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如何在Outlook中设置规则以自动将邮件复制到另一个文件夹？

Author Kelly Last modified

在Microsoft Outlook中高效管理电子邮件可能会有挑战，特别是当您收到大量邮件时。与其手动整理邮件，不如通过设置规则来自动化这一过程，该规则会根据定义的标准自动将邮件复制到特定文件夹。本指南将引导您完成两种方法来自动生成邮件复制到另一个文件夹。

方法一：设置Outlook规则以自动将邮件复制到另一个文件夹 （手动设置 & 更多步骤）

方法二：使用Kutools for Outlook自动将邮件复制到另一个文件夹 👍 （更快 & 最高效）

方法一：设置Outlook规则以自动将邮件复制到另一个文件夹

Outlook的规则向导允许用户创建自定义规则，以自动将符合某些条件（例如，带有特定主题关键字的邮件）的邮件复制到指定文件夹。按照以下步骤配置规则：

1. 选择要创建规则的邮件文件夹，然后点击“主页”>“规则”>“管理规则和警报”。
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-1

2. 在“规则和警报”对话框中，点击新建规则按钮。
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-2

3. 在“规则向导”中，选择“对收到的邮件应用规则”，然后点击下一步。
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-3

4. 在“规则向导（您想检查哪些条件？）”中，根据需要设置筛选条件。例如，如果您想复制主题中包含特定关键字（例如“评论”）的邮件，请按照以下步骤操作：

  1. 1). 勾选“主题中包含特定词语”。
  2. 2). 点击第2步中的链接文本“特定词语”。
  3. 3). 在“搜索文本”对话框中，输入关键字（例如，“评论”），点击添加 > 确定。
  4. 4). 点击下一步。
    doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-4

5. 在规则向导（您希望对该邮件做什么？）中，设置动作：

  1. 1). 勾选“将副本移动到指定文件夹”。
  2. 2). 点击第2步中的链接文本“指定”。
  3. 3). 在“规则和警报”对话框中，选择要复制邮件的文件夹，然后点击确定。
  4. 4). 点击下一步。
    doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-5

6. 在规则向导（是否有任何例外情况？）中，如果不需要例外情况，请点击下一步。

7. 在最后的规则向导中，配置规则设置：

  1. 1). 在第1步框中输入规则名称。
  2. 2). 根据需要在第2步部分选择其他选项。
  3. 3). 点击完成。
    doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-6

8. 点击确定以关闭“规则和警报”对话框。

📌 结果：任何符合定义条件（例如，主题中包含关键字“评论”）的邮件都将自动复制到指定文件夹。

内置规则方法的优点与缺点：

  • ✅ 内置Outlook功能：无需额外软件。
  • ❌ 灵活性有限：编辑规则需要通过规则向导导航。
  • ❌ 更多手动操作：相比Kutools for Outlook，涉及更多步骤。

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Auto Reply Feature in Kutools for Outlook

方法二：使用Kutools for Outlook自动将邮件复制到另一个文件夹 👍

对于经常需要根据特定标准复制邮件的用户，Kutools for Outlook的高级规则功能提供了更快、更友好的替代方案。它简化了规则创建并去除了不必要的步骤，从而实现高效的自动化。

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步骤1：启用高级规则功能

  1. 转到Kutools选项卡并点击高级规则。
    shot of the Advanced Rules feature
  2. 在高级规则对话框中，点击 shot of the small New button 新建按钮以创建新规则。
    shot of the New button

步骤2：设置条件

  1. 在4步中的第1步对话框中，勾选“主题包含特定词语”。
  2. 点击 new button 新建按钮以打开“包含文本”对话框。
    shot of the Step 1 of 4 dialog
  3. 在“搜索文本”对话框中，输入关键字（例如，“评论”），然后点击添加 > 确定。
    shot of the Search Text dialog box
  4. 点击确定 > 下一步以继续。

步骤3：指定目标文件夹

  1. 在4步中的第2步，勾选“将副本移动到指定文件夹”。
  2. 在弹出的“选择文件夹”对话框中，选择应复制邮件的目标文件夹。
  3. 点击确定 > 下一步 > 下一步。
    shot of the Step 2 of 4 dialog box

步骤4：完成规则

  1. 在4步中的第4步，在规则名称字段中输入规则名称。
  2. （可选）添加备注以描述规则。
  3. 点击确定 > 确定以保存并激活规则。
    shot of the Step 4 of 4 dialog box

📌 结果：规则现已成功创建。如果任何传入邮件的主题中包含关键字“评论”，它将自动复制到指定文件夹。

Kutools for Outlook方法的优势：

  • ✅ 快速设置：比Outlook内置规则步骤更少。
  • ✅ 用户友好界面：直观且高效。
  • ✅ 高度灵活：支持高级规则定制。
注意： 要应用Kutools for Outlook的“高级规则”功能，首先，您应该下载并安装Kutools for Outlook。

您应该使用哪种方法？

以下是两种方法的比较，帮助您决定哪种方法最适合您的需求：

方法适合对象易用性灵活性
Outlook规则 偏好使用Outlook内置功能的用户 ⭐⭐⭐ ⭐⭐
Kutools高级规则 想要快速、自动化解决方案的用户 ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

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