如何在 Outlook 中设置规则，将邮件副本自动复制到其他文件夹？

在 Microsoft Outlook 中，高效管理邮件并非易事，尤其是在邮件数量庞大时。通过设置规则，您可以根据自定义条件自动将邮件副本复制到指定文件夹，实现邮件的自动整理，无需手动操作。本指南将为您详细介绍两种自动复制邮件的方法。

方法 1：设置 Outlook 规则自动将邮件副本复制到其他文件夹（手动设置 & 步骤较多）

方法 2：使用 Kutools for Outlook 自动复制邮件副本至其他文件夹 👍（更快 & 更高效）

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方法 1：设置 Outlook 规则自动将邮件副本复制到其他文件夹

Outlook 的规则向导让您能够自定义规则，将符合特定条件（如主题包含指定关键词）的邮件自动复制到目标文件夹。请按照以下步骤进行设置。

1. 选择您要创建规则的邮件文件夹，点击“主页”>“规则”>“管理规则和通知”。

2. 在“规则和通知”对话框中，点击“新建规则”按钮。

3. 在“规则向导”页面，选择“对我接收的邮件应用规则”，然后点击“下一步”。

4. 在“规则向导（您希望检查哪些条件？）”页面，根据实际需求设置筛选条件。例如，若需为主题包含特定关键字（如“comment”）的邮件设置复制规则，请按以下步骤操作：

1. 1）。勾选“主题包含指定字词”。
2. 2）。在第 2 步中，点击链接文字“特定字词”。
3. 3）。在“搜索文本”对话框中，输入关键字（例如“comment”），然后点击“添加” > “确定”。
4. 4）。点击“下一步”。
   

5. 在规则向导（您希望如何处理邮件？）页面，设置相应操作：

1. 1）。勾选“将副本移到指定文件夹中”选项。
2. 2）。在第 2 步中，点击链接文字“指定”。
3. 3）。在“规则和通知”对话框中，选择您希望保存邮件副本的文件夹，然后点击“确定”。
4. 4）。点击“下一步”。
   

6. 在规则向导（需要设定例外情况吗？）页面，如无例外需求，可直接点击“下一步”。

7. 在规则向导的最后一步，完成规则的设置：

1. 1）。在第 1 步中输入规则名称。
2. 2）。如有需要，请在第 2 步选择其他选项。
3. 3）。点击“完成”。
   

8. 点击“确定”按钮，关闭“规则和通知”对话框。

📌 结果：当邮件符合设定条件（如主题包含“comment”关键字）时，将自动被复制到指定文件夹。

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方法 2：使用 Kutools for Outlook 自动复制邮件副本至其他文件夹 👍

对于经常需要根据特定条件复制邮件的用户来说，Kutools for Outlook 的高级规则功能提供了更快捷、更友好的替代方案。它简化了规则创建流程，省去了繁琐步骤，让自动化操作更加高效。

步骤 1：启用高级规则功能

1. 切换至 Kutools 选项卡，然后点击“高级规则”。
   
2. 在高级规则对话框中，点击“新建”按钮，即可创建新规则。
   

步骤 2：设置条件

1. 在第 4 个对话框的第 1 步，勾选“主题包含特定字词”。
2. 点击“新建”按钮，打开包含文本的对话框。
   
3. 在搜索文本对话框中输入关键字（例如“comment”），然后点击“添加” > “确定”。
   
4. 点击“确定”后，选择“下一步”以继续。

步骤 3：指定目标文件夹

1. 在第 4 项的第 2 步，勾选“将副本移到指定文件夹中”。
2. 在弹出的“选择文件夹”对话框中，选择您希望将邮件副本移动到的目标文件夹。
3. 点击“确定” > “下一步” > “下一步”。
   

步骤 4：完成规则设置

1. 在第 4 步中，在规则名称字段输入您的规则名称。
2. （可选）添加备注，以便更清晰地描述此规则。
3. 点击“确定” > “确定”以保存并启用该规则。
   

📌 结果：规则创建成功。今后，凡是新邮件主题中包含“comment”关键字的邮件，将会自动复制到指定文件夹。

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该选择哪种方式？

以下是两种方法的对比，助您选择更适合自己的方案：

方法	适用人群	易用性	灵活性
Outlook 规则	倾向使用 Outlook 内置功能的用户	⭐⭐⭐	⭐⭐
Kutools 高级规则	需要快捷自动化解决方案的用户	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

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