如何在Outlook中设置规则以自动将邮件复制到另一个文件夹？

在Microsoft Outlook中高效管理邮件可能具有挑战性，特别是当您收到大量邮件时。与其手动整理邮件，不如通过设置规则来自动化这一过程，该规则会根据预定义的条件自动将邮件复制到特定文件夹。本指南将引导您完成两种方法来自动生成邮件到另一个文件夹。

方法一：设置Outlook规则以自动将邮件复制到另一个文件夹 （手动设置 & 更多步骤）

方法二：使用Kutools for Outlook自动将邮件复制到另一个文件夹 👍 （更快 & 最高效）

方法一：设置Outlook规则以自动将邮件复制到另一个文件夹

Outlook的规则向导允许用户创建自定义规则，以自动将符合某些条件的邮件（例如，主题包含特定关键字的邮件）复制到指定文件夹。请按照以下步骤配置规则。

1. 选择要创建规则的邮件文件夹，然后点击“主页”>“规则”>“管理规则和警报”。

2. 在“规则和警报”对话框中，点击“新建规则”按钮。

3. 在“规则向导”中，选择“对我接收的邮件应用规则”，然后点击“下一步”。

4. 在“规则向导（您希望检查哪些条件？）”中，根据您的需求设置筛选条件。例如，如果您想复制主题中包含特定关键字（如“评论”）的邮件，请按照以下步骤操作：

1. 1). 勾选“主题中包含特定词语”。
2. 2). 点击第2步中的链接文本“特定词语”。
3. 3). 在“搜索文本”对话框中，输入关键字（例如，“评论”），点击“添加”>“确定”。
4. 4). 点击“下一步”。
   

5. 在规则向导（您希望对邮件执行什么操作？）中，设置响应：

1. 1). 勾选“将副本移动到指定文件夹”。
2. 2). 点击第2步中的链接文本“指定”。
3. 3). 在“规则和警报”对话框中，选择要复制邮件的文件夹，然后点击“确定”。
4. 4). 点击“下一步”。
   

6. 在规则向导（是否有任何例外？）中，如果不需要例外，请点击“下一步”。

7. 在最后的规则向导中，配置规则设置：

1. 1). 在第1步框中输入规则名称。
2. 2). 根据需要在第2步部分选择其他选项。
3. 3). 点击“完成”。
   

8. 点击“确定”关闭“规则和警报”对话框。

📌 结果：任何符合定义条件的邮件（例如，主题中包含关键字“评论”的邮件）将自动复制到指定文件夹。

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方法二：使用Kutools for Outlook自动将邮件复制到另一个文件夹 👍

对于经常需要根据特定条件复制邮件的用户，Kutools for Outlook的高级规则功能提供了一种更快、更友好的替代方案。它简化了规则创建并去除了不必要的步骤，从而实现高效的自动化。

步骤1：启用高级规则功能

1. 转到Kutools选项卡并点击高级规则。
   
2. 在高级规则对话框中，点击 新建按钮以创建新规则。
   

步骤2：设置条件

1. 在4步中的第1步对话框中，勾选“主题包含特定词语”。
2. 点击 新建按钮以打开“包含文本”对话框。
   
3. 在“搜索文本”对话框中，输入关键字（例如，“评论”），然后点击“添加”>“确定”。
   
4. 点击“确定”>“下一步”继续。

步骤3：指定目标文件夹

1. 在4步中的第2步，勾选“将副本移动到指定文件夹”。
2. 在弹出的“选择文件夹”对话框中，选择应复制邮件的目标文件夹。
3. 点击“确定”>“下一步”>“下一步”。
   

步骤4：完成规则

1. 在4步中的第4步，在规则名称字段中输入规则名称。
2. （可选）添加备注以描述规则。
3. 点击“确定”>“确定”以保存并激活规则。
   

📌 结果：规则现已成功创建。如果任何传入邮件的主题中包含关键字“评论”，它将自动复制到指定文件夹。

您应该使用哪种方法？

以下是两种方法的比较，帮助您决定哪种方法最适合您的需求：

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