of previous Out of Offices that I have set up?
This comment was minimized by the moderator on the site
Section on autoreply for non-techies excellent, very clear and works. Before Item 10 I think the instruction "click on Open" is necessary. Tried to do this quite a few times before and basically failed - this was GREAT.
This comment was minimized by the moderator on the site
I used the out of office reply through "manage rules and alerts" Can you explain how to undo?
This comment was minimized by the moderator on the site
Amazing help ..very helpfull
This comment was minimized by the moderator on the site
Very helpful for beginners.
This comment was minimized by the moderator on the site
Very helpful. Thanks :lol:
This comment was minimized by the moderator on the site
Is it possible to use the "End Time" setting in Outlook 2010 to use as a variable to automatically populate the message body? i.e. I want to write: I will be back in the office on . If you need support during this time contact ... etc... etc...
There are no comments posted here yet
Load More
Leave your comments
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations